2.3. Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Thái Sơn
2.3.1. Những ưu điểm
Nhìn chung, Công ty TNHH Thái Sơn đã xây dựng được hệ thống kiểm soát nội bộ khá tốt với những ưu điểm sau:
Thứ nhất, về môi trường kiểm soát:
Ban lãnh đạo của các Công ty TNHH Thái Sơn đã nhận thức rõ ràng về vai trò của KSNB, những lợi ích mà KSNB mang lại nếu Công ty duy trì và đảm bảo KSNB hoạt động hiệu quả. Những thay đổi trong nhận thức trên đã tạo ra những thay đổi trong quyết sách và hành động. Đây là nhân tố hết sức quan trọng, là điều kiện thuận lợi để ban hành và triển khai các quy chế KSNB thuộc các lĩnh vực của Công ty.
Công ty ban hành các văn bản, quy tắc, nội quy liên quan đến đạo đức và phổ biến đến từng nhân viên trong toàn Công ty. Hầu hết các nhà quản lý trong đơn vị đều nêu gương về tính trung trực và đạo đức trong hành động, lời nói cho nhân viên học tập và noi theo.
Khi tuyển dụng nhân sự, Công ty có sử dụng bảng mô tả công việc để yêu cầu rõ về kiến thức cũng như chuyên môn cho từng vị trí. Công ty bố trí nhân sự vào các vị trí theo đúng chuyên môn được đào tạo. Công ty có ban hành quy chế khen thưởng và sử dụng hợp lý quỹ khen thưởng và quỹ phúc lợi.
Bộ Phận kiểm soát của Công ty độc lập với các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Nhà quản lý rất thận trọng trong quyết định kinh doanh. Nhà quản lý thường xuyên tổ chức các cuộc họp để nghe các trưởng phòng ban báo cáo kết quả kinh doanh cũng như đưa ra các giải pháp thích hợp nếu có khó khăn cần giải quyết. Các giám đốc thường xuyên trao đổi với nhân viên về tình hình kinh doanh của Công ty và thông báo về phương hướng của cấp trên để các trưởng phòng ban đề ra các mục tiêu cụ thể và phổ biến cho nhân viên nắm bắt kịp thời và thực hiện đúng các chỉ dẫn của lãnh đạo.
Cơ cấu tổ chức của Công ty phù hợp với quy mô và đặc điểm kinh doanh của Công ty. Mỗi phòng ban của đơn vị đều được quy định rõ quyền hạn và trách nhiệm giữa các phòng ban, bộ phận và mối quan hệ giữa các bộ phận với nhau được quy định bằng văn bản cụ thể.
Thứ hai, về đánh giá rủi ro:
Công ty luôn đề ra các mục tiêu cụ thể và được truyền đạt đến toàn thể nhân viên bằng các văn bản cụ thể. Từ mục tiêu cụ thể của toàn đơn vị, trưởng các phòng ban sẽ dựa trên mục tiêu này để đề ra các mục tiêu cụ thể cho từng bộ phận. Từ đó các nhân viên sẽ thực hiện công việc nhằm đảm bảo hoàn thành mục tiêu mà phòng mình đề ra.
Công ty đã xác định được các rủi ro về hoạt động, tỷ giá, lãi suất, giá cả…gây ảnh hưởng tới kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty để từ đó đề ra các biện pháp nhằm hạn chế, kiểm soát các rủi ro này một cách chủ động. Chính vì vậy mà các hoạt động của Công ty được Ban giám đốc cân nhắc, tính toán, thảo luận trước khi ra các quyết định quản lý.
Thứ ba, hoạt động kiểm soát:
Công ty cũng thường xuyên phân tích số liệu, so sánh số liệu của Công ty và các đối thủ cạnh tranh để có thể đưa ra các biện pháp khắc phục và có chiến lược kinh doanh phù hợp.
Công ty quy định rất cụ thể về việc đấu thầu, thanh lý hàng hoá, tài sản, công cụ dụng cụ khi hết khấu hao hoặc không sử dụng nữa. Quy định này được nhân viên thực hiện rất nghiêm túc. Về việc truy cập vào hệ thống, sửa đổi hay truy xuất dữ liệu được hệ thống ghi lại để xác minh nguồn gốc khi có sự cố, từ đó có thể truy trách nhiệm những trường hợp sai sót, vi phạm.
Các biện pháp kiểm soát bảo vệ tài sản được thực hiện tốt như hệ thống kho, quỹ, thủ tục kiểm kê tài sản, thủ tục đối chiếu công nợ được tiến hành định kỳ, thường xuyên.
Công ty xây dựng đầy đủ các quy định, quy trình hướng dẫn cụ thể các đơn vị thực hiện các hoạt động của Công ty. Trong các quy trình nghiệp vụ của Công ty đều
có sự tham gia xây dựng, thực hiện và kiểm soát, phê duyệt đầy đủ của các phòng ban, đơn vị, ban lãnh đạo trong Công ty, không có cá nhân viên nào có thể một mình tiến hành thực hiện và quyết định một quy trình nghiệp vụ, một giao dịch cụ thể.
Thứ tư, về thông tin và truyền thông:
Công ty đã xây dựng hệ thống báo cáo từ cấp đơn vị lên đến cấp Công ty cùng với việc báo sổ hàng tháng của các đơn vị trực thuộc được thực hiện nghiêm túc và đúng theo quy định của Công ty đã giúp cho Ban lãnh đạo các cấp có thể theo sát tình hình kinh doanh tại đơn vị mình quản lý và giúp Công ty có thể điều chỉnh các kế hoạch đã lập cho các đơn vị trực thuộc. Đồng thời các cuộc họp giao ban hàng tuần của lãnh đạo các cấp phân tích tình hình hoạt động giúp các nhà quản lý quyết định kinh doanh kịp thời và chính xác.
Công tác tổ chức bộ máy kế toán cũng như hạch toán kế toán được thực hiện thống nhất từ Công ty xuống các đơn vị trực thuộc. Với đội ngũ cán bộ và nhân viên kế toán có năng lực, giỏi về chuyên môn nghiệp vụ và có trách nhiệm giúp cho công tác quản lý tài chính, kế toán tại Công ty không ngừng được hoàn thiện. Phần mềm kế toán luôn luôn được cập nhật theo hướng tăng cường các tiện ích cho người sử dụng và phù hợp với sự thay đổi của các quy định của nhà nước nên giúp cho việc hạch toán, ghi sổ cũng như lập báo cáo chính xác hơn và giảm thiểu khối lượng công việc giúp cho việc lập báo cáo được nhanh chóng và thuận tiện. Mặt khác, hệ thống chứng từ kế toán được lập đầy đủ, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ để làm căn cứ ghi sổ theo quy định tài chính. Hệ thống tài khoản kế toán luôn cập nhật thường xuyên đảm bảo phản ánh chính xác các đối tượng kế toán theo quy định của Bộ tài chính. Hệ thống sổ sách kế toán được cập nhật theo đúng trình tự, đảm bảo yêu cầu quản lý tổng hợp và chi tiết các đối tượng kế toán. Công tác lập báo cáo tài chính luôn được chú trọng đảm bảo kịp thời, đúng hạn.
Thứ năm, về giám sát:
Công ty luôn chú trọng tới việc giám sát thường xuyên và định kỳ các hoạt động phát sinh tại Công ty thông qua việc Công ty chú trọng tới việc xây dựng và sửa đổi, bổ sung các thủ tục kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công
ty; có chế độ kiểm tra các nghiệp vụ phát sinh hàng tháng, định kỳ của các đơn vị; có sự thông qua, kiểm soát của lãnh đạo Công ty; có sự kiểm toán của kiểm toán độc lập.
Hàng năm, Công ty đều được độc lập tiến hành kiểm toán và đưa ra ý kiến đánh giá cũng như tư vấn cho đơn vị. Điều này giúp đơn vị có thể điều chỉnh kịp thời các sai sót cũng như tìm ra các yếu kém trong các hoạt động của đơn vị để có biện pháp xử lý cho phù hợp.