trang thiết bị, máy móc cũng rất đa dạng. Việc KSNB tốt sẽ giúp Công ty tránh thất thoát, thâm hụt tài sản. Đảm bảo được tính minh bạch trong việc sử dụng tài sản công.
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHHThái Sơn Thái Sơn
Căn cứ trên các hạn chế và nguyên nhân hạn chế rút ra từ đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ của Công ty TNHH Thái Sơn, tác giả đề xuất 5 nhóm giải pháp để giải quyến các tồn tại hạn chế trên nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Thái Sơn như sau:
3.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát là thành phần quan trọng, ảnh hưởng và có ý nghĩa quyết định đến các thành phần khác trong KSNB vì nhân tố này tác động đến ý thức kiểm soát của toàn bộ thành viên trong Công ty TNHH Thái Sơn.
Kết quả chương 2 cho thấy, phong cách điều hành của nhà quản lý rõ ràng, nêu cao tính chính trực và giá trị đạo đức, ban hành các văn bản quy định về đạo đức, về phân chia trách nhiệm và quyền hạn cụ thể, quy chế sử dụng quỹ khen thưởng phúc lợi hợp lý, thường xuyên tổ chức đối thoại với các nhân viên
Tuy nhiên, bên cạnh những thành tựu trên, KSNB của Công ty vẫn còn một số tồn đọng như sau: chưa có chính sách quy định rõ ràng về hình thức xử lý vi phạm, chưa chú trọng điều chỉnh khối lượng công việc giữa các phòng ban, việc thu thập thông tin và lấy ý kiến của nhân viên chưa đạt hiệu quả.
3.2.1.1. Tính chính trực và giá trị đạo đức
Qua kết quả nghiên cứu cho thấy không phải toàn thể nhân viên trong Công ty TNHH Thái Sơn đều nắm rõ quy định của Công ty, vì vậy bên cạnh việc ban hành các quy định khi tuyển dụng thì Công ty cần phải phổ biến các quy định của phòng
và quy định chung của Công ty cho các nhân viên thông qua các cuộc họp hoặc trao đổi với nhân viên.
Việc xây dựng các quy tắc ứng xử là rất cần thiết và hữu ích để truyền đạt các giá trị đạo đức cho nhân viên đồng thời cũng đưa ra các biện pháp kỷ luật khi vi phạm nguyên tắc ứng xử.
Công ty chưa ban hành quy định cụ thể về các hình thức xử phạt cho trường hợp sai sót hoặc vi phạm kỉ luật trong làm việc. Chủ yếu hình thức thứ xử lý sẽ do Hội đồng kỉ luật quyết định nên vẫn còn mamg nhiều cảm tính, không công bằng trong xử phạt. Vì vậy, ngoài những qui định chung về công việc chuyên môn, Công ty cần quy định cụ thể về chế độ khen thương và kỉ luật. Nếu nhân viên vi phạm trong quá trình làm việc, Công ty nên để nhân viên tự nhận hình thức xử phạt theo khung, sau đó Hội đồng kỉ luật mới xem xét tình hình thực tế vi phạm thì mới cân nhắc đưa ra hình thức xử phạt cho phù hợp. Chẳng hạn, Công ty nên đưa ra những quy định rõ ràng những trường hợp nào sẽ bị sa thải, hình thức xử phạt làm uy tín Công ty hoặc không hoàn thành nhiệm vụ. Nếu vi phạm lần thứ 1 thì nhắc nhở hoặc cảnh cáo, lần thứ 2 thì sa thải.
Ban lãnh đạo cần gương mẫu trong việc thực hiện việc xử phạt kể cả nhân viên vi phạm là người thân quen của Ban lãnh đạo, cần có những biện pháp khuyến khích phát hiện sai phạm và khắc phục sai phạm theo chuẩn mực đạo đức đã đề ra.
Công ty chưa chú trọng đến việc điều chỉnh khối lượng công việc giữa các phòng ban điều này dễ dẫn đến sai sót trong quá trình làm việc. Vì vậy, Công ty nên điều chỉnh khối lượng công việc và nhân lực cho phù hợp với phòng ban. Nếu có sự cắt giảm hoặc điều chuyển nhân sự nên bố trí lại nhân viên giữa các phòng ban để đảm bảo các nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ. Đồng thời, cũng cần xem xét chuyên môn đào tạo và kinh nghiệm để đảm bảo nhân viên đó phù hợp với công việc mới được giao.
3.2.1.2. Chính sách nhân sự
Qua kết quả nghiên cứu, Công ty TNHH Thái Sơn cần có quy định cụ thể hơn về chính sách tuyển dụng, bổ nhiệm, đãi ngộ nhân viên phù hợp với năng lực của
họ. Dựa vào bảng mô tả công việc, phòng nhân sự nên có quy chế tuyển dụng và áp dụng đúng với nguyên tắc này, nhằm đảm bảo năng lực chuyên môn phù hợp với yêu cầu công việc cho từng vị trí khi tuyển dụng để đảm bảo cho nhân viên đó đủ năng lực, kinh nghiệm để hoàn thành nhiệm vụ được phân công, hoàn thành được mục tiêu của từng phòng ban đề ra.
Trong Công ty, hầu hết các trưởng và phó phòng ban đều là người thân của ban lãnh đạo vì vậy có năng lực chưa đủ để đáp ứng yêu cầu của công việc, có những nhân viên lại có nhiều công việc được giao trong cùng một thời điểm dẫn đến khó đạt được mục tiêu đã đề ra. Vì vậy, đòi hỏi:
- Đối với nhân viên: Công ty nên đánh giá hiệu quả thực hiện công việc dựa trên bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn đã thiết lập cho từng vị trí cụ thể. Hàng tháng, yêu cầu nhân viên lập bảng tổng kết công việc đã hoàn thành, chưa hoàn thành, khó khăn cần giải quyết để theo dõi công việc nhân viên một cách cụ thể hơn và có cách xử lý kịp thời. Trưởng phòng ban dựa vào báo cáo nhân viên đã lập, kiểm tra lại và đánh giá công việc nhân viên từ đó điều chỉnh công việc của nhân viên cho phù hợp với năng lực của từng nhân viên đồng thời đưa ra quyết định khen thương hoặc phê bình cho thích hợp.
- Đối với lãnh đạo phòng ban: Định kỳ, tổ chức bỏ phiếu tín nhiệm cho các cho các trưởng hoặc phó phòng ban. Một bộ phận độc lập sẽ tổ chức, thu phiếu và thống kê kết quả. Dựa vào kết quả, Công ty sẽ tiến hành điều chỉnh cho phù hợp.
- Ngoài ra, Công ty nên tổ chức khóa đào tạo hoặc tập huấn ngắn hạn cho nhân viên để cập nhật thông tin, bổ sung kiến thức và nâng cao chuyên môn nghiệp vụ nhằm đáp ứng tốt công việc được giao.
Chính sách tuyển dụng nhân sự của Công ty: Khi Công ty có nhu cầu tuyển dụng, đối với những vị trí quang trọng Công ty nên lập hội đồng tuyển nhân sự mà không nên để trường phòng nhân sự tuyển dụng như hiện tại. Tránh tình trạng giới thiệu người thân quen mà không đáp ứng được nhu cầu về năng lực và chuyên môn. Hội đồng tuyển dụng cần thực hiện nghiêm chỉnh quy định về tuyển dụng mà Công ty đã đặt ra, phải để các ứng viên có cơ hội được tuyển dụng ngang nhau không ưu
tiên người thân quen. Nếu thực hiện được điều này, Công ty sẽ có cơ hội tuyển dụng được người có tài, có đầy đủ năng lực để đáp ứng được yêu cầu công việc.
Công ty nên có chính sách luân chuyển công việc giữa nhân viên trong các phòng ban. Điều này có thể giúp nhân viên hiểu biết hơn và có thay thế nhân viên khác trong trường hợp cần thiết.
3.2.1.3 Cơ cấu tổ chức
Kết quả nghiên cứu cho thấy, hiện nay cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thái Sơn vẫn còn nhiều điểm chưa phù hợp với hoạt động kinh doanh của Công ty, một số bộ phận quá nhiều việc nhưng nhân sự lại ít, sự phân công không đồng đều giữa các phòng ban. Cụ thể, nhân viên phòng hành chính nhân sự lại rất nhiều trong khi phòng kế toán nhân sự lại ít điều này dẫn đến nhân viên phòng kế toán phải xử lý việc công nhiều đặc biệt là vào thời đầu mỗi tháng phải lập báo cáo. Điều này khiến cho nhân viên phòng kế toán chịu nhiều áp lực và có thể dẫn đến sai sót trong công việc.
Công ty nên luân chuyển công việc giữa các nhân viên trong cùng một phòng ban nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công việc khi cần thiết. Việc luân chuyển cũng giúp cho nhân viên hiểu thêm về các công việc trong phòng ban tránh việc nhàm chán khi một nhân viên đảm nhận công việc trong nhiều năm. Cụ thể phòng kế toán một nhân viên thực hiện mãi một mảng kế toán trong nhiều năm liền có thể dẫn đến nhàm chán và chủ quan khi thực hiện công việc có thể dẫn đến sai sót. Ngoài ra, việc luân chuyển nhân viên có thể giúp cho Công ty tránh tình trạng bị động khi nhân viên nghỉ việc đột xuất, vì nhân viên khác trong phòng có thể tạm thời đảm nhận công việc đó cho đến khi có người thích hợp.
3.3.1.4 Phân định quyền hạn và trách nhiệm
Việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm tại đơn vị chưa thật sự tương xứng, quyền lợi chưa thật sự gắn với trách nhiệm. Ban lãnh đạo cần quy định cụ thể hơn về trách nhiệm và quyền hạn theo chức danh công việc của từng nhân viên. Từ đó, nhân viên hiểu rõ hơn về trách nhiệm và quyền hạn của mình cũng như nhân viên khác có liên quan để phối hợp giải quyết công việc hiệu quả hơn.
Giám đốc nên tin tưởng, ủy quyền cho các phó giám đốc hoặc trưởng phòng bộ phận chịu trách nhiệm về ủy quyền này, tránh tình trạng ủy quyền rồi nhưng vẫn tham gia chỉ đạo và xử lý công việc đã ủy quyền.