1.1 .1Khái niệm bán hàng, quản trị bán hàng, tổ chức bán hàng
2.3. Các kết luận thực trạng công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty
TNHH Tân Giếng Đáy
2.3.1. Những thành công
- Công ty đã xây dựng được một đội ngũ nhân viên bán hàng khá hợp lí về độ tuổi, điều này khiến cho đội ngũ bán hàng có đầy đủ các yếu tố cần thiết như kinh nghiệm về thị trường, về khách hàng, sự trẻ trung, năng động, nhiệt tình, cùng sức sáng tạo mạnh mẽ.
- Trình độ của lực lượng bán hàng tại cơng ty là khá cao, có tới hơn 70% số nhân viên đạt trình độ từ đại học trở lên, được đào tạo một cách bài bản, chuyên nghiệp. Các nhà quản trị luôn ý thức rõ được tầm quan trọng của tổ chức lực lượng bán hàng, vì thế mà nhận thức về việc hồn thiện cơng tác tổ chức lực lượng bán hàng của cơng ty là rất cao. Tồn bộ nhân viên trong cơng ty đều cho rằng hồn thiện cơng tác tổ chức lực lượng bán hàng sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Tuy rằng số lượng nhân viên được tuyển vào mỗi năm khá ít, và các vịng tuyển dụng còn khá mỏng, nhưng lại được thực hiện một cách cẩn thận và khá hiệu quả. Tiết kiệm được nhiều chi phí, và chất lượng nhân viên tuyển vào khá tốt.
- Hình thức đào tạo kèm cặp của công ty nên các nhân viên dễ dàng làm quen với công việc, học hỏi trực tiếp kinh nghiệm từ người kèm cặp để có thể phát huy tốt năng lực, trình độ của mình. Chất lượng đào tạo nhân viên ở công ty là khá tốt.
- Công tác đãi ngộ của công ty luôn mang lại hiệu quả rất cao, không chỉ giữ chân được nhân viên, tạo cho họ sự thoải mái cả về vật chất lẫn tinh thần, mà cịn khơng mất nhiều chi phí và tạo được sự đồn kết giữa các nhân viên bán hàng nói riêng, và các nhân viên trong cơng ty nói chung. Trong vịng 3 năm trở lại đây, chưa có một nhân viên nào rời khỏi vị trí bán hàng với lí do là khơng hài lịng với mức đãi
ngộ tại công ty.
2.3.2. Những hạn chế và nguyên nhân
- Quy mô của lực lượng bán hàng hiện nay chưa thực sự phù hợp với mục tiêu phát triển của công ty. Bởi lẽ công ty muốn mở rộng kinh doanh thì quy mơ này là chưa đủ, quy mơ của thị trường càng lớn thì số lượng nhân viên bán hàng cần phải tăng lên, và cần phải thay đổi định mức phù hợp với từng nhân viên để họ có thể hồn thành tốt nhiệm vụ. Quy mô quá nhỏ, trong khi định mức bán hàng lại quá sức so với năng lực của nhân viên, điều này sẽ gây rất nhiều áp lực cho lực lượng bán hàng, làm giảm hiệu quả làm việc một cách đáng kể.
- Công tác tuyển dụng của công ty cũng chưa được mở rộng ra bên ngoài, nhiều nhân viên được tuyển dụng qua quen biết, điều này sẽ giảm bớt tính đa dạng của đội ngũ bán hàng. Tính đa dạng ở đây là nguồn nhân sự đến từ nhiều kênh, có khả năng tạo sự năng động và hịa động của các nhân viên trong cơng ty, nếu như khơng có những mối quan hệ quen biết, tính cạnh tranh trong cơng ty sẽ trở nên sôi nổi và công bằng hơn, đồng thời tạo thêm động lực làm việc cho nhân viên. Hạn chế của việc tuyển dụng nhờ mối quan hệ là cản trở sự phát triển của nhân viên, tạo nên sự ỷ lại trong cơng việc. Ngồi ra, nếu tuyển dụng theo hình thức này, cơng ty sẽ bỏ lỡ rất nhiều ứng viên sáng giá, những người tài năng thật sự, có khả năng cống hiến cho công ty
- Nhân viên bán hàng có những đặc điểm riêng cần lưu ý như: tính chất của công việc cần sự linh hoạt của người bán, khả năng và có duyên bán hàng, tuy nhiên cũng cần có những đào tạo cơ bản vì muốn tích lũy kinh nghiệm cần phải có thời gian. Trong cơng ty chỉ sử dụng hình thức đào tạo dựa vào kèm cặp là chưa đủ, cần phải bổ sung thêm các hình thức khác như gửi đi học, đào tạo bằng vi tính, đào tạo tại lớp học v...vv
CHƯƠNG 3
ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TÂN GIẾNG ĐÁY 3.1. Phương hướng hoạt động của công ty TNHH Tân Giếng Đáy trong thời gian tới
Trong những năm qua, do sự cố gắng, nỗ lực của tồn bộ cơng nhân viên, sản phẩm của cơng ty đã có chỗ đững khá vững chắc trên thị trường. Thương hiệu “Tân Giếng Đáy” đã dần trở nên quen thuộc với các cơng trình xây dựng. Đễ giữ vững lịng tin của khách hàng, cơng ty đã vạch ra phương hướng phát triển trong thời gian tới như sau: - Không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, cải tiến mẫu mã, nâng cao sản phẩm
lên tầm quốc tế.
- Hoàn thiện hệ thống dây chuyền và các trang thiết bị sản xuất. Hiện nay, việc đổi mới cơng nghệ, máy móc của cơng ty vẫn chưa đồng bộ. Cơng ty mới chỉ hồn thành một số khâu cơ bản trong quá trình sản xuất.
- Đầu từ vào cơng tác nghiên cứu mở rộng thị trường. Thời gian tới, công ty sẽ đầu tư vào các hoạt động xúc tiến bán hàng, quảng cáo, tham gia hội chợ, triển lãm để đưa sản phẩm của mình tới phát triển rộng rãi những thị trường tiềm năng.
- Tiếp tục đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ công nhân viên trong công ty để nâng cao sự hiểu biết và khả năng áp dụng cải tiến hệ thống chất lượng. Đầu tư thêm cơ sở vật chất cho bộ phận bán hàng, nâng cao trình độ nhân viên bằng cách cử một số người ra nước ngoài học tập.
- Tăng cường hợp tác, liên doanh với các doanh nghiệp nước ngồi, cải tiết kết cấu sản phẩm cho thích ứng với kết cấu tiêu dùng nhằm nâng cao hiệu quả tiêu thụ mở rộng thị trường. Đây là một trong số những biện pháp hỗ trợ công tác bán hàng lâu dài, tăng khả năng bán cho lực lượng bán hàng
3.2. Quan điểm giải quyết thực trạng công tác tổ chức lực lượng bán hàng tạicông ty TNHH Tân Giếng Đáy công ty TNHH Tân Giếng Đáy
Nâng cao hiệu quả công tác tuyển dụng lực lượng bán hàng, chú trọng đến nguồn nhân lực chất lượng cao, xây dựng các chương trình thu hút nhân sự có trình độ dài hạn để phục vụ cho tương lai. Hồn thiện hơn cơng tác đào tạo lực lượng bán hàng nhằm xây dựng cho công ty một lực lượng bán hàng mạnh, làm chủ được thị trường
của công ty, từ hạn chế đến không để các đối thủ kinh doanh lấy mất thị phần, đồng thời mở rộng thị phần của công ty.
Xây dựng chế độ đãi ngộ nhân viên hấp dẫn hơn, để thu hút và giữ chân nhân lực có trình độ, gắn kết họ với sự phát triển lâu dài của cơng ty.
Bố trí lực lượng bán hàng một cách phù hợp để đảm bảo quá trình bán hàng diễn ra sn sẻ và mang lại hiệu quả cao nhất mà vẫn hợp lý và tiết kiệm cả về thời gian, cơng sức và chi phí. Phối hợp một cách đồng bộ giữa công tác tuyển dụng, đào tạo, bố trí sử dụng và đãi ngộ nhân lực đề từ đó mang lại hiệu quả cao trong cơng tác quản trị bán nói chung và cơng tác tổ chức lực lượng bán hàng nói riêng.
3.3. Các đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức lực lượngbán hàng tại công ty TNHH Tân Giếng Đáy bán hàng tại công ty TNHH Tân Giếng Đáy
3.3.1 Tiếp tục điều chỉnh quy mô, cơ cấu LLBH một cách hợp lý.
Với quy mô hiện tại, công ty TNHN Tân Giếng Đáy cũng được coi là một công ty khá lớn. Theo định hướng phát triển của cơng ty, thì cơng ty sẽ cần mở rộng và phát triển hơn LLBH. Công ty đang sử dụng 2 chỉ tiêu chính là mục tiêu doanh số và mục tiêu thị trường để xác định quy mô LLBH. Nếu cơng ty muốn mở rộng kinh doanh thì LLBH sẽ phải chịu rất nhiều áp lực cơng việc. Do đó, cơng ty cần phải có chính sách điều chỉnh quy mơ LLBH một cách linh hoạt, thích ứng nhanh chóng với tình hình kinh doanh. Việc xác định quy mơ LLBH khơng chỉ được xác định từ trên xuống, mà còn cần phải được xác định từ dưới lên. Việc điều chỉnh quy mơ LLBH có thể được tiến hành theo các cách sau:
Cách 1: Xác định số lượng nhân viên theo phương pháp xây dựng: Phương pháp này địi hỏi sự phân tích các hoạt động của một nhân viên bán hàng bình thường phải thực hiện trong một khoảng thời gian xác định. Sau đó đem chia ước lượng cho tất cả các nỗ lực cần thiết của công ty để phục vụ thị trường của mình cho số giờ dành cho các hoạt động bán hàng của một nhân viên bán hàng. Kết quả có thể xác định được số lượng nhân viên bán hàng cần thiết cho từng thời kỳ kinh doanh của cơng ty khá chính xác. Hạn chế của phương pháp này là khá phức tạp, mất nhiều thời gian.
Cách 2: Xác định số lượng nhân viên bán hàng theo phương pháp kỳ kinh doanh, theo phương pháp này, cơng ty sẽ tính tốn ước lượng doanh số bán hàng kỳ
vọng tăng thêm theo từng kỳ kinh doanh, có căn cứ vào sự phát triển về quy mơ của cơng ty. Sau đó đem chia cho doanh số mà một nhân viên bán hàng thực hiện được. Kết quả thu được đem công với số nhân viên bán hàng hiện tại của cơng ty sẽ có được LLBH cần thiết cho kỳ kinh doanh. Phương pháp này khá phù hợp với công ty khi xác định quy mô LLBH theo tiêu chí khối lượng bán hàng theo mục tiêu phát triển thị trường.
3.3.2 Xác định định mức bán hàng phù hợp với quy mô thực tế của lực lượng bánhàng hàng
Định mức mà công ty giao xuống cho mỗi nhân viên bán hàng ln gây rất nhiều áp lực cho họ, vì vậy cơng ty cần phải xác định định mức lực lượng bán hàng dựa trên quy mô thực tế của LLBH chứ không phải căn cứ theo quy mô của công ty. Để định mức được doanh số giao cho nhân viên bán hàng, công ty cần khảo sát và dự báo doanh số tiêu thụ của từng của hàng đại lý, kết hợp với tình hình cụ thể của mơi trường bên trong và bên ngồi doanh nghiệp, qua đó đưa ra các phương án lưu kho, sản xuất cũng như giao định mức phù hợp với nhân viên bán. Cơng ty có thể xác định định mức LLBH theo phương pháp SMART như sau:
- Tính cụ thể: Định mức giao cho nhân viên phải cụ thể cho từng người để nhân viên biết mình cần phải làm gì và làm như thế nào để đạt được định mức đó. - Tính đo lường được: Định mức bán hàng phải được thể hiện bằng con số cụ thể,
cho dù việc xác định hạn ngạch là định lượng hay định tính.
- Có thể đạt được: Định mức đặt ra cho lực lượng bán hàng không được quá dễ hoặc q khó đến mức khơng thể đạt được. Định mức bán hàng đặt ra phải đủ kích thích ý chí và tinh thần để đạt được nhiệm vụ được giao.
- Tính hiện thực: Định mức xác định dựa trên các nguồn lực hiện có của cơng ty, dự báo chính xác về thị trường và đúng với phương hương phát triển của công ty.
- Giới hạn thời gian: Định mức đặt ra cần phải được xác định khoảng thời gian rõ ràng, cụ thể cho LLBH hồn thành định mức.
Cơng ty nên đẩy mạnh hơn nữa việc bán hàng thông qua các đại lý phân phối, bởi lẽ các nhà phân phối ở địa phương nên họ hiểu rõ nhu cầu về sản phẩm của công ty
tại nơi họ sinh sống, khi đã ký kết hợp đồng đại lý thì các nhà phân phối và đại lý sẽ có trách nhiệm tiêu thụ các sản phẩm hiện có của cơng ty, tùy thuộc vào kế hoạch sản xuất và kinh doanh của công ty trong từng thời điểm.
Ngoài ra, cơng ty cũng cần phải hồn thiện hơn nữa các chính sách hỗ trợ về tài chính, phương tiện cũng như động viên về tinh thần cho nhân viên trong q trình làm việc để giúp họ có thể hồn thành định mức được giao. Các hình thức hỗ trợ như: phương tiện đi lại, phương tiện liên lạc, tư vấn về cách thức tiếp cận và thuyết phục khách hàng trong từng trường hợp cụ thể.
3.3.3 Hồn thiện chính sách tuyển dụng lực lượng bán hàng
Sơ đồ 3.1 Đề xuất quy trình tuyển dụng cho cơng ty
(Nguồn: Tác giả) Xác định nhu cầu tuyển dụng
Thành lập hội đồng tuyển dụng
Thông báo tuyển dụng
Thu thập và xử lý hồ sơ ứng viên
Kiểm tra tư duy, trình độ ứng viên
Phỏng vấn ứng viên
Thử việc
Hiện tại, quy trình tuyển dụng là quá đơn giản so với quy mô và mục tiêu phát triển của cơng ty, vì vậy, cơng ty cần xây dựng một quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp và kĩ lưỡng hơn, phù hợp với từng vị trí, chức danh bán hàng cần thiết, điều này sẽ giúp cho công ty không chỉ chọn được nhân viên phù hợp mà còn thu hút được nhân lực có chất lượng cao. Ngồi ra, cơng ty cũng nên mở rộng thêm phạm vi tuyển dụng, tăng cường truyền thông trên các phương tiện thơng tin đại chúng như báo chí, đài phát thanh tỉnh Bắc Ninh và các tỉnh lân cận, truyền hình đại chúng, internet, v..v để có thể đa dạng hóa các ứng viên, tránh bỏ sót những ứng viên có tiềm năng.
Việc đánh giá sau mỗi đợt tuyển dụng cũng cần được chú trong hơn, để có thể nhận định những thành cơng, những điều cịn hạn chế và rút ra bài học kinh nghiệm cho tồn bộ cơng tác tuyển dụng, khơng những cho bộ phận bán hàng mà cịn cho cả những bộ phận khác trong cơng ty.
Cơng ty không những cần phải chú trọng cơng tác tuyển dụng những nhân viên chính thức của cơng ty, mà cịn cần quan tâm hơn nữa đến lực lượng bán bên ngồi, đó là các đại lý, cộng tác viên bán hàng, bởi vì đây sẽ là một lực lượng bán hàng có số lượng lớn trong tồn bộ lực lượng bán hàng của cơng ty, và có ảnh hưởng lớn tới kết quả hoạt động bán nói riêng và tồn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty nói chung. Cụ thể, cơng ty cần xây dựng hệ thống tiêu chuẩn cho hệ thống đại lý và cộng tác viên của mình. Bên cạnh đó, khi tiến hành tuyển chọn, doanh nghiệp quan tâm nhiều đến vị trí, địa điểm, đặc điểm kinh doanh nhằm đảm bảo tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc tiếp xúc khách hàng và tăng doanh số bán hàng.
Các nhà tuyển dụng cũng cần cập nhật những xu hướng, những nghiên cứu mới về tuyển dụng nhân sự trên thế giới. Ví dụ, theo nghiên cứu của trường đại học Havard năm 2011: các công ty thành đạt tuyển dụng thường xuyên hơn là chỉ khi cần lấp chỗ trống, 31% giám đốc nhân sự các cơng ty thành đạt ln tìm kiếm và sẵn sàng tuyển dụng khi phát hiện các tài năng thực sự. Điều này cho thấy các nhà quản trị phải thực sự chuyên nghiệp trong tuyển dụng lực lượng bán hàng.
3.3.4 Xây dựng một chương trình huấn luyện linh hoạt hơn cho lực lượng bán hàng
Tiến hành ra sốt lại năng lực, trình độ, kĩ năng cũng như kinh nghiệm của LLBH nhằm có được các thơng tin của từng nhân viên, những vấn đề cần đào tạo, và huấn luyện thêm kết hợp với từng nguyện vọng và nhu cầu của họ. Xem xét cân đối
ngân sách dành cho đào tạo và huấn luyện để tiến hành đào tạo thích hợp.
Thay vì tổ chức huấn luyện kèm cặp vào chính vụ kinh doanh, cơng ty nên đổi sang tổ chức huấn luyện kèm cặp vào mùa trái vụ kinh doanh. Lúc này công việc của các nhân viên bán có kinh nghiệm sẽ ít hơn, cơng tác kèm cặp đào tạo cũng được thực