1.4.1. Những hạn chế
Một KSNB hữu hiệu chỉ có thể hạn chế tối đa các rủi ro chứ không thể đảm bảo rủi ro, gian lận và sai sót không xảy ra. Bởi vì khi KSNB được thiết kế hoàn hảo thì vẫn phụ thuộc vào yếu tố chủ yếu là con người, tức là phụ thộc vào năng lực làm việc và sự đáng tin cậy của nhân viên trong đơn vị.
Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam đã nêu ra những hạn chế tiềm tàng của KSNB như sau:
Thứ nhất, những hạn chế xuất phát từ con người như việc ra quyết định sai do thiếu thông tin, bị áp lực trong sản xuất kinh doanh; sự vô ý, bất cẩn; hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc báo cáo của cấp dưới, việc đảm nhận vị trí công việc tạm thời, thay thế cho người khác.
Thứ hai, gian lận cũng xảy ra do sự thông đồng giữa các nhân viên với nhau hay với các bộ phận bên ngoài doanh nghiệp. KSNB khó ngăn cản được gian lận của người quản lý cấp cao. Các thủ tục kiểm soát là do người quản lý đặt ra để kiểm tra việc gian lận và sai sót của nhân viên. Khi người quản lý cấp cao cố tình gian lận, họ có thể tìm cách bỏ qua các thủ tục kiểm soát cần thiết.
Thứ ba, phần lớn các thủ tục KSNB thường được thiết lập cho các sai phạm dự kiến, các nghiệp vụ thường xuyên, lặp đi lặp lại hơn là các nghiệp vụ không thường
xuyên, do đó khi xảy ra các sai phạm bất thường thì thủ tục kiểm soát trở nên yếu kém, thậm chí vô hiệu.
Thứ tư, rủi ro trong kiểm soát cũng xảy ra khi người quản lý luôn xem xét quan hệ chi phí bỏ ra và lợi ích thu được. Các hoạt động giám sát cũng phải đảm bảo rằng lợi ích có được phải lớn hơn chi phí mà đơn vị bỏ ra.
Thứ năm, nhà quản lý lạm quyền, bỏ qua các quy định kiểm soát trong quá trình thực hiện nghiệp vụ có thể dẫn đến không kiểm soát được rủi ro và làm cho môi trường kiểm soát bị yếu kém.
Tóm lại, KSNB dù được thiết kế và hoạt động tốt đến đâu cũng chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho nhà quản lý để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. Tất cả các KSNB đều chứa đựng những hạn chế tiềm tàng vốn có của nó. Đó là những hạn chế liên quan đến sự chủ quan của con người như làm sai, bất cẩn, hiểu sai hoặc KSNB cũng có thể bị vô hiệu hóa nếu có sự thông đồng của nhân viên hoặc nhà quản lý lạm quyền.
1.4.1. Nguyên nhân hạn chế
Thứ nhất, do thay đổi tổ chức, quan điểm và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát trở nên lạc hậu, không còn phù hợp. Môi trường kinh doanh thay đổi liên tục, các yếu tố bên ngoài tác động làm cho điều kiện hoạt động của doanh nghiệp cũng thay đổi theo làm cho các thủ tục kiểm soát có thể không còn phù hợp.
Thứ hai, phát sinh từ nhân viên: có thể là vô tình, thiếu thận trọng, chưa tập trung, chủ quan, tiếp thu chưa đùng hoặc chưa hiểu hết chỉ dẫn của cấp trên, ghi nhận chưa đúng các báo cáo của cấp dưới;
Thứ ba,khả năng gian dối, né tránh của các nhân viên có sự thông đồng với nhau thậm chí với các cá nhân, tổ chức ngoài doanh nghiệp; Thường bỏ qua những nghiệp vụ nhỏ, ít xả ra, chỉ kiểm soát những nghiệp vụ phát sinh nhiều dẫn đến những sai phạm không đáng có.
Thứ tư, ban giám đốc, người quản lý luôn muốn chi phí dành cho cho hoạt động kiểm soát sẽ thấp hơn thiệt hại mà những sai phạm hoặc gian lận gây nên.
Thứ năm, một trường hợp khác là cá nhân có trách nhiệm kiểm soát sẽ lạm quyền nhằm và có những ý đồ phục vụ cho lợi ích của cá nhân chứ không phải cho doanh nghiệp.
Với những hạn chế đó làm cho KSNB sẽ không bảo đảm tính tuyệt đối trong để có thể đạt được những mục tiêu.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Trong chương 1, tác giả đã trình bày một số nội dung cơ bản về lý thuyết KSNB theo báo cáo COSO 2013 và theo chuẩn mực kiểm toán số 315. Mỗi một doanh nghiệp sẽ có KSNB khác nhau tùy thuộc vào quy mô và đặc điểm của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên KSNB sẽ hiệu quả hơn nếu được tổ chức theo báo cáo COSO 2013. Theo COSO, KSNB gồm 5 thành phần chính gồm: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Với 17 nguyên tắc chi phối nhằm gắn kết hơn các bộ phận lại với nhau nhằm làm giảm nguy cơ xảy ra sai sót để đạt mục tiêu đơn vị đã đề ra.
KSNB hữu hiệu sẽ giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra về phát hiện ngăn chặn các sai phạm trong sản xuất, quản lý chi phí và vận hành bộ máy... Tuy nhiên, bất kỳ KSNB nào cũng tồn tại những hạn chế tiềm tàng, vì thế khi thiết kế và vận hành KSNB doanh nghiệp cần phải quan tâm để tối thiểu hóa những hạn chế trong nhận diện rủi ro, thiết kế các thủ tục kiểm soát, thiết lập các hệ thống báo cáo...
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH THÁI SƠN