Luận văn Kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Thái Sơn

Với mong muốn của Ban Giám đốc là xây dựng nguồn nội lực hậu cần về tài chính, cơ sở vật chất và nguồn nhân lực luôn vững mạnh để phòng ngừa rủi ro tác động từ bên ngoài cũng như bên trong đến hiệu quả kinh doanh và thương hiệu của Công ty. Đồng thời luôn đảm bảo Báo cáo tài chính Công ty lập ra là đáng tin cậy đối với nhà đầu tư, ngân hàng, chủ nợ...; Công ty kinh doanh luôn tuân thủ pháp luật; Các hoạt động trong Công ty đạt được sự hữu hiệu và hiệu quả ở mức cho phép. Mong muốn này thực chất là mục tiêu của việc xây dựng việc kiểm soát nội bộ của Công ty một cách hiệu quả. Do vậy để trải nghiệm kiến thức đã học từ lớp cao học kế toán tại Học viện Ngân hàng, đồng thời góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động KSNB của Công ty TNHH Thái Sơn, tôi quyết định chọn đề tài: “Kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Thái Sơn” nhằm nghiên cứu về hệ thống lý luận và thực trạng KSNB tại Công ty, nâng cao tính hữu hiệu của việc KSNB, từ đó đưa ra một số giải pháp hoàn thiện hơn về việc KSNB.

-LƯU VĂN THẢO

KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM

HỮU HẠN XÂY DỰNG 368 BẮC NINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

HÀ NỘI, NĂM 2021

-LÊ HOÀNG SƠN

KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM

HỮU HẠN XÂY DỰNG 368 BẮC NINH

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 8340301

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

Người hướng dẫn khoa học: TS Hoàng Thị Hồng Vân

HÀ NỘI, NĂM 2021

LỜI CAM ĐOAN

Tôi đã học hiểu quy định về sự trung thực khách quan trong nghiên cứu học thuật của Học viện Ngân Hàng

Tôi xin cam đoan, công trình về “Kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Thái Sơn” là công trình nghiên cứu khoa học của riêng tôi Các tài liệu được sử dụng

trong công trình đều có nguồn gốc rõ ràng Những đánh giá, nhận định trong công trình đều do cá nhân tôi nghiên cứu và thực hiện

Hà Nội, ngày tháng năm 2021

Tác giả luận văn

Tôi xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo Công ty TNHH Thái Sơn đã nhiệt tìnhgiúp đỡ tôi trong suốt quá trình thu thập số liệu để thực hiện luận văn.

Cuối cùng, tôi xin chân thành cảm ơn gia đình và bạn bè, đồng nghiệp nhữngngười đã luôn tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp đỡ, cổ vũ và động viên tôi trong suốtthời gian thực hiện luận văn

Xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng năm 2021

Tác giả luận văn

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT vi

DANH MỤC HÌNH, BẢNG vi

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI DOANH NGHIỆP 6 1.1 Khái niệm, vai trò và phân loại kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp 6

1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp 6

1.1.2 Vai trò của kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp 8

1.1.3 Phân loại kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp 9

1.2 Các thành phần của kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp 10

1.2.1 Môi trường kiểm soát 10

1.2.2 Đánh giá rủi ro 12

1.2.3 Hoạt động kiểm soát 14

1.2.4 Thông tin và truyền thông 16

1.2.5 Giám sát 17

1.3 Các nguyên tắc thiết kết của kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp 19

1.3.1 Nguyên tắc “phân công, phân nhiệm” 19

1.3.2 Nguyên tắc “bất kiêm nhiệm” 19

1.3.3 Nguyên tắc “phê chuẩn, ủy quyền” 20

1.4 Những hạn chế vốn có của kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp 21

1.4.1 Những hạn chế 21

1.4.1 Nguyên nhân hạn chế 22

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 31

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH THÁI SƠN 32

2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH Thái Sơn 32

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 32

2.1.2 Ngành, nghề kinh doanh 33

2.1.3 Tình hình tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Thái Sơn 33

2.1.4 Ảnh hưởng đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đến kiểm soát nội bộ 34

2.2 Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Thái Sơn 36

2.2.1 Môi trường kiểm soát 36

2.2.2 Đánh giá rủi ro 50

2.2.3 Hoạt động kiểm soát 58

2.2.4 Thông tin và truyền thông 69

2.2.5 Giám sát 74

2.3 Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Thái Sơn 77

2.3.1 Những ưu điểm 77

2.3.2 Những nhược điểm 80

2.3.3 Nguyên nhân của những nhược điểm 83

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 86

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH THÁI SƠN 87

3.1 Định hướng phát triển và và lý do cần hoàn thiện kiểm soát nội bộ của Công ty TNHH Thái Sơn 87

3.1.1 Định hướng phát triển của Công ty TNHH Thái Sơn trong những năm tới 87 3.1.2 Lý do cần hoàn thiện kiểm soát nội bộ của Công ty TNHH Thái Sơn 89

3.2 Một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Thái Sơn 90 3.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát 90

3.2.2 Hoàn thiện đánh giá rủi ro 94 3.2.3 Hoàn thiện hoạt động kiểm soá t 99

3.2.4 Hoàn thiện thông tin và truyền thông 102

3.2.5 Hoàn thiện việc giám sát 103

3.3 Một số kiến nghị 104

3.3.1 Kiến nghị Ban giám đốc 104

3.3.2 Kiến nghị với các phòng ban 105

KẾT LUẬN 108 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

2 BCKQSXKD Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh

DANH MỤC HÌNH, BẢNG Hình:

Hình 1.1: Sơ đồ khái quát khái niệm KSNB theo quan điểm của COSO 7 Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Công ty TNHH xây dựng 368 33 Hình 2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty TNHH Thái Sơn 40

Hình 2.3: Sơ đồ cách thức phân loại tài khoản con 70 Hình 2.4: Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ của Công ty TNHH Thái Sơn .

Bảng 2.3: Thống kê kết quả khảo sát đánh giá về cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thái Sơn 43

Bảng 2.4: Cơ cấu theo giới tính, độ tuổi, thâm niên công tác của nhân sự tại Công tyTNHH Thái Sơn giai đoạn 2018-2020 45

Bảng 2.5: Thống kê kết quả khảo sát đánh giá về chính sách nhân sự trong môi trường kiểm soát tại Công ty TNHH Thái Sơn 47 Bảng 2.6: Thống kê kết quả khảo sát đánh giá về vị trí, vai trò của Ban giám đốc và bộ phận kiểm soát trong môi trường kiểm soát tại Công ty TNHH Thái

Bảng 2.7: Tổng hợp mục tiêu tài chính sau đánh giá rủi ro của Công ty TNHH Thái Sơn năm 2018- 2020 55 Bảng 2.8: Thống kê kết quả khảo sát về đánh giá rủi ro tại Công ty TNHH Thái Sơn 56

Bảng 2.9: Thống kê kết quả khảo sát đánh giá về soát xét của nhà quản lý tại Công ty TNHH Thái Sơn 59

Bảng 2.10: Thống kê kết quả khảo sát đánh giá về kiểm soát quá trình xử lý thông tin tại Công ty TNHH Thái Sơn 61

Bảng 2.11: Thống kê kiểm soát máy móc thiết bị chính của Công ty tính đến hếtnăm 2020 63

Bảng 2.12: Thống kê kết quả khảo sát đánh giá về kiểm soát vật chất và phân tích rà soát tại Công ty TNHH Thái Sơn 65 Bảng 2.13: Thống kê kết quả khảo sát đánh giá về kiểm soát quy trình bán hàng và tiền tại Công ty TNHH Thái Sơn 66 Bảng 2.14: Thống kê kết quả khảo sát đánh giá về kiểm soát quy trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền tại Công ty TNHH Thái Sơn 67 Bảng 2.15: Thống kê kết quả khảo sát đánh giá về thông tin và truyền thông tại Công ty TNHH Thái Sơn 72 Bảng 2.16: Tình hình tổ chức giám sát của Công ty TNHH Thái Sơn giai đoạn

2018 – 2020 75 Bảng 2.17: Thống kê kết quả khảo sát đánh giá về hoạt động giám sát tại Công

ty TNHH Thái Sơn 76

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài luận văn

Hiện nay kinh tế nước ta đang vận hành theo cơ chế thị trường định hướng Xãhội chủ nghĩa, hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng đòi hỏi các tổ chức kinh tế phảikhông ngừng nghiên cứu mở rộng cả về chiều rộng lẫn chiều sâu Không phải mọidoanh nghiệp đều có thể kiểm soát tốt tình hình hoạt động của đơn vị mình Vì vậymột giải pháp để có thể vượt qua những khó khăn và thách thức cũng như để phù hợpvới tình hình kinh tế như hiện nay là các doanh nghiệp phải kiểm soát tốt tình hìnhbên trong, phát triển các điểm mạnh, hạn chế các điểm yếu Có rất nhiều phươngpháp giúp doanh nghiệp ngày càng lớn mạnh, củng cố vị thế trên thương trường trong

đó cấn thiết phải nâng cao hiệu quả của kiểm soát nội bộ (KSNB)

Công ty xây dựng 368 Bắc Ninh là Công ty chuyên xây dựng dân dụng, côngnghiệp; giao thông, thủy lợi, đầu tư kinh doanh hạ tầng khu công nghiệp; sản suất vàcung cấp bê tông đúc sẵn, bê tông thương phẩm… Mặc dù, lĩnh vực kinh doanh bấtđộng sản các năm gần đây khá trầm lắng, nhưng Công ty vẫn tìm được các nguồn tiêuthụ lớn tại tỉnh Bắc Ninh và từ các tỉnh thành lân cận nhờ đội ngũ nhân viên năngđộng, chất lượng công nghệ và hệ thống vận tải hiện đại

Bên cạnh những thành tựu những năm qua đạt được cũng gặp không ít khókhăn, đặc biệt là khó khăn khi gặp phải sự cạnh tranh của các doanh nghiệp xây dựnglớn trong nước và quốc tế Những năm trở lại đây hoạt động xây dựng kinh doanh củaCông ty bị đi xuống, thị phần bị thu hẹp đáng kể do sự tham gia của hàng loạt cácCông ty sản xây dựng công trình dân dụng trong nước và nước ngoài thêm vào đó là

sự biến đổi sâu sắc về thị trường nội địa bên cạnh đó là những bất cập trong chiếnlược cạnh tranh Đứng trước tình hình đó buộc Công ty phải có những biện pháp đểnâng cao nội lực, kiểm soát nội bộ chặt chẽ các nguồn lực và đường lối vận hành củamình để phát triển bền vững và nâng cao năng lực cạnh tranh

Với mong muốn của Ban Giám đốc là xây dựng nguồn nội lực hậu cần về tàichính, cơ sở vật chất và nguồn nhân lực luôn vững mạnh để phòng ngừa rủi ro tác

động từ bên ngoài cũng như bên trong đến hiệu quả kinh doanh và thương hiệu củaCông ty Đồng thời luôn đảm bảo Báo cáo tài chính Công ty lập ra là đáng tin cậy đốivới nhà đầu tư, ngân hàng, chủ nợ ; Công ty kinh doanh luôn tuân thủ pháp luật; Cáchoạt động trong Công ty đạt được sự hữu hiệu và hiệu quả ở mức cho phép Mongmuốn này thực chất là mục tiêu của việc xây dựng việc kiểm soát nội bộ của Công tymột cách hiệu quả Do vậy để trải nghiệm kiến thức đã học từ lớp cao học kế toán tạiHọc viện Ngân hàng, đồng thời góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động KSNB của

Công ty TNHH Thái Sơn, tôi quyết định chọn đề tài: “Kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Thái Sơn” nhằm nghiên cứu về hệ thống lý luận và thực trạng KSNB tại

Công ty, nâng cao tính hữu hiệu của việc KSNB, từ đó đưa ra một số giải pháp hoànthiện hơn về việc KSNB

2 Tổng quan các công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài

Kiểm soát nội bộ là một trong những vấn đề có tính thời sự tại các doanhnghiệp ở Việt Nam trong giai đoạn hiện nay Vì vậy, có nhiều nghiên cứu đãcông bố bàn luận về kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp trong đó kể đến:

Nguyễn Thị Lan Anh (2013), “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại tập đoàn hóa chất Việt Nam”, Luận án Tiến sĩ, Trường Đại học Kinh tế quốc dân Luận

án nêu được đặc điểm của các đơn vị dự toán thuộc Bộ quốc phòng với tổ chứcKSNB Luận án đã nêu ra được nguyên nhân của những hạn chế, từ đó đưa ra giảipháp khắc phục Tuy nhiên nội dung chưa phân tích được mối quan hệ giữa cácnhân tố tác động đến KSNB và chưa tìm ra được quy luật tác động của nó Bên cạnh

đó, luận án vẫn chưa chưa đưa ra được thước đo cụ thể để đánh giá KSNB qua đóchỉ ra những nhược điểm của KSNB tại tập đoàn hóa chất Việt Nam

Nguyễn Thu Hoài (2014), “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng Công ty xi măng Việt Nam”, Luận án

tiến sĩ, Học viện Tài chính Điểm mới của đề tài đã đề cập tới KSNB trong điềukiện ứng dụng công nghệ thông tin, luận án cũng nêu ra được đặc điểm của hoạtđộng sản xuất kinh doanh các đơn vị sản xuất xi măng thuộc Tổng Công ty xi măng

từ đó đánh giá được thực trạng và đưa ra giải pháp phù hợp hoàn thiện Tuy nhiên

luận án chưa chỉ ra được những rủi ro đặc thù, trọng yếu của các doanh nghiệp sảnxuất xi măng thuộc Tổng Công ty xi măng Việt Nam vì thế giải pháp hoàn thiệnKSNB vẫn đang hướng đến các chu trình chủ yếu của quá trình sản xuất kinh doanh

mà chưa hướng đến mục tiêu kiểm soát rủi ro

Dương Thị Lan Đài (2015), “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ Công ty Cổ Phần Đầu tư và Kinh doanh Vật liệu xây dựng FICO”, Luận văn thạc sĩ, Trường Đại

học Kinh tế TP Hồ Chí Minh Đề tài của tác giả đã hệ thống hóa cơ sở lý thuyết vềKSNB, tiến hành tìm hiểu, phân tích và đánh giá KSNB thông qua các bộ phận củaKSNB và các hoạt động kiểm soát trong quy trình chính của Công ty Cổ Phần Đầu tư

và Kinh doanh vật liệu xây dựng FICO, từ đó đề xuất một số giải pháp hoàn thiệnKSNB tại Công ty Cổ Phần Đầu tư và kinh doanh vật liệu xây dựng FICO

Lê Viết Cường (2017), “Nâng cao khả năng kiểm soát nội bộ của CTCP Đầu

tư xây dựng công trình 216”, Luận văn thạc sĩ, Học viện Ngân hàng, Hà Nội Tác

giả đã đã nêu hệ thống hóa được những vấn đề cơ bản về cơ sở lý luận kiểm soátnội bộ của doanh nghiệp xây dựng Trên cơ sở lý luận và thực tiễn, luận văn đã đisâu vào phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ của Công ty, đưa ra đề xuất nhằmnâng cao khả năng kiểm soát nội bộ của Công ty trên các mặt về tài chính, nhân lực,máy móc, kỹ năng lập hồ sơ, Các đề xuất này có tính khả thi và phù hợp với tìnhhình hiện tại của Công ty 216

Nguyễn Thị Thanh Hương (2019), “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Đồng Tâm”, Luận văn thạc sĩ, Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí

Minh Đề tài của tác giả đã hệ thống, khái quát được vấn đề lý luận chung về KSNB vàlàm sáng tỏ các đặc thù về KSNB đối với lĩnh vực sản xuất và kinh doanh mua bán vậtliệu xây dựng Qua nghiên cứu tình hình thực tế, tác giả đã chỉ ra được những hạn chếcòn tồn tại của KSNB của Công ty và đã đưa ra một những giải pháp riêng nhằm hoànthiện KSNB trongCông ty

Nhìn chung, các tác giả của các công trình nghiên cứu khoa học trên đã tiếpcận tìm hiểu công tác kiểm soát nội bộ từ nhiều góc độ, khía cạnh khác nhau; ở cácđịa phương khác nhau nghiên cứu, phân tích và đưa ra những giải pháp nhằm nângcao hiệu quả công tác kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp

Tuy nhiên, hiện chưa có công trình nghiên cứu nào về kiểm soát nội bộ tại Công

ty TNHH Thái Sơn Với đặc thù ngành nghề sản xuất, kinh doanh và cơ cấu tổ chức tạiCông ty TNHH Thái Sơn có nhiều đặc điểm riêng, khác biệt Chính vì thế, luận vănnày sẽ kế thừa và tiếp thu có chọn lọc những kết quả nghiên cứu đã công bố, đồng thờitập trung làm rõ thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Thái Sơn, đềxuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Thái Sơn,góp phần thúc đẩy phát triển của doanh nghiệp và kinh tế địa phương

3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

3.1 Mục tiêu tổng quan

Phân tích, đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHHThái Sơn giai đoạn 2018-2020 Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công táckiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Thái Sơn đến năm 2025

3.2 Mục tiêu cụ thể

Hệ thống hóa về mặt lý luận những vấn đề cơ bản về công tác kiểm soát nội

bộ tại doanh nghiệp

Phân tích, đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH TháiSơn giai đoạn 2018-2020 Chỉ rõ những kết quả đạt được, những tồn tại, yếu kém vànguyên nhân

Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ cho Công tyTNHH Thái Sơn

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là KSNB trong các doanh nghiệp xây dựng

4.2 Phạm vi nghiên cứu:

* Về nội dung: Luận văn tập trung nghiên cứu kiểm soát nội bộ Công tyTNHH Thái Sơn, bao gồm: Môi trường kiểm soát; đánh giá rủi ro; thông tin vàtruyền thông; giám sát

* Về không gian: Nghiên cứu tại trụ sở Công ty TNHH Thái Sơn

5 Phương pháp nghiên cứu

Tác giả đã sử dụng lưu đồ và gửi bảng câu hỏi để tiến hành khảo sát thực trạngKSNB tại Công ty TNHH Thái Sơn tới 5 lãnh đạo, 5 thành viên bộ phận kiểm soát

nội bộ, 15 cán bộ quản lý các bộ phận và 15 công nhân viên đảm nhiệm các vị tríquan trọng như kế toán, đốc công, trưởng nhóm…trong Công ty; Tổng số 40 đốitượng Tác giả lựa chọn các đối tượng trên vì tính chất công việc và vị trí đều cókhả năng nắm bắt, tác động đến các vấn đề có liên quan đến KSNB tại Công tyTNHH Thái Sơn.

Bảng câu hỏi được xây dựng dựa trên công cụ đánh giá KSNB của báo cáoCOSO 2013 nhằm thu thập thông tin về việc tổ chức và vận hành KSNB tại Công tytheo từng bước quy trình nội dung nghiên cứu bao gồm: Môi trường kiểm soát;đánh giá rủi ro; thông tin và truyền thông; giám sát

Thời điểm khảo sát: Tháng 8/2021, phiếu khảo sát được phát ra và thu lại trong 1tuần

Dựa vào kết quả khảo sát, tác giả sử dụng phương pháp phân tích tổng hợp để xử

lý dữ liệu bằng phàn mềm Exel Sau đó sử dụng phương pháp thống kê mô tả để đánhgiá chung về thực trạng KSNB tại Công ty TNHH Thái Sơn để từ đó đưa ra nhữngnhận xét về ưu điểm, nhược điểm, tìm hướng khắc phục trong chương 3

Ngoài ra, tác giả cũng thu thập nghiên cứu tài liệu để xác định khung nghiêncứu về kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp Tác giả thu thập dữ liệu thứ cấp từ cácbáo cáo, số liệu tài chính của Công ty TNHH Thái Sơn Các chính sách, chiến lượcliên quan tới quy trình kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Thái Sơn, đồng thời sửdụng các quan điểm, đánh giá, nhận định của các chuyên gia về quy trình, hiệu quảkiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Thái Sơn đã công bố

6 Kết cấu luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, các bảng biểu, danh mục tài liệu thamkhảo, luận văn được trình bày gồm 3 chương:

Chương 1: Tổng quan về kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Thái Sơn.

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Thái

Sơn

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niệm, vai trò và phân loại kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp

1.1.1.Khái niệm kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp

Theo COSO (1992): “KSNB là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên trong đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một

sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động; sự tin cậy của báo cáo tài chính; sự tuân thủ pháp luật và các quy định”.

Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315 (2012): “KSNB là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan”

Theo luật Kế toán (2015): “KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro

và đạt được yêu cầu đề ra”.

Theo tử các quan điểm đã nêu trên thì có bốn điểm quan trọng cần phải lưu ýđối với KSNB, đó là: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu

KSNB là một quá trình: KSNB không phải là một sự kiện hay tình huống màchính là chuỗi các hoạt động rộng trong doanh nghiệp thông qua việc lập kế hoạch,thực hiện kế hoạch và giám sát nó Các đơn vị cần kiểm soát các hoạt động củamình để đạt được mục tiêu mong muốn Quá trình này chính là KSNB

Con người: KSNB bị tác động bởi con người, đó là Hội đồng quản trị, BanGiám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị, là công cụ chứ không thay thếđược cho nhà quản lý Theo chiều ngược lại, KSNB cũng có rất nhiều tác động trựctiếp đến những hành vi của con người Trong khi làm việc, không phải cá nhân nàocũng hiểu rõ nhiệm vụ của mình có sự trao đổi, hành động thự sự nhất quán vì mỗingười có một suy nghĩ riêng, có khả năng riêng và có những sự ưu tiên khác nhau

Quá trình

Con người

Kiểm Soát Nội Bộ

Mục tiêu

Đảm bảo tính hợp lý

Tuân thủBáo cáoHoạt động

Hoạt động KSNB có thể tạo ra ý thức kiểm soát ở mỗi cá nhân đưa các hoạt độngcủa họ tập trung vào những mục tiêu chung của tổ chức

Đảm bảo hợp lý: KSNB chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho BanGiám đốc và Nhà quản lý việc đạt được các mục tiêu của đơn vị Do những hạn chếtiềm tàng trong KSNB như sai lầm của con người, sự thông đồng, sự lạm quyền củanhà quản lý và do mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí của việc thiết lập nên KSNBnên KSNB không thể đảm bảo tuyệt đối được

Các mục tiêu: mỗi đơn vị cần thiết phải đặt ra mục tiêu để thực hiện Đó lànhững mục tiêu chung của đơn vị hay mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộphận trong đơn vị, gồm có 3 nhóm mục tiêu cụ thể là nhóm mục tiêu về hoạt động,nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính và nhóm mục tiêu về tuân thủ

Dựa trên sự quan tâm của các nhóm đối tượng khác nhau đối với KSNB củađơn vị để có sự phân chia này: nhóm mục tiêu về hoạt động xuất phát từ yêu cầucủa đơn vị là chính; nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính chủ yếu xuất phát từ yêucầu của cổ đông, nhà đầu tư và chủ nợ; nhóm mục tiêu về sự tuân thủ xuất phát từyêu cầu của các cơ quan quản lý Hoạt động KSNB muốn hữu hiệu có thể cung cấpđảm bảo hợp lý để đạt được mục tiêu trên Kết quả đạt được phụ thuộc rất lớn vàomôi trường kiểm soát bởi môi trường kiểm soát là yếu tố then chốt, cơ bản nhấtquyết định đến các yếu tố còn lại

Khái niệm về KSNB theo quan điểm của COSO có thể được khái quát theo

Hình 1.1: Sơ đồ khái quát khái niệm KSNB theo quan điểm của COSO

(Nguồn: Tác giả tổng hợp)

Như vây, tác giả luận văn rút ra khái niệm kiểm soát nội bộ tại doanh

nghiệp: Là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và

nỗ lực của mọi thành viên trong doanh nghiệp để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý Nói cách khác, đây là tập hợp tất cả những việc mà một doanh nghiệp cần làm để có được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh Hệ thống này không đo đếm kết quả dựa trên các con số tăng trưởng, mà chỉ giám sát nhân viên, chính sách, hệ thống, phòng ban của doanh nghiệp đang vận hành ra sao? Và nếu vẫn giữ nguyên cách làm đó, thì có khả năng hoàn thành kế hoạch không? Ngoài ra, thiết lập được một

hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ hạn chế đến mức thấp nhất việc thất thoát tài sản của doanh nghiệp.

1.1.2 Vai trò của kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp

Kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp có những vai trò quan trọng và cơ bản như sau:

Thứ nhất, KSNB sẽ giúp cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, giảm

thiểu những sai sót và rủi ro trong quản lý cũng như trong hoạt động kinh doanh.KSNB phát hiện được những thiệt hại, sai sót và hành vi vi phạm trong việc sửdụng tài sản của doanh nghiệp Từ đó, doanh nghiệp đề ra được những biện pháp đểbảo vệ tài sản hữu hiệu và sử dụng hợp lý hơn nguồn tài sản của doanh nghiệp.Thông tin tài chính là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông tintrong doanh nghiệp Nếu hệ thống thông tin sai lệch so với thực tế sẽ ảnh hưởngnghiêm trọng đến hoạt động của doanh nghiệp, các nhà quản lý sẽ không nắm bắthết hoạt động của Công ty mình từ đó đề ra những phương hướng hoạt động khôngđúng KSNB duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan, ngănchặn và phát hiện kịp thời những gian lận và sai sót trong doanh nghiệp

Thứ hai, KSNB cũng giúp cho nhà quản lý xem xét hiệu quả hoạt động và

năng lực quản lý của doanh nghiệp, tìm ra được điểm yếu trong năng lực quản lýcủa doanh nghiệp làm cho doanh nghiệp hoạt động không hiệu quả Dựa trên nhữngthông tin có được nhà quản lý doanh nghiệp sẽ có cái nhìn tổng quan, đầy đủ về

thực trạng tồn tại của doanh nghiệp mình để đưa ra những biện pháp cải thiện.

Thứ ba, KSNB giúp doanh nghiệp kiểm tra việc tuân thủ các chính sách của

đơn vị, ngăn chặn và phát hiện kịp thời những gian lận và sai sót trong mọi hoạtđộng của đơn vị mình Ngoài ra, những thông tin không đáng tin cậy cũng đượcphát hiện khi đơn vị KSNB có hiệu quả Sự hiệu quả của KSNB được đánh giá dựatrên 5 bộ phận của KSNB Việc xác định tổng quan KSNB có hiệu quả hay không làkết quả của việc đánh giá liệu mỗi bộ phận của KSNB có hiện hữu và các bộ phận

có hoạt động đồng bộ hay không

1.1.3 Phân loại kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp

Có nhiều cách phân loạikiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp, dưới đây là một sốcách phân loại tiêu biểu:

1.1.3.1 Phân loại theo mục tiêu

Kiểm soát bù đắp: Là sự bù đắp một yếu kém của một thủ tục kiểm soát này

bằng một thủ tục kiểm soát khác

Kiểm soát phòng ngừa: Là các thủ tục kiểm soát được thiết kế để ngăn chặn

các sai phạm hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm Kiểm soát phòng ngừa thườngđược tiến hành trước khi nghiệp vụ xảy ra Kiểm soát phòng ngừa thường được thựchiện ngay trong công việc hằng ngày của nhân viên theo chức năng của họ; phânchia trách nhiệm, giám sát, tính kiểm tra tính hợp lý, sự đầy đủ,…

Kiểm soát phát hiện: Là các thủ tục kiểm soát được thiết kế nhằm phát hiện

các sai phạm và các điều kiện dẫn đến sai phạm Kiểm soát phát hiện thường đượcthực hiện sau khi nghiệp vụ xảy ra như các công việc đối chiếu cuối kỳ

Kiểm soát phát hiện và kiểm soát phòng ngừa có quan hệ bổ sung cho nhautrong việc thực hiện các mục tiêu kiểm soát Thế mạnh của kiểm soát phòng ngừa làngăn chặn các sai phạm trước khi xảy ra do đó giảm được thiệt hại

1.1.3.2 Phân loại theo phạm vi kiểm soát

Gồm có hai loại: Kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng

Kiểm soát chung: Kiểm soát chung là các thủ tục, chính sách chung được áp

dụng cho tất cả các hoạt động Kiểm soát chung có ảnh hưởng quan trọng tới cáckiểm soát ứng dụng Nếu kiểm soát chung tốt có thể hạn chế những yếu kém của

kiểm soát ứng dụng làm cho kiểm soát ứng dụng đạt hiệu quả cao Nếu kiểm soátchung yếu kém thì cần bổ sung bằng hoạt động kiểm soát ứng dụng tốt hơn.

Kiểm soát chung bao gồm kiểm soát tổ chức hoạt động như việc phân chiatrách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, kiểm soát việc ủy quyền và phê chuẩncác nghiệp vụ, kiểm soát việc sử dụng bảo quản sổ sách, báo cáo kế toán, kiểm soátviệc truy cập thông tin kế toán

Kiểm soát ứng dụng: Là thủ tục kiểm soát được áp dụng cho từng hoạt động

xử lý cụ thể Kiểm soát ứng ứng thường được phân thành: Kiểm soát đầu vào, kiểmsoát xử lý và kết quả của thông tin kế toán

1.2 Các thành phần của kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp

Theo COSO 2013, KSNB gồm có 5 yếu tố cấu thành đồng thời cũng đưa ra 17nguyên tắc diễn giải cho những khái niệm liên quan đến mỗi yếu tố cấu thành 17nguyên tắc này được trực tiếp lấy ra từ những yếu tố cấu thành

KSNB được cấu thành từ 5 yếu tố và chúng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau:

1.2.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát là nền tảng ý thức, là văn hóa của tổ chức tác động đến

ý thức kiểm soát của toàn bộ thành viên trong tổ chức Môi trường kiểm soát là nềntảng cho bốn bộ phận còn lại của hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm xây dựng nhữngnguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp

Môi trường kiểm soát được thể hiện thông qua tính kỷ luật, cơ cấu tổ chức, giátrị đạo đức, tính trung thực, triết lý quản lý, phong cách điều hành Môi trường kiểmsoát ảnh hưởng đến cách thức kinh doanh của một tổ chức, đến các mục tiêu đượcthiết lập, đến các bộ phận còn lại của KSNB Điều này không chỉ đúng trong giaiđoạn thiết kế mà cả trong hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp

Các nhân tố trong môi trường kiểm soát nêu trên đều quan trọng, nhưng mức

độ quan trọng của mỗi nhân tố tùy thuộc vào từng doanh nghiệp Môi trường kiểmsoát bao gồm các yếu tố sau:

Thứ nhất, truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị

đạo đức: Đây là những yếu tố then chốt ảnh hưởng đến hiệu quả của việc thiết kế,vận hành và giám sát các kiểm soát;

Thứ hai, cam kết về năng lực: Sự cân nhắc của Ban Giám đốc về các mức độ

năng lực cần đáp ứng cho mỗi nhiệm vụ cụ thể, các kỹ năng và kiến thức cần thiếttương ứng;

Thứ ba, sự tham gia của Ban quản trị: Độc lập đối với Ban Giám đốc đơn vị;

Có kinh nghiệm và vị thế; Mức độ tham gia của Ban quản trị, những thông tin Banquản trị nhận được và sự xem xét kỹ lưỡng các hoạt động; Tính hợp lý trong hànhđộng của Ban quản trị, gồm mức độ phức tạp của các câu hỏi đã được đặt ra và theosát việc xử lý của Ban Giám đốc, và cách làm việc của Ban Giám đốc với kiểm toánnội bộ và kiểm toán độc lập

Thứ tư, triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc: Cách tiếp cận đối

với việc quản lý và chấp nhận rủi ro kinh doanh; Quan điểm và hành động đối vớiviệc lập và trình bày báo cáo tài chính; Quan điểm đối với việc xử lý thông tin, côngviệc kế toán và nhân sự

Thứ năm, cơ cấu tổ chức: Khuôn khổ mà theo đó các hoạt động của đơn vị

được lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và soát xét nhằm đạt được mục tiêu;

Thứ sáu, phân công quyền hạn và trách nhiệm: Cách thức phân công quyền

hạn và trách nhiệm đối với các hoạt động; cách thức thiết lập trình tự hệ thống báocáo và sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm giữa các cấp;

Thứ bảy, các chính sách và thông lệ về nhân sự: Các chính sách và thông lệ

liên quan đến các hoạt động tuyển dụng, định hướng, đào tạo, đánh giá, hướng dẫn,thăng tiến nhân viên, lương, thưởng và các biện pháp khắc phục sai sót

Môi trường kiểm soát thể hiện sắc thái của doanh nghiệp, tác động đến ý thứccủa mọi người trong đơn vị, là nền tảng cho cho các yếu tố cấu thành nên kiểm soátnội bộ Môi trường kiểm soát chịu ảnh hưởng bởi lịch sử văn hóa và ý thức củanhân viên Ngoài ra môi trường kiểm soát cũng ảnh hưởng đến cách thức kinhdoanh của doanh nghiệp, đến các mục tiêu được thiết lập, đến các bộ phận còn lạicủa KSNB Môi trường kiểm soát bao gồm sự trung thực và giá trị đạo đức của tổchức; Các cam kết về năng lực và chính sách nhân sự; Hội đồng quản trị và bộ phậnkiểm soát của Công ty; Cơ cấu, phân công quyền hạn và trách nhiệm Theo COSO

2013, môi trường kiểm soát gồm có các nguyên tắc sau:

Nguyên tắc 1: Đơn vị thể hiện cam kết về tính trung thực và giá trị đạo đức.

Thể hiện cư xử có đạo đức và tính trung thực của toàn thể nhân viên chính là vănhóa của tổ chức Tính trung thực và giá trị đạo đức là quan trọng của môi trườngkiểm soát, nó tác động đến việc thiết kế, thực hiện và giám sát của KSNB

Nguyên tắc 2: Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết vể việc sử dụng nhân viên có

năng lực thông qua tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phù hợp vớimục tiêu của đơn vị.

Nguyên tắc 3: Nhà quản lý cùng với sự giám sát của Hội đồng quản trị thiết

lập cấu trúc, hệ thống báo cáo, quyền hạn và trách nhiệm một cách phù hợp choviệc thực hiện các mục tiêu đã đề ra Để thiết lập cơ cấu tổ chức thích hợp, cần chú

ý các nội dung: xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm chủ yếu đối với từng bộ phận,xác định cấp bậc cần báo cáo thích hợp

Nguyên tắc 4: Hội đồng quản trị phải chứng tỏ sự độc lập với người quản lý và

đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành KSNB

Nguyên tắc 5: Phân chia quyền hạn và trách nhiệm là việc xác định mức độ tự

chủ, quyền hạn của từng cá nhân hay từng nhóm trong việc đề xuất và giải quyết vấn

đề, trách nhiệm báo cáo đối với các cấp có liên quan Đơn vị cần yêu cầu các cá nhânchịu trách nhiệm về báo cáo của mình trong việc đáp ứng của mục tiêu của tổ chức

1.2.2 Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hưởngđến việc đạt được mục tiêu, từ đó có thể quản trị được rủi ro Mỗi đơn vị luôn phảiđối phó với hàng loạt rủi ro từ bên trong lẫn bên ngoài Điều kiện tiên quyết để đánhgiá rủi ro là thiết lập mục tiêu Mục tiêu phải được thiết lập ở các mức độ khác nhau

và phải nhất quán Do điều kiện kinh tế, đặc điểm và hoạt động kinh doanh, nhữngquy định luôn thay đổi, nên cơ chế nhận dạng và đối phó rủi ro phải liên kết với sựthay đổi này

Tất cả các đơn vị, bất kể quy mô, cấu trúc đều phát sinh rủi ro ở tất cả cácmức độ Rủi ro ảnh hưởng đến sự tồn tại của mỗi đơn vị, đến sự thành công, tìnhhình tài chính, hình ảnh của đơn vị Không có cách nào để triệt tiêu rủi ro vì vậy nhàquản lý phải quyết định một cách thận trọng mức rủi ro như thế nào là có thể chấpnhận được và cố gắng duy trì rủi ro ở mức cho phép

Tất cả các hoạt động diễn ra trong đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro vàkhó có thể kiểm soát tất cả Không lệ thuộc vào quy mô, cấu trúc, loại hình hay vịtrí địa lý, bất kỳ tổ chức nào khi hoạt động đều bị các rủi ro xuất hiện từ các yếu tốbên trong hoặc bên ngoài tác động

Các yếu tố bên trong: Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức

nghề nghiệp Chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, của

trang thiết bị, hạ tầng cơ sở Tổ chức và cở sở hạ tầng không thay đổi kịp với sựthay đổi, mở rộng của sản xuất Chi phí cho quản lý và trả lương cao, thiếu sự kiểmtra, kiểm soát thích hợp hoặc do xa Công ty mẹ hoặc do thiếu quan tâm

Các yếu tố bên ngoài: Thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành.

Thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và dịch vụ hiện hành bịlỗi thời Xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động đến giá cả và thịphần Sự ban hành của một đạo luật hay chính sách mới, ảnh hưởng đến hoạt độngcủa tổ chức

Vì vậy, các nhà quản lý phải thận trọng khi xác định và phân tích những nhân

tố ảnh hưởng đến những rủi ro làm cho những mục tiêu – kể cả mục tiêu chung vàmục tiêu cụ thể cho từng hoạt động – của đơn vị có thể không được thực hiện, vàphải cố gắng kiểm soát được những rủi ro này

Để nhận dạng rủi ro, người quản lý có thể sử dụng các phương tiện dự báo,phân tích các dữ liệu quá khứ, rà soát thường xuyên các hoạt động Trong các doanhnghiệp nhỏ, công việc này có thể tiến hành dưới dạng những cuộc tiếp xúc vớikhách hàng, ngân hàng hoặc các buổi họp giao ban trong nội bộ… Vì rủi ro rất khóđịnh lượng nên đây là một công việc khá phức tạp và có nhiều phương pháp khácnhau Tuy nhiên, một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro thường bao gồm nhữngbước sau đây: Ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể có của nó đếnmục tiêu của đơn vị, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sửdụng để đối phó với những rủi ro đó

Theo COSO 2013, đánh giá rủi ro gồm các nguyên tắc sau:

Nguyên tắc 1: Đơn vị phải thiết lập mục tiêu rõ ràng và đầy đủ để nhận diện và

đánh giá rủi ro phát sinh trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị Các mục tiêu đơn vịthường được thiết lập bao gồm: mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo tài chính và phitài chính cho người bên ngoài và bên trong doanh nghiệp, mục tiêu tuân thủ

Nguyên tắc 2: Đơn vị phải nhận diện rủi ro trong việc đạt được mục tiêu của

đơn vị, tiến hành phân tích rủi ro để xác định rủi ro cần được quản trị

Nguyên tắc 3: Đơn vị cần xem xét các loại gian lận tiềm tàng khi đánh giá rủi

ro không đạt được mục tiêu của đơn vị

Nguyên tắc 4: Đơn vị cần xác định và đánh giá những thay đổi của môi trường

ảnh hưởng đến KSNB Các thay đổi bao gồm thay đổi từ môi trường kinh tế, thay

đổi cách thức kinh doanh, thay đổi cách thức quản lý, từ thái độ và triết lý của ngườiquản lý về KSNB.

1.2.3 Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là tập hợp các chính sách và thủ tục đảm bảo cho các chỉthị của nhà quản lý được thực hiện, là các hành động cần thiết thực hiện để đối phóvới rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức Hoạt động kiểm soát tồntại ở mọi bộ phận và mọi cấp độ tổ chức trong một đơn vị

Một khi các nhà quản lý chịu trách nhiệm chính trong việc nhận diện rủi ro đốivới các hoạt động của doanh nghiệp, họ cũng chính là người có trách nhiệm chínhtrong việc thiết kế, triển khai và giám sát các hoạt động kiểm soát

Mọi hoạt động kiểm soát bao gồm hai yếu tố:

Chính sách kiểm soát: là những điều mà nhà quản lý muốn thực hiện và là cơ

sở để áp dụng các thủ tục Chính vì vậy, nhà quản lý cần phải nhất quán khi đưa rachính sách

Thủ tục kiểm soát: là những qui định cụ thể để thực thi chính sách kiểm soát.

Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát cần phải cân đối mối quan hệ giữa chi phí và lợiích, cân đối giữa hoạt động kiểm soát và rủi ro phát sinh

Để nâng cao hiệu quả của hoạt động kiểm soát, nhà quản lý cần phải theo dõikết quả thực hiện các biện pháp kiểm soát và điều chỉnh cần thiết cho phù hợp.Chất lượng hoạt động kiểm soát được coi là tốt nếu các nội dung sau đượcđảm bảo:

Thứ nhất, doanh nghiệp đã đề ra các định mức xác định về tài chính và các chỉ

số căn bản đánh giá hiệu quả hoạt động như những chỉ số quản lý khi lập kế hoạch

và kiểm soát để điều chỉnh hoạt động sản xuất phù hợp với mục tiêu đề ra

Thứ hai, doanh nghiệp đã tổng hợp và thông báo kết quả sản xuất đều đặn và

đối chiếu các kết quả thu được với các định mức, chỉ số định trước để điều chỉnh,

bổ sung kịp thời

Thứ ba, quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ trong ba lĩnh vực: Cấp phép và

phê duyệt các vấn đề tài chính, Kế toán và Thủ kho được phân định độc lập rõ ràng

Thứ tư, doanh nghiệp đã ban hành văn bản quy định rõ ràng những ai có quyền

hoặc được uỷ quyền phê duyệt toàn bộ hay một loại vấn đề tài chính nào đó

Thứ năm, doanh nghiệp đã lưu giữ các chứng cứ dưới dạng văn bản tạo điều

kiện phân định rõ ràng phần thực hiện công việc với phần giám sát tại bất kỳ thờiđiểm nào, kể cả việc xác định những cá nhân có trách nhiệm về các sai phạm xảy ra

Thứ sáu, doanh nghiệp đã giám sát, bảo vệ và bảo dưỡng tài sản, vật tư trang

thiết bị khỏi bị mất mát, hao hụt, hỏng hóc hoặc bị sử dụng không đúng mục đích

Thứ bảy, doanh nghiệp đã cấm hoặc có biện pháp ngăn ngừa các lãnh đạo cao

cấp của mình sử dụng kinh phí và tài sản của doanh nghiệp vào các mục đích riêng.Theo COSO 2013, hoạt động kiểm soát gồm có các nguyên tắc sau:

Nguyên tắc 1: Doanh nghiệp lựa chọn và triển khai các hoạt động kiểm soát

góp phần vào việc giảm thiểu rủi ro giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu trong giớihạn chấp nhận được

Nguyên tắc 2: Doanh nghiệp lựa chọn và triển khai các hoạt động kiểm soátchung đối với công nghệ để hổ trợ việc đạt được các mục tiêu

Nguyên tắc 3: Doanh nghiệp thực hiện các hoạt động kiểm soát thông qua các

chính sách đã được thiết lập và triển khai thành các thủ tục

1.2.4 Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việcthiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việchình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuânthủ, bao gồm cả bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp

Mọi bộ phận và cá nhân trong doanh nghiệp đều phải có những thông tincần thiết giúp thực hiện trách nhiệm của mình Vì vậy những thông tin cần thiếtcần phải được xác định, thu thập và truyền đạt tới những cá nhân, bộ phận cóliên quan một cách kịp thời và thích hợp

Hệ thống thông tin của doanh nghiệp tạo ra các báo cáo, trong đó chứađựng những thông tin về tài chính, hoạt động hay tuân thủ, giúp cho nhà quản

lý điều hành và kiểm soát doanh nghiệp Các thông tin dù có nguồn gốc bên

trong hay bên ngoài doanh nghiệp, các thông tin tài chính hay phi tài chính đềucần thiết cho cả ba mục tiêu của doanh nghiệp Thông tin phải được truyền đạt,phổ biến trong toàn tổ chức, thông điệp từ quản lý phải được cung cấp một cáchkịp thời tới mọi nhân viên.

Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra đểnhấn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin Liên quan đến vấn đề này cầnlưu ý những khía cạnh sau:

Thứ nhất, trách nhiệm của mỗi cá nhân rõ ràng, tiếp nhận đầy đủ và chính

xác chỉ thị của cấp trên Truyền thông giúp cho mỗi cá nhân trong doanh nghiệphiểu rõ công việc của mình cũng như ảnh hưởng của nó đến cá nhân khác

Thứ hai, các thông tin từ bên ngoài (khách hàng, nhà cung cấp, ) cũng

phải được ghi nhận một cách trung thực và đầy đủ nhờ đó đơn vị mới có thểphản ứng kịp thời Các thông tin bên ngoài (nhà nước, cổ đông) cũng cần đượctruyền đạt kịp thời, đảm bảo thực hiện đúng yêu cầu của pháp luật

Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ rấtquan trọng, đầu vào của hệ thống là các sự kiện kinh tế được biểu hiện dướidạng nghiệp vụ kế toán, đầu ra của hệ thống là các báo cáo kế toán, những báocáo này có tính chất quan trọng trong việc tuân thủ quy định của pháp luật cũngnhư việc ra quyết định của nhà quản trị doanh nghiệp

Nhằm đáp ứng yêu cầu của các đối tượng sử dụng, các mục tiêu của hệ thốngthông tin cần đạt được như sau: Xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật;Diễn giải nghiệp vụ một cách chi tiết, đầy đủ để cho phép phân loại đúng đắnnghiệp vụ; Đo lường giá trị của các nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trị; Xác địnhđúng thời gian của nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để ghi chép đúng kỳ; Trình bàyđúng đắn và cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết trên báo cáo tài chính

Theo COSO 2013, Thông tin và truyền thông gồm các nguyên tắc sau:

Nguyên tắc 1: Đơn vị thu thập, truyền đạt và sử dụng thông tin thích hợp,

có chất lượng để hỗ trợ những bộ phận khác thuộc KSNB

Nguyên tắc 2: Đơn vị cần truyền đạt trong nội bộ những thông tin cần

thiết nhằm hỗ trợ chức năng kiểm soát.

Nguyên tắc 3: Đơn vị cần truyền đạt cho các bên liên quan, các đối tượng

bên ngoài những vấn đề liên quan đến hoạt động KSNB như cổ đông, chủ sởhữu, khách hàng, nhà cung cấp

1.2.5 Giám sát

Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộtheo thời gian Giám sát bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ.Thông thường, cần kết hợp cả giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ mớiđảm bảo tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ

Việc giám sát thường xuyên được thực hiện đồng thời trong các hoạt độnghàng ngày của đơn vị, bao gồm các hoạt động giám sát, quản lý thường nhật vàcác hoạt động khác Phạm vi và mức độ thường xuyên của việc giám sát định

kỳ phụ thuộc chủ yếu vào việc đánh giá rủi ro và sự hữu hiệu của các hoạt độnggiám sát thường xuyên

Qua giám sát, các khiếm khuyết của KSNB cần được báo cáo lên cấp trên

và nếu là những vấn đề quan trọng hơn sẽ báo cáo cho ban giám đốc hay hộiđồng quản trị

Mục tiêu chính của việc giám sát là nhằm đảm bảo hệ thống kiểm soát nội

bộ luôn hoạt động hữu hiệu do vậy cần giám sát tất cả các hoạt động trong đơn

vị và đôi khi còn áp dụng cho các đối tượng bên ngoài đơn vị như nhà cungcấp, khách hàng

Nếu hoạt động giám sát thường xuyên càng hữu hiệu thì giám sát định kỳ

sẽ giảm đi Việc tổ chức giám sát định kỳ hoàn toàn là do xét đoán của ngườiquản lý dựa trên các nhân tố: bản chất và mức độ của các thay đổi và những rủi

ro, năng lực và kinh nghiệm của người thực hiện kiểm soát, kết quả của cáchoạt động giám sát thường xuyên Giám sát thường xuyên được thực hiện ngaytrong các hoạt động thường ngày và được lặp đi lặp lại, do vậy sẽ hiệu quả hơn

so với giám sát định kỳ

Giám sát thường xuyên, định kỳ hoặc kết hợp cả hai được sử dụng để xác

định xem mỗi thành phần trong năm thành phần của kiểm soát nội bộ có đượcthực hiện đầy đủ không.

Giám sát định kỳ được tiến hành định kỳ, sẽ thay đổi trong phạm vi và tần sốphụ thuộc vào đánh giá rủi ro, hiệu quả của việc đánh giá liên tục và sự cân nhắctrong quản lý Kết quả phát hiện được đánh giá theo tiêu chuẩn của nhà quản lý,

và những thiếu sót sẽ được truyền đạt đến ban quản lý và ban giám đốc

Theo COSO 2013, Giám sát gồm những nguyên tắc sau:

Nguyên tắc 1: Đơn vị phải lựa chọn, triển khai và thực hiện việc đánh giá

liên tục hoặc định kỳ để biết chắc rằng liệu những bộ phận của KSNB có hiệnhữu và đang vận hành đúng

Nguyên tắc 2: Đơn vị phải đánh giá và thông báo những yếu kém của

KSNB kịp thời cho các đối tượng có trách nhiệm bao gồm nhà quản lý và Hộiđồng quản trị để có những biện pháp khắc phục

Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp doanh nghiệp có được nhữngthông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong CTCP, chất lượng của hoạtđộng kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát thíchhợp và hiệu quả Tuy nhiên, bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ phát huy tác dụng nếu:

Về tổ chức: bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ đểkhông giới hạn phạm vi hoạt động của nó, đồng thời được giao một quyền hạntương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán và các bộphận hoạt động được kiểm tra

Về nhân sự: bộ phận kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn những nhân viên cónăng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các quy định hiện hànhTóm lại, trên đây là 5 thành phần cơ bản và 17 nguyên tắc và thuộc tínhcủa các thành phần cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ không phải là một chuỗi quá trình nối tiếp, mà là mộtthành phần chỉ ảnh hưởng đến thành phần tiếp theo Đó là một quá trình lặp đilặp lại, đa chiều mà mỗi thành phần có thể tác động qua lại lẫn nhau

1.3 Các nguyên tắc thiết kết của kiểm soát nội bộ

tại doanh nghiệp

1.3.1 Nguyên tắc “phân công, phân nhiệm”

Trong một tổ chức có nhiều người tham gia thì các công việc cần phải đượcphân công cho tất cả mọi người,không để trình trạng một số người làm quá nhiềuviệc trong khi một số khác lại không có người làm Khối lượng công việc cần phảiđược phân chia có khoa học tùy theo năng lực của từng các nhân, có sự phân côngcho mỗi người,tránh trường hợp người kiêm nhiện quá nhiều, người lại ngồi chơi.Cần phải phân chia nhiệm vụ theo từng bộ phận cho đúng chức năng rồi từng bộphận, phòng ban sẽ phân chia cho từng cá nhân Hoạt động phân công, phânnhiệm rõ ràng và hợp lý sẽ mang lại tính chuyên môn hóa, tránh được những saisót và rủi ro và sẽ hệ thống hóa được cơ cấu tổ chức

Việc phân công, phân nhiệm với mục đích là tránh tình trạng một cá nhânhoặc một bộ phận bất kỳ kiểm soát phần lớn nghiệp vụ

khi nhân viên đó có nhầm lẫn về giá bán hoặc ghi nhận sổ sách không chínhxác… sẽ dẫn đến nhiều sai sót cho các khâu tiếp theo trong việc kiểm soát và cóthể gây thiệt hại, thất thoát cho doanh nghiệp Ngoài ra, nhân viên còn có thể cónhững hành vi xấu như gian lận, biển thủ

1.3.2 Nguyên tắc “bất kiêm nhiệm”

Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong cácnghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm (nhất là sai phạm cố ý) vàhành vi lạm dụng quyền hạn Các nghiệp vụ có liên quan và có tác động lẫn nhauthì cần được tách bạch và ảm nhận bởi nhiều người để tránh một cá nhân hay một

bộ phận lạm dụng quyền hạn và có những sai phạm

Đối với nguyên tắc bất kiêm nhiệm có nhiều ưu điểm và có thể thực hiệnđược vì những lý do sau:

Một là: Về mặt kỹ thuật, nguyên tắc này cho phép việc phân công, chia sẻ công

việc trong việc chấp hành nghiệp vụ tài chính và chính nhờ sự phân công ấy tạo nênhai tác nhân độc lập để có thể kiểm soát lẫn nhau trong quá trình thực hiện

Hai là: Cơ quan ra quyết định sẽ không phải tổ chức công việc kế toán, ghi

chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nên có thể tập trung và thực hiện công tác

chuyên môn để lựa chọn quyết định chi tiêu hợp lý, hiệu quả và tiết kiệm hơn.

1.3.3 Nguyên tắc “phê chuẩn, ủy quyền”

Muốn hoàn thành tất cả những mục tiêu kiểm soát thì những nghiệp vụ kinh

tế cần được phê chuẩn một cách thật đúng đắn nếu ai cũng làm nhiều việc cùngmột lúc sẽ xảy ra tình trạng chồng chéo trong công việc Phê chuẩn chính là quyếtđịnh và xử lý một việc ở một phạm vi nhất định Phê chuẩn có thể phân chia ralàm 2 loại như sau:

- Phê chuẩn chung: Việc phê chuẩn chung thực hiện qua việc thiết lập nhữngchính sách chung trong các hoạt động chi tiết cho tất cả những cán bộ cấp dướituân thủ

Phê chuẩn cụ thể: Việc này có thể thực hiện riêng lẻ từng nghiệp vụ kinh tế,

áp dụng dành cho tất cả các nghiệp vụ mà giá trị lớn hay các nghiệp vụ quantrọng, ít xảy ra

Ngoài 3 nguyên tắc chủ đạo trên, để thiết kế KSNB, các doanh nghiệp cầndựa vào các nguyên tắc bố sung sau:

Thứ nhất, nguyên tắc toàn diện: Toàn bộ các hoạt động trong đơn vị đều

được kiểm soát bởi KSNB, cho dù đó không phải là lĩnh vực hoạt động chính củađơn vị

Thứ hai, nguyên tắc “4 mắt: Mọi hoạt động phải được qua kiểm soát bởi ít

nhất là 2 người hay còn gọi là nguyên tắc kiểm tra chéo

Thứ ba, nguyên tắc cân nhắc lợi ích, chi phí: Một thủ tục kiểm soát chỉ được

thiết kế, vận hành nếu chi phí của nó nhỏ hơn lợi ích mà nó mang lại Do vậy, mộtKSNB phải định lượng được những vùng có rủi ro cao hơn để tăng cường kiểmsoát tài đó

Thứ tư, nguyên tắc chứng từ và số sách kế toán đầy đủ: Chứng từ và sổ sách

là những công cụ, hình thức mà trên đó các nghiệp vụ kinh tế được phản ánh vàtổng hợp Đây cũng là một dấu vết kiểm soát quan trọng cho việc kiểm tra và đánhgiá các thủ tục kiểm soát

Thứ năm nguyên tắc bảo vệ tài sản vật chất và sổ sách: Tài sản có thể được

bảo vệ tốt thông qua hạn chế việc tiếp cận tài sản bằng cách: xây dựng nhà hầm antoàn cho các loại tài sản như tiền, các chứng từ có giả, sổ sách chứng từ, sử dụngcác thiết bị bảo vệ, tổ chức kiểm kê định kì.

Thứ sáu, nguyên tắc kiểm tra độc lập: Tiến hành kiểm tra độc lập, riêng rẽ

từng khách thể trong quá trình KSNB Kiểm tra độc lập với mục đích tạo ra môitrường khách quan, trung thực

Thứ bảy, nguyên tắc phân tích rà soát: Cần tiến hành thủ tục phân tích, so

sánh giữa hai số liệu từ những nguồn gốc khác nhau Tất cả mọi khác biệt đều phảiđược phân tích làm rõ theo từng chỉ là niúp mau chóng phát hiện gian lận, sai sóthoặc các biến động bất thường để kịp đối phó xử lý

1.4 Những hạn chế vốn có của kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp

1.4.1 Những hạn chế

Một KSNB hữu hiệu chỉ có thể hạn chế tối đa các rủi ro chứ không thể đảmbảo rủi ro, gian lận và sai sót không xảy ra Bởi vì khi KSNB được thiết kế hoànhảo thì vẫn phụ thuộc vào yếu tố chủ yếu là con người, tức là phụ thộc vào năng lựclàm việc và sự đáng tin cậy của nhân viên trong đơn vị

Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam đã nêu ra những hạn chế tiềm tàng của KSNBnhư sau:

Thứ nhất, những hạn chế xuất phát từ con người như việc ra quyết định sai do

thiếu thông tin, bị áp lực trong sản xuất kinh doanh; sự vô ý, bất cẩn; hiểu sai chỉdẫn của cấp trên hoặc báo cáo của cấp dưới, việc đảm nhận vị trí công việc tạmthời, thay thế cho người khác

Thứ hai, gian lận cũng xảy ra do sự thông đồng giữa các nhân viên với nhau

hay với các bộ phận bên ngoài doanh nghiệp KSNB khó ngăn cản được gian lậncủa người quản lý cấp cao Các thủ tục kiểm soát là do người quản lý đặt ra để kiểmtra việc gian lận và sai sót của nhân viên Khi người quản lý cấp cao cố tình gianlận, họ có thể tìm cách bỏ qua các thủ tục kiểm soát cần thiết

Thứ ba, phần lớn các thủ tục KSNB thường được thiết lập cho các sai phạm dự

kiến, các nghiệp vụ thường xuyên, lặp đi lặp lại hơn là các nghiệp vụ không thường

xuyên, do đó khi xảy ra các sai phạm bất thường thì thủ tục kiểm soát trở nên yếukém, thậm chí vô hiệu.

Thứ tư, rủi ro trong kiểm soát cũng xảy ra khi người quản lý luôn xem xét

quan hệ chi phí bỏ ra và lợi ích thu được Các hoạt động giám sát cũng phải đảmbảo rằng lợi ích có được phải lớn hơn chi phí mà đơn vị bỏ ra

Thứ năm, nhà quản lý lạm quyền, bỏ qua các quy định kiểm soát trong quá

trình thực hiện nghiệp vụ có thể dẫn đến không kiểm soát được rủi ro và làm chomôi trường kiểm soát bị yếu kém

Tóm lại, KSNB dù được thiết kế và hoạt động tốt đến đâu cũng chỉ cung cấpmột sự đảm bảo hợp lý cho nhà quản lý để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp.Tất cả các KSNB đều chứa đựng những hạn chế tiềm tàng vốn có của nó Đó lànhững hạn chế liên quan đến sự chủ quan của con người như làm sai, bất cẩn, hiểusai hoặc KSNB cũng có thể bị vô hiệu hóa nếu có sự thông đồng của nhân viên hoặcnhà quản lý lạm quyền

1.4.1 Nguyên nhân hạn chế

Thứ nhất, do thay đổi tổ chức, quan điểm và yêu cầu quản lý làm cho các thủ

tục kiểm soát trở nên lạc hậu, không còn phù hợp Môi trường kinh doanh thay đổiliên tục, các yếu tố bên ngoài tác động làm cho điều kiện hoạt động của doanhnghiệp cũng thay đổi theo làm cho các thủ tục kiểm soát có thể không còn phù hợp

Thứ hai, phát sinh từ nhân viên: có thể là vô tình, thiếu thận trọng, chưa tập

trung, chủ quan, tiếp thu chưa đùng hoặc chưa hiểu hết chỉ dẫn của cấp trên, ghinhận chưa đúng các báo cáo của cấp dưới;

Thứ ba, khả năng gian dối, né tránh của các nhân viên có sự thông đồng với

nhau thậm chí với các cá nhân, tổ chức ngoài doanh nghiệp; Thường bỏ qua nhữngnghiệp vụ nhỏ, ít xả ra, chỉ kiểm soát những nghiệp vụ phát sinh nhiều dẫn đếnnhững sai phạm không đáng có

Thứ tư, ban giám đốc, người quản lý luôn muốn chi phí dành cho cho hoạt

động kiểm soát sẽ thấp hơn thiệt hại mà những sai phạm hoặc gian lận gây nên

Thứ năm, một trường hợp khác là cá nhân có trách nhiệm kiểm soát sẽ lạm

quyền nhằm và có những ý đồ phục vụ cho lợi ích của cá nhân chứ không phải chodoanh nghiệp

Với những hạn chế đó làm cho KSNB sẽ không bảo đảm tính tuyệt đối trong

để có thể đạt được những mục tiêu

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong chương 1, tác giả đã trình bày một số nội dung cơ bản về lý thuyếtKSNB theo báo cáo COSO 2013 và theo chuẩn mực kiểm toán số 315 Mỗi mộtdoanh nghiệp sẽ có KSNB khác nhau tùy thuộc vào quy mô và đặc điểm củatừng doanh nghiệp Tuy nhiên KSNB sẽ hiệu quả hơn nếu được tổ chức theo báocáo COSO 2013 Theo COSO, KSNB gồm 5 thành phần chính gồm: Môi trườngkiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giámsát Với 17 nguyên tắc chi phối nhằm gắn kết hơn các bộ phận lại với nhau nhằmlàm giảm nguy cơ xảy ra sai sót để đạt mục tiêu đơn vị đã đề ra

KSNB hữu hiệu sẽ giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra về pháthiện ngăn chặn các sai phạm trong sản xuất, quản lý chi phí và vận hành bộmáy Tuy nhiên, bất kỳ KSNB nào cũng tồn tại những hạn chế tiềm tàng, vì thếkhi thiết kế và vận hành KSNB doanh nghiệp cần phải quan tâm để tối thiểu hóanhững hạn chế trong nhận diện rủi ro, thiết kế các thủ tục kiểm soát, thiết lập các

hệ thống báo cáo

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH

THÁI SƠN 2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH Thái Sơn

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty TNHH Thái Sơn được thành lập từ tháng 02/2006, ngành nghề sản xuấtkinh doanh chính là xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi Đầu tư kinhdoanh hạ tầng khu công nghiệp, khu dân cư, khu kinh doanh nhà Sản xuất và cung ứng

bê tông đúc sẵn…Trong những năm qua, dưới sự lãnh đạo của Ban Giám đốc Công ty

và toàn thể Cán bộ, Công nhân viên đã đưa Công ty ngày một lớn mạnh và có thươnghiệu trong ngành xây dựng

Địa chỉ hiện tại: Địa chỉ trụ sở: Số 77, Nguyễn Văn Cừ, Thị trấn Gia Bình,Huyện Gia Bình, Tỉnh Bắc Ninh

Sau 5 năm thành lập, Công ty TNHH Thái Sơn được cấp giấy chứng nhận hệthống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008/ISO 9001:2008

số HT 1295/2.14.16 trong các lĩnh vực sản xuất và cung ứng bê tông đúc sẵn; thicông xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp và giao thông Giấy chứng nhậnsản phẩm số SP514/2.14.16 của Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng VNchứng nhận sản phẩm cống ly tâm đạt tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 9113:2012

Qua hơn 14 năm xây dựng và phát triển với bao thử thách khó khăn đến nayCông ty TNHH Thái Sơn đã phần nào khẳng định được mình trở thành một trongnhững Công ty đi đầu trong ngành xây dựng dân dụng của khu vực tỉnh Bắc Ninh

Công ty luôn muốn quan tâm đào tạo chất lượng, phẩm chất, nâng cao nănglực cho lao động để phát huy tối đa hiệu quả hoạt động sản xuất mua bán giúp Công

ty tự tin và phát triển trong tương lai

2.1.2 Ngành, nghề kinh doanh

Công ty TNHH Thái Sơn đăng ký kinh doanh một số lĩnh vực chính như sau:

Kế toán tiền lương

Kế toán công nợ (KT thanh toán)

Kế toán thuế

Kế toán trưởng (KTTH kiêm thủ quỹ)

Chuyên cung cấp những sản phẩm như công trình xây dựng và bê tông đúc sẵn,

bê tông thương phẩm trên địa bàn Tỉnh Bắc Ninh và một số tỉnh lân cận

Đầu tư, xây dựng các công trình dân dụng, giao thông (kể cả đầu tư xây dựng theohình thức BOT); Xây dựng công trình công nghiệp, thủy lợi; Xây dựng đường dây vàtrạm biến áp từ 0,4 đến 35 Kw; Cung cấp thiết bị và lắp đặt hệ thống phòng cháy, chữacháy các công trình xây dựng; Quản lý, khai thác vườn hoa công viên đô thị; Sửa chữa,vận hành và quản lý điện chiếu sáng công cộng, điện trang trí đô thị; Phá dỡ và chuẩn bịmặt bằng; Duy tu, sửa chữa và bảo dưỡng đường nội thị; Gia công, lắp ráp cấu kiện côngtrình xây dựng; Trang trí nội, ngoại thất công trình xây dựng

2.1.3 Tình hình tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Thái Sơn

Tình hình tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Thái Sơn được thểhiện cụ thể trong sơ đồ 2.1 dưới đây:

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Công ty TNHH xây dựng 368

Bắc Ninh

(Nguồn: Phòng Kế toán – hành chính, Công ty TNHH Thái Sơn)

Trong đó, chức năng nhiệm vụ cụ thể từng bộ phận được phân công như sau:

Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm chỉ đạo và phổ biến các công

việc liên quan đến công tác kế toán trong Công ty Đảm bảo hoạt động kế toán luântuân theo những chế độ tài chính hiện hành; có trách nhiệm trước pháp luật về côngviệc Phòng kế toán – hành chính; có trách nhiệm trước Ban giám đốc, kiểm soátquỹ tiền mặt và các tài sản khác như ngoại tệ, đá quý trong quỹ của Công ty Thực

hiện tất cả những công việc được Giám đốc giao cho trong phạm vi chức năng,quyền hạn và vai trò của một kế toán trưởng

Kế toán thuế: Đại diện Công ty việc cơ quan thuế khi xảy ra các vấn đề về

pháp lý Chịu trách nhiệm lập các báo cáo thuế tại Công ty; tình hình nộp ngânsách, tồn đọng ngân sách, hoàn thuế của doanh nghiệp và triển khai những côngviệc do Trưởng phòng giao cho

Kế toán công nợ (Kế toán thanh toán): Chịu trách nhiệm theo dõi từng

khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng, đối chiếu và kiểm tra một cách liêntục, thường xuyên đôn đốc sao cho việc thanh toán đúng thời hạn, triển khai hiệuquả những công việc do Trưởng phòng giao cho

Kế toán tiền lương: Thường xuyên ghi chép, thống kê một cách kịp thời về

tình hình biến động về số lượng lao động và chất lượng lao động, phản ánh thựctrạng sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động; thực thi các công việc kháctrong phòng ban được trưởng phòng giao cho

2.1.4 Ảnh hưởng đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công

ty đến kiểm soát nội bộ

Công ty TNHH Thái Sơn là Công ty TNHH có 2 thành viên trở lên, bao gồm

04 thành viên góp vốn với tổng giá trị 110.000.000.000 đồng, Chủ tịch Hội đồngquản trị kiêm Giám đốc Công ty có 4 chi nhánh đặt tai các địa điểm khác nhau.Văn phòng chính đặt tại huyện Gia Bình, tỉnh Bắc Ninh Với hình thức sở hữu vốnnhư vậy thì có ảnh hưởng đến hoạt động KSNB trên những khía cạnh:

Thứ nhất, các chính sách, thủ tục kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Thái

Sơn phải được thiết lập phù hợp với hình thức sở hữu vốn với nhiều thành viêncũng góp vốn; của công ty, phải có sự đồng thuận và cân bằng lợi ích của tất cảcác chủ sở hữu và phải đặt đước sự giám sát của tất cả đối tượng sở hữu vốn

Thứ hai, mô hình các chi nhánh của Công ty hiện nay tăng cường sự kiểm

soát vốn của trụ sở chính tuy nhiên do địa điểm các chi nhánh ở nhiều vị trí khácnhau, mỗi chi nhánh đảm nhận những chức năng khác nhau vô hình chung tạo ramột số khó khăn nhất định trong quá trình kiểm soát vốn đầu tư;

Thứ ba, việc quản lý nguồn nhân lực, tạo mối quan hệ phối kết hợp giữa các

chi nhánh đề thực hiện nhiệm vụ chung của Công ty TNHH Thái Sơn còn nhiều bấtcập vì Công ty chưa có sự phân cấp rõ ràng về quyền lực và trách nhiệm giữa cácchi nhánh Điều này làm cho công tác KSNB trở nên khó khăn khi muốn triển khaiđồng bộ trên toàn Công ty và trong một thời điểm.

Thứ tư, nhóm ngành nghề kinh doanh chính gồm các ngành nghề là đầu tư

phát triển nhà và đô thị (đầu tư kinh doanh bất động sản); thi công xây dựng cáccông trình và sản xuất bê tông đúc sẵn Các ngành nghề chính có mối liên hệ chặtchẽ, bổ sung cho nhau Hoạt động này góp phần tạo lập nhà, công trình xây dựng đểbán, cho thuê, cho thuê mua và nó là một phần thuộc phạm vi hoạt động kinh doanhbất động sản Trong quá trình triển khai thực hiện các dự án đầu tư đầu tư kinhdoanh bất động sản thì hoạt động thi công xây dựng các công trình và sản xuất bêtông đúc sẵn là công việc không thể thiếu được Chính vì thế việc kiểm soát cáchoạt động này về hiệu quả công tác quản lý, sử dụng máy móc thiết bị, nhân công…đòi hỏi phải có một cơ chế, chính sách mà Ban Giám đốc phải bàn bạc, thống nhất

Thứ năm, các công trình thi công, dự án bất động sản, cung cấp bê tông đúc

sẵn được thực hiện nhiều nhất chủ yếu trong phạm vi tỉnh Bắc Ninh, do nhà nướclàm chủ sở hữu Trong quá trình thực hiện Công ty phải bố trí thực hiện việc dichuyển lực lượng thi công các yếu tố sản xuất, máy móc thiết bị thi công đến nơitrực tiếp triển khai thực hiện dự án Sự phân tán về vị trí địa lý trong quá trình triểnkhai thực hiện làm cho quá trình kiểm soát tập trung không hiệu quả, việc điềuhành, quản lý gặp nhiều khó khăn vì thế để công tác chỉ đạo, điều hành mọi hoạtđộng sản xuất kinh doanh đối với các dự án xe trụ sở, xa trung tâm được sâu sát, kịpthời Công ty cần phải thành lập ban quản lý dự án, chỉ huy trưởng công trình để trựctiếp quản lý theo từng khu vực cụ thể

Những đặc điểm trên đã ảnh hưởng đến sự vận hành, tính hữu hiệu và hiệuquả của việc KSNB tại Công ty TNHH Thái Sơn, đòi hỏi tại Công ty cần ban hànhcác chính sách và thủ tục kiểm soát phù hợp đảm bảo thông tin quản lý, thông tin tàichính được cập nhật kịp thời từ lãnh đạo Công ty đến các đội thi công, tăng cườngcông tác kiểm tra, giám sát nhằm hạn chế sự thất thoát, lãng phí các nguồn nhân lực,vật lực, thi công các dự án đảm bảo chất lượng, đúng tiến độ đã đặt ra Ngoài ra, cần

phải xây dựng cơ chế phân công, phân nhiệm, ủy quyền cho các đội thi công để vừađảm bảo sự chủ động trong hoạt động quản lý điều hành hàng ngày của các đội, vừađảm bảo sự chỉ đạo tập trung, thống nhất của Công ty.

2.2 Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Thái Sơn

Để đánh giá khách quan thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH TháiSơn Tác giả đã thiết kế bảng câu hỏi dựa trên công cụ đánh giá KSNB của báo cáoCOSO 2013 nhằm thu thập thông tin về việc tổ chức và vận hành KSNB tại Công tytheo từng bước quy trình nội dung nghiên cứu bao gồm: Môi trường kiểm soát;đánh giá rủi ro; thông tin và truyền thông; giám sát Các câu hỏi đều được chọn lựa

để phù hợp nhất trong đánh giá thực trạng KSNB tại Công ty TNHH Thái Sơn.Bảng câu hỏi được gởi đến 40 đối tượng lựa chọn gồm: 5 lãnh đạo, 5 thànhviên bộ phận kiểm soát nội bộ, 15 cán bộ quản lý các bộ phận và 15 công nhân viênđảm nhiệm các vị trí quan trọng như kế toán, đốc công, trưởng nhóm…trong Công

ty Tác giả lựa chọn các đối tượng trên vì tính chất công việc và vị trí công tác của

họ đều có khả năng nắm bắt, tác động đến các vấn đề có liên quan đối với KSNB tại Công ty TNHH Thái Sơn.

Sau khi thu thập được kết quả khảo sát, tác giả đã sử dụng phương pháp phântích tổng hợp để xử lý dữ liệu bằng phàn mềm Exel Sau đó sử dụng phương phápthống kê mô tả để đánh giá chung về thực trạng KSNB tại Công ty TNHH TháiSơn Kết quả nghiên cứu được tác giả tổng hợp, phân tích như sau:

2.2.1 Môi trường kiểm soát

Dựa vào các nguyên tắc theo báo cáo COSO 2013, tác giả đã khảo sát cácnhân tố như: Tính chính trực và đạo đức, cam kết về năng lực và chính sách nhân

sự, độc lập của hội đồng quản trị và bộ phận kiểm soát, cơ cấu tổ chức, việc phânđịnh quyền hạn và trách nhiệm của Công ty, kết quả khảo sát cho thấy:

2.2.1.1 Tính chính trực và đạo đức

Từ khi thành lập, Công ty TNHH Thái Sơn đã xây dựng Quy tắc ứng xử nộibộ; sửa đổi, bổ sung Quy định về tiêu chuẩn đạo đức, lối sống của đội ngũ nhânviên Công ty qua đó nhân viên ở Công ty có nhận thức đúng đắn về vị trí, vai trò,

trách nhiệm của mình, từ đó có hành động thiết thực, hiệu quả đối với nhiệm vụđược giao.

Đồng thời mỗi năm, ban giám đốc Công ty TNHH Thái Sơn đều xem xét đổimới nội dung, phương pháp và quy trình đánh giá nhân viên, nhằm đảm bảo tínhcông bằng, khách quan, tin cậy Xây dựng Bộ tiêu chí đánh giá nhân viên tập trungvào các vấn đề: Chấp hành đường lối, chủ trương, chính sách của Công ty; Phẩmchất đạo đức, lối sống, tác phong và lề lối làm việc; Năng lực lãnh đạo, điều hành,

tổ chức thực hiện nhiệm vụ; Tinh thần trách nhiệm trong công tác; Kết quả thựchiện nhiệm vụ được giao

Quy tắc ứng xử nội bộ vàBộ tiêu chí đánh giá nhân viên đã giúp tạo nên giátrị đạo đức trong mội trường kiểm soát tại Công ty TNHH Thái Sơn Giúp lãnh đạoCông ty và bộ phận kiểm soát có thêm cơ sở răng cường công tác kiểm tra, giám sátnhân viên trong việc thực hiện chức trách, nhiệm vụ được giao cũng như việc chấphành kỷ luật,, công việc được giao, văn hóa ứng xử ; có hình thức khen thưởngkịp thời những cá nhân có thành tích công tác; phát hiện, chấn chính và xử lý kịpthời, nghiêm minh các trường hợp vi phạm theo quy định nội bộ nhằm tăng cườnghiệu lực, hiệu quả trong hoạt động của Công ty TNHH Thái Sơn

Kết quả khảo sát đánh giá về tính chính trực và đạo đức trong môi trườngkiểm soát tại Công ty TNHH Thái Sơn được tác giả tổng hợp trong Bảng 2.1 nhưsau:

Bảng 2.1: Thống kê kết quả khảo sát đánh giá về tính chính trực và giá trị đạo

đức trong môi trường kiểm soát tại Công ty TNHH Thái Sơn

phiếu gửi đi

Số phiếu nhận về

Trả lời

Có Không Không biết về

vấn đề được hỏi

1 Công ty có ban hành bằng văn bản các

quy tắc, chuẩn mực ứng xử, đạo đức cho

toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công

ty không?

0%

2 Công ty có thực hiện giảm áp lực để

3 Nhà quản lý có đặt lợi ích của Công ty

lên hàng đầu thông qua việc thực hiện tính

chính trực và giá trị đạo đức qua lời nói và

hành động cụ thể không?

5%

4 Công ty có đưa ra các quy định xử phạt

thích hợp đối với quy tắc ứng xử, nội quy

Công ty không?

0%

5 Công ty có kiểm tra, giám sát nhân viên

trong việc thực hiện chức trách, nhiệm vụ

được giao cũng như việc chấp hành kỷ luật

hay không?

0%

6 Công ty có thông báo cho tất cả các nhân

viên biết hành vi nào được chấp nhận và

(Nguồn:Tác giả tổng hợp)

Kết quả khảo sát cho thấy:

Với câu hỏi “Công ty có ban hành bằng văn bản các quy tắc, chuẩn mực ứng xử, đạo đức cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty không?” Kếtquả cho thấy có 35 người, tương đương 87,5% trả lời là có, 12,5% người được hỏitrả lời là công ty không có có ban hành bằng văn bản các quy tắc, chuẩn mực ứng

xử, đạo đức cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty Điều này cho thấyrằng không phải tất cả nhân viên trong đơn vị điều biết và nắm văn bản các quy tắc,chuẩn mực ứng xử, đạo đức cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty

Với câu hỏi “Công ty có thực hiện giảm áp lực để nhân viên giảm sai sót và gian lận ?” Kết quả thu được có 75% số đối tượng được hỏi đồng ý, 20% không

đồng ý và 5% không nắm về vấn đề này Điều này cho thấy Công ty TNHH TháiSơn đã có những điều chỉnh về môi trường hoạt động để giảm sai sót cho nhân viênnhưng chưa thật sự rõ ràng và có hiệu quả

Với câu hỏi “Nhà quản lý có đặt lợi ích của Công ty lên hàng đầu thông qua việc thực hiện tính chính trực và giá trị đạo đức qua lời nói và hành động cụ thể không?” Kết quả thu được cho thấy vẫn còn 32.5% người không đồng ý điều này

và 5% số người được hỏi không biết về vấn đề được hỏi vấn đề này Điều đó chothấy lãnh đạo Công ty TNHH Thái Sơn vẫn chưa thực hiện tính chính trực và đạo