Nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị mua hàng tại công ty TNHH Samwon Hà Nội45 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP Đề tài NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH SAMWON HÀ NỘI Họ và tên Vương Thị Viên Mã sinh viên 19171404 Lớp ONE 141 Ngành Quản trị kinh doanh tổng hợp Hệ đào tạo Từ xa Giảng viên hướng dẫn TS Vũ Anh Trọng Hà Nội – 042021 MỤC LỤC MỤC LỤC i DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT iii DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ iv LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH SAMWON HÀ NỘI 3 1 1 Quá trình hình thành và.
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH SAMWON HÀ NỘI
Đánh giá các kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
1.3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh.
Bảng 1.1: Tổng mức và cơ cấu vốn kinh doanh của công ty qua các năm
STT Chỉ tiêu Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
Nghìn đồng % Nghìn đồng % Nghìn đồng %
(Nguồn: Phòng tài chính - kế toán)
Trong ba năm qua, tổng mức và cơ cấu vốn kinh doanh của công ty có xu hướng gia tăng, với tổng tài sản năm 2020 tăng khoảng 1 tỷ đồng so với năm 2019 và 2 tỷ đồng so với năm 2018, mặc dù mức tăng này còn chậm Tài sản ngắn hạn chiếm khoảng 70% tổng tài sản, chủ yếu là tiền mặt, tài sản tương đương tiền và hàng hóa tồn kho Tuy nhiên, tồn kho của công ty đang có xu hướng tăng, điều này cho thấy cần thiết phải có các chính sách thúc đẩy tiêu thụ để giảm lượng tồn kho trong tương lai Đối với tài sản dài hạn, tài sản cố định chiếm khoảng 90% tổng tài sản dài hạn của công ty.
Bảng 1.2: Tổng mức và cơ cấu nguồn vốn KD của công ty qua các năm Đơn vị: nghìn đồng
(Nguồn: Phòng tài chính – kế toán)
Dựa vào bảng 1.2 ta có thể nhận xét được mức tăng về tổng nguồn vốn của doanh nghiệp qua các năm là khá chậm Năm 2018 là 9.055.229.000 đồng đến năm
Từ năm 2019, tổng nguồn vốn của công ty đã tăng lên 10.225.054.000 đồng, chỉ tăng khoảng 700.000.000 đồng, trong khi nợ phải trả lại chiếm tỷ lệ lớn Sự gia tăng nợ phải trả qua các năm là dấu hiệu không tích cực, có thể do công ty đang mở rộng các dự án, dẫn đến tăng trưởng công nợ Đồng thời, nguồn vốn chủ sở hữu có xu hướng giảm Do đó, công ty cần triển khai các chính sách thu hút đầu tư để cân bằng và dự trữ nguồn vốn khi cần thiết.
Bảng 1.3: Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp qua các năm Đơn vị: nghìn đồng Năm
1.Doanh thu bán hàng và dịch vụ
0 2.Các khoản giảm trên doanh thu
0 3.Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 22.237.200 37.509.254 51.079.99
3 5.Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 10.502.469 24.171.522 36.631.14
(Nguồn: Phòng tài chính – kế toán)
Quy mô kinh doanh của công ty đã có sự phát triển mạnh mẽ qua các năm, với hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao trong năm 2020, bất chấp ảnh hưởng của dịch bệnh Mặc dù nhiều nhà hàng và quán xá phải đóng cửa, lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đã tăng gần 4 lần so với năm 2018, cho thấy sự khả quan trong kết quả kinh doanh Để đạt được mức tăng trưởng này, công ty đã tập trung đầu tư vào trang thiết bị, mở rộng địa điểm kinh doanh, thực hiện chính sách giá hợp lý và cải tiến chất lượng sản phẩm dịch vụ.
1.3.2 Đánh giá qua các kết quả hoạt động khác.
1.3.2.1 Đánh giá qua tình hình sử dụng lao động.
Bảng 1.4: Số lượng, chất lượng lao động của Công ty qua các năm Đơn vị : người
Trình độ Giới tính Độ tuổi
Trên đại học Đại học Cao đẳng Khác Nam Nữ Trên 40 tuổi
(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự)
Số liệu cho thấy tỷ lệ nhân viên có trình độ đại học và trên đại học ngày càng gia tăng qua các năm, chiếm phần lớn trong tổng số nhân viên.
Từ năm 2017 đến 2020, số lượng nhân viên có trình độ đại học trở lên tại công ty đã tăng từ 4 lên 13 người, cho thấy sự phát triển vượt bậc về trình độ nghiệp vụ Điều này không chỉ phản ánh chất lượng lao động tốt mà còn giúp công việc được thực hiện nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn.
Công ty sở hữu một lực lượng lao động trẻ, với tỷ lệ nhân viên dưới 40 tuổi ngày càng tăng qua các năm, trong khi số lượng nhân viên trên 40 tuổi đang giảm dần Điều này chứng tỏ rằng nguồn nhân lực trẻ chính là một lợi thế lớn của tổ chức.
Nguồn nhân viên trẻ mang lại hiệu quả công việc cao, góp phần nâng cao năng suất lao động và tạo ra sự đổi mới trong văn hóa doanh nghiệp Điều này giúp xây dựng một môi trường làm việc năng động, trẻ trung và có hiệu suất cao.
Sự gia tăng tổng số lao động qua các năm cho thấy hoạt động kinh doanh của công ty đã đạt được những kết quả khả quan và mang lại lợi nhuận Điều này đồng nghĩa với việc khối lượng công việc tăng lên, yêu cầu quy mô phát triển lớn hơn và đội ngũ nhân sự cần phải đông đảo, có trình độ cao và chuyên nghiệp hơn để xử lý công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả và chính xác.
Theo bảng 1.4, tổng số lao động của công ty đã tăng nhanh qua các năm, với số lượng lao động năm 2020 gấp hơn 2 lần so với năm 2017 Sự gia tăng này cho thấy công ty đang mở rộng quy mô hoạt động và thị phần trong lĩnh vực kinh doanh chủ đạo Điều này không chỉ mang lại kết quả cao mà còn giúp phân chia nhân lực hợp lý giữa các bộ phận, tránh chênh lệch lớn về số lượng và chồng chéo chức năng.
1.3.2.2 Đánh giá qua công tác quản trị chất lượng.
Quản trị chất lượng là yếu tố then chốt đối với các doanh nghiệp kinh doanh nhà hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của họ trên thị trường Để đảm bảo tiêu chuẩn này, các cửa hàng Samwon đều được cấp giấy chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm trước khi hoạt động.
Công ty dịch vụ ăn uống đặc biệt chú trọng đến việc kiểm soát chất lượng và nguồn gốc nguyên vật liệu đầu vào, với thịt lợn nhập khẩu từ Hàn Quốc và thịt bò từ Mỹ, kèm theo giấy chứng nhận xuất nhập khẩu đầy đủ Quy trình đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm được thực hiện nghiêm ngặt từ vận chuyển, giao hàng, nhập kho đến chế biến Rượu bia và nước uống có nguồn gốc rõ ràng và không gây tác dụng phụ khi sử dụng cùng thực phẩm Nhà hàng khuyến cáo thực khách không mang đồ ăn, đồ uống từ bên ngoài vào để đảm bảo an toàn thực phẩm Rau củ được nhập từ Đà Lạt, được lựa chọn kỹ càng và vận chuyển nhanh chóng để giữ độ tươi mới Lãnh đạo công ty thường xuyên thị sát các cơ sở cung cấp rau củ để đảm bảo chất lượng phục vụ khách hàng.
Chất lượng dịch vụ khách hàng tại nhà hàng được đánh giá cao nhờ phong cách thân thiện và chuyên nghiệp của nhân viên Tất cả nhân viên đều trải qua một khóa đào tạo chuyên sâu kéo dài một tuần, bao gồm cả lý thuyết và thực hành, nhằm đảm bảo cung cấp dịch vụ tốt nhất Tài liệu đào tạo được xây dựng chuẩn mực và phát miễn phí cho từng nhân viên Trong quá trình phục vụ, nhân viên luôn sẵn sàng đáp ứng nhanh chóng yêu cầu của khách hàng, đồng thời giới thiệu các món ăn cho thực khách lần đầu đến Đối với khách hàng Việt Nam, nhân viên sẽ hướng dẫn cách sử dụng dụng cụ ăn uống và cách thưởng thức các món ăn Hàn Quốc một cách đúng đắn và ngon miệng.
Mặc dù có nhiều ưu điểm, doanh nghiệp vẫn gặp phải một số khuyết điểm quan trọng, chẳng hạn như thiếu phương pháp khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng về thái độ phục vụ của nhân viên và chất lượng món ăn Điều này dẫn đến khó khăn trong việc kiểm soát chất lượng phục vụ thực tế tại nhà hàng.
1.3.2.3 Đánh giá qua công tác quản trị thương hiệu.
Công ty cần cải thiện công tác quản trị thương hiệu, đặc biệt là việc thành lập một phòng ban chuyên trách để quản lý và bảo vệ giá trị thương hiệu Hiện tại, tất cả nhiệm vụ liên quan đến thương hiệu đều do phòng marketing đảm nhiệm, điều này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả và sự phát triển bền vững của thương hiệu.
Các hoạt động thương hiệu của công ty hiện nay chủ yếu do ban lãnh đạo, đặc biệt là giám đốc, quyết định Nhân viên chỉ có thể đưa ra ý tưởng và thực hiện sau khi được giám đốc phê duyệt ngân sách Sự phụ thuộc này vào ý kiến cá nhân của giám đốc có thể ảnh hưởng tiêu cực đến sự phát triển của thương hiệu Do đó, giám đốc cần xem xét việc thành lập một phòng ban riêng để quản lý các hoạt động thương hiệu một cách hiệu quả hơn.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QTMH TẠI CÔNG TY TNHH
Vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp
Toàn cầu hóa đang trở thành xu hướng phổ biến trên thế giới, với việc hội nhập kinh tế và mở cửa cảng tạo điều kiện cho giao dịch và thương mại quốc tế Điều này mang lại nhiều cơ hội lớn cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty vừa và nhỏ tại Việt Nam, nhưng cũng đồng thời đặt ra nhiều thách thức cần phải vượt qua.
Các công ty trong lĩnh vực quán ăn và nhà hàng đang phải đối mặt với nguy cơ lớn từ các vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm, như chân gà bẩn, thịt hỏng và rau tưới dầu, gây lo ngại cho người tiêu dùng Sự gia tăng yêu cầu về chất lượng thực phẩm từ người tiêu dùng thông thái đã khiến cho nguồn gốc và độ tươi sạch trở thành tiêu chí quan trọng hơn cả Do đó, hoạt động quản trị mua hàng không chỉ đơn thuần là để tạo ra lợi nhuận mà còn là yếu tố thiết yếu để bảo vệ uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp trong mắt khách hàng.
Hoạt động quản trị mua hàng là yếu tố then chốt giúp công ty TNHH Samwon Hà Nội tạo ra sản phẩm chất lượng, đáp ứng nhu cầu khách hàng và xây dựng thương hiệu vững mạnh Trong bối cảnh kinh tế phát triển, khách hàng ngày càng đòi hỏi cao về chất lượng dịch vụ và thực phẩm, việc mua hàng tốt không chỉ đảm bảo giá cả hợp lý mà còn phải chú trọng đến chất lượng, độ tươi ngon và nguồn gốc sản phẩm Để giành được niềm tin từ người tiêu dùng thông thái, công ty cần thực hiện quy trình quản trị mua hàng hiệu quả, từ đó tạo ra sản phẩm và dịch vụ làm hài lòng khách hàng, tăng giá trị thương hiệu và lợi nhuận cho doanh nghiệp Việc nhận thức rõ tầm quan trọng của quản trị mua hàng sẽ giúp công ty đứng vững trên thị trường nội địa, hướng tới sự phát triển bền vững.
Trong doanh nghiệp, mua hàng có tác dụng vô cùng thiết yếu, được biểu đạt qua một vài điểm trọng yếu sau đây:
Mua hàng là một hoạt động quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì nguồn hàng dự trữ kịp thời, đảm bảo cung cấp đủ nguyên liệu cần thiết cho quy trình sản xuất và dịch vụ Điều này không chỉ đáp ứng yêu cầu về chất lượng sản phẩm mà còn góp phần vào sự thành công trong chuỗi kinh doanh thương mại.
Quá trình sản xuất của công ty phụ thuộc vào chất lượng, số lượng và tính liền mạch của nguyên liệu, điều này hoàn toàn liên quan đến hoạt động quản trị mua hàng Việc lựa chọn nguồn cung ứng hàng hóa phù hợp với nhu cầu khách hàng giúp doanh nghiệp sản xuất hiệu quả và kịp thời, từ đó tăng tốc độ lưu chuyển sản phẩm Nhờ vậy, việc cung ứng hàng hóa diễn ra đều đặn và ổn định, góp phần nâng cao uy tín của doanh nghiệp trong mắt khách hàng.
Mua sắm hiệu quả giúp giảm chi phí đầu vào và tăng hiệu quả sử dụng vốn cho doanh nghiệp Tổ chức quy trình mua hàng hợp lý không chỉ cải thiện hoạt động quay vòng tiền tệ, mà còn đảm bảo thu hồi vốn nhanh chóng và tận dụng các khoản tín dụng từ nhà cung cấp Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị sản phẩm, vì vậy việc tiết kiệm chi phí này có thể nâng cao lợi nhuận, giảm áp lực quay vòng vốn và tăng tỷ lệ lợi tức trên vốn đầu tư Hiệu ứng này được gọi là hiệu ứng đòn bẩy trong kinh doanh.
Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác QTMH trong doanh nghiệp
2.2.1 Các yếu tố bên trong doanh nghiệp ảnh hưởng tới quá trình QTMH.
2.2.1.1 Kế hoạch kinh doanh và tính hình kinh doanh của công ty.
Hoạch định chiến lược trong kinh doanh là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp, như công ty TNHH Samwon Hà Nội, xác định rõ mục tiêu và hướng đi dài hạn Việc tuân thủ các chiến lược đã được lập ra không chỉ giúp công ty nắm bắt kịp thời các cơ hội trên thị trường mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh so với đối thủ Đồng thời, lãnh đạo doanh nghiệp có thể hiểu và sử dụng hiệu quả các nguồn lực hạn chế để đạt được mục tiêu kinh doanh Quản trị mua hàng cũng là một phần quan trọng trong việc tối ưu hóa nguồn lực, với kế hoạch mua sắm được điều chỉnh theo từng giai đoạn chiến lược của công ty.
Khi thành lập doanh nghiệp, câu hỏi quan trọng nhất là xác định sản phẩm chính mà doanh nghiệp sẽ cung cấp Tùy vào loại sản phẩm, doanh nghiệp sẽ cần có kế hoạch mua sắm, dự trữ và bảo quản hàng hóa phù hợp Phương thức đặt hàng, giao nhận và thanh toán cũng sẽ khác nhau tùy thuộc vào sản phẩm Chính sách thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm theo từng giai đoạn sẽ ảnh hưởng đến quyết định quản trị mua hàng, bao gồm việc xác định số lượng mua, mức độ dự trữ và cách thức thực hiện mua hàng.
2.2.1.1 Các nguồn lực của doanh nghiệp.
Vốn là yếu tố quyết định trong hoạt động mua sắm và quản trị vật tư của doanh nghiệp Để thực hiện hiệu quả sản xuất kinh doanh, cần xây dựng kế hoạch sử dụng nguồn vốn hợp lý Nguồn vốn lưu động dồi dào giúp doanh nghiệp thuận lợi trong việc mua hàng và có nhiều lựa chọn khi khảo sát nhà cung cấp Ngược lại, nếu nguồn vốn hạn hẹp, quá trình mua sắm sẽ trở nên khó khăn hơn.
- Cơ cấu tổ chức công ty:
Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty đóng vai trò quan trọng trong việc tương tác giữa các phòng ban, ảnh hưởng lớn đến quy trình kinh doanh và tiêu thụ hàng hóa Một cơ cấu tổ chức chặt chẽ và hiệu quả giúp các phòng ban phối hợp nhịp nhàng, từ đó rút ngắn thời gian phê duyệt kế hoạch mua hàng và nhận nguồn tài chính kịp thời Điều này không chỉ giảm thiểu thời gian chờ đợi mà còn tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trong quá trình mua sắm.
Cơ sở vật chất kỹ thuật là yếu tố then chốt phản ánh nguồn lực của doanh nghiệp, giúp nắm bắt thông tin nhanh chóng và chính xác Một hệ thống cơ sở vật chất tốt không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc nhận diện thời cơ mua sắm mà còn mang lại lợi ích kinh tế Đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh ăn uống như công ty TNHH Samwon Hà Nội, việc có kho bảo quản và dự phòng hàng hóa phù hợp là rất quan trọng Điều này đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể tích trữ hàng hóa một cách hiệu quả, từ đó duy trì quá trình sản xuất kinh doanh liên tục và đạt được mục tiêu chi phí đề ra.
Khi mua hàng không đảm bảo chất lượng, sản phẩm đầu ra sẽ bị ảnh hưởng tiêu cực, dẫn đến kết quả kinh doanh kém Việc đảm bảo hàng hóa đáp ứng các tiêu chí đề ra hoàn toàn phụ thuộc vào con người, đặc biệt là nhân viên phụ trách mua hàng Do đó, việc tuyển chọn nhân viên thực hiện nhiệm vụ mua là một yếu tố quan trọng trong chuỗi cung ứng và quản trị mua hàng của công ty.
Nhân viên mua hàng cần có hiểu biết sâu sắc về hoạt động kinh doanh, phương thức mua bán và các quy định thanh toán Họ phải nắm rõ sản phẩm mình phụ trách, tuân thủ tiêu chí lựa chọn của công ty, và hiểu biết về thị trường cũng như các quy luật biến động liên quan Bên cạnh đó, việc am hiểu luật pháp và quy định nhà nước là cần thiết, cùng với kinh nghiệm thu mua và khả năng khai thác thông tin Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp nhân viên mua hàng có lợi thế trong việc đàm phán hợp đồng Tuyển chọn một nhân viên mua hàng chuyên nghiệp không chỉ đáp ứng yêu cầu mà còn mang lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trong quá trình mua sắm.
- Vị thế của doanh nghiệp trên thị trường:
Doanh nghiệp có vị thế vững chắc trên thị trường sẽ có lợi thế trong đàm phán mua hàng, cho phép họ đưa ra yêu cầu đối với nhà cung cấp và đạt được các thỏa thuận có lợi hơn Với vị thế này, doanh nghiệp sẽ được ưu tiên trong các chào hàng và nhận nhiều ưu đãi từ các đối tác.
2.1.2 Các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp ảnh hưởng tới quá trình QTMH.
2.1.2.1 Nhu cầu tiêu dùng của khách hàng.
Hoạt động mua nguyên vật liệu của doanh nghiệp phụ thuộc vào nhu cầu thị trường, với khách hàng là trung tâm trong mọi quyết định quản trị Nhu cầu thị trường là cơ sở để lập kế hoạch mua hàng hợp lý Doanh nghiệp cần lưu ý đến mọi thay đổi nhỏ trong xu hướng và số lượng mua, vì sự biến thiên này ảnh hưởng trực tiếp đến nhịp độ kinh doanh và quản trị mua hàng Để nắm bắt thông tin nhanh chóng và chính xác về nhu cầu khách hàng, hầu hết các doanh nghiệp đều có bộ phận thị trường chuyên trách chức năng này.
2.1.2.2 Đối thủ cạnh tranh. Đối thủ cạnh tranh tác động đến doanh nghiệp cả trong khâu mua hàng và bán hàng Doanh nghiệp luôn có sự cạnh tranh với hàng loạt các đối thủ, luôn phải nghiên cứu, tìm hiểu để có thể hiểu rõ đối thủ cạnh tranh của mình, thông qua đối thủ cạnh tranh để thiết lập nên mục tiêu kinh doanh ngắn hạn của doanh nghiệp.
Cạnh tranh về giá là một yếu tố phổ biến giữa các đối thủ trong cùng ngành, và việc mua hàng hiệu quả là điều kiện tiên quyết để bán hàng thành công Đối thủ cạnh tranh đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng kế hoạch mua sắm của doanh nghiệp Bất kỳ thay đổi nào, dù nhỏ, trong chiến lược bán hàng của đối thủ cũng có thể là cơ sở để doanh nghiệp điều chỉnh kế hoạch mua hàng, nhằm đảm bảo cung cấp giá bán tốt hơn trong khi vẫn duy trì lợi nhuận.
2.1.2.3 Nhà cung cấp. Đây là yếu tố khách quan bên ngoài doanh nghiệp nhưng lại là yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến quá trình và kết quả hoạt động mua hàng của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp không lựa chọn được nhà cung cấp có khả năng đáp ứng được nhu cầu mua hàng thì doanh nghiệp sẽ gặp vấn đề lớn trong kinh doanh, trong dịch vụ khách hàng và trong nhiều khâu quan trọng khác, dẫn đến những hậu quả khôn lường ảnh hưởng đến lợi ích toàn cục Việc lựa chọn được nhà cung cấp đạt yêu cầu, thống nhất được sự đồng thuận giữa các bên và có sự ràng buộc về pháp luật lâu dài thể hiện trên hợp đồng mà các bên đã ký giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều công sức và chi phí, nhân lực Việc này sẽ cam kết được lợi ích của công ty không bị tổn hại và còn có thể được nâng cao Việc hợp tác với các nhà cung ứng diễn ra suôn sẻ cũng sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro về sau, khi doanh nghiệp gặp khó khăn cũng sẽ được sự giúp đỡ từ phía các đối tác.
Khi lựa chọn nhà cung ứng, doanh nghiệp cần lưu ý:
Không nên đặt hết trứng vào một giỏ, tức là không nên phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất Việc duy trì mối quan hệ với nhiều nhà cung ứng sẽ giúp bạn có sự linh hoạt trong việc lựa chọn sản phẩm tốt nhất Điều này cũng giúp bạn tránh rơi vào tình huống bị động khi đối tác không thể cung cấp hàng hóa theo yêu cầu hoặc khi xảy ra các vấn đề khách quan mà khó có thể kiểm soát.
Để đảm bảo sự ổn định cho doanh nghiệp, cần thường xuyên theo dõi và cập nhật tình trạng kinh doanh, tài chính, khả năng sản xuất và cung cấp hàng hóa của đối tác Việc này giúp đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời khi có biến động không thuận lợi xảy ra.
2.1.2.4 Môi trường kinh tế- chính trị.
Môi trường kinh tế - chính trị có ảnh hưởng sâu sắc đến hoạt động kinh doanh và quản trị mua hàng của doanh nghiệp Một môi trường ổn định sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của doanh nghiệp Các chính sách nhà nước như thuế suất, thuế giá trị gia tăng, thuế nhập khẩu, tỷ giá hối đoái, hạn ngạch và thuế hải quan đều có tác động trực tiếp đến chi phí mua hàng, từ đó ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh.
Thực trạng công tác QTMH trong công ty TNHH Samwon Hà Nội
2.3.1 Mục tiêu mua hàng của công ty.
2.3.1.1 Mục tiêu về chi phí.
Trong kinh doanh, sản phẩm có chất lượng tương đương nhưng giá cả cạnh tranh sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, vì vậy việc cắt giảm chi phí trong mua hàng là rất quan trọng Doanh nghiệp cần xem xét không chỉ giá sản phẩm mà còn các chi phí liên quan như đặt hàng, vận chuyển và hình thức thanh toán để tránh phát sinh rắc rối Tại công ty TNHH Samwon Hà Nội, tiêu chí chi phí là yếu tố chính khi đánh giá các đối tác hợp tác Giá cả được thể hiện rõ ràng trong bảng báo giá và hợp đồng, tạo thuận lợi cho quá trình thanh toán Công ty cũng có quy định chi tiết về việc so sánh giá và kiểm soát chi phí, đảm bảo mua hàng đạt chất lượng và mẫu mã tốt nhất với chi phí thấp nhất.
Chất lượng hàng hóa là mục tiêu quan trọng trong mua sắm của mọi doanh nghiệp, đặc biệt là công ty TNHH Samwon Hà Nội Trong bối cảnh cung vượt cầu và cạnh tranh khốc liệt, việc cung cấp sản phẩm chất lượng vượt trội trở thành yếu tố quyết định lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ trong ngành.
Công ty TNHH Samwon Hà Nội tập trung vào khách hàng có thu nhập khá trở lên, với yêu cầu cao về chất lượng sản phẩm và dịch vụ Để cạnh tranh hiệu quả trong ngành, công ty luôn đặt chất lượng sản phẩm lên hàng đầu, coi đây là tôn chỉ hoạt động Nhân viên cam kết đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm từ khâu chế biến đến khi phục vụ, và công ty đã được cấp giấy chứng nhận VSATTP từ chi cục An Toàn Vệ Sinh Thực Phẩm Hà Nội 100% nhân viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của chất lượng sản phẩm đối với sự phát triển của công ty, cho thấy sự đồng thuận cao trong việc quản trị chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
Bảng 2.1: Vai trò của chất lượng trong sản xuất kinh doanh của công ty 1
Vai trò của chất lượng Số người đồng ý(%)
An toàn trong hoạt động sản xuất kinh doanh là yếu tố then chốt mà Công ty TNHH Samwon Hà Nội luôn đặt lên hàng đầu Chúng tôi ưu tiên hợp tác với các nhà cung cấp lớn, uy tín để đảm bảo giao hàng đúng hạn và chất lượng Sự cam kết bồi thường khi có sự cố trong vận chuyển giúp giảm thiểu rủi ro, bởi vì bất kỳ gián đoạn nào trong cung cấp hàng hóa đều có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh và sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp Giao hàng an toàn không chỉ duy trì sự liên kết trong chuỗi cung ứng mà còn mang lại lợi ích thiết thực cho cả hai bên, tạo nền tảng cho sự hợp tác bền vững và phát triển chung.
Khi mua hàng, doanh nghiệp cần cân nhắc hài hòa giữa các mục tiêu như chi phí, chất lượng sản phẩm và mức độ an toàn để lựa chọn hàng hóa phù hợp nhất Nhân viên mua hàng cũng cần linh hoạt trong việc điều chỉnh các mục tiêu này nhằm đảm bảo sự lựa chọn chính xác và hiệu quả.
2.3.2 Công tác nghiên cứu và lựa chọn nhà cung ứng.
Trước khi quyết định hợp tác và ký hợp đồng với các nhà cung cấp, công ty tiến hành nghiên cứu chuyên sâu nhằm lựa chọn nhà cung ứng phù hợp nhất.
Cụ thể quá trình đó như sau:
Kết quả được tổng hợp từ các cuộc phỏng vấn trực tiếp với nhân viên trong công ty, với các câu hỏi chi tiết được đính kèm ở phụ lục A cuối bài viết.
Hình 2: Quy trình lựa chọn NCC tại công ty TNHH Samwon Hà Nội.
Nhân viên phụ trách sẽ khảo sát thị trường và tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp, đồng thời thu thập tài liệu liên quan như tình hình kinh doanh, giấy phép và bảng báo giá Các tài liệu này có thể được cung cấp bởi nhà cung cấp trong các đợt chào hàng Dựa trên thông tin thu thập được, giám đốc và các nhân viên liên quan sẽ họp để xem xét và chọn ra những ứng cử viên phù hợp nhất Sau khi có danh sách ứng cử viên, lãnh đạo doanh nghiệp và nhân viên phụ trách sẽ thăm quan cơ sở của nhà cung cấp để xác minh thông tin Nếu thăm quan thành công, hai bên sẽ tiến hành đàm phán hợp đồng; nếu không, doanh nghiệp sẽ tìm kiếm nhà cung cấp khác theo quy trình đã nêu.
Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung ứng bao gồm:
- Cung cấp nguyên liệu phải đảm bảo có giấy chứng nhận kiểm dịch của cơ quan có thẩm quyền cấp phép, theo từng đơn hàng nhập kho.
- Quy trình giết mổ, bảo quản, phân phối đạt tiêu chuẩn và hợp vệ sinh.
- Chính sách phân phối và thanh toán của công ty.
- Một số các yêu cầu khác như giá, uy tín, đánh giá của các đối tác,…
Công ty TNHH Samwon Hà Nội đã thiết lập mối quan hệ hợp tác lâu dài với nhiều nguồn hàng và đối tác cung cấp cùng một mặt hàng Điều này giúp công ty áp dụng quy tắc hợp tác với các nhà cung cấp khác nhau, từ đó tạo ra sự chủ động và bảo vệ lợi ích của mình một cách hiệu quả.
Danh sách các nhà cung ứng của công ty TNHH Samwon Hà Nội và mức tiêu thụ hàng hóa 6 tháng cuối năm 2020 được thể hiện qua bảng:
Tìm kiếm thông tin NCC
Tiếp xúc, xác thực thông tin. Đánh giáNCC
Bảng 2.2: Danh sách nhà cung ứng và Giá trị mua hàng 6 tháng cuối năm 2020 của công ty TNHH Samwon Hà Nội Đơn vị tính: triệu VNĐ
Stt Nhà cung ứng Giá trị hàng hóa mua vào
2 Công ty TNHH Táp On
7 Công ty Cổ phần Thực
(nguồn 1 ) Một số điều khoản trong hợp đồng giữa công ty Samwon Hà Nội và các đối tác:
Phương thức chuyển giao hàng được thực hiện bởi bên cung ứng theo hợp đồng đã ký, với việc giao hàng tại cơ sở hậu cần của doanh nghiệp Tất cả các chi phí phát sinh trước khi hàng hóa đến nơi nhận bên thứ hai sẽ do bên cung ứng chịu trách nhiệm Doanh nghiệp chỉ chấp nhận hàng hóa sau khi đã kiểm tra đầy đủ về số lượng và chất lượng Giá hàng hóa trong hợp đồng đã bao gồm phí giao hàng.
1 Bảng được tổng hợp từ báo cáo kết quả mua hàng của công ty TNHH Samwon Hà Nội năm 2020
Hai bên sẽ thỏa thuận phương thức thanh toán qua hợp đồng, chi trả công nợ bằng tiền mặt trực tiếp hoặc chuyển khoản ngân hàng sau khi hoàn thành 100% hợp đồng Kỳ thanh toán sẽ diễn ra mỗi tháng một lần.
Nếu sản phẩm giao không đúng nhu cầu, công ty có quyền trả hàng hoặc yêu cầu giao lại, và nhà cung cấp sẽ chịu toàn bộ chi phí cũng như bồi thường thiệt hại Hợp đồng được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản Ngoài các điều khoản đã nêu, hợp đồng còn quy định tiêu chuẩn tiếp nhận hàng hóa, địa điểm, thời gian giao hàng, giá cả và số lượng hàng mua theo từng đơn đặt hàng.
2.2.3 Nghiệp vụ mua hàng tại công ty TNHH Samwon Hà Nội.
2.2.3.1 Xây dựng quyết định mua.
Nhân viên phòng Marketing chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch mua, và trong quá trình này, họ phải xem xét nhiều yếu tố khác nhau để đảm bảo tính hiệu quả và khả thi của kế hoạch.
- Xác định nhu cầu của công ty, số lượng, cơ cấu các loại hàng cần mua.
Xác định nhu cầu hàng hóa là bước đầu tiên trong quyết định mua sắm Nhu cầu này được tính toán dựa trên kế hoạch sản xuất và tiêu thụ của doanh nghiệp, bao gồm các khoảng thời gian diễn ra kế hoạch nhằm đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ, cũng như việc triển khai các chương trình khuyến mại, tặng quà và xúc tiến bán hàng Ngoài ra, nhu cầu còn phụ thuộc vào tính thời vụ của hàng hóa và mùa vụ kinh doanh của công ty.
Nhu cầu mua hàng trong công ty TNHH Samwon Hà Nội được xác định trên các cơ sở sau:
- Bảng dự báo nhu cầu: thống kê lượng mua hàng của những năm trước.
- Lượng hàng còn dự trữ.
- Lượng hàng tái chế biến.
Sau khi xác định nhu cầu, nhân viên mua hàng sẽ kiểm kê hàng tồn kho theo sổ sách và thực tế để xác định lượng hàng hóa cần mua Việc xác định nhu cầu và số lượng hàng cần thiết là rất quan trọng, giúp công ty mua sắm hợp lý và cắt giảm lãng phí về dự trữ, mất mát, hư hỏng hàng hóa, từ đó đảm bảo hiệu quả kinh doanh Sau khi có lượng hàng cần mua, công ty TNHH Samwon Hà Nội sẽ tiến hành giao dịch với các đối tác cung ứng để thực hiện mua hàng.
Đánh giá công tác QTMH của công ty TNHH Samwon Hà Nội
2.3.1.1 Công tác lựa chọn nhà cung cấp.
Việc đảm bảo chất lượng hàng hóa cho doanh nghiệp phụ thuộc vào việc xác định nguồn hàng chính xác, do đó vai trò của nhà cung cấp rất quan trọng Công ty TNHH Samwon Hà Nội hợp tác với các nhà cung ứng uy tín, có mối quan hệ lâu dài, đảm bảo giao hàng đúng chất lượng và thời gian, từ đó giúp hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra liên tục và hiệu quả.
Hàng hóa tại công ty TNHH Samwon Hà Nội được phân loại thành hai nhóm chính: đồ ăn và đồ uống Đồ ăn lại được chia thành nguyên liệu chính và nguyên liệu phụ, đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng.
Các nhà hàng chủ yếu sử dụng thịt bò và thịt lợn, với 95% nguyên liệu được cung cấp bởi các doanh nghiệp thực phẩm uy tín như Công ty Cổ phần Thực Phẩm Thiên Vương, Công ty TNHH Thương Mại Gia Ngọc và Công ty Cổ phần Tập đoàn Chế Biến Thực Phẩm Nam Hà Nội Những công ty này không chỉ có giấy phép kinh doanh mà còn được chứng nhận đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm từ giết mổ đến vận chuyển Công ty TNHH Samwon Hà Nội duy trì mối quan hệ hợp tác tốt với các nhà cung cấp này, đồng thời chỉ sử dụng nguyên liệu từ nhà cung ứng tư nhân trong trường hợp khan hiếm hàng hóa Tất cả các nhà cung cấp, dù lớn hay nhỏ, đều phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về giấy phép và quy trình vệ sinh an toàn thực phẩm.
Nguyên liệu phụ, bao gồm các loại rau củ, không chỉ là gia vị cho các món ăn trong menu mà còn là các món ăn kèm Chúng được nhập từ các cơ sở trồng rau củ sạch, đã được chứng nhận và kiểm nghiệm chất lượng Để đảm bảo độ tươi ngon, nguyên liệu này chỉ được nhập và sử dụng trong ngày, với kho bảo quản lạnh Nhân viên mua hàng của doanh nghiệp cam kết đảm bảo nguyên liệu luôn tươi sạch và đáp ứng các tiêu chuẩn, yêu cầu của doanh nghiệp.
Công ty TNHH Táp On Như Nguyệt và Công ty TNHH Thế Giới Trẻ là hai nhà cung cấp uy tín chuyên cung cấp các loại đồ uống cho nhà hàng Táp On Như Nguyệt chuyên cung cấp rượu soju Hàn Quốc, trong khi Thế Giới Trẻ chuyên cung cấp rượu gạo và rượu hoa quả Cả hai doanh nghiệp đều cung cấp sản phẩm chính hiệu nhập khẩu từ Hàn Quốc, có đầy đủ giấy phép và chứng nhận hợp quy từ các cơ quan có thẩm quyền.
Công ty đã thành công trong việc áp dụng nguyên tắc nhiều nhà cung cấp để lựa chọn đối tác, thiết lập mối quan hệ lâu dài với một số nhà cung ứng nhất định Điều này không chỉ chứng tỏ sự hợp tác tốt đẹp giữa doanh nghiệp và các nhà cung cấp mà còn bảo vệ lợi ích của cả hai bên Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể chủ động trong nguồn hàng, tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc tìm kiếm và đánh giá nguồn hàng mới.
Công ty TNHH Samwon Hà Nội chú trọng đến việc lựa chọn nhà cung cấp bằng cách xây dựng bộ tiêu chí hợp tác chặt chẽ và hợp lý An toàn vệ sinh thực phẩm được đặt lên hàng đầu, thể hiện đạo đức kinh doanh và cam kết của doanh nghiệp đối với sức khỏe người tiêu dùng Điều này cho thấy Samwon luôn ưu tiên lợi ích khách hàng và duy trì uy tín doanh nghiệp.
Thực hiện giao dịch với nhà cung ứng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí giao hàng và thanh toán Chính sách thanh toán hàng tháng một lần cho phép doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí vốn từ nhà cung ứng, mang lại hiệu quả kinh tế đáng kể.
2.3.1.2 Xây dựng kế hoạch mua hàng.
Việc xây dựng kế hoạch mua hàng chi tiết và tỉ mỉ là quyết định thông minh của công ty TNHH Samwon Hà Nội, đặc biệt trong bối cảnh dịch Covid-19 gây ra nhiều khó khăn cho thương mại quốc tế Điều này giúp công ty dự báo nhu cầu tiêu dùng và tránh được rủi ro không đủ hàng hóa, nguyên liệu cần thiết Nếu không có kế hoạch này, công ty có thể phải đối mặt với hàng hóa kém chất lượng và chi phí mua hàng tăng cao, ảnh hưởng nghiêm trọng đến nguồn vốn kinh doanh.
Việc áp dụng đồng thời hai chính sách mua hàng, bao gồm mua trước cho các loại nguyên liệu chính như thịt bò, thịt lợn, đồ uống và nguyên liệu khô, cùng với chính sách mua tức thời cho rau củ quả, giúp doanh nghiệp dự phòng khi gặp tình trạng khan hiếm hàng hóa hoặc biến động giá cả trên thị trường Điều này không chỉ giúp kiểm soát chi phí mua hàng mà còn đảm bảo độ tươi ngon cho các sản phẩm rau củ, góp phần quan trọng vào việc thúc đẩy chuỗi kinh doanh của công ty TNHH.
Samwon Hà Nội trưởng thành lớn mạnh, kể cả trong những điều kiện bất lợi như tình hình thị trường hiện nay.
Công tác nhập hàng là một trong những ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp, được giao cho những nhân viên có kinh nghiệm để đảm bảo hiệu quả Quy trình này bao gồm việc kiểm tra thường xuyên về số lượng, chất lượng và thời gian giao nhận hàng hóa, đồng thời đảm bảo tuân thủ hợp đồng và quy định về an toàn vệ sinh thực phẩm (VSATTP) Để khẳng định tính minh bạch trong kinh doanh, công ty định kỳ gửi mẫu thực phẩm đến các cơ sở kiểm dịch, góp phần nâng cao an toàn sức khỏe cho người tiêu dùng Sự phối hợp chặt chẽ với các cơ quan chức năng cũng giúp giảm thiểu nguy cơ thực phẩm ảnh hưởng xấu đến sức khỏe khách hàng.
2.3.1.4 Kế hoạch và tình hình tiêu thụ hàng hóa.
Tình hình tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp phụ thuộc mạnh mẽ vào hoạt động bán hàng Khi công ty có kinh doanh thuận lợi, mức tiêu thụ hàng hóa sẽ tăng cao, từ đó yêu cầu công tác mua hàng phải được thực hiện một cách tích cực hơn.
Bảng 1.3 đã đưa ra tình hình sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Samwon
Trong ba năm qua, từ 2018 đến 2020, Hà Nội đã chứng kiến sự phát triển ổn định của các doanh nghiệp, mặc dù gặp phải thách thức từ dịch bệnh Lợi nhuận của các công ty có xu hướng tăng trưởng liên tục, cho thấy họ đã áp dụng các chính sách linh hoạt và đúng đắn trong việc quản lý mua sắm, dự trữ và tiêu thụ hàng hóa Điều này không chỉ giúp tăng doanh thu mà còn đảm bảo thực hiện nghĩa vụ thuế đối với ngân sách nhà nước, đồng thời mang lại lợi nhuận cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Nỗ lực này xứng đáng được ghi nhận từ lãnh đạo đến toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty.
Ngành kinh doanh thực phẩm, đặc biệt là các món nướng Hàn Quốc, có mức tiêu thụ cao hơn vào mùa đông và giảm trong mùa hè, với thời gian tiêu thụ mạnh từ tháng 9 đến tháng 4 năm sau Trong giai đoạn này, công ty có thể dự đoán và chuẩn bị cho các tình huống phát sinh để lập kế hoạch mua hàng và dự trữ hàng hóa, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra suôn sẻ Ngược lại, trong mùa tiêu thụ thấp, kế hoạch mua hàng sẽ được điều chỉnh giảm để tránh tình trạng tồn kho quá nhiều, dẫn đến hư hỏng và mất mát hàng hóa.
2.3.1.5 Cơ sở hạ tầng phục vụ cho mua hàng.
Công ty sở hữu đội ngũ nhân viên trẻ trung, nhiệt huyết và giàu sáng tạo, với kinh nghiệm phong phú và tinh thần làm việc chuyên nghiệp Nhân viên không ngừng tích lũy kiến thức và xây dựng phong cách làm việc có trách nhiệm, phù hợp với tôn chỉ và văn hóa doanh nghiệp Đặc biệt, nhân viên mua hàng được tuyển chọn kỹ lưỡng, đáp ứng tốt cường độ công việc và luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.
Định hướng phát triển của doanh nghiệp
Toàn cầu hóa đang mở ra nhiều cơ hội và thách thức cho doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam Công ty TNHH Samwon Hà Nội, hoạt động trong lĩnh vực nhà hàng và dịch vụ ăn uống, đã có những bước phát triển đáng kể và đang hướng tới việc mở rộng kinh doanh ra các tỉnh miền Trung và miền Nam Trong 5 năm tới, công ty đặt mục tiêu tăng số lượng cửa hàng lên 20 địa điểm trên toàn quốc thông qua hợp đồng chuyển nhượng thương hiệu và hợp tác với các đối tác kinh doanh, nhằm nâng cao vị thế và nhận diện thương hiệu trong lòng khách hàng.
Giải pháp cho công tác mua hàng tại công ty TNHH Samwon Hà Nội
Trong những năm qua, công ty TNHH Samwon Hà Nội đã phát triển mạnh mẽ nhờ vào sự nhịp nhàng trong các hoạt động doanh nghiệp Tuy nhiên, qua nghiên cứu về hoạt động mua hàng, tác giả nhận thấy một số hạn chế trong công tác này Mặc dù đã mang lại lợi nhuận khả quan, nhưng công ty cần cải thiện để phù hợp hơn với sự biến động của thị trường bằng cách điều chỉnh những điểm chưa hợp lý và áp dụng các giải pháp linh hoạt hơn.
Sau khi nghiên cứu kỹ lưỡng quy trình lập kế hoạch và thực hiện các bước trong nghiệp vụ mua, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm khắc phục những thiếu sót và tồn tại, từ đó nâng cao chất lượng công tác mua hàng và quản trị mua hàng tại công ty TNHH Samwon Hà Nội.
3.2.1 Thành lập phòng ban phụ trách mua hàng.
Trong cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Samwon Hà Nội, hiện chưa có bộ phận chuyên trách cho hoạt động mua hàng và quản trị mua hàng Nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động này đối với sự phát triển bền vững và mở rộng quy mô thương hiệu, công ty cần lập kế hoạch thành lập Phòng Vật Tư để quản lý các vấn đề liên quan đến mua hàng, kho và vận chuyển, tương tự như các doanh nghiệp khác.
Nhân viên trong bộ phận mua hàng sẽ được đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ mua sắm và quản trị mua hàng Họ có trách nhiệm thực hiện các bước trong quy trình mua hàng, bao gồm lập kế hoạch, triển khai mua, kiểm soát, đánh giá sau mua hàng và lập báo cáo kết quả để trình lên ban giám đốc.
Với việc thành lập phòng ban chuyên trách cho các công việc mua hàng, công ty sẽ tối ưu hóa hiệu quả công việc, giảm thiểu tình trạng chồng chéo, từ đó nâng cao chất lượng công tác Sự chuyên nghiệp trong quy trình mua sắm không chỉ cải thiện hiệu suất làm việc mà còn bảo vệ lợi ích và thương hiệu của công ty.
3.2.2 Hoàn thiện xây dựng kế hoạch mua.
Việc lập kế hoạch mua hàng chính xác và kịp thời giúp nhân viên hiểu rõ các bước tiếp theo trong quy trình mua sắm, từ đó nâng cao hiệu suất công việc Để đạt được hiệu quả tối ưu, doanh nghiệp cần chú trọng vào việc xác định nhu cầu mua hàng, điều này không chỉ quyết định đến hiệu quả mua sắm mà còn ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh tổng thể Hiện nay, công tác xác định nhu cầu vẫn còn nhiều hạn chế, chưa được hiện đại hóa, dẫn đến sai sót trong quá trình này Do đó, doanh nghiệp nên tăng cường nghiên cứu thị trường, phân tích đối thủ cạnh tranh và dự báo xu hướng phát triển để có cái nhìn sâu sắc hơn về nhu cầu thị trường, từ đó cải thiện không chỉ công tác mua hàng mà còn nhiều lĩnh vực khác.
Doanh nghiệp cần nhanh chóng nắm bắt phản hồi từ thị trường và tổ chức khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ Các ý kiến chưa đáp ứng nhu cầu của khách hàng cần được tập hợp và điều chỉnh kịp thời từ khâu mua hàng, nhằm cung cấp sản phẩm và dịch vụ tốt nhất.
Một phần quan trọng trong kế hoạch mua hàng là ngân sách Để lập kế hoạch hiệu quả, sự tương tác giữa các phòng ban như kế toán, marketing và vật tư là cần thiết Tương tác này giúp nhanh chóng từ nhu cầu thị trường đến việc lập kế hoạch mua, đồng thời cung cấp ngân sách kịp thời, tránh bỏ lỡ cơ hội mua hàng tốt nhất cho doanh nghiệp Ngoài ra, cần tăng cường củng cố mối quan hệ với các nhà cung cấp.
Mối quan hệ giữa doanh nghiệp và các nhà cung cấp hiện đang rất tốt, với sự hợp tác lâu dài và ăn ý giữa hai bên Doanh nghiệp đã áp dụng nguyên tắc sử dụng nhiều nhà cung cấp để giảm thiểu rủi ro Tuy nhiên, cần thiết phải có những quy định chặt chẽ hơn đối với các nhà cung cấp để đảm bảo sự ổn định và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
Nhà cung ứng phải chịu trách nhiệm hoàn toàn nếu không cung cấp hàng hóa đạt chất lượng như đã thỏa thuận hoặc có sự sai lệch đáng kể về thời gian và địa điểm giao hàng.
Để nâng cao hiệu quả mua sắm, cần thiết lập các chỉ tiêu đánh giá nhà cung ứng và tiến hành phân tích, so sánh giữa các nhà cung ứng Việc này giúp xác định những nhà cung ứng tốt nhất, từ đó cải thiện kết quả sau mỗi lần giao dịch.
Doanh nghiệp nên yêu cầu các chương trình ưu đãi và khuyến khích mua hàng từ các nhà cung cấp thân thiết Để quản lý hiệu quả các nhà cung cấp, cần hoàn thiện hồ sơ lưu trữ thông tin đầy đủ về tình hình tài chính, sản xuất và chất lượng dịch vụ Việc thăm quan cơ sở sản xuất và tặng quà không chỉ giúp thị sát thực tế mà còn củng cố mối quan hệ hữu nghị Đồng thời, doanh nghiệp cần xây dựng sự tin tưởng để hợp tác lâu dài, nhưng vẫn phải chú trọng đến lợi ích của mình.
3.2.4 Nâng cao chất lượng của việc thương lượng đặt hàng.
Mặc dù công ty đã tiến hành nhiều cuộc thương lượng với các nhà cung cấp, nhưng kết quả thường không đạt được hiệu quả như mong đợi Do đó, công ty cần áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao chất lượng trong lĩnh vực này.
Nhân viên mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc thương lượng đơn hàng, và thành công của họ phụ thuộc vào sự linh hoạt cùng tri thức Để nâng cao hiệu quả đàm phán, công ty cần chú trọng đến việc đào tạo nhân viên với các kỹ năng cần thiết Một kế hoạch cụ thể có thể bao gồm việc mở rộng các khóa tập huấn, thuê chuyên gia đào tạo, hoặc cử đại diện tham gia học tập và truyền đạt lại kiến thức cho các thành viên khác Điều này không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao chất lượng đào tạo và thắt chặt tình cảm đồng nghiệp trong công ty.
Trong quá trình đàm phán với nhà cung cấp, việc duy trì thế chủ động là rất quan trọng và phụ thuộc vào kiến thức cùng kỹ năng của nhân viên mua hàng Nhân viên này cần cập nhật thông tin về hàng hóa, thị trường, đối thủ cạnh tranh và các chính sách giá của nhà cung cấp khác để đưa ra yêu cầu hợp lý Đặc biệt, do nhiều nhà cung cấp nhập khẩu hàng hóa, nhân viên mua hàng cần nắm vững tỷ giá hối đoái và các hình thức thanh toán tại ngân hàng Trong đàm phán, cần tập trung vào các vấn đề như giá cả, hình thức giao nhận, trách nhiệm khi rủi ro xảy ra và phương thức thanh toán Nhân viên mua hàng phải chủ động đề xuất mức giá cạnh tranh và điều kiện thanh toán thuận lợi cho cả hai bên, đồng thời chọn ngân hàng uy tín để tăng cường sự tin tưởng.
3.2.5 Thực hiện tốt công tác đánh giá và kiểm soát sau mua hàng.
Theo như tìm hiểu về thực trạng quản trị mua hàng tại công ty TNHH Samwon
Hà Nội, hoạt động đánh giá, kiểm soát sau mua hàng của công ty còn chưa được chú trọng thực hiện và doanh nghiệp thường bỏ qua khâu này
Một số kiến nghị đối với doanh nghiệp
3.3.1 Ứng dụng thương mại điện tử, phần mềm mua hàng.
Việc mua hàng ngày nay đã trở nên thuận tiện hơn nhờ vào sự phát triển của công nghệ thông tin, giúp các doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm nhà cung cấp và thông tin liên quan Mỗi doanh nghiệp đều có website riêng để giới thiệu sản phẩm và phương thức liên lạc, giảm thiểu thời gian tìm kiếm và gặp gỡ trực tiếp Thay vào đó, thông tin có thể được trao đổi qua email trước khi tiến hành đàm phán chính thức, giúp tiết kiệm chi phí giao dịch và nâng cao khả năng nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng và chính xác.
Hiện nay, sự phát triển của công nghệ thông tin đã giúp giảm bớt công sức trong công việc nhờ ứng dụng máy móc và phần mềm hiện đại Hầu hết các doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý mua hàng để tối ưu hóa quy trình làm việc, giúp lãnh đạo dễ dàng kiểm soát và tiết kiệm chi phí Những phần mềm này hoạt động theo quy trình lập trình sẵn, giảm thiểu sai sót, gần như đạt độ chính xác tối đa, giúp doanh nghiệp tránh được chi phí sửa chữa lỗi do con người gây ra Mặc dù chi phí đầu tư ban đầu có thể cao, nhưng đối với các công ty lớn với nhiều mặt hàng phức tạp, lợi ích mang lại vượt xa chi phí đầu tư ban đầu.
Công ty nên đầu tư vào phần mềm quản lý mua hàng để tối ưu hóa quy trình và giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên Trên thị trường hiện có nhiều phần mềm như ERP-BRAVO, OMEG.PO, và IMC.PO, cung cấp đầy đủ chức năng từ lập đơn hàng, theo dõi tiến độ đến kiểm tra và đánh giá sau khi thực hiện Những phần mềm này còn hỗ trợ lập báo cáo tháng và quý về tỉ trọng hàng mua, giá cả và thời gian mua một cách nhanh chóng và chính xác, giúp tiết kiệm thời gian cho nhân viên trong việc trình báo cáo lên lãnh đạo.
3.3.2 Nâng cao chất lượng công tác dự trữ và bảo quản hàng hóa, nguyên vật liệu. Đôi khi vấn đề VSATTP không nằm ở chất lượng nguồn nguyên liệu nhập về mà xảy ra sơ sót ở khâu dự trữ và bảo quản hàng hóa Đối với hệ thống kho dự trữ và bảo quản hàng hóa của công ty, mặc dù đã được đầu tư trang thiết bị hiện đại, nhưng cũng cần được kiểm tra, tu sửa thường xuyên để đảm bảo luôn trong trạng thái hoạt động tốt nhất.
Để đảm bảo chất lượng hàng hóa, việc vệ sinh kho bảo quản nguyên vật liệu là rất quan trọng Cần thường xuyên dọn dẹp để tránh tình trạng nguyên vật liệu còn sót lại lâu ngày, gây ẩm mốc và mùi khó chịu, đồng thời tạo điều kiện cho vi khuẩn phát triển Bên cạnh đó, cần có những kiến nghị cụ thể trong công tác lựa chọn nhà cung cấp để nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo nguồn nguyên liệu đạt tiêu chuẩn.
3.3.3.1 Lựa chọn nhiều nhà cung cấp cùng một lúc.
Trong ngành nhà hàng và dịch vụ ăn uống hiện nay, các doanh nghiệp thường ưu tiên hợp tác với nhiều nhà cung cấp để đáp ứng nhu cầu tiêu thụ hàng ngày và biến động của thị trường Việc này giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro liên quan đến giao hàng, như thiếu hụt số lượng hoặc chất lượng sản phẩm Hợp tác với nhiều nhà cung cấp không chỉ mang lại sự chủ động trong đàm phán mà còn đảm bảo rằng doanh nghiệp vẫn có nguồn cung ứng ổn định ngay cả khi một nhà cung cấp gặp sự cố trong việc giao hàng.
3.3.3.2 Lựa chọn nhà cung cấp có vị trí địa lý thuận lợi.
Xu hướng lựa chọn nhà cung cấp gần vị trí địa lý đang ngày càng phổ biến trong các doanh nghiệp, đặc biệt khi đánh giá tiêu chí hợp tác Các doanh nghiệp ưu tiên các chuỗi cung ứng ngắn hoặc chuỗi cung ứng địa phương, nhằm tối ưu hóa hiệu quả và giảm thiểu chi phí vận chuyển.
Lựa chọn chuỗi cung ứng ngắn mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm tiết kiệm thời gian và chi phí giao hàng, cũng như giảm thiểu chi phí kiểm tra và xác minh thông tin Trong những tình huống khẩn cấp cần giao hàng nhanh, việc hợp tác với nhà cung cấp gần sẽ dễ dàng hơn so với việc chọn một nhà cung cấp xa, vốn không thể đáp ứng kịp thời các yêu cầu đột xuất Hơn nữa, chi phí vận chuyển và giao hàng từ nhà cung cấp xa thường cao hơn nhiều.
3.3.3.3 Lựa chọn nhà cung cấp có năng lực và dịch vụ khách hàng chất lượng cao.
Doanh nghiệp thường ưu tiên chọn nhà cung cấp có năng lực tài chính mạnh, vì điều này mang lại sự an tâm trong hợp tác Một nhà cung cấp có tiềm lực tài chính vững chắc đảm bảo hoạt động lâu dài và duy trì nguồn hàng dồi dào, đặc biệt quan trọng trong ngành thực phẩm Hơn nữa, việc lựa chọn nhà cung cấp có khả năng sử dụng vốn hợp lý giúp doanh nghiệp giảm chi phí, thông qua các thỏa thuận thanh toán linh hoạt như thanh toán sau khi kết thúc hợp đồng hoặc thanh toán hàng tháng Điều này không chỉ cải thiện vòng quay vốn mà còn giảm bớt thủ tục phức tạp trong quá trình mua sắm.
Khi mua sắm, khách hàng luôn mong muốn được phục vụ tốt và trải nghiệm dịch vụ khách hàng xuất sắc Do đó, các doanh nghiệp thường ưu tiên chọn nhà cung cấp có dịch vụ khách hàng hoàn hảo Một nhà cung cấp cung cấp dịch vụ tốt không chỉ đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà còn tạo động lực cho họ quay lại và thiết lập mối quan hệ hợp tác lâu dài.
3.3.3.4 Lựa chọn các nhà cung cấp cung ứng sản phẩm sạch. Đây có thể coi là một xu hướng tất yếu trong tình hình hiện nay Người tiêu dùng giờ đây không chỉ quan tâm đến chất lượng dịch vụ khách hàng mà họ còn đặt tiêu chí chất lượng sản phẩm lên hàng đầu Đối với nhóm mặt hàng thực phẩm thì người tiêu dùng còn quan tâm hơn đến nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa Bởi vì hiện nay, các vụ bê bối liên quan đến an toàn thực phẩm liên tục được báo đài, các phương tiện thông tin đại chúng liên tục đưa tin khiến người tiêu dùng dần mất niềm tin vào các loại thực phẩm Để lấy lại được niềm tin của khách hàng, các doanh nghiệp chú trọng hơn vào khâu lựa chọn các loại thực phẩm sạch, do đó ưu tiên lựa chọn các nhà cung ứng có chứng minh được nguồn gốc xuất xứ sản phẩm của mình và đã có giấy tờ VSATTP hợp lệ được các cơ quan có thẩm quyền cấp phép
Lựa chọn nhà cung cấp thực phẩm sạch và có thể truy xuất nguồn gốc không chỉ thể hiện đạo đức kinh doanh mà còn cho thấy sự quan tâm đến sức khỏe người tiêu dùng Điều này giúp nâng cao uy tín và lòng tin của khách hàng đối với doanh nghiệp, từ đó phát triển thương hiệu nhà hàng và tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Một số kiến nghị đối với các ban ngành khác có liên quan
Ngành thực phẩm hiện nay đang có tiềm năng phát triển mạnh mẽ và đóng góp đáng kể cho nền kinh tế quốc dân Do đó, nhà nước cần tạo điều kiện thuận lợi để thúc đẩy sự phát triển của ngành này.
Nhà nước cần tăng cường vai trò của mình trong việc tổ chức tập huấn và yêu cầu về vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm (VSATTP) một cách chặt chẽ hơn Việc kiểm tra, giám sát thực hiện cần được thực hiện thường xuyên, kèm theo các chế tài xử phạt nghiêm khắc đối với các vi phạm Điều này nhằm đảm bảo một môi trường kinh doanh trong sạch và lành mạnh cho doanh nghiệp, đồng thời khuyến khích người dân và doanh nghiệp tiêu dùng sản phẩm sạch, có lợi cho sức khỏe.
Chính sách thuế suất hợp lý cho nguyên liệu nhập khẩu, cùng với thủ tục hải quan nhanh chóng và thông thuận, giúp giảm thiểu các giấy tờ hành chính phức tạp, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc tiếp nhận hàng hóa và nâng cao hiệu suất hoạt động.
Kiểm soát lạm phát một cách hiệu quả là rất quan trọng để duy trì sự ổn định của tỷ giá VND so với các ngoại tệ Điều này giúp ngăn chặn sự sụt giảm mạnh của tỷ giá, từ đó bảo vệ hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp thường xuyên tham gia vào giao dịch xuất nhập khẩu.
