CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH SAMWON HÀ NỘI
2.3. Thực trạng công tác QTMH trong công ty TNHH Samwon Hà Nội
2.2.3. Nghiệp vụ mua hàng tại công ty TNHH Samwon Hà Nội
2.2.3.1. Xây dựng quyết định mua.
Việc xây dựng kế hoạch mua là do nhân viên trong phòng Marketing phụ trách, khi xây dựng kế hoạch mua, nhân viên còn căn cứ vào nhiều yếu tố sau:
- Xác định nhu cầu của công ty, số lượng, cơ cấu các loại hàng cần mua.
Việc xác định được nhu cầu cần thiết các loại hàng hóa là công việc đầu tiên trong việc ra quyết định mua hàng. Nhu cầu được tính toán dựa trên kế hoạch sản xuất, tiêu thụ của doanh nghiệp, cụ thể đó là theo các khoảng thời gian diễn ra các kế hoạch đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp, công ty có triển khai các chương trình khuyến mại, tặng quà, xúc tiến bán hàng… vào thời điểm xây dựng kế hoạch hay không, và tùy theo tính thời vụ của hàng hóa, thời vụ kinh doanh của công ty.
Nhu cầu mua hàng trong công ty TNHH Samwon Hà Nội được xác định trên các cơ sở sau:
- Bảng dự báo nhu cầu: thống kê lượng mua hàng của những năm trước. - Lượng hàng còn dự trữ.
- Lượng hàng tái chế biến.
Sau khi xác định được nhu cầu, nhân viên mua hàng sẽ tiến hành kiểm kê hàng hóa còn tồn kho, theo sổ sách và thực tế. Trên cơ sở đó sẽ xác định được lượng hàng hóa cần mua. Xác định nhu cầu và số lượng thực hàng cần mua rất quan
trọng, đây là cơ sở để mua hàng hợp lý. Khi hợp lý hóa được lượng hàng mua sẽ làm cho công ty cắt giảm tối đa các khoản lãng phí về dự trữ, về mất, hư hỏng hàng hóa,… đảm bảo cho hoạt động kinh doanh có hiệu quả. Sau khi xác định được lượng hàng cần mua, công ty TNHH Samwon Hà Nội sẽ tiến hành giao dịch với các đối tác cung ứng hàng hóa để thực hiện việc mua hàng.
- Xác định thời điểm mua hàng.
Đối với công ty kinh doanh chuỗi nhà hàng như Công ty TNHH Samwon Hà Nội, muốn cho quá trình kinh doanh không bị gián đoạn và ảnh hưởng đến khách hàng thì nguyên vật liệu cần được cung cấp đầy đủ và kịp thời. Bởi vậy nên thời điểm mua hàng như thế nào cho hợp lý luôn là một vấn đề quan trọng và cấp thiết đặt ra cho cơ sở kinh doanh. Trải qua nhiều năm, nhờ việc xác định thời điểm mua hàng một cách hợp lý nên hoạt động kinh doanh diễn ra được liền mạch, lượng hàng mua vào đáp ứng khá tốt yêu cầu sử dụng của doanh nghiệp.
Công ty áp dụng hai thời điểm mua hàng, mua trước và mua tức thì, cụ thể: Sau khi đã xác định được nhu cầu hàng hóa cần mua, nhân viên mua hàng sẽ tiến hành việc đặt hàng với nhà cung ứng. Trong trường hợp này công ty thường sử dụng chính sách mua trước.
Nguyên liệu chính là các loại thịt nhập khẩu từ nước ngoài sẽ được đặt hàng với các đối tác là các công ty lớn, áp dụng việc cấp đông theo đúng quy trình, vì thế nên công ty chỉ cần đưa vào bảo quản trước khi bắt đầu thực hiện tiêu thụ, số lượng nguyên liệu này sẽ được đặt mua theo lượng tiêu thụ của từng tuần. Các loại đồ uống cũng được áp dụng tương tự, bởi có hạn sử dụng lâu dài và dễ bảo quản.
Đối với các loại rau củ cùng với các nguyên liệu phụ khác thì doanh nghiệp áp dụng chính sách mua tức thời. Bởi vì những nguyên liệu này cần được đảm bảo độ tươi sạch theo từng ngày nên không thể mua trước để dự trữ.
Do sự biến động của thị trường luôn luôn thay đổi và ẩn nhiều rủi ro nên doanh nghiệp cần tổ chức thu tập thông tin, nghiên cứu đánh giá thị trường, dự báo nhu cầu một cách chuyên sâu để đưa ra thời điểm mua thích hợp.
2.2.3.2. Nhập hàng.
Khi nhà cung cấp vận chuyển hàng hóa đến cơ sở hậu cần, các cửa hàng kinh doanh của công ty TNHH Samwon Hà Nội, công ty luôn có sẵn nhân viên chuyên trách kiểm hàng và nhận hàng. Việc tiếp nhận hàng hóa của doanh nghiệp tại cơ sở được tiến hành theo hai tiêu chuẩn là tiếp nhận số lượng và tiếp nhận chất lượng. Các tiêu chuẩn mà hai bên thỏa thuận đã được ghi rõ trong hợp đồng. Đầu tiên, nhân viên mua hàng kiểm tra trước tiên đó là các giấy tờ liên quan đến vẫn đề kiểm dịch và vệ sinh an toàn thực phẩm. Nếu có đầy đủ thì mới tiến hành bước kiểm số lượng tiếp theo, nếu không thì đơn hàng đó sẽ bị hủy ngay lập tức.
- Tiếp nhận số lượng:
Nhân viên sẽ thực hiện kiểm kê về số lượng hàng hóa bằng các dụng cụ đo lường khối lượng theo đúng các số liệu được ghi rõ ràng trên các chứng từ nhập kho.
- Tiếp nhận về chất lượng:
Ngoài việc kiểm tra giấy tờ đầy đủ chứng minh nguồn gốc xuất xứ và các giấy tờ liên quan đến kiểm dịch và vệ sinh an toàn thực phẩm do cơ quan có thẩm quyền cấp phép và hợp lệ ra thì nhân viên mua hàng còn kiểm tra về chất lượng hàng hóa bằng mắt để điền vào sổ kiểm thực ba bước như là độ tươi ngon của thịt, màu sắc, tỉ lệ nạc và mỡ,..
Công ty thường gửi các mẫu thịt của nhà cung ứng đến các cơ sở kiểm dịch để xác nhận lại độ an toàn thực phẩm, các chất tồn dư và mầm bệnh, nhằm đảm bảo sức khỏe của người tiêu dùng và cũng là để giữ uy tín đối với khách hàng.
2.2.3.3. Đánh giá và kiểm soát sau mua.
Hoạt động đánh giá và kiểm soát sau mua hàng của doanh nghiệp vẫn chưa được chú trọng đúng mức bởi công ty còn chưa ý thức được tầm quan trọng của quá trình này. Từ khi lập kế hoạch mua đến khi hàng hóa đã về nhập kho đầy đủ thì doanh nghiệp đã bỏ qua bước đánh giá này. Đây là một thiếu sót nghiêm trọng trong vấn đề quản trị mua hàng tại doanh nghiệp.