2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Thái Sơn được thành lập từ tháng 02/2006, ngành nghề sản xuất kinh doanh chính là xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi. Đầu tư kinh doanh hạ tầng khu công nghiệp, khu dân cư, khu kinh doanh nhà. Sản xuất và cung ứng bê tông đúc sẵn…Trong những năm qua, dưới sự lãnh đạo của Ban Giám đốc Công ty và toàn thể Cán bộ, Công nhân viên đã đưa Công ty ngày một lớn mạnh và có thương hiệu trong ngành xây dựng.
Địa chỉ hiện tại: Địa chỉ trụ sở: Số 77, Nguyễn Văn Cừ, Thị trấn Gia Bình, Huyện Gia Bình, Tỉnh Bắc Ninh.
Sau 5 năm thành lập, Công ty TNHH Thái Sơn được cấp giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008/ISO 9001:2008 số HT 1295/2.14.16 trong các lĩnh vực sản xuất và cung ứng bê tông đúc sẵn; thi công xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp và giao thông. Giấy chứng nhận sản phẩm số SP514/2.14.16 của Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng VN chứng nhận sản phẩm cống ly tâm đạt tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 9113:2012..
Qua hơn 14 năm xây dựng và phát triển với bao thử thách khó khăn đến nay Công ty TNHH Thái Sơn đã phần nào khẳng định được mình trở thành một trong những Công ty đi đầu trong ngành xây dựng dân dụng của khu vực tỉnh Bắc Ninh.
Công ty luôn muốn quan tâm đào tạo chất lượng, phẩm chất, nâng cao năng lực cho lao động để phát huy tối đa hiệu quả hoạt động sản xuất mua bán giúp Công ty tự tin và phát triển trong tương lai.
2.1.2. Ngành, nghề kinh doanh
Kế toán tiền lương Kế toán công nợ (KT thanh toán) Kế toán thuế Kế toán trưởng (KTTH kiêm thủ quỹ)
Chuyên cung cấp những sản phẩm như công trình xây dựng và bê tông đúc sẵn, bê tông thương phẩm trên địa bàn Tỉnh Bắc Ninh và một số tỉnh lân cận.
Đầu tư, xây dựng các công trình dân dụng, giao thông (kể cả đầu tư xây dựng theo hình thức BOT); Xây dựng công trình công nghiệp, thủy lợi; Xây dựng đường dây và trạm biến áp từ 0,4 đến 35 Kw; Cung cấp thiết bị và lắp đặt hệ thống phòng cháy, chữa cháy các công trình xây dựng; Quản lý, khai thác vườn hoa công viên đô thị; Sửa chữa, vận hành và quản lý điện chiếu sáng công cộng, điện trang trí đô thị; Phá dỡ và chuẩn bị mặt bằng; Duy tu, sửa chữa và bảo dưỡng đường nội thị; Gia công, lắp ráp cấu kiện công trình xây dựng; Trang trí nội, ngoại thất công trình xây dựng.
2.1.3. Tình hình tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH TháiSơn Sơn
Tình hình tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Thái Sơn được thể hiện cụ thể trong sơ đồ 2.1 dưới đây:
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Công ty TNHH xây dựng 368 Bắc Ninh
(Nguồn: Phòng Kế toán – hành chính, Công ty TNHH Thái Sơn)
Trong đó, chức năng nhiệm vụ cụ thể từng bộ phận được phân công như sau:
Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm chỉ đạo và phổ biến các công
việc liên quan đến công tác kế toán trong Công ty. Đảm bảo hoạt động kế toán luân tuân theo những chế độ tài chính hiện hành; có trách nhiệm trước pháp luật về công việc Phòng kế toán – hành chính; có trách nhiệm trước Ban giám đốc, kiểm soát quỹ tiền mặt và các tài sản khác như ngoại tệ, đá quý trong quỹ của Công ty. Thực
hiện tất cả những công việc được Giám đốc giao cho trong phạm vi chức năng, quyền hạn và vai trò của một kế toán trưởng
Kế toán thuế: Đại diện Công ty việc cơ quan thuế khi xảy ra các vấn đề về
pháp lý. Chịu trách nhiệm lập các báo cáo thuế tại Công ty; tình hình nộp ngân sách, tồn đọng ngân sách, hoàn thuế của doanh nghiệp và triển khai những công việc do Trưởng phòng giao cho.
Kế toán công nợ (Kế toán thanh toán): Chịu trách nhiệm theo dõi từng
khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng, đối chiếu và kiểm tra một cách liên tục, thường xuyên đôn đốc sao cho việc thanh toán đúng thời hạn, triển khai hiệu quả những công việc do Trưởng phòng giao cho.
Kế toán tiền lương: Thường xuyên ghi chép, thống kê một cách kịp thời về
tình hình biến động về số lượng lao động và chất lượng lao động, phản ánh thực trạng sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động; thực thi các công việc khác trong phòng ban được trưởng phòng giao cho.
2.1.4. Ảnh hưởng đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của côngty đến kiểm soát nội bộ ty đến kiểm soát nội bộ
Công ty TNHH Thái Sơn là Công ty TNHH có 2 thành viên trở lên, bao gồm 04 thành viên góp vốn với tổng giá trị 110.000.000.000 đồng, Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Giám đốc. Công ty có 4 chi nhánh đặt tai các địa điểm khác nhau. Văn phòng chính đặt tại huyện Gia Bình, tỉnh Bắc Ninh. Với hình thức sở hữu vốn như vậy thì có ảnh hưởng đến hoạt động KSNB trên những khía cạnh:
Thứ nhất, các chính sách, thủ tục kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Thái Sơn phải được thiết lập phù hợp với hình thức sở hữu vốn với nhiều thành viên cũng góp vốn; của công ty, phải có sự đồng thuận và cân bằng lợi ích của tất cả các chủ sở hữu và phải đặt đước sự giám sát của tất cả đối tượng sở hữu vốn.
Thứ hai, mô hình các chi nhánh của Công ty hiện nay tăng cường sự kiểm soát vốn của trụ sở chính tuy nhiên do địa điểm các chi nhánh ở nhiều vị trí khác nhau, mỗi chi nhánh đảm nhận những chức năng khác nhau vô hình chung tạo ra một số khó khăn nhất định trong quá trình kiểm soát vốn đầu tư;
chi nhánh đề thực hiện nhiệm vụ chung của Công ty TNHH Thái Sơn còn nhiều bất cập vì Công ty chưa có sự phân cấp rõ ràng về quyền lực và trách nhiệm giữa các chi nhánh. Điều này làm cho công tác KSNB trở nên khó khăn khi muốn triển khai đồng bộ trên toàn Công ty và trong một thời điểm.
Thứ tư, nhóm ngành nghề kinh doanh chính gồm các ngành nghề là đầu tư phát triển nhà và đô thị (đầu tư kinh doanh bất động sản); thi công xây dựng các công trình và sản xuất bê tông đúc sẵn. Các ngành nghề chính có mối liên hệ chặt chẽ, bổ sung cho nhau. Hoạt động này góp phần tạo lập nhà, công trình xây dựng để bán, cho thuê, cho thuê mua và nó là một phần thuộc phạm vi hoạt động kinh doanh bất động sản. Trong quá trình triển khai thực hiện các dự án đầu tư đầu tư kinh doanh bất động sản thì hoạt động thi công xây dựng các công trình và sản xuất bê tông đúc sẵn là công việc không thể thiếu được. Chính vì thế việc kiểm soát các hoạt động này về hiệu quả công tác quản lý, sử dụng máy móc thiết bị, nhân công… đòi hỏi phải có một cơ chế, chính sách mà Ban Giám đốc phải bàn bạc, thống nhất.
Thứ năm, các công trình thi công, dự án bất động sản, cung cấp bê tông đúc sẵn được thực hiện nhiều nhất chủ yếu trong phạm vi tỉnh Bắc Ninh, do nhà nước làm chủ sở hữu. Trong quá trình thực hiện Công ty phải bố trí thực hiện việc di chuyển lực lượng thi công các yếu tố sản xuất, máy móc thiết bị thi công đến nơi trực tiếp triển khai thực hiện dự án. Sự phân tán về vị trí địa lý trong quá trình triển khai thực hiện làm cho quá trình kiểm soát tập trung không hiệu quả, việc điều hành, quản lý gặp nhiều khó khăn vì thế để công tác chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đối với các dự án xe trụ sở, xa trung tâm được sâu sát, kịp thời Công ty cần phải thành lập ban quản lý dự án, chỉ huy trưởng công trình để trực tiếp quản lý theo từng khu vực cụ thể.
Những đặc điểm trên đã ảnh hưởng đến sự vận hành, tính hữu hiệu và hiệu quả của việc KSNB tại Công ty TNHH Thái Sơn, đòi hỏi tại Công ty cần ban hành các chính sách và thủ tục kiểm soát phù hợp đảm bảo thông tin quản lý, thông tin tài chính được cập nhật kịp thời từ lãnh đạo Công ty đến các đội thi công, tăng cường công tác kiểm tra, giám sát nhằm hạn chế sự thất thoát, lãng phí các nguồn nhân lực, vật lực, thi công các dự án đảm bảo chất lượng, đúng tiến độ đã đặt ra. Ngoài ra, cần
phải xây dựng cơ chế phân công, phân nhiệm, ủy quyền cho các đội thi công để vừa đảm bảo sự chủ động trong hoạt động quản lý điều hành hàng ngày của các đội, vừa đảm bảo sự chỉ đạo tập trung, thống nhất của Công ty.