CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH SAMWON HÀ NỘI
3.2.Giải pháp cho công tác mua hàng tại công ty TNHH Samwon Hà Nội
Trong những năm qua, công ty TNHH Samwon Hà Nội ngày càng phát triển lớn mạnh, không thể phủ nhận việc các hoạt động của doanh nghiệp đã diễn ra rất tốt, nhịp nhàng và ăn khớp với nhau nên đã tạo cơ sở cho tốc độ phát triển đó. Tuy nhiên, trong nhiều mảng hoạt động, đặc biệt là qua tìm hiểu về hoạt động mua hàng của doanh nghiệp, cá nhân tác giả thấy được những hạn chế trong công tác mua hàng, tuy đã mang đến lợi nhuận khả quan, nhưng vẫn có thể hoàn thiện để tốt hơn nữa nếu chú trọng sửa đổi những điều chưa thực sự phù hợp và những đối sách chưa linh hoạt đối với sự biến động không ngừng của thị trường.
Sau khi tìm hiểu chi tiết về quy trình lập kế hoạch cũng như triển khai các bước trong quá trình nghiệp vụ mua, tác giả xin đề xuất một số giải pháp nhằm khắc phục những thiếu sót, những tồn tại nhằm nâng cao chất lượng công tác mua hàng cũng như quản trị mua hàng tại công ty TNHH Samwon Hà Nội như sau:
3.2.1. Thành lập phòng ban phụ trách mua hàng.
Trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp của công ty TNHH Samwon Hà Nội, ta có thể thấy được rằng còn chưa có bộ phận chuyên trách về vấn đề mua hàng và quản trị mua hàng. Nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động này, và cần thiết cho sự phát triển lâu dài về sau, phục vụ cho mục đích mở rộng về quy mô thương hiệu doanh nghiệp, công ty nên có kế hoạch thành lập thêm phòng ban phụ trách các vấn đề liên quan đến mua hàng, kho và vận chuyển giống như các doanh nghiệp khác, có thể gọi là Phòng Vật Tư.
Các nhân viên trong bộ phận này sẽ có quyền lợi là được đào tạo chuyên sâu về các nghiệp vụ liên quan đến mua hàng và quản trị mua hàng, cùng với đó là trách nhiệm triển khai các bước trong nghiệp vụ mua hàng như: lập kế hoạch, triển khai mua và kiểm soát, đánh giá sau mua hàng, lập báo cáo và báo cáo kết quả lên ban giám đốc.
Với phòng ban mới được thành lập này, công ty sẽ có những lợi thế nhất định, các công việc liên quan đến mua hàng sẽ có bộ phận chuyên trách, không có hiện tượng chồng chéo công việc, dẫn đến hệ quả là hiệu quả công việc không cao, ảnh hưởng đến chất lượng công tác, từ đó gián tiếp ảnh hưởng đến lợi ích và thương hiệu của công ty. Các công việc liên quan đến mua hàng cũng được triển khai một cách bài bản hơn và có hiệu quả hơn.
3.2.2. Hoàn thiện xây dựng kế hoạch mua.
Việc đề ra kế hoạch mua hàng đúng, chính xác từng thời điểm khiến cho người nhân viên thực hiện mua hàng biết được công việc tiếp theo cần phải làm trong quy trình mua hàng là gì. Để nâng cao hiệu suất của công tác mua hàng doanh nghiệp nên làm tốt từ bước đầu tiên là vạch ra bản kế hoạch mua hàng hợp lý và kịp thời, cải thiện tối đa tính chính xác của việc xác định nhu cầu mua hàng của công ty.
Xác định nhu cầu mua hàng rất quan trọng, có tính quyết định đến hiệu quả mua hàng tại công ty, qua đó ảnh hưởng gián tiếp đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty. Công tác xác định nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp còn thô sơ, chưa được hiện đại hóa và chi tiết hóa, dẫn đến nhiều sai sót trong khâu xác định
nhu cầu. Công ty nên tăng cường hoạt động nghiên cứu và tìm hiểu nhu cầu thị trường, tìm hiểu đối thủ cạnh tranh, dự báo xu hướng phát triển thị trường, để có thể hiểu rõ nhất về thị trường, có tác động rất tốt đến không chỉ vấn đề mua hàng mà còn nhiều lĩnh vực khác của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần nhanh nhạy hơn trong việc nắm bắt thông tin phản hồi từ thị trường, tổ chức thăm dò mức độ hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm và dịch vụ của công ty. Những ý kiến chưa thỏa mãn nhu cầu của khách hàng công ty nên tập hợp lại và có điều chỉnh sớm nhất từ khâu mua hàng để mang đến những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất.
Một phần quan trọng khi lập kế hoạch mua hàng đó là ngân sách dành cho mua hàng. Để làm tốt khâu này thì sự tương tác giữa các phòng ban là rất cần thiết. Tương tác tốt giữa các phòng ban kế toán- marketing- vật tư để có thể nhanh chóng trong việc từ nhu cầu thị trường tiến hành lập kế hoạch mua, kịp thời cung cấp ngân sách cho mua hàng để không bỏ lỡ thời cơ mua hàng tốt nhất của doanh nghiệp. 3.2.3. Tăng cường củng cố mối quan hệ với các nhà cung cấp.
Qua tìm hiểu, ta thấy được mối quan hệ giữa doanh nghiệp với các nhà cung cấp rất tốt bởi hầu hết các nhà cung cấp và doanh nghiệp đều có sự ăn ý và hợp tác lâu dài, và doanh nghiệp cũng đã thực hiện tốt nguyên tắc nhiều nhà cung cấp để không rơi vào thế bị động khi có những điều rủi ro, bất trắc xảy ra. Tuy nhiên, công ty cần có những quy định chặt chẽ hơn đối với các nhà cung cấp, cụ thể đó là:
+ Yêu cầu nhà cung ứng chịu hoàn toàn trách nhiệm khi không cung cấp hàng hóa với chất lượng như thỏa thuận hoặc có sai lệch đáng kể về thời gian cũng như địa điểm giao hàng.
+ Đưa ra các chỉ tiêu để đánh giá các nhà cung ứng, phân tích và so sánh giữa các nhà cung ứng để có kết quả tốt hơn sau mỗi lần mua hàng.
+ Yêu cầu được hưởng các chương trình ưu đãi và khuyến khích mua hàng dành cho khách hàng thân thiêt từ phía các nhà cung cấp.
Để có thể theo dõi sát sao được các nhà cung ứng này, doanh nghiệp nên hoàn thiện hồ sơ về các nhà cung cấp một cách hoàn chỉnh, lưu giữ đầy đủ các thông tin
như tình hình tài chính, tình hình sản xuất mua hàng, chất lượng dịch vụ và chất lượng công nghệ, để dễ dàng quản lý và có thể thắt chặt mối quan hệ giữa doanh nghiệp với các nhà cung cấp bằng việc thăm quan cơ sở sản xuất mua hàng, tặng quà, vừa thị sát thực tế vừa tạo mối quan hệ hữu nghị. Cần phải tạo sự tin tưởng hợp tác lâu dài nhưng cũng không quên đi mục tiêu lợi ích của doanh nghiệp.
3.2.4. Nâng cao chất lượng của việc thương lượng đặt hàng.
Mặc dù công ty đã thực hiện nhiều cuộc thương lượng với các nhà cung cấp nhưng thường không đạt hiệu quả cao như mong muốn. Công ty cần có biện pháp để nâng cao chất lượng của phần này như:
Nhân viên mua hàng là người chịu trách nhiệm thương lượng việc đặt hàng, đạt được thành công hay thất bại đều phụ thuộc vào sự linh hoạt cùng với tri thức của nhân viên này. Vì thế, muốn nâng cao hiệu quả các cuộc đàm phán, công ty nên chú trọng đến điều này trước tiên. Công ty nên có kế hoạch cụ thể trau dồi cho nhân viên các kĩ năng cần thiết để phục vụ cho công việc, có thể là chi kinh phí để mở rộng tập huấn nghiệp vụ, thuê chuyên gia đào tạo cho tất cả nhân viên hoặc cũng có thể cử đại diện đi học tập và bồi dưỡng và sau đó truyền thụ lại cho các thành viên khác trong phòng ban. Việc này vừa tiết kiệm chi phí, vừa nâng cao chất lượng đào tạo lại thắt chặt tình cảm đồng nghiệp trong công ty.
Trong quá trình đàm phán, việc giữ thế chủ động đối với nhà cung cấp là một yếu tố rất quan trọng, điều này hoàn toàn phụ thuộc vào kiến thức và kĩ năng chuyên môn của nhân viên mua hàng. Nhân viên phụ trách này cần phải nắm vững và cập nhật kịp thời các kiến thức liên quan đến hàng hóa, thị trường, đối thủ cạnh tranh cũng như các chính sách ưu đãi, khuyến mại về giá cả của các nhà cung cấp đối thủ khác, như vậy mới đưa ra các điều kiện mua hàng và các yêu cầu thích hợp đối với các nhà cung cấp hiện tại. Đặc biệt, các nhà cung ứng mà doanh nghiệp hợp tác hầu hết đều nhập khẩu hàng hóa nên nhân viên mua hàng cần nắm vững được tỉ giá hối đoái của các loại tiền tệ liên quan, thông tin tài chính- kinh tế cùng với các hình thức thanh toán hợp lý tại các hệ thống ngân hàng. Trong đàm phán cần phải đề cập đúng vào nội dung mà doanh nghiệp cần thương lượng, đưa ra yêu cầu với
nhà cung cấp, thường là các vấn đề về giá cả, hình thức giao nhận hàng hóa, chịu trách nhiệm khi xảy ra rủi ro cùng với hình thức thanh toán. Nhân viên phụ trách mua hàng tham gia đàm phán với nhà cung cấp phải nắm thế chủ động, đề xuất một mức giá cạnh tranh mà nhà cung cấp có thể chấp nhận được, hình thức và thời gian thanh toán mang lại thuận lợi cho cả đôi bên và cần có một ngân hàng uy tín để đảm bảo sự tin tưởng.
3.2.5. Thực hiện tốt công tác đánh giá và kiểm soát sau mua hàng.
Theo như tìm hiểu về thực trạng quản trị mua hàng tại công ty TNHH Samwon Hà Nội, hoạt động đánh giá, kiểm soát sau mua hàng của công ty còn chưa được chú trọng thực hiện và doanh nghiệp thường bỏ qua khâu này.
Công ty cần triển khai việc đánh giá và kiểm soát sau mỗi lần thực hiện mua hàng thành công, để rút ra những kinh nghiệm, hoặc khắc phục thiếu sót để lần mua hàng tiếp theo được hoàn thiện hơn. Công ty nên có một hệ thống các chỉ tiêu đánh giá công tác mua hàng ví dụ như:
- Chỉ tiêu đo lường chi phí.
- Chỉ tiêu lô hàng đáp ứng nhu cầu hàng bán.
- Nhóm các chỉ tiêu đo lường chất lượng quá trình mua hàng: tần suất hư hỏng, tổng giá trị hư hỏng trong quá trình mua, số hàng phải trả lại nhà cung cấp,…
- Nhóm các chỉ tiêu dịch vụ: dịch vụ vận chuyển, thanh toán chậm,..
- Nhóm chỉ tiêu đo lường sự sai lệch so với kế hoạch mua: số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng, tỉ lệ thiêu hụt so với kế hoạch,…
- Chỉ tiêu đo lường dịch vụ sau mua: đổi trả hàng hóa, hướng dẫn sử dụng,… Không chỉ vậy, công ty cần kiểm soát các hoạt động khác như việc lập kế hoạch, triển khai kế hoạch như thế nào, có đúng yêu cầu đặt ra hay không, mỗi hoạt động nên đưa ra một chỉ tiêu phù hợp để dễ dàng trong việc đánh giá.