Hoàn thiện đánh giá rủi ro

3.2. Một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Thái Sơn

3.2.2. Hoàn thiện đánh giá rủi ro

3.2.2.1 Xác định mục tiêu của Công ty

Bên cạnh việc xác định mục tiêu chung và truyền đạt đến các nhân viên thông qua các văn bản cụ thể thì Công ty TNHH Thái Sơn cũng thiếp lập mục tiêu cho từng phòng ban, từ đó trưởng phòng đề ra mục tiêu và công việc cho từng người trong phòng thông qua cuộc họp. Dựa trên mục tiêu này nhân viên có thể cố gắng hoàn thành tốt để đáp ứng công việc. Công ty nên tiếp tục phát huy và thực hiện tốt hoạt động này.

Hàng tháng, Công ty nên kiểm tra khả năng hoàn thành mục tiêu của từng phòng ban, từng bộ phận thông qua báo cáo của từng bộ phận để xem xét khả năng hoàn thành mục tiêu chung của Công ty.

3.2.2.2 Nhận dạng rủi ro

Tại Công ty TNHH Thái Sơn, việc nhận diện rủi ro chưa được chú trọng, điều này làm cho doanh nghiệp rơi vào tình trạng bị động khi có rủi ro phát sinh. Để tránh tình trạng này, Công ty nên lập một bộ phận riêng biệt để nhận diện rủi ro có thể phát sinh trong quá trình kinh doanh. Mức sống của người dân ngày càng cao, điều đó dẫn đến yêu cầu của người có nhu cầu xaay dựng cũng ngày càng khắt khe hơn. Ngoài ra, Công ty có thể gia nhập vào tổ chức nghề nghiệp để có thể cập nhật những thay đổi của môi trường pháp lý, môi trường kinh doanh,.. từ đó có thể đưa ra chính sách đối phó cho phù hợp.

Rủi ro có thể tác động đến Công ty ở mức độ từng đơn vị:

Bộ phận kỹ thuật cần nhận dạng rủi ro liên quan đến sự đổi mới công nghệ, kỹ thuật liên quan đến quy trình sản xuất khăn. Việc sản xuất với công nghệ hiện đại giúp doanh nghiệp cạnh tranh với trên thị trường. Tuy nhiên, Công ty cũng cần cân nhắc với sự dung hòa giữa chi phí đầu tư và lợi ích đạt được từ việc cải tiến kỹ thuật mới.

Bộ phận chăm sóc khách hàng cần nhận dạng rủi ro liên quan đến nhu cầu của khách hàng về sản phẩm của Công ty cũng như sự cải tiến sản phẩm của các đối thủ cùng ngành. Bộ phận chăm sóc khách hàng thông qua việc khảo sát thị trường để tìm hiểu nhu cầu của khách hàng về sản phẩm, hình thức sản phẩm và giá thành sản phẩm. Định kỳ hàng quý, Công ty có thể mở hội nghị khách hàng, cửa hàng phân phối để tìm hiểu thêm thị trường cũng như nhu cầu của người tiêu dùng. Từ đó, Công ty sẽ đưa ra các giải pháp kịp thời.

Bộ phận nhân sự cần nhận diện rủi ro liên quan đến tình hình biến động nhận sự cũng như trình độ năng lực chuyên môn, kinh nghiệm để đáp ứng nhu cầu công việc hoặc tình trạng thay đổi cán bộ quản lý. Để tránh tình trạng các nhân sự chủ chốt nghỉ đột xuất thì Công ty cần có chính sách thu hút nhân tài, có chính sách luân chuyển cán bộ để khi cần thì các nhân sự khác có thể kịp thời thay thế nhân sự nghỉ việc.

Ban lãnh đạo Công ty cũng cần nhận diện rủi ro liên quan đến sự thay đổi chính sách của luật pháp. Cụ thể là tình hình thị trường mở cửa như hiện nay, khi nhà nước ban hành chính sách khuyến khích cho nhà đầu tư mới đầu tư vào ngành xây dựng thì sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.

Bộ phận tài chính cần nhận dạng rủi ro liên quan đến sự biến động của tỷ giá ngoại tệ, lãi suất cho vay của ngân hàng. Vấn đề này liên quan đến tình hình lãi lỗ cho chênh lệch tỷ giá trong thanh toán của doanh nghiệp, có thể sẽ gây ảnh hưởng lớn đến tài sản cũng như nợ phải trả của doanh nghiệp.

Rủi ro có thể tác động đến các hoạt động cụ thể điều này có thể gây ảnh hưởng dây chuyền đến toàn đơn vị:

Hoạt động mua hàng: Bộ phận mua hàng cần nhận diện rủi ro liên quan đến nguồn hàng như biến động giá cả, nguồn hàng và chất lượng hàng. Hoạt động mua hàng rất quan trọng, nếu không đảm bảo nguồn hàng có thể gây trì truệ cho cả quy trình sản xuất, tăng chi phí sản xuất mà nghiêm trọng có thể gây ảnh hưởng đến uy tín của Công ty vì việc cung cấp hàng không kịp thời, hàng hóa không đảm bảo.

đến thị trường từ đó đề ra các chính sách bán hàng cho phù hợp. Nếu khâu bán hàng thực hiện không tốt có thể dẫn đến doanh thu không đảm bảo cũng như hàng tồn kho bị tồn động dẫn đến hư hỏng, lỗi thời, ứ đọng vốn gây tổn thất cho Công ty.

Bộ phận kế toán: cần nhận diện rủi ro liên quan đến việc hạch toán sai nghiệp vụ, ghi nhận nghiệp vụ không kịp thời, cập nhật không kịp thời văn bản pháp luật cũng như việc hiểu sai chính sách kế toán, chuẩn mực kế toán ảnh hưởng sự trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính.

Để nhận diện rủi ro, người quản lý của Công ty có thể sử dụng các phương tiện dự báo, phân tích dữ liệu quá khứ của Công ty, thường xuyên rà soát các hoạt động, thông qua các cuộc trao đổi với khách hàng, nhà cung cấp,… cũng như các buổi họp giao ban trong Công ty.

3.2.2.3 Phân tích và đánh giá rủi ro

Dựa vào đặc điểm của từng quy trình, Công ty TNHH Thái Sơn có thể nhận dạng và đánh giá các rủi ro dựa trên một số kỹ thuật sau:

Thống kê rủi ro có thể xảy ra (những rủi ro đã xảy ra trong quá khứ cũng như rủi ro chưa xảy ra) từ nhân tố bên trong, bên ngoài… Từ đó có thể nhận dạng rủi ro có thể có.

Dựa trên nguồn thông tin khác nhau từ đó phân tích khái quát về các rủi ro. Tiến hành thảo luận, trao đổi, góp ý kiến giữa các phòng ban để có thể phân tích các tác động.

Tham khảo thêm ý kiến của chuyên gia từ đó xây dựng và hoàn thiện các thủ tục, quy trình quản trị rủi ro phù hợp với tình hình thực tế.

Qua kết quả khảo sát cho thấy, Công ty gặp phải vấn đề thiếu hụt những nhà lãnh đạo vì thường xuyên thay đổi các nhân sự chủ chốt hoặc nhà quản lý này nghỉ đột xuất. Rủi ro về biến động nhân sự ảnh hưởng rất lớn đến tình hình quản lý kinh doanh của Công ty. Vì vậy, Công ty cần thiết thiết lập các chính sách đào tạo chuyên môn và đạo đức tốt, tạo nguồn năng lực có thể sẵn sàng thay thế các vị trí lãnh đạo chủ chốt nhằm đối phó với rủi ro biến động về nhân sự. Công ty nên thiết lập cho nhân viên đi đào tạo ở nước ngoài với sự tài trợ của Công ty và phải cam

kết phục vụ cho Công ty sau khi hoàn thành khóa đào tạo. Điều này có thể đảm bảo nguồn nhân lực cho Công ty.

Công ty cũng cần phân tích rủi ro liên quan đến kế toán, rủi ro có thể ảnh hưởng đến tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính tại Công ty như: đánh giá tài sản và nợ phải trả không phù hợp với chuẩn mực, chế độ kế toán, trình bày và công bố không phù hợp với yêu cầu của chuẩn mực và chế độ kế toán.

Qua việc nhận dạng và đánh giá rủi ro, Công ty cần xây dựng phương để đối phó với rủi ro. Công ty cần cụ thể hóa các tác động của những rủi ro này và phổ biến đến các trưởng phòng ban và nhân viên, giúp nhân viên ý thức được rủi ro liên quan đến công việc.

3.2.2.4 Đối phó với rủi ro

Rủi ro đôi khi cũng là cơ hội nếu Công ty TNHH Thái Sơn phân tích tốt các rủi ro. Vì vậy, nếu Công ty có cơ chế tốt đối phó với rủi ro, Công ty sẽ chủ động hơn và sẽ nắm bắt được các cơ hội mới mà những rủi ro có thể mang đến. Công ty có thể giao quyền cho trưởng bộ phận chịu trách nhiệm điều hành và quản lý rủi ro cũng như đề xuất các phương án đối phó với rủi ro. Công ty cần có những khóa huấn luyện, đào tạo để nâng cao kiến thức, nâng cao nâng lực quản trị rủi ro cho các trưởng bộ phận và nhân viên.

Những thay đổi và biến động của nền kinh tế phải thường xuyên thông tin cho nhân viên thông qua các cuộc họp nhằm giúp cho nhân viên nắm bắt được tình hình thực tế, nâng cao trình độ cũng như có thể nắm bắt được những rủi ro có thể phát sinh.

Rủi ro kinh doanh: Một số rủi ro có thể làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của Công ty mà cần phải đối phó gồm: sự biến đổi nhu cầu thị trường, sự thay đổi giá bán, sự thay đổi giá cả và các yếu tố đầu vào.

Sự biến đổi nhu cầu thị trường: Nhu cầu ngày càng tăng cao và mức sống ngày càng phát triển đi liền với yêu cầu của người tiêu dùng ngày càng khắt khe. Công ty cần cải tiến quy trình sản xuất, đảm bảo công nghệ hiện đại để có thể xây dựng các công trình dân dụng, vật liệu bê tông đúc sẵn mẫu mã đẹp, chất lượng cao để cạnh tranh với các đối thủ cùng ngành nhằm đảm bảo doanh thu và chi phí thực hiện như

kế hoạch đề ra.

Sự thay đổi giá bán: Công ty cần khảo sát cũng như tìm hiểu giá xây dựng của các sản phẩm tương tự của các đối thủ cùng ngành để đưa giá thầu cho phù hợp. Việc phân khúc thị trường để xác định giá bán cũng là một trong những yếu tố nhà quản lý cần xem xét. Chất lượng đảm bảo cùng với giá bán cạnh tranh sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế được rủi ro đến mức thấp nhất.

Sự thay đổi giá cả và yếu tố đầu vào: Với tình hình giá cả ngày càng thay đổi, Công ty cần tìm nguồn hàng ổn định để đảm bảo giá thành sản phẩm cũng như những nhà cung cấp uy tín để đảm bảo khả năng kiểm soát được đầu vào, từ đó hạn chế rủi ro xuống mức thấp nhất.

Rủi ro về tài chính: Công ty cũng cần xem xét những rủi ro về tài chính gắn liền với hoạt động tài chính và mức độ sử dụng nợ của doanh nghiệp. Trong đó, nhất là tình hình sử dụng vốn vay, biến động của chi phí lãi vay, tình hình biến động của tỷ giá hối đoái.

Tình hình sử dụng vốn: Để giảm bớt tình trạng đối mặt với việc đi vay, Công ty có thể huy động vốn bằng cách phát hành cổ phiếu. Bên cạnh đó, Công ty có thể huy động vốn bằng cách phát hành tín phiếu nội bộ để huy động nguồn vốn nhàn rỗi của cán bộ công nhân viên. Điều này có thể giúp Công ty giảm bớt chi phí lãi vay, tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên điều này cũng làm cho cán bộ công nhân viên trong Công ty sẽ đồng lòng cùng Công ty thực hiện mục tiêu đặt ra. Ngoài ra, Công ty cần quản lý chặt chẽ các nguồn thu liên quan đến việc quản lý công nợ, lập kế hoạch xử lý các khoản nợ quá hạn hoặc ban hành các chính sách chiết khấu thanh toán để thúc đẩy nhanh tốc độ thanh toán.

Hạn chế biến động của chi phí lãi vay: Các khoản vay cũng rất lớn điều này dẫn đến chi phí lãi vay phải trả cũng rất cao. Để hạn chế rủi ro lãi vay, Công ty có thể sử dụng các sản phẩm của thị trường tài chính cụ thể như quyền chọn lãi suất vay, phí mua quyền chọn được xem là phí bảo hiểm rủi ro lãi suất; hợp đồng kỳ hạn hoặc có thể mua bảo hiểm cho các khoản vay …

Giảm rủi ro tỷ giá hối đoái: Việc sử dụng ngoại tệ để thanh toán cho việc xuất nhập khẩu có thể phát sinh rủi ro liên đến tỷ giá hối đoái. Công ty có thể sử dụng

các sản phẩm của thị trường tài chính như: hợp đồng kỳ hạn, hợp đồng tương lai hoặc sử dụng thị trường tiền tệ để bảo hiểm.

Khi thực hiện hoạt động đối phó với rủi ro Công ty cũng cần cân nhắc giữa chi phí bỏ ra và lợi ích thu được.

3.2.3. Hoàn thiện hoạt động kiểm soát

3.2.3.1. Hoạt động kiểm soát chung

Phân chia trách nhiệm là không cho phép một bộ phận nào trong Công ty TNHH Thái Sơn được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc. Kết quả khảo sát cho thấy việc phân chia trách đối với các bộ phận được thực hiện tốt. Tuy nhiên, Công ty cũng còn xảy ra tình trạng một nhân viên đảm nhận việc mua hàng. Điều này có thể dẫn đến sai sót, chậm trễ tiến độ, thông đồng với nhà cung cấp nên đòi hỏi Công ty cần bổ sung thêm người mua hàng để giảm bớt rủi ro.

Quy trình luân chuyển chứng từ ở các công trường về trụ sở còn diễn ra chậm, chưa có văn bản ban hành việc luân chuyển chứng từ cụ thể.. Ngoài các báo cáo tài chính của phòng kế toán, Công ty cũng nên yêu cầu các phòng ban lập các báo cáo định kỳ hoặc báo cáo nhanh về tình hình mua vật tư, tình hình sử dụng tài sản, tình hình thi công xây dựng, tình hình nhập xuất tồn vật tư. Từ đó, Ban lãnh đao có thể đối chiếu và so sánh kế hoạch và dự toán để xem xét các bất thường và đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời.

Mặc dù Công ty có quy định về việc soát xét chứng từ trước khi thực hiện tuy nhiên do cả nể với cấp lãnh đạo nên việc thanh toán đôi khi vẫn chưa thực hiện đúng quy định, có những trường hợp chưa đầy đủ chứng từ nhưng đã thực hiện thanh toán theo yêu cầu của cấp lãnh đạo. Vì vậy Công ty nên có quy định về việc xử lý với những trường hợp không tuân thủ quy định soát xét chứng từ. Bên cạnh đó, Ban lãnh đạo cần thực thực tốt quy định này để làm gương cho các nhân viên.

Hoạt động kiểm soát vật chất ở doanh nghiệp thực hiện tốt, việc kiểm kê tài sản, hàng tồn kho, đối chiếu với số sách đúng quy định. Công ty cần duy trì và đảm bảo hoạt động này được tiếp tục thực hiện tốt sẽ giúp Công ty quản lý hiệu quả và

tránh thất thoát cũng như mất mát tài sản, hàng hóa của Công ty.

Do đặc điểm ngành nghề xây dựng nên lượng tài sản và công cụ dụng cụ cũng nhiều. Tuy nhiên, Công ty chưa có quy định cụ thể về việc đầu tư, sử dụng, sửa chữa cũng như thanh lý tài sản cố định mà chủ yếu giải quyết từng trường hợp cụ thể khi phát sinh.

Công ty nên có bộ phận lập kế hoạch, dự toán về việc đầu tư TSCĐ để có thể tiếp cận dây chuyền sản xuất mới tiên tiến nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm hoàn thành và hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh.

Thực tế tại Công ty, có nhiều tài sản cố định và công cụ dụng cụ đã hết thời gian khấu hao, lỗi thời về công nghệ làm giảm năng suất hoạt động cũng như giảm hiệu quả của quá trình sản xuất. Vì vậy, định kỳ Công ty cần tiến hành thanh lý tài sản cố định và công cụ dụng cụ nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất.

3.2.3.2. Hoạt động kiểm soát quy trình bán hàng - thu tiền

Như đã nhận xét tồn tại trong phần đánh giá (Chương 2), Công ty TNHH Thái Sơn cần phải ban hành cụ thể hơn việc phê duyệt đơn hàng và quan tâm nhiều hơn nữa về giá đấu thầu (giá bán), số lượng, khả năng thanh toán của khách hàng, cụ thể :

Về giá đầu thầu công trình: Cần tính toán, xem xét kỹ lưỡng trước khi quyết

định ra giá thầu cho một hạng mục công trình, tính toán dự phòng chênh lệch giá cả vật liệu, nhân công và phải được Ban Giám đốc bàn bạc, xét duyệt trước khi quyết định nhận thầu.

Về số lượng hàng hóa, công trình thi công: Phải quan tâm đến số lượng trên