Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ
Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một chức năng quan trọng trong quản lý, giúp tổ chức hoạt động hiệu quả và giảm thiểu rủi ro Các nhà quản lý luôn chú trọng xây dựng hệ thống kiểm soát để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.
Theo COSO, kiểm soát nội bộ là quy trình do hội đồng quản trị, nhà quản lý và các cá nhân khác thực hiện, nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu cụ thể với mức độ bảo đảm hợp lý.
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy.
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
Hệ thống kiểm soát nội bộ theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 bao gồm các quy định và thủ tục kiểm soát do đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật và quy định Hệ thống này có chức năng kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót, đồng thời đảm bảo lập báo cáo tài chính một cách trung thực và hợp lý, góp phần bảo vệ, quản lý và sử dụng tài sản của đơn vị hiệu quả.
Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm các chính sách và thủ tục được thiết lập để đạt được bốn mục tiêu quan trọng.
1- Bảo vệ tài sản của đơn vị, ngăn ngừa và phát hiện các hành vi lãng phí, gian lận hoặc sử dụng tài sản không hiệu quả.
2- Cung cấp thông tin kế toán chính xác và đáng tin cậy.
3- Đánh giá hiệu quả hoạt động của đơn vị 4- Đánh giá việc chấp hành các chính sách quy định tại đơn vị Như vậy, hệ thống KSNB thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đã đề ra KSNB không chỉ giới hạn ở chức năng tài chính và kế toán mà còn phải kiểm soát các chức năng khác như hành chính, quản lý sản suất
Hai mục tiêu đầu tiên của Kiểm soát nội bộ (KSNB) liên quan đến kế toán, trong khi hai mục tiêu còn lại tập trung vào quản lý.
Sự cần thiết của KSNB
Nhiều công ty hiện nay đang gặp phải vấn đề quản lý lỏng lẻo, đặc biệt là các công ty nhỏ thường được quản lý theo kiểu gia đình, trong khi các công ty lớn lại phân quyền cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra Cả hai mô hình này dựa vào sự tin tưởng cá nhân và thiếu quy chế thông tin cũng như kiểm tra chéo giữa các bộ phận, dẫn đến nguy cơ gian lận Đối với những công ty có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ đông, việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là rất cần thiết để tăng cường niềm tin trong quản trị doanh nghiệp, đặc biệt quan trọng với các công ty có nhà đầu tư bên ngoài, vì họ thường sẵn sàng trả giá cao hơn cho những công ty có rủi ro thấp hơn.
Trong mỗi tổ chức, sự đồng nhất và xung đột giữa quyền lợi chung và quyền lợi riêng giữa người sử dụng lao động và người lao động luôn hiện hữu song song.
Hệ thống kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc ngăn chặn người lao động hành động vì lợi ích cá nhân, gây thiệt hại cho tổ chức và người sử dụng lao động Để quản lý rủi ro hiệu quả, cần có các phương pháp phân quyền, ủy nhiệm và giao việc cho cấp dưới một cách chính xác và khoa học, thay vì chỉ dựa vào sự tin tưởng cảm tính.
Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ là tạo ra cơ chế giám sát không dựa vào lòng tin, mà dựa trên các quy định rõ ràng nhằm đảm bảo tính hiệu quả và minh bạch trong quản lý.
Giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh là điều cần thiết để tránh thiệt hại do sai sót, chậm tiến độ, tăng chi phí và giảm chất lượng sản phẩm Đồng thời, việc bảo vệ tài sản khỏi hư hỏng, mất mát, gian lận và trộm cắp cũng rất quan trọng Đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán và báo cáo tài chính, cùng với việc tuân thủ nội quy công ty và quy định pháp luật, sẽ giúp tối ưu hóa nguồn lực và đạt được mục tiêu đề ra Cuối cùng, bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư và cổ đông sẽ tạo dựng lòng tin vững chắc trong mối quan hệ kinh doanh.
Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp
Hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp được thiết kế khác nhau tùy thuộc vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô Tuy nhiên, nhìn chung, hệ thống này bao gồm 5 yếu tố chính.
- Đánh giá rủi ro: xác định các rủi ro xuất phát từ các nhân tố bên trong, bên ngoài doanh nghiệp
Hệ thống thông tin kế toán là tập hợp các phương pháp và hệ thống sổ sách chứng từ do nhà quản lý thiết lập, nhằm ghi chép và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính, cũng như tài sản và nguồn vốn của đơn vị.
Các thủ tục kiểm soát là những chính sách và quy trình mà nhà quản lý của tổ chức thiết lập nhằm đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra một cách hiệu quả.
- Giám sát hệ thống kiểm soát: là quá trình đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Mỗi yếu tố trong hệ thống, bao gồm các chính sách và thủ tục, được doanh nghiệp thiết kế và thực hiện để đảm bảo đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Môi trường kiểm soát bao gồm các yếu tố môi trường ảnh hưởng đến thiết kế, hoạt động và hiệu quả của các chính sách và thủ tục trong tổ chức.
Các yếu tố này chủ yếu liên quan đến quan điểm, thái độ, nhận thức và hành động của nhà quản lý đơn vị.
Nhà quản lý cần có quan điểm kinh doanh trung thực và lành mạnh, coi trọng tính trung thực của báo cáo tài chính (BCTC) Việc áp dụng các biện pháp nhằm hạn chế rủi ro kinh doanh sẽ tạo ra một môi trường kiểm soát mạnh mẽ và chặt chẽ.
+ Phân bổ quyền lực: nếu quyền lực được phân chia hợp lý cho nhiều người thì môi trường kiểm soát sẽ tốt hơn
Cơ cấu tổ chức là sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm giữa các thành viên trong đơn vị, đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra và giám sát hoạt động của doanh nghiệp Một cơ cấu tổ chức hiệu quả không chỉ giúp tổ chức hoạt động một cách có hệ thống mà còn tạo ra môi trường kiểm soát mạnh mẽ, từ đó đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị.
Chính sách nhân sự bao gồm các phương pháp quản lý nhân sự và chế độ liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, thăng tiến, khen thưởng và kỷ luật nhân viên Một chính sách nhân sự hiệu quả không chỉ nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên mà còn củng cố tính đoàn kết trong doanh nghiệp và đảm bảo môi trường kiểm soát vững mạnh.
Công tác kế hoạch bao gồm việc lập kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, dự toán đầu tư và sửa chữa tài sản cố định, cùng với quản lý tài chính Khi thực hiện công tác kế hoạch, nhà quản lý cần theo dõi tiến độ và các yếu tố ảnh hưởng để kịp thời phát hiện và xử lý những biến động bất thường.
Bộ phận kiểm toán nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc giám sát và đánh giá thường xuyên các hoạt động của đơn vị, góp phần tạo ra một môi trường kiểm soát hiệu quả.
Ủy ban kiểm toán là một bộ phận thuộc Hội đồng quản trị, bao gồm các thành viên không phải nhân viên công ty Nhiệm vụ của ủy ban này là kiểm tra và giám sát hoạt động của kiểm toán viên nội bộ, đảm bảo tuân thủ luật pháp, giám sát quá trình lập báo cáo tài chính, cũng như hòa giải các mâu thuẫn giữa kiểm toán viên độc lập và ban giám đốc Do đó, sự độc lập và hiệu quả của ủy ban kiểm toán đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì môi trường kiểm soát hiệu quả.
Các yếu tố bên ngoài, bao gồm luật pháp, sự kiểm soát của cơ quan Nhà nước và ảnh hưởng từ chủ nợ, có tác động lớn đến hoạt động của đơn vị Mặc dù những yếu tố này nằm ngoài tầm kiểm soát của nhà quản lý, nhưng chúng ảnh hưởng đáng kể đến việc thiết kế và thực hiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB).
1.3.2 Đánh giá rủi ro của doanh nghiệp
Dù là công ty lớn hay nhỏ, mọi doanh nghiệp đều phải đối mặt với rủi ro từ các yếu tố bên trong và bên ngoài Do đó, việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ là rất quan trọng, trong đó cần xác định rõ các rủi ro tiềm ẩn Đánh giá rủi ro giúp doanh nghiệp nhận diện và phân tích các nguy cơ liên quan đến quá trình đạt được mục tiêu, từ đó đưa ra các biện pháp xử lý và giảm thiểu rủi ro hiệu quả.
1.3.3 Hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống kế toán đóng vai trò quan trọng trong kiểm soát nội bộ (KSNB), cung cấp thông tin kinh tế tài chính thiết yếu cho người sử dụng Nó không chỉ giúp quản lý các hoạt động của đơn vị mà còn bao gồm hai phần liên kết chặt chẽ: hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị.
Hai bộ phận này thường chia sẻ phần lớn dữ liệu đầu vào, nhưng quá trình xử lý và sản phẩm đầu ra lại khác nhau đáng kể về cách hình thành và cung cấp thông tin, nhằm đáp ứng các nhu cầu đa dạng.
Các mục tiêu tổng quát của hệ thống KSNB về phương diện kế tóan bao gồm:
Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
Khái quát chu trình bán hàng và thu tiền
Bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển nhượng quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng Quy trình này bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng qua đơn đặt hàng hoặc hợp đồng mua hàng, và kết thúc khi hàng hóa được chuyển đổi thành tiền.
Hàng hóa bao gồm các tài sản và dịch vụ có giá trị có thể được giao dịch, trong khi tiền tệ đóng vai trò là phương tiện thanh toán, giúp các giao dịch diễn ra nhanh chóng Tuy nhiên, sự phân biệt giữa việc bán hàng và thu tiền vẫn còn tồn tại.
Phạm vi hàng hóa, bao gồm hay không bao gồm đất đai và sức lao động, phụ thuộc vào quan hệ xã hội trong từng thời kỳ và có sự khác biệt cụ thể cho từng đối tượng.
Bán hàng là một quá trình có mục đích với nhiều phương thức thực hiện khác nhau, bao gồm thu tiền mặt trực tiếp, thanh toán qua ngân hàng, giao hàng trực tiếp với hình thức thu tiền sau, hoặc gửi hàng theo yêu cầu của khách hàng Hàng hóa và dịch vụ có thể được bán trực tiếp cho người tiêu dùng qua bán lẻ hoặc gián tiếp qua bán buôn và đại lý Mỗi phương thức bán hàng có quy trình và thủ tục giao nhận, thanh toán khác nhau, cùng với cách tổ chức kế toán và kiểm soát riêng biệt.
2.1.2 Chức năng của chu trình bán hàng và thu tiền 2.1.2.1 Xử lý đặt hàng của người mua Đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, là phiếu yêu cầu mua hàng, là yêu cầu qua thư, fax, điện thoại và sau đó là hợp đồng về mua-bán hàng hóa dịch vụ… Về pháp lý, đó là việc bày tỏ sự sẵn sàng mua hàng hóa theo những điều kiện xác định Do đó, có thể xem đây là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình.
Trên cơ sở pháp lý này, người bán có thể xem xét để đưa ra quyết định bán qua phiếu tiêu thụ và lập hóa đơn bán hàng.
Việc bán hàng và thu tiền được xem như một phần của khái niệm "tiêu thụ", do đó, ngay từ thỏa thuận ban đầu, các công ty cần cân nhắc việc bán chịu một phần hoặc toàn bộ lô hàng Nhiều doanh nghiệp thực hiện ghi chép bán chịu trên lệnh bán hàng trước khi vận chuyển, thông qua sự phê duyệt của người có hiểu biết về tài chính và khách hàng Việc phê duyệt này thường dựa trên lợi ích của cả hai bên, khuyến khích người mua thanh toán nhanh chóng thông qua các mức giảm giá khác nhau theo thời hạn thanh toán Tuy nhiên, một số doanh nghiệp lại bỏ qua chức năng này, dẫn đến tình trạng nợ khó đòi và thất thu do khách hàng không còn khả năng thanh toán hoặc cố tình không thanh toán do thiếu sót trong thỏa thuận ban đầu.
2.1.2.3 Chuyển giao hàng Đây là chức năng kế tiếp chức năng duyệt bán hàng Theo nghĩa hẹp của khái niệm “tiêu thụ” thì vận chuyển hàng hóa đến người mua là điểm bắt đầu chu trình nên thường là điểm chấp nhận được ghi sổ bán hàng Vào lúc giao hàng chứng từ vận chuyển cũng được lập Chứng từ vận chuyển thường là hóa đơn vận chuyển hay vận đơn Các công ty có quy mô lớn, có diễn biến thường xuyên về nghiệp vụ bán hàng thường lập sổ vận chuyển để cập nhật các chững từ vận chuyển
2.1.2.4 Lập và kiểm tra hóa đơn
Hóa đơn bán hàng là tài liệu quan trọng ghi rõ mẫu mã, số lượng và giá cả hàng hóa, bao gồm giá gốc, chi phí vận chuyển và bảo hiểm theo quy định của luật thuế giá trị gia tăng Hóa đơn được lập thành ba liên: liên 1 lưu tại nơi lập, liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 dùng để ghi sổ và theo dõi thu tiền Do đó, hóa đơn không chỉ giúp khách hàng nắm rõ số tiền và thời hạn thanh toán mà còn là căn cứ để ghi sổ Nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phải thu.
2.1.2.5 Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền
Sau khi hoàn tất các chức năng bán hàng và ghi sổ kế toán, cần tiếp tục thực hiện các chức năng thu tiền trong cả điều kiện bình thường và không bình thường Việc ghi sổ các khoản thu từ bán hàng là rất quan trọng và phải được thực hiện cẩn thận Đặc biệt, cần chú ý đến khả năng bỏ sót hoặc dấu diếm các khoản thu, nhất là đối với tiền mặt trực tiếp.
2.1.2.6 Xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lại và khoản bớt giá
Các khoản giảm trừ doanh thu xảy ra khi người mua không hài lòng với hàng hóa, dẫn đến việc người bán có thể nhận lại hàng hoặc giảm giá Để ghi nhận các khoản giảm trừ này, cần lập bảng ghi nhớ hoặc có hóa đơn chứng minh Đối với các khoản chiết khấu và giảm giá hàng bán, cần tuân theo các chính sách bán hàng đã được phê duyệt, từ đó xác định các khoản giảm trừ cho từng khách hàng.
2.1.2.7 Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và xóa sổ các khoản phải thu không thu hồi được
Trong một số trường hợp, khách hàng có thể không thanh toán hoặc không còn khả năng thanh toán Sau khi tiến hành thẩm định, nếu xác định rằng khoản thất thu này không thể thu hồi, cần xem xét việc xóa sổ khoản phải thu đó.
Các khoản dự phòng phải thu khó đòi được lập nhằm mục đích:
- Đề phòng nợ phải thu không thu được khi khách hàng không có khả năng trả nợ
- Xác định giá trị thực của các khoản nợ phải thu khi lập BCTC
2.1.3 Các gian lận và sai sót thường gặp ở chu trình bán hàng và thu tiền
Gian lận và sai sót Tình trạng
1 Bán hàng nhưng không thu được tiền
2 Bán hàng không đúng giá Doanh thu cao hơn hoặc thấp hơn so với thực tế
3 Giao hàng trễ Không thực hiện đúng điều kiện hợp đồng, mất uy tín với khách hàng
4 Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng
Mất uy tín với khách hàng
5 Phát hành hóa đơn sai Ghi nhận nghiệp vụ sai
6 Chiếm khoản thu tiền mặt Thất thoát tiền mặt
7 Vận chuyển cho người mua không có thật vẫn được ghi như khoản bán
Thất thoát tài sản hàng
8 Ghi chép nghiệp vụ sai Số liệu trên sổ sách bị sai lệch
9 Nhân viên bán hàng cấp quá nhiều hạn mức bán chịu cho khách hàng
Có khả năng dẫn đến nợ khó đòi
10 Tính toán sai chiết khấu Ghi nhận nghiệp vụ sai
11 Tiền thu nợ khách hàng của niên độ sau được ghi vào niên độ hiện hành
Ghi nhận báo cáo tài chính không chính xác
12 Mức dự phòng được lập thấp hơn thực tế
Giá trị thực của khoản nợ phải thu trên BCTC không chính xác
13 Nhiều khoản nợ phải thu trên sổ sách có chênh lệch với số liệu khách hàng do công ty không đối chiếu công nợ thường xuyên
Số liệu trên sổ sách không khớp
14 Hàng hóa hư hỏng trong quá trình vận chuyển
Mất uy tín với khách hàng, gia tăng chi phí
15 Nhân viên có thể quên lập hóa đơn cho hàng đã giao, hoặc lập một hóa đơn hai lần
Giá vốn hàng cao hơn hoặc thấp hơn so với thực tế
16 Lập hóa đơn khống trong khi thực tế không giao hàng
17 Xóa sổ những khoản phải thu mà thực tế đã thu
18 Không công bố thông tin về các khoản nợ phải thu đem thế chấp vay ngân hàng
Sai phạm khi lập BCTC
19 Nhân viên bán hàng làm cho công ty cam kết một lịch giao hàng mà nhà máy không thể đáp ứng
Khi một công ty không thực hiện hợp đồng, điều này không chỉ làm mất uy tín với khách hàng mà còn có thể liên quan đến các điều khoản hoặc điều kiện không chính xác, đặc biệt là những điều chưa được khách hàng phê duyệt Việc chấp nhận các điều khoản không chính xác có thể gây ra nhiều hệ lụy cho công ty.
21 Thực hiện ghi nhận hàng bị trả lại không có thật (hàng không về nhập kho)
2.1.4 Hệ thống chứng từ, sổ sách và các báo cáo của chu trình 2.1.4.1 Hệ thống chứng từ
Đơn đặt hàng của khách hàng là chứng từ quan trọng mà khách hàng phát hành khi có nhu cầu mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ công ty Đơn này cần chứa đầy đủ thông tin như tên hàng, số lượng, mã khách hàng, quy cách, chất lượng hàng và yêu cầu thời gian nhận hàng Sau khi được kiểm tra và xét duyệt, đơn đặt hàng sẽ được chuyển đến bộ phận bán hàng để tiến hành thực hiện.
Lệnh bán hàng là tài liệu được phát hành khi đơn đặt hàng của khách hàng được chấp nhận, cho phép thực hiện việc bán các sản phẩm đã được ghi trong đơn đặt hàng.
Phiếu xuất kho là chứng từ quan trọng xác nhận hàng hóa đã được giao từ kho của công ty cho khách hàng Trên phiếu, thông tin về tên hàng, số lượng và quy cách được ghi rõ và được kiểm tra bởi thủ kho Sau khi giao hàng, một bản sao phiếu xuất kho có chữ ký của người mua hoặc người nhận sẽ trở lại cho người bán như bằng chứng giao hàng.
- Chứng từ vận chuyển: là vận đơn, giấy gửi hàng hoặc chứng từ vận chuyển hàng hóa tương đương khác, nhằm xác nhận việc đã chuyển hàng hóa.
Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
Nội dung Thủ tục kiểm soát
Doanh thu được ghi chép vào sổ sách là có thật, thực sự phát sinh
- Các nghiệp vụ ghi sổ đều dựa vào các chứng từ vận chuyển và đơn đặt hàng đã phê chuẩn
- Hóa đơn được đánh số thứ tự trước và xác định rõ mục đích sử dụng
- Các bảng cân đối bán hàng- thu tiền hàng tháng gửi cho người mua và việc tiếp nhận ý kiến người mua được thực hiện độc lập với kế toán
Hóa đơn GTGT Hóa đơn bán hàng thông thường
Cơ sở dữ liệu phân hệ bán hàng
Sổ cái và sổ chi tiết
Sổ chi tiết bán hàng
Sổ chi tiết thanh toán người mua
Sổ chi tiết thanh toán người mua bằng ngoại tệ
Báo cáo quản trị đầu ra cần đảm bảo rằng tất cả các báo cáo tài chính đầy đủ về doanh thu phát sinh được ghi chép một cách chính xác, có đánh số thứ tự và xác định rõ mục đích sử dụng.
Các nghiệp vụ bán hàng được phê chuẩn đúng đắn
Phê chuẩn chung hoặc xét duyệt cụ thể từng thương vụ phải trải qua các thể thức đúng đắn tên cả 3 mặt
- Xét duyệt bán chịu trước khi vận chuyển hàng hóa
- Chuẩn y việc vận chuyển hàng bán
- Phê duyệt giá bán bao gồm cả cước phí vận chuyển và chiết khấu
Các nghiệp vụ bán hàng được phân loại thích hợp
Xây dựng và sử dụng sơ đồ tài khoản chi tiết cho các nghiệp vụ
Xem xét và kiểm tra lại việc ghi các nghiệp vụ vào tài khoản (đặc biệt là các nghiệp vụ bất thường) Đúng kỳ
Các nghiệp vụ bán hàng được ghi đúng thời gian phát sinh
- Xây dựng trình tự cần có để lập chứng từ và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng đúng thời gian
- Tổ chức kiểm tra đối chiếu nội bộ về lập chứng từ và ghi sổ theo thời gian
Các khoản bán hàng đã ghi sổ đúng số lượng, chủng loại hàng hóa, đã vận chuyển và hóa đơn bán hàng lập đúng
Để đảm bảo tính chính xác trong việc lập hóa đơn, cần phân công một người độc lập với nghiệp vụ bán hàng thực hiện kiểm tra nội bộ Người này sẽ rà soát các hóa đơn theo giá cả từng loại hàng tại thời điểm bán và ghi chép đầy đủ vào sổ kế toán.
Sự các nghiệp vụ bán hàng đòi hỏi việc ghi sổ chính xác để đảm bảo trách nhiệm trong việc quản lý thu chi Ghi chép doanh thu bán hàng cần được đưa vào sổ thu tiền một cách chính xác, đồng thời phải cộng dồn đúng với sổ chi tiết các khoản phải thu từ người mua.
- Lập cân đối thu tiền hàng tháng và gửi người mua
- Tổ chức đối chiếu nộ bộ các khỏan bán hàng-thu tiền
2.2.2 Mục tiêu và thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ thu tiền
Nội dung Các thủ tục kiểm soát
Các khoản thu tiền đã ghi sổ thực tế đã nhận
Phân cách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người giữ sổ Đối chiếu độc lập với tài khoản ở ngân hàng
Khoản tiền chiết khấu, giảm giá đã được xét duyệt đúng đắn; phiếu thu tiền được đối chiếu và kí duyệt
Có chính sách cụ thể cho việc thanh toán trước hạn
Duyệt các khoản chiết khấu Đối chiếu chứng từ gốc và ký duyệt phiếu thu tiền
Tiền mặt thu được đã ghi đầy đủ vào Sổ quỹ và các nhật ký thu tiền
Phân cách trách nhiệm giữa người giữ tiền với người ghi sổ
Để đảm bảo việc nhận tiền được thực hiện đúng quy định, cần sử dụng giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiền mặt đã được đánh số trước Đồng thời, cần có quy định cụ thể về chế độ báo cáo nhận tiền kịp thời Việc xác nhận Séc thu tiền cũng phải được thực hiện trực tiếp để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình giao dịch.
Các khoản thu tiền đã ghi sổ và đã nộp đều đúng với giá
Theo dõi chi tiết các khoản thu từ nghiệp vụ và đối chiếu với chứng từ bán hàng cùng với thu tiền Đồng thời, thực hiện việc đối chiếu định kỳ với ngân hàng để đảm bảo tính chính xác của các khoản thu.
Các khoản thu tiền đều được phân loại đúng
Sử dụng sơ đồ tài khoản quy định các quan hệ đối ứng cụ thể về thu tiền
Kiểm tra, đối chiếu việc phân loại, Đúng kỳ
Các khoản thu tiền ghi đúng thời gian
Quy định rõ việc cập nhật các khoản thu tiền vào quỹ và sổ
Có nhân viên độc lập kiểm soát ghi thu và nhập quỹ
Các khoản thu tiền ghi vào sổ tổng hợp và chi tiết chính xác
Phân cách trách nhiệm ghi sổ với theo dõi thanh toán tiền hàng
Lập cân đối thu tiền và gửi cho người mua đều đặn
Tổ chức đối chiếu nội bộ về chuyển sổ, cộng sổ
2.2.3 Các thủ tục kiểm soát trong môi trường áp dụng máy tính 2.2.3.1 Kiểm soát chung
Nội dung Thủ tục kiểm soát nội bộ
- Tuân theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm
- Thực hiện tuần tự các bước cơ bản theo chương trình đã được lập trình sẵn về phương pháp nhập, xử lý và in ấn tạo các báo cáo.
- Kiểm soát việc nhập liệu và hình thành chứng từ từ máy vi tính.
- Kiểm soát các bản sao chứng từ.
- Kiểm soát sơ đồ luân chuyển chứng từ, các báo cáo
Kiểm soát các khoản mục về tài sản
So sánh các số liệu đã được tính toán độc lập, đối chiếu số dư tk
112 với số dư tại NH Các bảng ghi về hàng tồn kho nên được duy trì và điều chỉnh định kỳ với số lượng hàng tồn kho thực tế
Kiểm soát quá trình quản lý
- Các nhân viên bao gồm những người viết chương trình, các kế toán viên… nên được đào tào tay nghề và ký kết hợp đồng rõ ràng.
- Sự phát triển hệ thống máy tính và những thay đổi cho hệ thống nên được phê chuẩn trước, kiểm tra và đóng dấu xác nhận.
Nhà quản lý cần thường xuyên xem xét các bảng phân tích định kỳ và báo cáo kế toán liên quan đến công việc, cũng như các giao dịch được xử lý bằng máy tính để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý tài chính.
Kiểm soát các hoạt động của trung tâm dữ liệu
- Dữ liệu liên quan đến nghiệp vụ bán hàng và công nợ nên được thiết lập rõ ràng.
Hệ thống thông tin và nhân viên kế toán cần được giám sát chặt chẽ và xem xét công việc của họ Việc sử dụng máy tính sẽ hỗ trợ trong việc kiểm tra các báo cáo và truy cập, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình làm việc.
Kiểm soát sự phân quyền
Trong hệ thống máy tính, sự ủy quyền được thực hiện một cách tự động mà không cần ghi lại sự phê duyệt trên các chứng từ Điều này có nghĩa là khi người quản lý chấp nhận thiết kế của chương trình, họ đã ngầm đồng ý với sự phê duyệt của mình.
Kiểm soát sự truy cập dữ liệu
Phân quyền cho người dùng quyền truy cập, lập mật khẩu cho mỗi nhân viên khi truy cập đến chức năng của mỗi phòng ban
Nội dung Thủ tục kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nhập dữ liệu
Chuẩn bị các chứng từ gốc đã được đánh số thứ tự, đã được phê duyệt, đánh dấu các chứng từ đã được nhập vào hệ thống
Trước khi tiến hành nhập liệu, hãy sử dụng các thiết bị kiểm tra chứng từ để đảm bảo tính chính xác Việc chỉnh sửa các lỗi trong quá trình nhập liệu, đặc biệt là liên quan đến các file Nợ phải thu và Hàng tồn kho, là rất quan trọng để duy trì độ tin cậy của dữ liệu.
Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu
Các hóa đơn GTGT và phiếu thu phải được lập và in từ hệ thống sau khi đã kiểm tra đầy đủ Cần thực hiện đối chiếu giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết tài khoản, cũng như đối chiếu với biên bản công nợ và sổ phụ ngân hàng Đồng thời, cần báo cáo các thông tin bất thường như hàng tồn kho âm và giá vốn.
Thiết lập giá vốn hàng bán trong hệ thống, thuế GTGT cho một số mặt hàng…
Chỉnh sửa dữ liệu trong quá trình xử lý nếu xảy ra lỗi
Kiểm soát thông tin đầu ra
Kiểm soát nội dung và hình thức các báo cáo như báo cáo phân tích tuổi nợ và báo cáo nhập xuất tồn là rất quan trọng Mục tiêu là đảm bảo các báo cáo này đơn giản, dễ hiểu nhưng vẫn cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết.
In báo cáo và4 sổ sách định kỳ để cung cấp cho quá trình kiểm tra nội bộ…
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ
Giới thiệu chung về Chi nhánh
Công ty Dầu nhờn Petrolimex được thành lập ngày 09/6/1994 theo QĐ số 745TM/TCCB của Bộ Trưởng Bộ Thương Mại với ngành nghề kinh doanh:
Công ty Hoá Dầu Petrolimex, trước đây là Công ty Dầu Nhờn Petrolimex, đã mở rộng hoạt động kinh doanh sang ba ngành hàng chính: Dầu mỡ nhờn, Nhựa đường và Hoá chất, nhằm đa dạng hóa sản phẩm Ngày 13/6/1998, Bộ Trưởng Bộ Thương Mại đã ký quyết định đổi tên công ty, đánh dấu bước ngoặt quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp Để phù hợp với xu thế toàn cầu và phát triển kinh tế trong nước, Nhà nước đã tiến hành cổ phần hóa một số doanh nghiệp nhà nước, trong đó có Công ty Hoá Dầu Petrolimex Theo quyết định số 1801/2003QĐ–BTM ngày 23/12/2003, công ty đã chính thức chuyển đổi sang hình thức cổ phần hóa, tạo điều kiện cho doanh nghiệp phát huy tối đa năng lực sản xuất.
“Công ty cổ phần Hóa dầu Petrolimex” và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/03/2004.
Tên giao dịch : Công ty Cổ phần Hóa dầu Petrolimex Tên giao dịch Quốc tế : Petrolimex Petrochemical Company
Công ty cổ phần Hóa dầu Petrolimex có vốn điều lệ 150 tỷ đồng, trong đó Nhà nước nắm giữ 51% Là một doanh nghiệp Nhà nước đã được cổ phần hóa, công ty hoạt động với tư cách pháp nhân đầy đủ, thực hiện hạch toán kinh tế độc lập, sở hữu tài khoản ngân hàng và con dấu riêng để thực hiện các giao dịch.
Công ty hiện có 4 chi nhánh tại các tỉnh thành lớn, bao gồm Chi nhánh Hóa dầu Hải Phòng tại số 01 Hùng Vương, TP Hải Phòng và Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng tại lô 12-13B4, đường Ngô Quyền, TP Đà Nẵng.
Chi nhánh Hóa dầu Sài gòn-địa chỉ : số 15 Lê Duẩn, TP Hồ Chí Minh, Chi nhánh Hoá dầu Cần Thơ-địa chỉ : Trà Nóc, TP Cần Thơ.
Và 2 nhà máy : Nhà máy Dầu nhờn Thượng lý - Hải phòng, công suất 20.000 tấn/năm, Nhà máy Dầu nhờn Nhà Bè- TP Hồ Chí Minh, công suất 25.000 tấn/năm
1.1.2 Khái quát về chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng
Chi nhánh hóa dầu Đà Nẵng là đơn vị trực thuộc Công ty cổ phần hóa dầuPetrolimex (PLC Đà Nẵng)
Ngày 10/08/1994 Tổng Giám đốc Công ty cổ phần hóa dầu Petrolimex đã ra quyết định số 1062/TM-TCCB thành lập Chi nhánh hóa dầu Đà Nắng.
Vào tháng 3 năm 2006, Công ty Hóa Dầu Petrolimex đã chuyển đổi sang mô hình công ty cổ phần, kéo theo đó, Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng cũng thực hiện chuyển đổi và hoạt động kinh doanh theo mô hình mới của Công ty CP Hóa dầu Petrolimex.
Hình thức sở hữu vốn : Công ty CP có vốn Nhà nước chi phối, Tổng số lao động : 30 người,
Trụ sở : đóng tại địa chỉ lô 12-13B4, tầng 3 & tầng 4, toà nhà VITACO, đường Ngô quyền-TP Đà nẵng.
Tel: 0511.3 911611;3 911619 Fax: 0511.3911612 Email:plc@plc.com.vn Website: www.plc.com.vn
Lĩnh vực hoạt động chủ yếu của chi nhánh là kinh doanh dầu mỡ nhờn
+ Dầu nhờn động cơ-dầu nhờn dùng cho xe máy, xe vận tải công cộng, xe thương mại, các loại động cơ trên một số thiết bị, máy móc
Dầu công nghiệp là loại dầu nhờn được sử dụng trong nhiều lĩnh vực công nghiệp, bao gồm dầu nhờn truyền động, dầu nhờn công nghiệp, dầu thủy lực, dầu biến thế, mỡ bôi trơn và các loại dầu nhờn chuyên dụng khác.
+ Dầu nhờn hàng hải: dùng cho động cơ, máy móc thiết bị trên các tàu thuyền
- Công dụng chính của dầu mỡ nhờn: bôi trơn, tẩy rửa, làm kín, làm mát, bảo quản, truyền nhiệt, cách điện,…
Đặc điểm tổ chức quản lý tại chi nhánh
Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng thuộc Công ty Hóa dầu Petrolimex (PLC), chịu sự quản lý trực tiếp từ công ty mẹ.
PLC chính là nguồn cung cấp, phân phối trực tiếp và duy nhất các sản phẩm dầu mỡ nhờn cho Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng.
Nhiệm vụ chính của Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng
Phân tích và dự đoán nhu cầu khách hàng là yếu tố then chốt để phát triển và mở rộng thị trường tại các tỉnh duyên hải miền Trung, từ Quảng Bình đến Ninh Thuận, cùng với các tỉnh Bắc và Nam Tây Nguyên Việc nắm bắt xu hướng tiêu dùng và nhu cầu của khách hàng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chiến lược kinh doanh, nâng cao hiệu quả tiếp cận thị trường và gia tăng sức cạnh tranh trong khu vực.
- Tiếp nhận và phân phối hàng hóa (các sản phẩm hóa dầu) trên địa bàn khu vực được phân công
Để đáp ứng tốt nhất nhu cầu khách hàng, cần tăng cường đầu tư vào trang thiết bị và phương tiện bán hàng, đồng thời nâng cao chất lượng đội ngũ bán hàng và dịch vụ hỗ trợ Bên cạnh đó, cần thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ tài chính như doanh thu, tiêu thụ và lợi nhuận đã đề ra.
- Tuyên truyền quảng cáo đẩy nhanh tiêu thụ, mở rộng mạng lưới kinh doanh trên địa bàn
Nghiêm túc tuân thủ các chính sách và pháp luật của Nhà nước là điều cần thiết, đồng thời thực hiện đầy đủ chế độ lương, bảo hiểm xã hội và các quyền lợi khác cho cán bộ công nhân viên chức.
Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng
Giám đốc Chi nhánh là người chịu trách nhiệm toàn diện về hoạt động của đơn vị trước Công ty, đồng thời phải tuân theo chỉ đạo từ Công ty Với vai trò ra quyết định chiến lược quan trọng, Giám đốc làm việc theo chế độ thủ trưởng và trực tiếp chỉ đạo công tác kế toán tài chính cũng như công tác cán bộ Ngoài ra, Giám đốc còn quản lý hoạt động của tất cả các phòng ban trong Chi nhánh.
Các phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc tham mưu cho Giám đốc, thường xuyên theo dõi và nắm bắt tình hình hoạt động của thị trường Họ có trách nhiệm phát triển thị trường, đề xuất các phương án và chính sách bán hàng, quảng cáo, tiếp thị, cũng như ký kết các hợp đồng bán hàng và dịch vụ kỹ thuật.
Phòng tài chính – kế toán có trách nhiệm tổ chức hạch toán tài chính theo chuẩn mực ngành và quy định của Nhà nước, đồng thời báo cáo trực tiếp cho Giám đốc Phòng cũng cung cấp thông tin tài chính định kỳ cho Giám đốc và các phòng ban liên quan để hỗ trợ công tác quản lý.
Phòng đảm bảo dầu mỡ nhờn (ĐB DMN) có vai trò quan trọng trong việc quản lý nguồn hàng tồn kho, điều phối hàng hóa và tiếp nhận đơn hàng Đây cũng là nơi thực hiện các giao dịch bán hàng, xuất hóa đơn và điều động hàng hóa, góp phần đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả.
Kho thuộc phòng ĐB là nơi lưu trữ và bảo quản hàng hóa, trong khi đội giao nhận bao gồm các lái xe có nhiệm vụ vận chuyển hàng hóa đến tay khách hàng.
Phòng ĐB DMN Phòng TC-
Tổ chức công tác kế toán
Mô hình tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Công ty là phân tán, với mỗi Chi nhánh có bộ máy kế toán riêng Hàng ngày, Chi nhánh thu thập và xử lý thông tin về các nghiệp vụ kinh tế Cuối kỳ, các báo cáo sẽ được chuyển về văn phòng Công ty để tiếp tục xử lý.
Trong cơ cấu quản lý, phòng Tài chính – Kế toán chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc, nhằm cung cấp thông tin kịp thời về tình hình kinh tế của đơn vị Bộ máy kế toán của Chi nhánh được thiết kế tinh gọn để giảm chi phí, với mỗi nhân viên đảm nhiệm nhiều chức năng khác nhau Dù vậy, sự phối hợp giữa các nhân viên vẫn được duy trì để đảm bảo thông tin kế toán luôn đầy đủ, chính xác và liên tục Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Chi nhánh được xây dựng theo nguyên tắc này.
Trưởng phòng Tài chính - Kế toán có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc về tình hình tài chính và kế toán tại Chi nhánh Đồng thời, người này cũng tổ chức thực hiện công tác kế toán trong đơn vị và thực hiện kiểm tra, giám sát các hoạt động tài chính kế toán để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
Phó TP phụ trách kế toán công nợ, TSCĐ, CCDC, thanh toán ngân sách, thủ quỹ
Kế toán hàng hóa, thanh toán, công nợ nội bộ, chi phí, ngân hàng
Phó TP phụ trách quản trị tổng hợp, văn thư, hành chính
Tạp vụ đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ công việc của các kế toán phần hành, đảm bảo phê duyệt các chứng từ và thực hiện đúng các quy định pháp luật về kế toán tài chính trong đơn vị.
Kế toán công nợ khách hàng, tài sản cố định (TSCĐ), công cụ dụng cụ (CCDC), và thanh toán ngân sách là những nghiệp vụ quan trọng trong kế toán Thủ quỹ có trách nhiệm trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ này, bao gồm lập bảng biểu, báo cáo kiểm kê, quyết toán, phiếu kế toán và sổ sách kế toán theo nhiệm vụ được giao.
Quản lý công nợ là quá trình chủ trì và phối hợp xây dựng, trình duyệt các phương án triển khai chính sách tín dụng của Công ty đối với khách hàng Điều này bao gồm việc tổ chức quản lý công nợ, đánh giá khả năng đảm bảo nợ qua hình thức tín chấp và thế chấp của khách hàng Ngoài ra, quản lý công nợ còn liên quan đến việc theo dõi diễn biến công nợ bán hàng và thực hiện các nghiệp vụ kế toán trên các tài khoản công nợ của khách hàng.
- Quản lý và theo dõi hợp đồng bán hàng, quyết định giá
- Theo dõi quản lý TSCĐ và tình hình biến động của TSCĐ của Chi nhánh.
Thực hiện nghiệp vụ kế toán tài sản cố định (TSCĐ) bao gồm mua sắm và đầu tư xây dựng cơ bản (XDCB), nhận điều động nội bộ, thanh lý và điều chuyển tài sản Ngoài ra, cần trích khấu hao, cân đối nguồn vốn và lập, theo dõi các thẻ TSCĐ để đảm bảo quản lý tài sản hiệu quả.
- Theo dõi nhập xuất CCDC, hàng quảng cáo, hàng khuyến mãi
- Thủ quỹ: Thu chi tiền mặt theo đúng quy định tài chính, chi nộp tiền vào ngân hàng kịp thời, đảm bảo tồn quỹ ở mức thấp nhất.
- Thực hiện nghiệp vụ kế toán thanh toán với ngân sách
Kế toán hàng hóa bao gồm việc thực hiện các nghiệp vụ thanh toán với CBCNV và nhà thầu phụ, đồng thời quản lý chi phí và công nợ nội bộ của công ty.
- Theo dõi, giám sát việc thực hiện quy trình luân chuyển hóa đơn, chứng từ hàng hóa, hàng khuyến mãi, kịp thời phát hiện sai sót để điều chỉnh
- Trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ kế toán trên các tài khoản:kho hàng, giá vốn, doanh thu bán hàng, thanh toán nội bộ, công nợ khách hàng
- Kiểm tra việc thực hiện các chính sách bán hàng, chương trình khuyến mãi.
Quản lý lưu trữ các loại hóa đơn, chứng từ
- Thực hiện nghiệp vụ kế toán với CBCNV: tiền lương, BHXH, BHYT,KPCĐ; nhà thầy phụ, với Công ty
Vào cuối tháng, quý và năm, cần kiểm tra và tổng hợp phân bổ các khoản chi phí, đồng thời kết chuyển chúng Mỗi tháng, thực hiện lập các phiếu kế toán, in ấn các loại sổ sách và chứng từ kế toán theo nhiệm vụ được phân công, sau đó trình ký và lưu trữ Ngoài ra, cần lập phiếu thu-chi để quản lý tài chính hiệu quả.
Thường xuyên kiểm tra và quản lý các chứng từ liên quan đến tiền mặt và tiền gửi ngân hàng là rất quan trọng Cần lưu trữ cẩn thận các chứng từ thanh toán tạm ứng và thực hiện kiểm tra đối chiếu sổ tồn quỹ với thủ quỹ để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Giao dịch với ngân hàng bao gồm việc mở tài khoản tại chi nhánh, nhận sổ phụ hàng ngày và cập nhật kịp thời số tiền khách hàng chuyển trả vào sổ sách Đồng thời, cần kiểm tra và giám sát chứng từ thanh toán qua ngân hàng, cũng như quản lý và theo dõi số dư tiền gửi hàng ngày.
Mỗi quý, cần thực hiện việc đối chiếu và xác nhận số dư tiền gửi ngân hàng, đồng thời lập báo cáo kiểm kê quỹ tiền mặt và lưu trữ chứng từ ngân hàng Cuối quý, tiến hành đối chiếu và xác nhận các khoản thanh toán với cán bộ công nhân viên và nhà thầu phụ Cần lập biên bản đối chiếu tổng hợp với công ty, cũng như thực hiện các báo cáo, kiểm kê và quyết toán theo nhiệm vụ công việc được giao.
Cán bộ lao động chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc xây dựng phương án tiền lương và tiền thưởng, đồng thời thực hiện công tác văn thư và quản trị hành chính tại chi nhánh.
Lái xe con có nhiệm vụ quản lý và khai thác xe, hỗ trợ phòng quản lý điều hành trong việc đưa đón cán bộ công nhân viên đi công tác.
Nhân viên bảo vệ: Thực hiện công tác thường trực, bảo vệ khu vực văn phòng chi nhánh
Nhân viên tạp vụ: thực hiện công tác vệ sinh môi trường tại văn phòng chi nhánh
3.2 Hình thức sổ kế toán
Hiện tại, Chi nhánh đang áp dụng hình thức kế toán máy với phần mềm kế toán Mỹ - Solomon, được công ty mua bản quyền và Việt hóa từ năm 2002 Mặc dù phần mềm không thể hiện đầy đủ quy trình ghi sổ như kế toán thủ công, nhưng nó vẫn thực hiện toàn bộ công tác kế toán và in đầy đủ sổ sách cũng như báo cáo tài chính theo quy định.
Sơ đồ hình thức kế toán máy
Đặc điểm hàng hóa và khách hàng
Hàng hóa dầu mỡ nhờn tại chi nhánh rất đa dạng với nhiều dòng sản phẩm như Moto oil, Racer, và Diesen Mỗi dòng sản phẩm có các mã bao bì khác nhau, bao gồm hộp 1 lít, hộp 0.8 lít, thùng 15 kg và phuy Do đặc tính cồng kềnh của hàng hóa, việc sắp xếp lên xe và trong quá trình vận chuyển cần được thực hiện cẩn thận để tránh hư hỏng và mất mát, nhằm giảm thiểu thiệt hại cho chi nhánh.
Hàng ngày, Chi nhánh thực hiện nhiều giao dịch bán hàng với đa dạng chủng loại và bao bì, cùng với số lượng lớn Để nâng cao hiệu quả kiểm soát hàng hóa và cải thiện công tác quản lý, kế toán, Công ty đã triển khai bộ mã hàng tồn kho.
Bộ mã hàng tồn kho được cấu thành từ 11 ký tự theo định dạng XXXX-XXX-X-XXX, chia thành 4 đoạn để phân loại hàng hóa và quản lý trong hệ thống Đoạn đầu tiên gồm 4 ký tự số, đại diện cho dòng sản phẩm Hiện tại, tại Chi nhánh chỉ áp dụng 2 bộ mã khác nhau.
Đoạn thứ hai bao gồm ba ký tự thể hiện thứ tự tăng dần của các loại hàng hóa trong từng dòng sản phẩm, không cần kiểm soát trong hệ thống Đoạn thứ ba chứa một ký tự số quy định phẩm cấp hàng hóa, sản phẩm được quy định trong hệ thống như sau:
- Chữ số 0: biểu thị hàng hóa nguyên phẩm
- Chữ số 1: biểu thị hàng kém phẩm chất
Chữ số 2 trong mã bao bì hàng hóa thể hiện hàng mất phẩm chất Đoạn 4 quy định rằng mã bao bì có thể gồm 1, 2 hoặc 3 ký tự, ví dụ như B cho bao, CAI cho hàng phuy, hoặc H01 cho hộp 0.1 lít, kg.
Ví dụ: mặt hàng Komat SHD thùng 18 lít sẽ được mã hóa: 0803-030-0-T18.
Mã hóa hàng hóa giúp chi nhánh kiểm soát hiệu quả tất cả các loại hàng hóa, đồng thời nâng cao tính tiện lợi trong việc theo dõi và nhập liệu trên hệ thống phần mềm Solomon.
Khách hàng của Chi nhánh có thể chia thành 3 nhóm: nhóm khách hàng Tổng Đại lý, khách hàng trực tiếp, khách vãng lai.
- Khách hàng Tổng Đại lý: là các công ty trong nội bộ ngành như các công ty xăng dầu, nhựa đường,
Khách hàng trực tiếp trong lĩnh vực công nghiệp thường là những doanh nghiệp mua sản phẩm phục vụ cho quá trình sản xuất Họ đặc biệt chú trọng đến chất lượng hàng hóa và dịch vụ sau bán hàng, trước khi xem xét đến yếu tố giá cả.
+ KH thương mại: mua sản phẩm về bán lại cho người tiêu dùng cuối cùng, yếu tố giá cả quan trọng nhất.
Khách vãng lai là nhóm khách hàng nhỏ lẻ, có thói quen mua sắm không thường xuyên và nhu cầu thường thay đổi theo mùa Đối với nhóm khách hàng này, Chi nhánh không áp dụng các chính sách bán hàng đặc biệt và thường yêu cầu thanh toán ngay khi giao dịch.
Tùy thuộc vào đặc điểm của từng loại khách hàng, Chi nhánh áp dụng các chính sách bán hàng, hạn mức tín dụng và phương thức bán hàng khác nhau Mỗi khách hàng khi giao dịch với Chi nhánh sẽ được cấp một mã khách hàng riêng, kèm theo đầy đủ thông tin như tên, mã số thuế, thuế suất và địa chỉ.
Hệ thống mã khách hàng được cấu trúc gồm 9 ký tự, chia thành 2 đoạn: XXX-XXXXXX Đoạn đầu tiên bao gồm 3 ký tự đại diện cho tên nhóm khách hàng, ví dụ như A00 cho các CNXN thuộc PLC và C00 cho các công ty xăng dầu thuộc Petrolimex Đoạn thứ hai gồm 6 ký tự thể hiện số thứ tự của từng khách hàng trong nhóm, chẳng hạn như mã khách hàng của công ty xăng dầu Bình Định là C00-002800.
Mã hóa tất cả các loại hàng hóa và khách hàng giúp chi nhánh quản lý thông tin một cách hiệu quả, từ đó kiểm soát quy trình bán hàng và thu tiền dễ dàng hơn, giảm thiểu sai sót trong thông tin.
2 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
Kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền là quá trình kiểm soát 5 chức năng chính của chu trình như sau:
- Tiếp nhận đơn đặt hàng.
- Kiểm tra công nợ khách hàng.
- Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng và theo dõi công nợ khách hàng.
Mục đích của việc kiểm soát quá trình là đảm bảo chu trình diễn ra đúng trình tự và các bộ phận thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ Điều này giúp các công đoạn xảy ra kịp thời và nhanh chóng, từ đó đảm bảo bán đúng hàng, đúng giá, đúng khách hàng, đủ số lượng và kịp thời Ngoài ra, việc này còn giúp thu tiền đúng khách hàng, đúng lô hàng, đủ tiền, đồng thời hạn chế các gian lận và sai sót có thể xảy ra.
Sau đây là mô hình tổng quát minh họa cho chu trình:
Các ký hiệu dùng để vẽ lưu đồ:
Các phòng ban, bộ phận Xét duyệt
Chứng từ Lưu Đường luân chuyển
Xử lý công việc thủ công
Xử lý công việc bằng máy tính
Khởi đầu một chu trình bán hàng bắt đầu bằng việc ký kết hợp đồng với khách hàng Để đạt được hợp đồng này, các chuyên viên tiếp thị cần tìm hiểu nhu cầu của khách hàng và đánh giá môi trường cạnh tranh.
Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng
Kiểm tra, xác nhận công nợ Đơn đặt hàng
Ghi nhận các báo cáo
Để soạn bảng báo giá hợp lý, chuyên viên tiếp thị cần theo dõi công nợ, sau đó trình Giám đốc Chi nhánh xem xét, duyệt và ký, trước khi gửi cho khách hàng.
Mỗi khách hàng và chi nhánh đều áp dụng chính sách giá giao khác nhau, tùy thuộc vào tình hình thị trường và nhu cầu tại khu vực đó, cũng như mục tiêu cụ thể của từng chi nhánh.
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ MỘT SỐ Ý KIẾN HÒAN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH HÓA DẦU ĐÀ NẴNG
Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
Quan điểm kinh doanh và phong cách điều hành của lãnh đạo Chi nhánh là yếu tố trung tâm trong môi trường kiểm soát Với cam kết kinh doanh trung thực và cạnh tranh lành mạnh, Chi nhánh đã không ngừng nâng cao uy tín và vị thế của mình Đội ngũ quản lý chuyên môn và có năng lực, có khả năng hoạch định chiến lược kinh doanh và chính sách bán hàng, đồng thời điều hành và quản lý hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả.
Cơ cấu tổ chức được thiết kế tinh gọn và tiết kiệm chi phí, đảm bảo hoạt động hiệu quả với sự đơn giản và nhẹ nhàng Mỗi bộ phận và nhân viên đều có trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng, giúp tránh tình trạng chồng chéo công việc giữa các bộ phận và thành viên.
Yếu tố con người là chìa khóa thành công của hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả Đội ngũ cán bộ nhân viên có tay nghề cao, đạo đức tốt và tinh thần học hỏi không ngừng đã tạo nên một bộ máy thống nhất, giúp hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ Chi nhánh thường xuyên tổ chức các khóa học bồi dưỡng nghiệp vụ, cập nhật thông tư và chuẩn mực kế toán, từ đó nâng cao năng lực chuyên môn và hạn chế sai sót Chính sách nhân sự được chú trọng, khen thưởng và đề bạt nhân viên giỏi, tạo động lực cho mọi cá nhân phát huy tối đa năng lực Định kỳ mỗi quý, Chi nhánh đánh giá kết quả hoạt động và hoạch định kế hoạch kinh doanh cho quý tiếp theo, đồng thời kiểm tra thực hiện để phát hiện và điều chỉnh kịp thời, đảm bảo kế hoạch sát với thực tế.
Chi nhánh hoạt động dưới sự giám sát của Công ty, điều này tạo ra áp lực cần thiết để phát triển và thiết kế một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả tại đơn vị.
1.2 Đánh giá hệ thống thông tin kế toán
Thông tin kế toán là một bộ phận quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ.
Kế toán không chỉ cung cấp thông tin thiết yếu cho quản lý mà còn thực hiện kiểm tra và giám sát nhiều hoạt động của đơn vị Mỗi phần hành kế toán có chức năng và nhiệm vụ phù hợp với đặc trưng đối tượng kế toán, đồng thời đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa việc ghi nhận, kiểm tra và đối chiếu Điều này giúp đảm bảo số liệu được ghi nhận một cách trung thực.
Phần mềm Solomon là giải pháp quản lý và kế toán tiên tiến, giúp liên kết thông tin giữa các phòng ban qua mạng, đảm bảo truyền tải dữ liệu nhanh chóng và chính xác Hệ thống tích hợp này giúp công việc giữa các phòng ban trở nên rõ ràng và tránh trùng lặp Ngoài ra, hệ thống thư điện tử và tổ chức thông tin trên mạng nội bộ, cùng với các cuộc họp định kỳ giữa giám đốc và nhân viên, tạo điều kiện thuận lợi cho việc cập nhật nhanh chóng các thay đổi về mục tiêu và chính sách đến toàn thể nhân viên.
Hệ thống báo cáo chi tiết và đơn giản giúp phân tích thông tin một cách thuận tiện và chính xác Tất cả hóa đơn, báo cáo, và phiếu thu-chi đều được in theo mẫu quy định của Nhà nước, giảm thiểu khả năng giả mạo chứng từ và sổ sách Mọi sự can thiệp vào hệ thống đều được ghi lại và không thể tẩy xóa, đảm bảo tính minh bạch và an toàn cho dữ liệu.
1.3 Đánh giá hoạt động kiểm soát
Chi nhánh đã thiết lập quy trình xử lý nghiệp vụ rõ ràng và ban hành quy định chặt chẽ về trách nhiệm của từng cá nhân và bộ phận Đồng thời, các luồng luân chuyển chứng từ và thủ tục được xây dựng nhằm hạn chế rủi ro gian lận và sai sót Ngoài các biện pháp thủ công truyền thống, việc áp dụng phần mềm Solomon đã mang lại nhiều thuận lợi cho hoạt động kiểm soát, giúp giảm thiểu rủi ro do kiêm nhiệm.
1.4 Ứng dụng ERP trong quản lý điều hành tại Chi nhánh
Công ty Hóa dầu Việt Nam là một trong những doanh nghiệp tiên phong trong việc áp dụng hệ thống ERP để nâng cao hiệu quả quản lý Công ty đã đầu tư vào bản quyền và triển khai phần mềm Solomon trên toàn bộ hệ thống, bao gồm cả các chi nhánh trực thuộc, nhằm tối ưu hóa quy trình điều hành.
ERP (Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp) là giải pháp tích hợp ứng dụng công nghệ thông tin, giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả nguồn lực và cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho công tác điều hành.
ERP cung cấp giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp, bao gồm quản lý tài chính, kế toán, vật tư, trang thiết bị, nhân sự, sản xuất và kinh doanh Việc ứng dụng ERP mang lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp trên nhiều lĩnh vực và đối tượng khác nhau, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và hoạt động kinh doanh.
-Chuẩn hóa quy trình quản lý doanh nghiệp, áp dụng công cụ CNTT trong quản lý giúp các doanh nghiệp chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ
Để nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, việc cung cấp và sử dụng thông tin kịp thời, chính xác là yếu tố quan trọng trong bối cảnh nền kinh tế ngày càng cạnh tranh hiện nay.
-Tạo khả năng hòa nhập với nền kinh tế thế giới, đặc biệt trong giai đoạn toàn cầu hóa kinh tế hiện nay.
Việc nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trước các đối tác và nhà đầu tư là rất quan trọng Ứng dụng công nghệ thông tin và các giải pháp ERP chuẩn quốc tế giúp cung cấp thông tin tài chính minh bạch, từ đó tạo dựng niềm tin vững chắc với các đối tác trong và ngoài nước cũng như các nhà đầu tư chứng khoán.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý không chỉ tạo tiền đề cho doanh nghiệp mà còn nâng cao khả năng cung cấp các dịch vụ gia tăng Điều này giúp các doanh nghiệp tăng cường khả năng thích ứng với thị trường, mở rộng đa dạng các loại hình dịch vụ cho khách hàng, và nâng cao khả năng tiếp cận với thị trường cũng như khách hàng.
Tăng cường khả năng quản lý và giám sát doanh nghiệp bằng cách sử dụng các công cụ hiện đại giúp nhà quản lý truy cập thông tin nhanh chóng và thuận tiện, từ đó nâng cao hiệu quả điều hành công việc.
-Nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, giảm giá thành.
-Sử dụng tối ưu nguồn lực bao gồm nhân lực, vật lực, tài lực trong sản xuất kinh doanh.
Đánh giá các thủ tục kiểm soát
Thủ tục kiểm soát hiện có
Nhận xét Ưu điểm Hạn chế
- Hóa đơn được cập nhật theo thông tin trên Sổ theo dõi đơn hàng
- Gửi biên bản đối chiếu công nợ cho khách hàng xác nhận
- Các hóa đơn được đánh số thứ tự
- Thủ kho xuất hàng theo thực tế hàng trên hóa đơn
- Khách hàng kí vào sổ giao hàng và 2 liên của hóa đơn cho lái xe
- Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ, đối chiếu hóa đơn với bảng kê hóa đơn từ
- Đảm bảo việc giao hàng đến đúng khách hàng.
- Số lượng hàng đúng với khách hàng đã đặt.
- Các chứng từ được kiểm tra đối chiếu trước khi hạch toán trong hệ thống.
- Hàng thực sự rời khỏi
- Có thể nhập sai mã khách hàng, mã hàng.
- Thông tin ghi trên Sổ theo dõi có thể không chính xác, dẫn đến sai lệch trên hóa đơn.
Thủ kho chỉ thực hiện việc ghi thẻ kho khi hóa đơn đã quay về, không lưu giữ chứng từ gốc nào, điều này có thể dẫn đến sai sót trong số liệu thực tế so với thông tin mà phòng ĐB gửi đến.
- Bảo vệ đóng dấu kiểm soát xe ra vào cổng kho và giao cho khách hàng sổ sách không khớp
- Hạn mức tín dụng, chính sách bán hàng đều phải trình Giám đốc kí trước khi đưa vào thực hiện.
- Hợp đồng kí kết giữa 2 bên phải có chữ kí và con dấu của người đại diện 2 phía.
- Tờ trình bán hàng vượt hạn mức tín dụng phải được Giám đốc kí duyệt trước khi bán.
- Bảng báo giá trước khi gửi khách hàng phải được giám đốc kí, phê duyệt
- Giá trên hóa đơn được tính dựa trên bảng giá đã được duyệt
- Công nợ khách hàng phải được kiểm tra trước khi lập hóa đơn
- Kiểm tra hàng tồn kho trước khi chấp nhận đơn hàng
- Hợp đồng cước vận chuyển phải được kí kết trước
Tất cả các chính sách, tờ trình, đều được kí duyệt của giám đốc mới được chính thức thực hiện.
Công nợ được kiểm tra nên hạn chế việc bán hàng vượt định mức
Tất cả các quyết định phê duyệt đều thuộc thẩm quyền của giám đốc Nếu giá trên hóa đơn ghi sai, cần phải hủy hóa đơn đó Việc kiểm tra công nợ chỉ được thực hiện bởi một nhân viên trong phòng ĐB, do đó có thể xảy ra sai sót và dẫn đến việc lập hóa đơn rồi sau đó phải hủy giữa hai bên.
- Hóa đơn được sắp xếp theo thứ tự kèm bảng kê.
- Toàn bộ hóa đơn mua hàng đều được gửi sang phòng kế toán kiểm tra, đối chiếu.
- Tất cả các đơn đặt hàng của khách hàng phải được ghi vào sổ theo dõi đơn hàng
- Thủ kho chỉ ghi thẻ kho khi có hóa đơn quay về.
- Tất cả các mặt hàng, khách hàng đều được lập một mã riêng
- In nhật kí bán hàng sau khi cập nhật, là bằng chứng nghiệp vụ đã được ghi nhận.
-Chứng từ được sắp xếp theo thứ tự
- Các nghiệp vụ đều được ghi sổ đầy đủ
-Không có đơn đặt hàng từ phía khách hàng lập, chỉ tiếp nhận qua fax, điện thoại, khi có tranh chấp khó có chứng từ xác nhận
- Thủ kho không sao kê và lưu bất cứ chứng từ nào
-Kế toán kiểm tra về việc lập hóa đơn: giá, chiết khấu từng mặt hàng, từng khách hàng trước khi kí xác nhận trên hóa đơn.
-Kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ vận chuyển do khách hàng gửi đến.
-Chi phí cước vận chuyển phải được theo dõi riêng để bù trừ vào công nợ khách hàng
-Đảm bảo giá trị hàng bán ra theo đúng giá trị.
-Chi phí cước vận chuyển được định giá đúng
-Kế toán bán hàng thường bỏ qua,không tính lại giá bán trên hóa đơn,các khoản chiết khấu
-Hàng tồn kho được đánh giá theo “giá tiêu chuẩn”
Sau khi hoàn tất việc kiểm tra hóa đơn, kế toán tiến hành chạy quy trình và in nhật ký bán hàng, điều này tạo ra bằng chứng cho việc đã nhập liệu vào hệ thống.
Mở tài khoản chi tiết công nợ cho từng khách hàng
Mỗi mặt hàng, khách hàng đều được đặt một mã riêng trong hệ thống
Khi có mặt hàng mới, hoặc khách hàng mới đều được khai báo vào hệ thống
Doanh thu được phân loại theo từng nhóm khách hàng
Tất cả các mặt hàng, khách hàng đều được phân loại
Các nghiệp vụ bán hàng đều được định khoản đúng tài khoản, đúng mã khách hàng
Có thể nhập sai mã khách hàng, mã hàng hóa.
Sự đúng kỳ Đầu giờ chiều hôm sau, phòng ĐB DMN phải sao kê hóa đơn kèm bảng sao kê gửi sang phòng TC-KT
Trường hợp chứng từ chưa về kịp thì tạm gửi liên 1 sau đó sang đổi lại.
Doanh thu được ghi nhận đúng kì
Việc không chuyển ngày hệ thống về đúng ngày giao hàng có thể dẫn đến sai sót, khiến hàng hóa bị trừ vào hàng tồn kho theo quy trình quản lý Điều này sẽ dẫn đến doanh thu được ghi nhận không chính xác trong kỳ kế toán.
Kế toán không nhập liệu ngay vào hệ thống mà để dồn các hóa đơn vào cuối tuần mới nhập
Chuyể n sổ và tổng hợp
Cuối quý, cần thực hiện việc kết chuyển sổ trên hệ thống kế toán máy Đồng thời, đối chiếu lượng tiêu thụ trong quý với doanh thu và kiểm tra sự khớp nhau giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp Ngoài ra, tổng hợp tình hình công nợ trong kỳ là rất quan trọng để đảm bảo các báo cáo được xuất ra chính xác và phản ánh đúng thông tin.
Máy tính có thể bị hư.
3.2 Đối với nghiệp vụ thu tiền và theo dõi công nợ
Thủ tục kiểm soát hiện có
Nhận xét Ưu điểm Hạn chế
Tất cả phiếu thu đều được in từ máy ra, theo số thứ tự
Thủ quỹ căn cứ phiếu thu ghi nhật kí sổ quỹ
Tất cả giấy báo Có nhận từ ngân hàng đều được nhập liệu vào trong máy.
Khi in phiếu thu, hệ thống tự hạch toán, tránh bỏ sót nghiệp vụ
Thủ quỹ có thể quên ghi sổ quỹ
Với giấy báo Có từ ngân hàng đã thực hiện ghi sổ không có dấu hiệu nhận biết.
Có thể dẫn đến việc quên nhập liệu, hoặc nhập trùng.
Sự tồn tại hoặc sự phát sinh
Lập biên bản đối chiếu công nợ gửi khách hàng
Dựa trên giấy báo Có của ngân hàng để nhập liệu
Biên bản đối chiếu công nợ được xác nhận bởi khách hàng là tài liệu tin cậy chứng minh khoản phải thu, đồng thời xác nhận rằng khách hàng đã thực hiện thanh toán.
Các giấy báo Có có thể nhập liệu nhiều lần, quên nhập.
Giá bán cho mỗi khách hàng là khác nhau, do phòng KD lập và trình Giám đốc kí duyệt.
Các chính sách chiết khấu, giảm giá được Giám đốc phê duyệt trước khi bù trừ công nợ cho khách hàng
Bảng cước vận chuyển được Giám đốc kí duyệt trước khi thực hiện bù trừ công nợ
Để giảm thiểu tình trạng nhân viên cấu kết với khách hàng nhằm chiếm đoạt khoản chiết khấu, cần có sự phê chuẩn của Giám đốc trước khi các nghiệp vụ diễn ra.
Hàng ngày, kế toán lên ngân hàng nhận giấy báo Có và sổ
Khi thực hiện in phiếu thu,
Không có dấu hiệu với giấy báo Có đã phụ ngân hàng về.
Phiếu thu được in ra sẽ tự động hạch toán theo ngày hiện tại, giúp hệ thống định khoản chính xác Điều này giảm thiểu khả năng ghi nhận sai nghiệp vụ trong quá trình nhập liệu, đồng thời ngăn chặn việc kế toán nhập trùng hoặc bỏ sót thông tin.
Lập biên bản đối chiếu công nợ gởi khách hàng định kì
Thực hiện kiểm kê, đối chiếu giữa quỹ và sổ chi tiết tiền mặt. Đối chiếu giữa sổ phụ ngân hàng với sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng
Phát hiện được sự sai lệch về số tiền thu giữa chi nhánh và khách hàng
Kế toán tiền mặt kiêm thủ quỹ có thể dẫn đến quỹ có thể bị chiếm dụng theo hình thức gối đầu
Chuyể n sổ và tổng hợp
Kế toán máy Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa tk tổng hợp và tk chi tiết
Kết xuất đầy đủ các báo cáo theo quy định
Máy tính có thể bị hư, trục trặc
Một số ý kiến nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường đối mặt với nhiều rủi ro chủ quan và khách quan, ảnh hưởng đến khả năng đạt được mục tiêu Để ứng phó với những rủi ro này, hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả đóng vai trò quan trọng, giúp nhà quản lý thực hiện các mục tiêu đề ra Các biện pháp kiểm soát này không chỉ giảm thiểu mà còn ngăn ngừa rủi ro, đồng thời có khả năng phát hiện gian lận và sai sót trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
Các doanh nghiệp luôn hướng đến việc tối ưu hóa hiệu quả với chi phí thấp nhất có thể Chính vì vậy, việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cũng phải tuân theo mục tiêu này để đạt được kết quả tốt nhất.
Dựa trên việc đánh giá ưu nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ tại chi nhánh hóa dầu Đà Nẵng, dưới đây là một số giải pháp nhằm giảm thiểu sai sót và gian lận trong quy trình bán hàng và thu hồi công nợ từ khách hàng.
4.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát
Chi nhánh hóa dầu Đà Nẵng có số lượng nhân viên ít và cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, dẫn đến việc nhân viên kiêm nhiệm nhiều chức năng Mặc dù Giám đốc Chi nhánh quan tâm đến hệ thống kiểm soát nội bộ, nhưng thiếu một bộ phận chính thức để kiểm tra và giám sát, gây ra sai sót và gian lận trong hoạt động kinh doanh Để tiết kiệm chi phí, Giám đốc có thể kiêm nhiệm chức năng kiểm soát, nhưng cần nâng cao hiệu quả của hệ thống này bằng cách thường xuyên cập nhật thông tin kinh tế xã hội và tham gia các khóa đào tạo liên quan đến kiểm soát nội bộ.
Các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ cần được tổ chức linh hoạt để tất cả nhân viên có thể tham gia Việc luân chuyển công việc định kỳ giữa các bộ phận liên quan sẽ giúp tránh tình trạng gián đoạn công việc khi có nhân viên nghỉ đột xuất.
4.2 Hoàn thiện chu trình bán hàng và thu tiền
Quy trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh hiện nay được thiết lập với thủ tục kiểm soát chặt chẽ, có sự đối chiếu giữa các nhân viên và được hỗ trợ bởi kế toán máy Tuy nhiên, để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình này, cần có một số kiến nghị cụ thể.
4.2.1 Hoàn thiện việc tiếp nhận đơn hàng và kiểm tra công nợ
Trong trường hợp khách hàng mua hàng mà không có hợp đồng ký kết trước, khách hàng cần lập Đơn đặt hàng và gửi Đơn đặt hàng đó cho cấp trên có thẩm quyền phê duyệt trước khi tiến hành bán hàng.
Bộ phận kế toán hàng tháng cần gửi báo cáo tuổi nợ khách hàng cho phòng ĐB DMN Khi quyết định chấp nhận đơn hàng, phòng ĐB không chỉ xem xét hạn mức tín dụng mà còn đánh giá tình hình thanh toán công nợ của khách hàng.
Hệ thống có chức năng kiểm soát giá bán trên màn hình “giao hàng”, cho phép giá bán chỉ dao động trong một mức cho phép Điều này giúp hạn chế việc thông đồng giữa nhân viên bán hàng và khách hàng, mặc dù mỗi khách hàng có thể có một mức giá khác nhau.
4.2.2 Hoàn thiện việc xuất hàng
Hiện nay, kho hàng cách xa văn phòng chi nhánh, lái xe phải nhận 2 liên hóa đơn GTGT để chất hàng lên xe giao cho khách Thủ kho coi hóa đơn như lệnh bán hàng, nhưng chỉ ghi thẻ kho khi nhận hóa đơn chứng từ liên 3 Việc không lưu lại chứng từ trong quy trình này có thể gây khó khăn trong việc kiểm soát vật chất tại kho, dẫn đến rủi ro mất mát hoặc thất thoát không được xử lý kịp thời.
Phòng ĐB DMN có thể lập hai liên biên bản giao nhận hàng kèm theo hóa đơn GTGT Thủ kho sẽ đối chiếu biên bản giao nhận hàng với hóa đơn GTGT đã được khách hàng ký xác nhận Cuối cùng, một liên biên bản giao nhận hàng sẽ được lưu trữ làm căn cứ để kiểm soát vật chất.
Ngoài ra, khi xe ra vào cổng, bảo vệ phải đóng dấu đã kiểm soát lên Hóa đơn.
4.2.3 Hoàn thiện kiểm soát hệ thống thông tin
Công tác quản lý kinh doanh tại chi nhánh đã được tin học hóa hoàn toàn, giúp quy trình bán hàng diễn ra liên tục và nhanh chóng giữa các phòng ban Tuy nhiên, vẫn tồn tại nhiều rủi ro như virus có thể phá hỏng dữ liệu hoặc đánh cắp thông tin Do đó, chi nhánh cần triển khai các biện pháp bảo vệ để ngăn ngừa những rủi ro này.
Để tăng cường bảo mật và quản lý hệ thống, chức năng cài đặt ứng dụng trên các máy thành viên sẽ được loại bỏ Chỉ có người quản trị hệ thống thông tin mới có quyền cài đặt ứng dụng khi cần thiết.
- Cần phải thường xuyên cập nhật các chương trình diệt vi rút phiên bản mới nhất
- Thông báo cho các nhân viên hiện tượng của nhiễm vi rút để mỗi nhân viên phát hiện và thông báo kịp thời
Để đảm bảo an toàn cho hệ thống kiểm soát truy cập, người dùng không nên sử dụng mật khẩu trùng với tên đăng nhập, ngày sinh của bản thân hoặc người thân, cũng như số chứng minh nhân dân Ngoài ra, việc ghi chép mật khẩu ra giấy hay sổ tay cũng cần được tránh để bảo vệ thông tin cá nhân.
4.2.4 Hoàn thiện quy trình thu tiền
- Với giấy báo Có từ ngân hàng, sau khi đã nhập liệu cần đóng dấu hoặc có dấu hiệu nhận biết Tránh trường hợp bỏ sót hoặc nhập trùng.
Quy định về số tiền mặt tối đa trong quỹ và thời gian nộp tiền vào ngân hàng là rất quan trọng Ngoài ra, cần bổ sung sổ theo dõi thu chi tiền mặt với các mục số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ để thuận tiện cho việc kiểm tra.
- Vào cuối ngày, thủ quỹ cùng trưởng phòng kế toán thực hiện kiểm kê quỹ nhằm tránh trường hợp gian lận tiền mặt theo hình thức gối đầu.
