tại doanh nghiệp
1.3.1 Nguyên tắc “phân công, phân nhiệm”
Trong một tổ chức có nhiều người tham gia thì các công việc cần phải được phân công cho tất cả mọi người,không để trình trạng một số người làm quá nhiều việc trong khi một số khác lại không có người làm. Khối lượng công việc cần phải được phân chia có khoa học tùy theo năng lực của từng các nhân, có sự phân công cho mỗi người,tránh trường hợp người kiêm nhiện quá nhiều, người lại ngồi chơi. Cần phải phân chia nhiệm vụ theo từng bộ phận cho đúng chức năng rồi từng bộ phận, phòng ban sẽ phân chia cho từng cá nhân. Hoạt động phân công, phân nhiệm rõ ràng và hợp lý sẽ mang lại tính chuyên môn hóa, tránh được những sai sót và rủi ro và sẽ hệ thống hóa được cơ cấu tổ chức.
Việc phân công, phân nhiệm với mục đích là tránh tình trạng một cá nhân hoặc một bộ phận bất kỳ kiểm soát phần lớn nghiệp vụ.
khi nhân viên đó có nhầm lẫn về giá bán hoặc ghi nhận sổ sách không chính xác… sẽ dẫn đến nhiều sai sót cho các khâu tiếp theo trong việc kiểm soát và có thể gây thiệt hại, thất thoát cho doanh nghiệp. Ngoài ra, nhân viên còn có thể có những hành vi xấu như gian lận, biển thủ.
1.3.2 Nguyên tắc “bất kiêm nhiệm”
Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm (nhất là sai phạm cố ý) và hành vi lạm dụng quyền hạn. Các nghiệp vụ có liên quan và có tác động lẫn nhau thì cần được tách bạch và ảm nhận bởi nhiều người để tránh một cá nhân hay một bộ phận lạm dụng quyền hạn và có những sai phạm.
Đối với nguyên tắc bất kiêm nhiệm có nhiều ưu điểm và có thể thực hiện được vì những lý do sau:
Một là: Về mặt kỹ thuật, nguyên tắc này cho phép việc phân công, chia sẻ công việc trong việc chấp hành nghiệp vụ tài chính và chính nhờ sự phân công ấy tạo nên hai tác nhân độc lập để có thể kiểm soát lẫn nhau trong quá trình thực hiện.
Hai là: Cơ quan ra quyết định sẽ không phải tổ chức công việc kế toán, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nên có thể tập trung và thực hiện công tác
chuyên môn để lựa chọn quyết định chi tiêu hợp lý, hiệu quả và tiết kiệm hơn.
1.3.3 Nguyên tắc “phê chuẩn, ủy quyền”
Muốn hoàn thành tất cả những mục tiêu kiểm soát thì những nghiệp vụ kinh tế cần được phê chuẩn một cách thật đúng đắn. nếu ai cũng làm nhiều việc cùng một lúc sẽ xảy ra tình trạng chồng chéo trong công việc. Phê chuẩn chính là quyết định và xử lý một việc ở một phạm vi nhất định. Phê chuẩn có thể phân chia ra làm 2 loại như sau:
- Phê chuẩn chung: Việc phê chuẩn chung thực hiện qua việc thiết lập những chính sách chung trong các hoạt động chi tiết cho tất cả những cán bộ cấp dưới tuân thủ.
Phê chuẩn cụ thể: Việc này có thể thực hiện riêng lẻ từng nghiệp vụ kinh tế, áp dụng dành cho tất cả các nghiệp vụ mà giá trị lớn hay các nghiệp vụ quan trọng, ít xảy ra.
Ngoài 3 nguyên tắc chủ đạo trên, để thiết kế KSNB, các doanh nghiệp cần dựa vào các nguyên tắc bố sung sau:
Thứ nhất, nguyên tắc toàn diện: Toàn bộ các hoạt động trong đơn vị đều được kiểm soát bởi KSNB, cho dù đó không phải là lĩnh vực hoạt động chính của đơn vị
Thứ hai, nguyên tắc “4 mắt: Mọi hoạt động phải được qua kiểm soát bởi ít nhất là 2 người hay còn gọi là nguyên tắc kiểm tra chéo.
Thứ ba, nguyên tắc cân nhắc lợi ích, chi phí: Một thủ tục kiểm soát chỉ được thiết kế, vận hành nếu chi phí của nó nhỏ hơn lợi ích mà nó mang lại. Do vậy, một KSNB phải định lượng được những vùng có rủi ro cao hơn để tăng cường kiểm soát tài đó.
Thứ tư, nguyên tắc chứng từ và số sách kế toán đầy đủ: Chứng từ và sổ sách là những công cụ, hình thức mà trên đó các nghiệp vụ kinh tế được phản ánh và tổng hợp. Đây cũng là một dấu vết kiểm soát quan trọng cho việc kiểm tra và đánh giá các thủ tục kiểm soát.
bảo vệ tốt thông qua hạn chế việc tiếp cận tài sản bằng cách: xây dựng nhà hầm an toàn cho các loại tài sản như tiền, các chứng từ có giả, sổ sách chứng từ, sử dụng các thiết bị bảo vệ, tổ chức kiểm kê định kì.
Thứ sáu, nguyên tắc kiểm tra độc lập: Tiến hành kiểm tra độc lập, riêng rẽ từng khách thể trong quá trình KSNB. Kiểm tra độc lập với mục đích tạo ra môi trường khách quan, trung thực.
Thứ bảy, nguyên tắc phân tích rà soát: Cần tiến hành thủ tục phân tích, so sánh giữa hai số liệu từ những nguồn gốc khác nhau. Tất cả mọi khác biệt đều phải được phân tích làm rõ theo từng chỉ là niúp mau chóng phát hiện gian lận, sai sót hoặc các biến động bất thường để kịp đối phó xử lý.