1. Giới thiệu chung về Chi nhánh
1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Chi nhánh hóa dầu Đà Nẵng1.1.1 Khái quát về Công Ty hố Dầu Petrolimex 1.1.1 Khái quát về Công Ty hố Dầu Petrolimex
Cơng ty Dầu nhờn Petrolimex được thành lập ngày 09/6/1994 theo QĐ số 745TM/TCCB của Bộ Trưởng Bộ Thương Mại với ngành nghề kinh doanh: Xuất nhập khẩu dầu nhờn, sản phẩm hoá dầu, vật tư thiết bị chuyên dụng, vận tải phục vụ kinh doanh.Với mục tiêu phát triển hoạt động kinh doanh của Công ty trên cơ sở đa dạng hố sản phẩm nên Cơng ty đã mở rộng kinh doanh và hình thành 3 ngành hàng là Dầu mỡ nhờn, Nhựa đường, Hố chất. Vì vậy, ngày 13/6/1998 Bộ Trưởng Bộ Thương Mại có quyết định số 119/1998/QĐ/BTM đổi tên Cơng ty Dầu Nhờn Petrolimex thành Cơng ty Hố Dầu Petrolimex để đánh dấu bước ngoặc phát triển của Công ty.
Để phù hợp với xu thể phát triển của nền kinh tế thế giới và xu hướng phát triển chung của đất nước, Nhà nước tiến hành cổ phần hóa một số doanh nghiệp
nhà nước để tạo đà cho các doanh nghiệp chủ động phát huy hết năng lực sản xuất. Đưa nền kinh tế Việt Nam ngày càng phát triển, trong số các doanh nghiệp đó có “Cơng ty Hóa dầu Petrolimex”. Theo quyết định số 1801/2003QĐ–BTM ngày 23/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Thương mại về việc “Cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước”, Cơng ty Hố Dầu Petrolimex được cổ phần hóa chuyển thành “Cơng ty cổ phần Hóa dầu Petrolimex” và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/03/2004.
Tên giao dịch : Cơng ty Cổ phần Hóa dầu Petrolimex Tên giao dịch Quốc tế : Petrolimex Petrochemical Company
Viết tắt : PLC
Biểu trưng :
Vốn điều lệ : 150 tỷ đồng ( trong đó Nhà nước chiếm 51%) Cơng ty cổ phần Hóa dầu Petrolimex là một doanh nghiệp Nhà nước được cổ phần hóa có đầy đủ tư cách pháp nhân, thực hiện chế độ hạch tốn kinh tế độc lập có tài khoản riêng tại ngân hàng, có con dấu riêng để giao dịch.
Cơng ty có 4 chi nhánh đóng trụ sở ở một số tỉnh thành lớn như :
Chi nhánh Hóa dầu Hải Phòng-địa chỉ : số 01 Hùng vương-TP Hải Phòng, Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng-địa chỉ : lơ 12-13B4, đường Ngơ quyền-TP Đà nẵng
Chi nhánh Hóa dầu Sài gịn-địa chỉ : số 15 Lê Duẩn, TP Hồ Chí Minh, Chi nhánh Hố dầu Cần Thơ-địa chỉ : Trà Nóc, TP Cần Thơ.
Và 2 nhà máy :
Nhà máy Dầu nhờn Thượng lý - Hải phịng, cơng suất 20.000 tấn/năm, Nhà máy Dầu nhờn Nhà Bè- TP Hồ Chí Minh, cơng suất 25.000 tấn/năm
1.1.2 Khái quát về chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng
Chi nhánh hóa dầu Đà Nẵng là đơn vị trực thuộc Cơng ty cổ phần hóa dầu Petrolimex. (PLC Đà Nẵng)
Ngày 10/08/1994 Tổng Giám đốc Cơng ty cổ phần hóa dầu Petrolimex đã
ra quyết định số 1062/TM-TCCB thành lập Chi nhánh hóa dầu Đà Nắng.
Tháng 3/2006 Cơng ty Hóa Dầu Petrolimex chuyển đổi mơ hình hoạt động
sang mơ hình cơng ty cổ phần, Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng theo đó cũng chuyển đổi, hoạt động kinh doanh theo mơ hình của Cơng ty CP Hóa dầu Petrolimex
Hình thức sở hữu vốn : Cơng ty CP có vốn Nhà nước chi phối, Tổng số lao động : 30 người,
Trụ sở : đóng tại địa chỉ lơ 12-13B4, tầng 3 & tầng 4, tồ nhà VITACO, đường Ngơ quyền-TP Đà nẵng.
Tel: 0511.3 911611;3 911619. Fax: 0511.3911612. Email:plc@plc.com.vn Website: www.plc.com.vn
Mã số thuế: 0101463614-003
1.2 Lĩnh vực hoạt động
Lĩnh vực hoạt động chủ yếu của chi nhánh là kinh doanh dầu mỡ nhờn. + Dầu nhờn động cơ-dầu nhờn dùng cho xe máy, xe vận tải công cộng, xe thương mại, các loại động cơ trên một số thiết bị, máy móc
+ Dầu cơng nghiệp – dầu nhờn dùng trong cơng nghiệp, theo mục đích sử dụng gồm có: Dầu nhờn truyền động, dầu nhờn công nghiệp, dầu thủy lực, dầu biến thế, mỡ bôi trơn và các loại DMN chuyên dụng khác,…
+ Dầu nhờn hàng hải: dùng cho động cơ, máy móc thiết bị trên các tàu thuyền
- Cơng dụng chính của dầu mỡ nhờn: bơi trơn, tẩy rửa, làm kín, làm mát, bảo quản, truyền nhiệt, cách điện,…
2. Đặc điểm tổ chức quản lý tại chi nhánh2.1 Chức năng và nhiệm vụ 2.1 Chức năng và nhiệm vụ
2.1.1 Chức năng
Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng là đơn vị trực thuộc Cơng ty Hóa dầu Petrolimex (PLC) nên Chi nhánh chịu sự quản lý của cơng ty, đồng thời Cơng ty
PLC chính là nguồn cung cấp, phân phối trực tiếp và duy nhất các sản phẩm dầu mỡ nhờn cho Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng.
2.1.2 Nhiệm vụ
Nhiệm vụ chính của Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng
- Phân tích dự đốn nhu cầu khách hàng, khơng ngừng phát triển và mở rộng thị trường trên địa bàn các tỉnh duyên hải miền Trung từ Quảng Bình đến Ninh thuận và các tỉnh Bắc, Nam Tây Nguyên
- Tiếp nhận và phân phối hàng hóa (các sản phẩm hóa dầu) trên địa bàn khu vực được phân công
- Tăng cường đầu tư trang thiết bị, phương tiện cho hoạt động bán hàng, nâng cao chất lượng đội ngũ bán hàng và các dịch vụ hỗ trợ để phục vụ tốt nhất cho nhu cầu khách hàng. Thực hiện các nhiệm vụ tài chính (doanh thu, tiêu thụ, lợi nhuận) đã đặt ra.
- Tuyên truyền quảng cáo đẩy nhanh tiêu thụ, mở rộng mạng lưới kinh doanh trên địa bàn
- Nghiêm chỉnh chấp hành các chính sách, chế độ pháp luật của Nhà nước, thực hiện đầy đủ chế độ chính sách, chế độ lương, BHXH... đối với cán bộ công nhân viên chức
2.2 Bộ máy quản lý
- Giám đốc: Giám đốc chịu trách nhiệm chung về hoạt động của Chi nhánh
trước Công ty và chịu sự chỉ đạo của Cơng ty. Giám đốc ra quyết định có tính chất chiến lược quan trọng, làm việc theo chế độ thủ trưởng. Trực tiếp chỉ đạo công tác kế tốn tài chính và cơng tác cán bộ của đơn vị. Giám đốc Chi nhánh quản lý hoạt động của tất cả các phòng ban.
- Các phòng kinh doanh: tham mưu cho Giám đốc.Thường xuyên theo dõi,
nắm bắt tình hình hoạt động của thị trường trong lĩnh vực kinh doanh, phát triển thị trường. Đề xuất các phương án, chính sách bán hàng, quảng cáo, tiếp thị, ký kết các hợp đồng bán hàng, các dịch vụ kỹ thuật.
- Phịng tài chính – kế tốn: chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công tác
tổ chức hạch tốn Tài chính – Kế tốn của Chi nhánh theo đúng chuẩn mực kế tốn của ngành và Nhà nước. Cung cấp thơng tin thường xuyên về tài chính cho Giám đốc và các phịng nghiệp vụ có liên quan.
- Phịng đảm bảo dầu mỡ nhờn (ĐB DMN): chức năng chính của phịng là
đảm bảo nguồn hàng tồn dữ trữ trong kho, điều phối hàng hóa, là nơi tiếp nhận đơn hàng, phịng bán hàng, nơi xuất hóa đơn, điều động hàng hóa.
- Kho (đội giao nhận) thuộc phịng ĐB: kho là nơi chứa và dự trữ hàng
hóa. Đội giao nhận bao gồm các lái xe làm nhiệm vụ vận chuyển hàng hóa giao cho khách hàng. Giám đốc Kho (đội giao nhận) Phịng KD- TĐL2 Phòng KD- TĐL 1 Phòng ĐB DMN Phòng TC- KT
3. Tổ chức cơng tác kế tốn 3.1 Tổ chức bộ máy kế tốn
Mơ hình tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn tại Cơng ty là mơ hình phân tán. Với tư cách là đơn vị trực thuộc Cơng ty, Chi nhánh có tổ chức bộ máy kế toán riêng. Tại Chi nhánh, hàng ngày thu thập, xử lý và thông tin về các nghiệp vụ kinh tế xảy ra; cuối kì Chi nhánh chuyển các báo cáo về văn phịng Cơng ty để tiếp tục xử lý.
Trong cơ cấu bộ máy quản lý, phịng Tài chính – Kế toán được sự quản lý và lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc; nhằm phát huy chức năng tham mưu kịp thời về tình hình kinh tế của đơn vị. Bộ máy kế toán của Chi nhánh được xây dựng trên cơ sở tinh gọn bộ máy, giảm chi phí; do đó, mỗi nhân viên kiêm nhiệm nhiều chức năng. Tuy vậy, giữa các nhân viên ln có sự phối hợp nhằm đảm bảo thơng tin kế tốn được đầy đủ, chính xác, và xun suốt. Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tại Chi nhánh như sau:
Trưởng phòng TC-KT: Tham mưu cho Giám đốc về tình hình tài chính kế
tốn tại Chi nhánh. Tổ chức thực hiện cơng tác kế toán tại đơn vị. Kiểm tra, giám sát
Trưởng phịng
Phó TP phụ trách kế tốn cơng nợ, TSCĐ, CCDC, thanh toán ngân sách, thủ quỹ Kế tốn hàng hóa, thanh tốn, cơng nợ nội bộ, chi phí, ngân hàng Phó TP phụ trách quản trị tổng hợp, văn thư, hành chính Lái xe con Tạp vụ Bảo vệ
cơng việc của các kế tốn phần hành, phê duyệt các chứng từ, thực hiện các quy định của pháp luật về kế tốn tài chính trong đơn vị
Kế tốn cơng nợ khách hàng, TSCĐ, CCDC, thanh tốn ngân sách, thủ quỹ: có chức năng trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ kế toán liên quan; lập bảng biểu
báo cáo kiểm kê, quyết oán, phiếu kế toán, sổ sách kế toán theo nhiệm vụ
- Quản lý cơng nợ: Chủ trì, phối hợp xây dựng và trình duyệt các phương án triển khai thực hiện chính sách tín dụng của Cơng ty đối với khách hàng để tổ chức quản lý công nợ, tham gia đánh giá về khả năng đảm bảo nợ theo hình thức tín chấp, thế chấp của khách hàng; trực tiếp theo dõi diễn biến công nợ bán hàng; trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ kế tốn trên các tài khoản cơng nợ khách hàng.
- Quản lý và theo dõi hợp đồng bán hàng, quyết định giá
- Theo dõi quản lý TSCĐ và tình hình biến động của TSCĐ của Chi nhánh. Thực hiện nghiệp vụ kế toán TSCĐ, mua sắm đầu tư XDCB, nhận điều động nội bộ, thanh lý, điều chuyển tài sản, trích khấu hao, cân đối nguồn vốn, lập và theo dõi các thẻ TSCĐ
- Theo dõi nhập xuất CCDC, hàng quảng cáo, hàng khuyến mãi
- Thủ quỹ: Thu chi tiền mặt theo đúng quy định tài chính, chi nộp tiền vào ngân hàng kịp thời, đảm bảo tồn quỹ ở mức thấp nhất.
- Thực hiện nghiệp vụ kế toán thanh toán với ngân sách
Kế tốn hàng hóa, ngân hàng, thanh tốn, chi phí, cơng nợ nội bộ: Trực
tiếp thực hiện các nghiệp vụ kế tốn hàng hóa, thanh tóan với CBCNV, nhà thầu phụ, với Cơng ty, kế tốn chi phí
- Theo dõi, giám sát việc thực hiện quy trình ln chuyển hóa đơn, chứng từ hàng hóa, hàng khuyến mãi, kịp thời phát hiện sai sót để điều chỉnh
- Trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ kế toán trên các tài khoản:kho hàng, giá vốn, doanh thu bán hàng, thanh tốn nội bộ, cơng nợ khách hàng
- Kiểm tra việc thực hiện các chính sách bán hàng, chương trình khuyến mãi. Quản lý lưu trữ các loại hóa đơn, chứng từ
- Thực hiện nghiệp vụ kế toán với CBCNV: tiền lương, BHXH, BHYT,KPCĐ; nhà thầy phụ, với Công ty
- Kiểm tra, tổng hợp phân bổ, kết chuyển các khoản chi phí vào cuối tháng, quý, năm. Hàng tháng lập các phiếu kế toán, in các loại sổ sách chứng từ kế tốn theo nhiệm vụ được phân cơng, trình kí và lưu trữ; lập phiếu thu-chi
- Thường xuyên kiểm tra các chứng từ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Quản lý, lưu trữ các chứng từ TM và TGNH, thanh toán tạm ứng, kiểm tra đối chiếu sổ tồn quỹ với thủ quỹ.
- Giao dịch với ngân hàng Chi nhánh mở tài khoản, hàng ngày nhận sổ phụ, cập nhật và hạch toán vào sổ sách kịp thời số tiền khách hàng chuyển trả, kiểm tra giám sát chứng từ thanh toán qua ngân hàng, quản lý và nắm số dư tiền gởi hàng ngày.
- Hàng quý đối chiếu xác nhận số dư tiền gởi ngân hàng, lập báo cáo kiểm kê quỹ tiền mặt. Lưu trữ chứng từ ngân hàng. Cuối quý đối chiếu, xác nhận các khoản thanh toán với CBCNV, với nhà thầu phụ. Lập biên bản đối chiếu tổng hợp với công ty. Lập các báo cáo, kiểm kê, quyết tốn theo nhiệm vụ cơng việc được giao.
Cán bộ lao động – tiền lương, thi đua – khen thưởng, văn thư – lưu trữ, quản trị hành chính: Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc xây dựng phương
án tiền lương, tiền thưởng, thực hiện cơng tác văn thư, quản trị hành chính áp dụng tại chi nhánh.
Lái xe con: thực hiện nhiệm vụ quản lý, khai thác xe do phòng quản lý điều
hành, phục vụ cơng tác đưa đón cán bộ cơng nhân viên đi cơng tác.
Nhân viên bảo vệ: Thực hiện công tác thường trực, bảo vệ khu vực văn phòng
chi nhánh
Nhân viên tạp vụ: thực hiện công tác vệ sinh mơi trường tại văn phịng chi
nhánh
3.2 Hình thức sổ kế tốn
ngun tắc của một trong các hình thức kế tốn qui định. Phần mềm kế tốn khơng thể hiện đầy đủ qui trình ghi sổ kế tốn như kế tốn thủ cơng nhưng lại thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn và được in đầy đủ sổ kế tốn, báo cáo tài chính theo qui định. Phần mềm đang được chi nhánh sử dụng là phần mềm kế tốn Mỹ- Solomon, được Cơng ty mua bản quyền, Việt hóa và áp dụng chính thức trên tồn cơng ty từ năm 2002.
Sơ đồ hình thức kế tốn máy
Hằng ngày, kế toán căn cứ chứng từ kế toán hoặc bảng chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Cuối tháng hoặc bất kì thời điểm nào cần thiết, kế tốn thực hiện các thao tác khóa sổ cộng sổ và lập các báo cáo tài chính, số liệu cuối kỳ này sẽ tự động kết chuyển sang số liệu đầu kỳ sau. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác, trung thực theo thơng tin đã được nhập trong kì. Kế tốn viên có thể kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối tháng, cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lí theo qui định về sổ kế toán ghi bằng tay để lưu trữ theo luật định.
Nhằm đảm bảo cơng việc kế tốn máy được độc lập, có thể kiểm tra, giám sát lẫn nhau, góp phần nâng cao hệ thống kiểm sốt nội bộ hữu hiệu, hạn chế các rủi ro xảy ra, chi nhánh tiến hành phân công cơng việc cụ thể cho từng nhân viên, kế tốn
BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI PHẦN MỀM KẾ TỐN NHẬP DỮ LIỆU VÀO MÁY TÍNH CHỨNG TỪ KẾ TỐN SỔ KẾ TỐN: - Sổ tổng hợp - Sổ chi tíêt
BÁO CÁO KẾ TỐN: - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế tốn quản trị
phần hành nào thì chỉ đảm nhiệm cơng việc liên quan đến phần hành đó. Mỗi nhân viên trong phịng được cấp username và passwork riêng, chỉ được truy cập và thực hiện công việc liên quan đến phần hành của mình. Các nhân viên có thể xem nhưng khơng thể chỉnh sửa hay thao tác trên phần hành
B - Thực trạng kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng
1. Đặc điểm hàng hóa và khách hàng1.1 Đặc điểm hàng hóa 1.1 Đặc điểm hàng hóa
Hàng hóa dầu mỡ nhờn kinh doanh tại chi nhánh rất đa dạng về chủng loại. Được phân thành nhiều dịng khác nhau, ví dụ: dịng Moto oil, dịng Racer, dịng Diesen,.... Và mỗi dịng lại có mã bao bì khác nhau; hộp 1lít, hộp 0.8 lít, thùng 15 kg, phuy,.... Do đặc tính hàng hóa cồng kềnh, nên vấn đề sắp xếp hàng hóa lên xe,