Để đánh giá khách quan thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Thái Sơn. Tác giả đã thiết kế bảng câu hỏi dựa trên công cụ đánh giá KSNB của báo cáo COSO 2013 nhằm thu thập thông tin về việc tổ chức và vận hành KSNB tại Công ty theo từng bước quy trình nội dung nghiên cứu bao gồm: Môi trường kiểm soát; đánh giá rủi ro; thông tin và truyền thông; giám sát. Các câu hỏi đều được chọn lựa để phù hợp nhất trong đánh giá thực trạng KSNB tại Công ty TNHH Thái Sơn.
Bảng câu hỏi được gởi đến 40 đối tượng lựa chọn gồm: 5 lãnh đạo, 5 thành viên bộ phận kiểm soát nội bộ, 15 cán bộ quản lý các bộ phận và 15 công nhân viên đảm nhiệm các vị trí quan trọng như kế toán, đốc công, trưởng nhóm…trong Công ty. Tác giả lựa chọn các đối tượng trên vì tính chất công việc và vị trí công tác của
họ đều có khả năng nắm bắt, tác động đến các vấn đề có liên quan đối với KSNB tại Công ty TNHH Thái Sơn.
Sau khi thu thập được kết quả khảo sát, tác giả đã sử dụng phương pháp phân tích tổng hợp để xử lý dữ liệu bằng phàn mềm Exel. Sau đó sử dụng phương pháp thống kê mô tả để đánh giá chung về thực trạng KSNB tại Công ty TNHH Thái Sơn. Kết quả nghiên cứu được tác giả tổng hợp, phân tích như sau:
2.2.1. Môi trường kiểm soát
Dựa vào các nguyên tắc theo báo cáo COSO 2013, tác giả đã khảo sát các nhân tố như: Tính chính trực và đạo đức, cam kết về năng lực và chính sách nhân sự, độc lập của hội đồng quản trị và bộ phận kiểm soát, cơ cấu tổ chức, việc phân định quyền hạn và trách nhiệm của Công ty, kết quả khảo sát cho thấy:
2.2.1.1. Tính chính trực và đạo đức
Từ khi thành lập, Công ty TNHH Thái Sơn đã xây dựng Quy tắc ứng xử nội bộ; sửa đổi, bổ sung Quy định về tiêu chuẩn đạo đức, lối sống của đội ngũ nhân viên Công ty qua đó nhân viên ở Công ty có nhận thức đúng đắn về vị trí, vai trò,
trách nhiệm của mình, từ đó có hành động thiết thực, hiệu quả đối với nhiệm vụ được giao.
Đồng thời mỗi năm, ban giám đốc Công ty TNHH Thái Sơn đều xem xét đổi mới nội dung, phương pháp và quy trình đánh giá nhân viên, nhằm đảm bảo tính công bằng, khách quan, tin cậy. Xây dựng Bộ tiêu chí đánh giá nhân viên tập trung vào các vấn đề: Chấp hành đường lối, chủ trương, chính sách của Công ty; Phẩm chất đạo đức, lối sống, tác phong và lề lối làm việc; Năng lực lãnh đạo, điều hành, tổ chức thực hiện nhiệm vụ; Tinh thần trách nhiệm trong công tác; Kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao.
Quy tắc ứng xử nội bộ vàBộ tiêu chí đánh giá nhân viên đã giúp tạo nên giá trị đạo đức trong mội trường kiểm soát tại Công ty TNHH Thái Sơn. Giúp lãnh đạo Công ty và bộ phận kiểm soát có thêm cơ sở răng cường công tác kiểm tra, giám sát nhân viên trong việc thực hiện chức trách, nhiệm vụ được giao cũng như việc chấp hành kỷ luật,, công việc được giao, văn hóa ứng xử...; có hình thức khen thưởng kịp thời những cá nhân có thành tích công tác; phát hiện, chấn chính và xử lý kịp thời, nghiêm minh các trường hợp vi phạm theo quy định nội bộ nhằm tăng cường hiệu lực, hiệu quả trong hoạt động của Công ty TNHH Thái Sơn.
Kết quả khảo sát đánh giá về tính chính trực và đạo đức trong môi trường kiểm soát tại Công ty TNHH Thái Sơn được tác giả tổng hợp trong Bảng 2.1 như sau:
Bảng 2.1: Thống kê kết quả khảo sát đánh giá về tính chính trực và giá trị đạo đức trong môi trường kiểm soát tại Công ty TNHH Thái Sơn
Câu hỏi Số phiếu gửi đi Số phiếu nhận về Trả lời
Có Không Khôngbiết về vấn đề được hỏi
1. Công ty có ban hành bằng văn bản các quy tắc, chuẩn mực ứng xử, đạo đức cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty không?
40 40 87.5% 12.5%
2. Công ty có thực hiện giảm áp lực để
nhân viên giảm sai sót và gian lận ? 40 40 75% 20% 5%
3. Nhà quản lý có đặt lợi ích của Công ty lên hàng đầu thông qua việc thực hiện tính chính trực và giá trị đạo đức qua lời nói và hành động cụ thể không?
40 40 62.5% 32.5%
5% 4. Công ty có đưa ra các quy định xử phạt
thích hợp đối với quy tắc ứng xử, nội quy Công ty không?
40 40 85% 25%
0% 5. Công ty có kiểm tra, giám sát nhân viên
trong việc thực hiện chức trách, nhiệm vụ được giao cũng như việc chấp hành kỷ luật hay không?
40 40 100% 0%
0% 6. Công ty có thông báo cho tất cả các nhân
viên biết hành vi nào được chấp nhận và
hành vi nào không được chấp nhận không? 40 40 95% 5% 0%
(Nguồn:Tác giả tổng hợp)
Kết quả khảo sát cho thấy:
Với câu hỏi “Công ty có ban hành bằng văn bản các quy tắc, chuẩn mực ứng xử, đạo đức cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty không?”. Kết quả cho thấy có 35 người, tương đương 87,5% trả lời là có, 12,5% người được hỏi trả lời là công ty không có có ban hành bằng văn bản các quy tắc, chuẩn mực ứng xử, đạo đức cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty. Điều này cho thấy rằng không phải tất cả nhân viên trong đơn vị điều biết và nắm văn bản các quy tắc, chuẩn mực ứng xử, đạo đức cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty.
Với câu hỏi “Công ty có thực hiện giảm áp lực để nhân viên giảm sai sót và gian lận ?”. Kết quả thu được có 75% số đối tượng được hỏi đồng ý, 20% không đồng ý và 5% không nắm về vấn đề này. Điều này cho thấy Công ty TNHH Thái Sơn đã có những điều chỉnh về môi trường hoạt động để giảm sai sót cho nhân viên nhưng chưa thật sự rõ ràng và có hiệu quả.
Với câu hỏi “Nhà quản lý có đặt lợi ích của Công ty lên hàng đầu thông qua việc thực hiện tính chính trực và giá trị đạo đức qua lời nói và hành động cụ thể không?”. Kết quả thu được cho thấy vẫn còn 32.5% người không đồng ý điều này và 5% số người được hỏi không biết về vấn đề được hỏi vấn đề này. Điều đó cho thấy lãnh đạo Công ty TNHH Thái Sơn vẫn chưa thực hiện tính chính trực và đạo
đức trong hành động trong quá trình quản lý và chưa quán triệt quy tắc ứng xử nội bộ và áp dụng nội dung cho các lao động, nhân viên tại đơn vị.
Với câu hỏi “Công ty có đưa ra các quy định xử phạt thích hợp đối với quy tắc ứng xử, nội quy Công ty không?”. Có 85% đối tượng phỏng vấn đồng ý là có, tuy nhiên, mức xử phạt còn chung và vẫn còn chưa cụ thể vì 25% nhân viên không biết về vấn đề được hỏi vi phạm thì bị xử phạt như thế nào. Mức kỉ luật chủ yếu là cắt giảm lương, cắt giảm khen thưởng tùy thuộc vào từng trường hợp và do hội đồng kỉ luật quyết định. Vì mức kỉ luật do Hội đồng kỉ luật quyết định nên còn mang nhiều cảm tính nên một số nhân viên cảm thất có sự phân biệt và không công bằng đối với một số nhân viên là người thân quen với nhà quản lý khi bị vi phạm.
Với câu hỏi “Công ty có kiểm tra, giám sát nhân viên trong việc thực hiện
chức trách, nhiệm vụ được giao cũng như việc chấp hành kỷ luật hay không?” và
“Công ty có thông báo cho tất cả các nhân viên biết hành vi nào được chấp nhận và hành vi nào không được chấp nhận không?”. Kết quả có gần tuyệt đối 100% đối tượng khảo sát xác nhận là có, điều này cho thấy Công ty TNHH Thái Sơn đã thực hiện nghiêm túc việc kiểm tra giám sát nhân viên trong việc xây dựng môi trường kỷ luật cũng như có thông báo về các hành vi chuẩn mực để nhân viên nắm rõ và thực hiện.
2.2.1.2. Cơ cấu tổ chức
Công ty TNHH Thái Sơn đã chú trọng xây dựng cơ cấu tổ chức gọn nhẹ với Ban giám đốc, bộ phận kiểm soát, 3 phòng chức năng chuyên môn, 2 nhà máy, công xưởng lao động trực tiếp tại 9 đội thi công. Bộ máy cơ cấu tổ chức đảm bảo gọn nhẹ nhưng đầy đủ chức năng, phân bổ nhân lực hợp lý nhất cho tất cả các bộ phận. Thể hiện ở hình sau: 2. GIÁM ĐỐC Nhà máy (bê tông) Kế toán
trưởng đốc kinh doanhPhòng Giám
Phòng kinh doanh Phòng kế toán hành chính Xưởng mộc, cơ khí, cửa hàng VLXD Phòng Giám đốc kỹ thuật Phòng KH tổng hợp Bộ phận kiểm soát
Hình 2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty TNHH Thái Sơn
(Nguồn: Phòng Kế toán - HC, Công ty TNHH Thái Sơn)
Trong đó cụ thể:
- Ban Giám đốc: Là bộ phận lãnh đạo cao nhất đối với mọi hoạt động của Công ty, trong đó tổng giám đốc là người chịu trách nhiệm cao nhất về mọi mặt hoạt động của Công ty trước pháp luật, và có toàn quyền quyết định mọi vấn đề có liên quan đến tất cả các hoạt động trong nội bộ của Công ty.
- Bộ phận kiểm soát: Là bộ phận được phân công từ Ban lãnh đạo và các đơn vị góp vốn nhằm giám sát, kiểm soát nội bộ mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh cũng như tài chính nhân sự tại Công ty.
- Phòng Kế toán- Hành chính: Có trách nhiệm thiết lập hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán theo đúng quy định của Bộ Tài chính và Quy chế của Công ty; Xây dựng bộ máy kế toán, tổ chức và phân công công việc cụ thể cho từng CBNV trong phòng phù hợp với quy mô và đặc thù Công ty; Lập kế hoạch và cân đối tài chính ngắn hạn và dài hạn; Tham mưu cho Ban giám đốc về phương án đầu tư và viết dự án đầu tư, cũng như tìm nguồn tài chính để đầu tư; Xây dựng định mức chi phí cụ thể cho từng hoạt động trong Công ty; Dự báo nhu cầu đào tạo, tuyển dụng và lập kế hoạch đào tạo từ thực tế nhu cầu của Công ty; Quản lý về công tác chế độ chính sách về lương, BHXH, BHYT, khen thưởng, kỷ luật, chăm sóc - đãi ngộ tại Công ty. Đội xây dựng số 1 Đội xây dựng số 2 Đội xây dựng số 3 Đội xây dựng số 4 Đội thi công cơ giới Đội thi công cửa các loại Đội thi công cốt thép bê tông Đội thi công sơn nước trần Đội thi công điện nước Đội thi công sân nền
Thiết lập các chính sách về quan hệ lao động trong Công ty;
- Phòng Kinh doanh: Xây dựng kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, trung hạn và dài hạn về đầu tư phát triển (bao gồm phương hướng, doanh số, thị trường, khách hàng, giải pháp, dự toán ngân sách,..); Phát triển chiến lược giá, cân đối mục tiêu của Công ty và sự thỏa mãn của khách hàng. Xây dựng giá cước các loại dịch vụ kinh doanh: bảng giá, tỷ lệ chiết khấu, phương thức bán hàng, giảm giá, khuyến mãi; Nghiên cứu các hình thức nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, cải tiến phương tiện vận chuyển (mẫu mã, màu sắc,...); Tổng hợp, lưu trữ và phân tích thông tin trên cơ sở dữ liệu thu thập về thị phần, thị trường và khách hàng;
- Phòng Kế hoạch tổng hợp: Chịu trách nhiệm quản lý về mặt kỹ thuật phương tiện và trang thiết bị máy móc trong đơn vị; Tổ chức xây dựng, giám sát các tiêu chuẩn kỹ thuật; Tổng hợp, lưu trữ hồ sơ kỹ thuật phương tiện; phân tích đánh giá và đề xuất các giải pháp kỹ thuật nhằm nâng cao chất lượng phương tiện. Theo dõi định mức - định ngạch các loại vật tư, phụ tùng; Kiểm soát về chất lượng vật tư cung ứng.
- Nhà máy; Xưởng mộc, cơ khí, cửa hàng VLXD: Phối hợp với 9 đội thi công tiến hành sản xuất kinh doanh, trực tiếp thi công công trình và buôn hán hàng hóa.
Như vậy, các phòng ban được phân chia từng chức năng nhiệm vụ và phân định quyền hạn từ trên xuống theo chiều dọc từ giám đốc, các phó giám đốc, các trưởng phòng, trưởng bộ phận đến nhân viên và lao động trực tiếp. Điều này đảm bảo quyền hạn và trách nhiệm tại các bộ phận của Công ty TNHH Thái Sơn tương xứng với nhau. Điều này được thể hiện ở bảng sau:
Bảng 2.2: Tình hình cơ cấu phân bổ lao động theo mô hình tổ chức hoạt động tại Công ty TNHH Thái Sơn giai đoạn 2018-2020
Đơn vị: người
Stt Bộ phận 2018 2019 2020
1 Ban Giám đốc 4 4 4
2 Bộ phận kiểm soát 5 5 5
4 Phòng Kế hoạch tổng hợp 10 10 10
5 Phòng Phòng kinh doanh 19 18 19
6 Điều hành nhà máy, xưởng mộc, cơ khi
và cửa hàng VLXD 20 20 20
7 Lao động trực tiếp 138 144 156
Tổng 205 210 223
Nguồn: Thông tin từ Phòng kế toán hành chính
Với cơ cấu tổ chức của Công ty, ta thấy sự chuyên môn hóa, chuyên nghiệp trong cách quản lý tránh sự chỉ đạo quản lý, thực hiện công việc chồng chéo gây tốn thời gian, công sức. Giám đốc Công ty là người điều hành quản lý Công ty cao nhất có sự hỗ trợ của các phó giám đốc trực tiếp chỉ đạo theo các chuyên môn khác nhau. Để các phó giám đốc có thể nắm bắt và chỉ đạo các đơn vị hoạt động theo đúng chủ trương của Công ty, các phòng ban chức năng là nơi định hướng, giám sát, hỗ trợ các đội thi công thực hiện các công việc. Nhờ đó, hoạt động kiểm soát của Công ty được thực hiện theo phân cấp quản lý: từ trên xuống và có sự phối hợp giữa các đơn vị, phòng ban cùng cấp theo chuyên môn nghiệp vụ tránh được sự kiểm tra, kiểm soát chồng chéo hoặc bỏ trống.
Bảng 2.3: Thống kê kết quả khảo sát đánh giá về cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thái Sơn
Câu hỏi Số phiếu
gửi đi Số phiếu nhận về Trả lời Có Không Không biết về vấn đề được hỏi
1. Cơ cấu tổ chức hiện tại có phù hợp với bản chất và tình hình hoạt động của Công ty không?
40 40 100% 0% 0%
2. Trong cơ cấu tổ chức hiện tại có sự phân định rõ quyền hạn và trách nhiệm đối với từng hoạt động cụ thể, cấp bậc cần báo cáo không?
40 40 100% 0% 0%
3.Những năm gần đây công ty có điều chỉnh hay thay đổi cơ cấu phù hợp với hoạt động kinh doanh hay không?
4. Hiện tại cơ cấu tổ chức của Công ty có đảm bảo cho việc lập kế hoạch, thực hiện và giám sát không?
40 40 87.5% 12.5% 0%
5. Công ty có văn bản quy định chính sách và thủ tục để cụ thể hóa hoạt động của từng bộ phận không?
40 40 85.0% 15.0% 0%
(Nguồn:Tác giả tổng hợp)
Qua khảo sát cho thấy 100% ý kiến đồng ý với cơ cấu tổ chức hiện tại của Công ty đã được xây dựng phù hợp với bản chất và tình hình hoạt động của Công ty. Cơ cấu tổ chức này đáp ứng được yêu cầu quản lý của Công ty, giúp ban lãnh đạo của Công ty có thể điều hành hoạt động của toàn Công ty.
Kết quả khảo sát cũng cho thấy có 100% ý kiến cho rằng cơ cấu tổ chức hiện tại đã phân định rõ quyền hạn và trách nhiệm cụ thể phù hợp với quy mô, đặc điểm kinh doanh của Công ty. Đồng thời cũng có văn bản quy định chính sách và thủ tục để cụ thể hóa hoạt động của từng bộ phận giúp cho các bộ phận hoàn thành được các mục tiêu đề ra.
Với câu hỏi “Những năm gần đây công ty có điều chỉnh hay thay đổi cơ cấu phù hợp với hoạt động kinh doanh hay không?” có 92,5% đối tượng được hỏi trả lời là có,