CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH SAMWON HÀ NỘI
2.3.2.Những hạn chế trong công tác QTMH của doanh nghiệp
2.3. Đánh giá công tác QTMH của công ty TNHH Samwon Hà Nội
2.3.2.Những hạn chế trong công tác QTMH của doanh nghiệp
2.3.2.1. Cơ cấu tổ chức công ty.
Mô hình công ty và mối liên quan giữa các phòng ban có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình sản xuất kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm trong doanh nghiệp. Nếu được bố trí, sắp xếp cơ cấu một cách hợp lý thì các bộ phận, phòng ban làm việc nhịp nhàng, ăn khớp với nhau, hoạt động một cách hiệu quả thì sẽ giảm bớt rất nhiều thời gian chờ đợi trong khâu lập, duyệt kế hoạch, mang lại lợi ích to lớn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và công tác quản trị mua hàng của doanh nghiệp nói riêng.
Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Samwon Hà Nội được thể hiện ở hình 1.1, là cơ cấu tổ chức theo chức năng, mỗi phòng ban đều có một nhiệm vụ, chức năng riêng. Đây là cơ cấu được sử dụng phổ biến tại Việt Nam vì dễ kiểm soát, lại phù hợp với quy mô nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ ở nước ta hiện nay.
Trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp ta thấy không có phòng ban thực hiện chức năng chuyên trách mua hàng giống như phòng vật tư ở các doanh nghiệp khác, mà việc này được phòng Marketing kiêm phụ trách. Mặc dù có nhận viên có trình độ chuyên môn, có thể đảm nhận được các nghiệp vụ mua hàng nhưng lại chưa được học tập và đào tạo một cách bài bản, có chuyên môn, điều này ít nhiều ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa dịch vụ mua vào. Hơn nữa, không chỉ không có không gian chuyên nghiệp, nhân viên mua hàng tại công ty TNHH Samwon Hà Nội còn phải thông qua chỉ thị của giám đốc mới được tiến hành triển khai các công việc lập kế hoạch, mua hàng, dự trữ hàng hóa dẫn đến quá trình tác nghiệp bị động và khá chồng chéo giữa các phòng ban. Công ty cần có biện pháp khắc phục đối với
vấn đề này bởi vì đây có thể coi là một yếu tố rất quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác QTMH trong doanh nghiệp.
2.3.1.2. Hạn chế về dự báo nhu cầu mua hàng.
Hiện nay, công ty đã có kế hoạch và thực hiện việc kiểm soát hoạt động mua hàng, kiểm tra về khối lượng dự trữ sẵn có, nguồn gốc xuất xứ của hàng mua để phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch mua hàng, tuy nhiên công ty vẫn còn rất sơ sài trong việc dự báo chính xác được nhu cầu về các loại hàng hóa mà doanh nghiệp cần sử dụng. Nguyên nhân của hạn chế này đó là doanh nghiệp không có đủ nhân lực và cơ sở thông tin để có thể tìm hiểu kĩ nhu cầu và sự biến động của thị trường dẫn đến công tác dự báo nhu cầu diễn ra chưa được hiệu quả.
2.3.1.2. Công tác kiểm tra, đánh giá sau mua.
Khâu kiểm tra, đánh giá sau mua hàng là một bước quan trọng trong quá trình thực hiện nghiệp vụ mua. Nhờ có bước này và bước so sánh với các lần giao hàng trước mà công ty có thể rút ra bài học cho các lần mua hàng tiếp theo được thuận lợi hơn. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn chưa nhận thức rõ tầm quan trọng của khâu này, không tiến hành đánh giá sau mua hàng. Điều này khiến cho doanh nghiệp vẫn chưa thực sự cải tiến tốt công tác mua hàng của mình.
Nguyên nhân của hạn chế này đó là do doanh nghiệp chưa nhận thức được tầm quan trọng trong công tác kiểm tra và đánh giá sau mua đối với hoạt động mua hàng và quản trị mua hàng. Đánh giá sau mua giúp cho doanh nghiệp phát hiện được những ưu điểm trong lần mua này, để lần sau tiếp tục phát huy, bên cạnh đó nó còn phát hiện ra những nhược điểm trong mua hàng, để doanh nghiệp tìm ra nguyên nhân, sau đó khắc phục những nhược điểm đó. Việc đánh giá sau mua hàng không hề làm tiêu hao quá nhiều chi phí nhưng lại mang đến nhiều lời ích cho doanh nghiệp. Công ty nên xây dựng các chỉ tiêu để đánh giá và kiểm soát sau mua: như các chỉ tiêu về sai lệch so với kế hoạch, thời gian và địa điểm giao hàng, sai lệch về số lượng và chất lượng, dịch vụ giao hàng,...và nên có kế hoạch thường xuyên đánh giá sau mua hàng và đánh giá các nhà cung cấp thông qua các điều khoản trong hợp đồng để có những chính sách khích lệ hay khiếu nại, hoặc thay đổi nguồn hàng để duy trì các lợi ích cho doanh nghiệp.
CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP CHO VẤN ĐỀ QUẢN TRỊ MUA HÀNG TRONG CÔNG TY TNHH SAMWON HÀ NỘI