2.3. Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Thái Sơn
2.3.3. Nguyên nhân của những nhược điểm
Nguyên nhân những nhược điểm, hạn chế trên là do:
Một là, nhận thức trong đánh giá và kiểm soát rủi ro của Ban Giám đốc tại Công ty còn nhiều hạn chế. Với ngành nghề chủ yếu là đầu tư kinh doanh thi công, xây lắp công trình, sản xuất bê tông cốt thép, bê tông đúc sẵn thì luôn luôn tiềm ẩn những nguy cơ rủi ro cao làm giảm đi hiệu quả sản xuất kinh doanh. Những rủi ro này xuất hiện trong suốt cả quá trình, từ giai đoạn chuẩn bị dự án đến giai đoạn thực hiện và cả giai đoạn bàn giao đưa dự án vào hoạt động. Kết quả phỏng vấn cho rằng các cấp quản lý còn có tâm lý chủ quan, chưa đánh giá được hết những rủi ro. Giám đốc Công ty là nữ, kinh nghiệm, cũng như trình độ chuyên môn, điều kiện công tác có một số hạn chế nhất định nên hoạt động kiểm soát có phần hạn chế chủ yếu thiên về kiểm soát quá trình thi công, quá trình thực hiện dự án mà ít quan tâm đến kiểm soát tài chính. Nhận thức của các nhà quản lý về mục tiêu, vai trò, các yếu tố cấu thành KSNB chưa đầy đủ.
Hai là, ngành nghề kinh doanh đầu tư kinh doanh bất động sản và thi công xây dựng của Công ty với đặc điểm hoạt động không ổn định, hình thức tổ chức sản xuất xây dựng phần lớn là giao khoán, nhân công trực tiếp chủ yếu là thuê ngoài là nguyên nhân làm giảm tính hữu hiệu của KSNB như môi trường kiểm soát không ổn định, các báo cáo được xây dựng và tổng hợp không chính xác và khó đối chiếu kiểm tra.... Địa bàn thực hiện dự án trải dài khắp các huyện trên địa bàn Tỉnh Bắc Ninh, có một số dự án tại các tỉnh lân cận, do đó việc chỉ đạo, ban hành các quy định, kiểm soát hoạt động của lãnh đạo gặp nhiều khó khăn, không sát sao và thường xuyên được. Hình thức giao khoán cho các đội xây lắp trực tiếp thi công xây dựng dẫn đến hoạt động kiểm soát chỉ tập trung chú trọng vào kiểm soát khâu nghiệm thu, thanh toán mà xem nhẹ kiểm soát quá trình các đơn vị nhận khoán tổ chức thi công. Ban Giám đốc chỉ ký hợp đồng không xác định thời hạn với đa số nhân viên lao động gián tiếp tại các phòng ban, còn lực lượng trực tiếp chủ yếu thuê ngoài, ký hợp đồng thời vụ (dưới 3 tháng), không có tính ổn định. Đặc thù lao động thuê ngoài không có tính chuyên nghiệp trong công việc, ý thức chấp hành nội quy, quy chế lao động chưa cao, đây là nguyên nhân gây nhiều khó khăn cho các nhà quản lý trong việc xây dựng chính sách nhân sự một cách có hiệu quả.
Ba là, hiệu quả sản xuất kinh doanh Công ty những năm gần đây suy giảm do kinh tế suy thoái, sự cạnh tranh có một số đối thủ trong cùng lĩnh vực hoạt động. Mặc dù thị trường bất động sản đang có chiều hướng nóng lên tại một số huyện trên địa bàn Tỉnh Bắc Ninh nhưng hoạt động xây dựng, đấu thầu công trình vẫn còn gặp khó khăn nhất định, vì vậy Công ty phải giảm thiểu các chi phí quản lý trong đó có chi phí để KSNB hiệu quả, thích hợp. Đây là nguyên nhân mà Công ty có cơ cấu các phòng ban tinh gọn, cơ cấu các phòng chức năng chưa đầy đủ, nhân viên kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau trái với nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Ban Giám đốc vẫn đang sử dụng sức lao động của chính bản thân họ làm giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Bốn là, năng lực, kinh nghiệm quản lý, kiểm soát của đội ngũ lãnh đạo các phòng chức năng Công ty còn có những hạn chế nhất định. Việc tuyển chọn và đào tạo cán bộ chủ chốt chưa được chú trọng, cơ chế kiểm soát chưa gắn liền với trách nhiệm của nhà quản lý và kết quả quản lý.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Chương 2 tác giả đã trình bày thực trạng KSNB tại Công ty TNHH Thái Sơn và kết quả khảo sát cho thấy Công ty có quan tâm đến kiểm soát nội bộ và xây dựng các yếu tố của KSNB theo báo cáo COSO 2013 nhằm đạt được các mục tiêu mà Công ty đã đề ra. Có thể nói ban quản trị của công ty đã thiết lập được hệ thống kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên do hệ thống này mới đi vào hoạt động nên vẫn còn tồn tại nhiều khuyết điểm làm dẫn đến các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt động điều này làm cho hệ thống chưa đạt được hiệu quả tối ưu.
Trong quá trình hoàn thiện KSNB, Công ty TNHH Thái Sơn đã có những thuận lợi như sau: Ban lãnh đạo công ty có ý thức về tầm quan trọng của KSNB và có tâm huyết xây dựng một KSNB hoạt động hữu hiệu hiệu quả; Công ty đã có quy trình hoạt động đi vào quy củ và được làm thành văn bản; Sự quản lý và công tác kế toán được hỗ trợ rất nhiều từ hệ thống phần mềm kế toán và các phần mềm quản lý có liên quan. Hệ thống này giúp cho việc xử lý các nghiệp vụ phát sinh nhanh chóng đồng thời cung cấp các chứng từ lưu chuyển với số liệu đáng tin cậy.
Dựa trên cơ sở lý thuyết chương 1 đã trình bày và qua khảo sát thực trạng tại công ty, chương tiếp theo tác giả sẽ đưa ra một số giải pháp nhằm góp phần vận hành trôi chảy và nâng cao tính hữu hiệu cho KSNB tại Công ty.
CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH THÁI SƠN