2.1 Chức năng và nhiệm vụ
2.1.1 Chức năng
Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng là đơn vị trực thuộc Cơng ty Hóa dầu Petrolimex (PLC) nên Chi nhánh chịu sự quản lý của công ty, đồng thời Cơng ty
PLC chính là nguồn cung cấp, phân phối trực tiếp và duy nhất các sản phẩm dầu mỡ nhờn cho Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng.
2.1.2 Nhiệm vụ
Nhiệm vụ chính của Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng
- Phân tích dự đốn nhu cầu khách hàng, khơng ngừng phát triển và mở rộng thị trường trên địa bàn các tỉnh duyên hải miền Trung từ Quảng Bình đến Ninh thuận và các tỉnh Bắc, Nam Tây Nguyên
- Tiếp nhận và phân phối hàng hóa (các sản phẩm hóa dầu) trên địa bàn khu vực được phân công
- Tăng cường đầu tư trang thiết bị, phương tiện cho hoạt động bán hàng, nâng cao chất lượng đội ngũ bán hàng và các dịch vụ hỗ trợ để phục vụ tốt nhất cho nhu cầu khách hàng. Thực hiện các nhiệm vụ tài chính (doanh thu, tiêu thụ, lợi nhuận) đã đặt ra.
- Tuyên truyền quảng cáo đẩy nhanh tiêu thụ, mở rộng mạng lưới kinh doanh trên địa bàn
- Nghiêm chỉnh chấp hành các chính sách, chế độ pháp luật của Nhà nước, thực hiện đầy đủ chế độ chính sách, chế độ lương, BHXH... đối với cán bộ công nhân viên chức
2.2 Bộ máy quản lý
- Giám đốc: Giám đốc chịu trách nhiệm chung về hoạt động của Chi nhánh
trước Công ty và chịu sự chỉ đạo của Cơng ty. Giám đốc ra quyết định có tính chất chiến lược quan trọng, làm việc theo chế độ thủ trưởng. Trực tiếp chỉ đạo cơng tác kế tốn tài chính và công tác cán bộ của đơn vị. Giám đốc Chi nhánh quản lý hoạt động của tất cả các phòng ban.
- Các phòng kinh doanh: tham mưu cho Giám đốc.Thường xuyên theo dõi,
nắm bắt tình hình hoạt động của thị trường trong lĩnh vực kinh doanh, phát triển thị trường. Đề xuất các phương án, chính sách bán hàng, quảng cáo, tiếp thị, ký kết các hợp đồng bán hàng, các dịch vụ kỹ thuật.
- Phịng tài chính – kế tốn: chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công tác
tổ chức hạch tốn Tài chính – Kế tốn của Chi nhánh theo đúng chuẩn mực kế tốn của ngành và Nhà nước. Cung cấp thơng tin thường xuyên về tài chính cho Giám đốc và các phịng nghiệp vụ có liên quan.
- Phịng đảm bảo dầu mỡ nhờn (ĐB DMN): chức năng chính của phịng là
đảm bảo nguồn hàng tồn dữ trữ trong kho, điều phối hàng hóa, là nơi tiếp nhận đơn hàng, phịng bán hàng, nơi xuất hóa đơn, điều động hàng hóa.
- Kho (đội giao nhận) thuộc phịng ĐB: kho là nơi chứa và dự trữ hàng
hóa. Đội giao nhận bao gồm các lái xe làm nhiệm vụ vận chuyển hàng hóa giao cho khách hàng. Giám đốc Kho (đội giao nhận) Phịng KD- TĐL2 Phịng KD- TĐL 1 Phòng ĐB DMN Phòng TC- KT
3. Tổ chức cơng tác kế tốn 3.1 Tổ chức bộ máy kế tốn
Mơ hình tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn tại Cơng ty là mơ hình phân tán. Với tư cách là đơn vị trực thuộc Cơng ty, Chi nhánh có tổ chức bộ máy kế toán riêng. Tại Chi nhánh, hàng ngày thu thập, xử lý và thông tin về các nghiệp vụ kinh tế xảy ra; cuối kì Chi nhánh chuyển các báo cáo về văn phịng Cơng ty để tiếp tục xử lý.
Trong cơ cấu bộ máy quản lý, phịng Tài chính – Kế tốn được sự quản lý và lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc; nhằm phát huy chức năng tham mưu kịp thời về tình hình kinh tế của đơn vị. Bộ máy kế toán của Chi nhánh được xây dựng trên cơ sở tinh gọn bộ máy, giảm chi phí; do đó, mỗi nhân viên kiêm nhiệm nhiều chức năng. Tuy vậy, giữa các nhân viên ln có sự phối hợp nhằm đảm bảo thơng tin kế tốn được đầy đủ, chính xác, và xun suốt. Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tại Chi nhánh như sau:
Trưởng phòng TC-KT: Tham mưu cho Giám đốc về tình hình tài chính kế
tốn tại Chi nhánh. Tổ chức thực hiện cơng tác kế toán tại đơn vị. Kiểm tra, giám sát
Trưởng phịng
Phó TP phụ trách kế tốn cơng nợ, TSCĐ, CCDC, thanh toán ngân sách, thủ quỹ Kế toán hàng hóa, thanh tốn, cơng nợ nội bộ, chi phí, ngân hàng Phó TP phụ trách quản trị tổng hợp, văn thư, hành chính Lái xe con Tạp vụ Bảo vệ
cơng việc của các kế tốn phần hành, phê duyệt các chứng từ, thực hiện các quy định của pháp luật về kế tốn tài chính trong đơn vị
Kế tốn cơng nợ khách hàng, TSCĐ, CCDC, thanh tốn ngân sách, thủ quỹ: có chức năng trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ kế toán liên quan; lập bảng biểu
báo cáo kiểm kê, quyết oán, phiếu kế toán, sổ sách kế toán theo nhiệm vụ
- Quản lý cơng nợ: Chủ trì, phối hợp xây dựng và trình duyệt các phương án triển khai thực hiện chính sách tín dụng của Cơng ty đối với khách hàng để tổ chức quản lý công nợ, tham gia đánh giá về khả năng đảm bảo nợ theo hình thức tín chấp, thế chấp của khách hàng; trực tiếp theo dõi diễn biến công nợ bán hàng; trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ kế tốn trên các tài khoản cơng nợ khách hàng.
- Quản lý và theo dõi hợp đồng bán hàng, quyết định giá
- Theo dõi quản lý TSCĐ và tình hình biến động của TSCĐ của Chi nhánh. Thực hiện nghiệp vụ kế toán TSCĐ, mua sắm đầu tư XDCB, nhận điều động nội bộ, thanh lý, điều chuyển tài sản, trích khấu hao, cân đối nguồn vốn, lập và theo dõi các thẻ TSCĐ
- Theo dõi nhập xuất CCDC, hàng quảng cáo, hàng khuyến mãi
- Thủ quỹ: Thu chi tiền mặt theo đúng quy định tài chính, chi nộp tiền vào ngân hàng kịp thời, đảm bảo tồn quỹ ở mức thấp nhất.
- Thực hiện nghiệp vụ kế toán thanh toán với ngân sách
Kế tốn hàng hóa, ngân hàng, thanh tốn, chi phí, cơng nợ nội bộ: Trực
tiếp thực hiện các nghiệp vụ kế tốn hàng hóa, thanh tóan với CBCNV, nhà thầu phụ, với Cơng ty, kế tốn chi phí
- Theo dõi, giám sát việc thực hiện quy trình ln chuyển hóa đơn, chứng từ hàng hóa, hàng khuyến mãi, kịp thời phát hiện sai sót để điều chỉnh
- Trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ kế toán trên các tài khoản:kho hàng, giá vốn, doanh thu bán hàng, thanh tốn nội bộ, cơng nợ khách hàng
- Kiểm tra việc thực hiện các chính sách bán hàng, chương trình khuyến mãi. Quản lý lưu trữ các loại hóa đơn, chứng từ
- Thực hiện nghiệp vụ kế tốn với CBCNV: tiền lương, BHXH, BHYT,KPCĐ; nhà thầy phụ, với Công ty
- Kiểm tra, tổng hợp phân bổ, kết chuyển các khoản chi phí vào cuối tháng, quý, năm. Hàng tháng lập các phiếu kế toán, in các loại sổ sách chứng từ kế tốn theo nhiệm vụ được phân cơng, trình kí và lưu trữ; lập phiếu thu-chi
- Thường xuyên kiểm tra các chứng từ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Quản lý, lưu trữ các chứng từ TM và TGNH, thanh toán tạm ứng, kiểm tra đối chiếu sổ tồn quỹ với thủ quỹ.
- Giao dịch với ngân hàng Chi nhánh mở tài khoản, hàng ngày nhận sổ phụ, cập nhật và hạch toán vào sổ sách kịp thời số tiền khách hàng chuyển trả, kiểm tra giám sát chứng từ thanh toán qua ngân hàng, quản lý và nắm số dư tiền gởi hàng ngày.
- Hàng quý đối chiếu xác nhận số dư tiền gởi ngân hàng, lập báo cáo kiểm kê quỹ tiền mặt. Lưu trữ chứng từ ngân hàng. Cuối quý đối chiếu, xác nhận các khoản thanh toán với CBCNV, với nhà thầu phụ. Lập biên bản đối chiếu tổng hợp với công ty. Lập các báo cáo, kiểm kê, quyết tốn theo nhiệm vụ cơng việc được giao.
Cán bộ lao động – tiền lương, thi đua – khen thưởng, văn thư – lưu trữ, quản trị hành chính: Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc xây dựng phương
án tiền lương, tiền thưởng, thực hiện cơng tác văn thư, quản trị hành chính áp dụng tại chi nhánh.
Lái xe con: thực hiện nhiệm vụ quản lý, khai thác xe do phòng quản lý điều
hành, phục vụ cơng tác đưa đón cán bộ cơng nhân viên đi cơng tác.
Nhân viên bảo vệ: Thực hiện công tác thường trực, bảo vệ khu vực văn phòng
chi nhánh
Nhân viên tạp vụ: thực hiện công tác vệ sinh mơi trường tại văn phịng chi
nhánh
3.2 Hình thức sổ kế tốn
ngun tắc của một trong các hình thức kế tốn qui định. Phần mềm kế tốn khơng thể hiện đầy đủ qui trình ghi sổ kế tốn như kế tốn thủ cơng nhưng lại thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn và được in đầy đủ sổ kế tốn, báo cáo tài chính theo qui định. Phần mềm đang được chi nhánh sử dụng là phần mềm kế tốn Mỹ- Solomon, được Cơng ty mua bản quyền, Việt hóa và áp dụng chính thức trên tồn cơng ty từ năm 2002.
Sơ đồ hình thức kế tốn máy
Hằng ngày, kế toán căn cứ chứng từ kế toán hoặc bảng chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Cuối tháng hoặc bất kì thời điểm nào cần thiết, kế tốn thực hiện các thao tác khóa sổ cộng sổ và lập các báo cáo tài chính, số liệu cuối kỳ này sẽ tự động kết chuyển sang số liệu đầu kỳ sau. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác, trung thực theo thơng tin đã được nhập trong kì. Kế tốn viên có thể kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ kế tốn với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối tháng, cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lí theo qui định về sổ kế toán ghi bằng tay để lưu trữ theo luật định.
Nhằm đảm bảo cơng việc kế tốn máy được độc lập, có thể kiểm tra, giám sát lẫn nhau, góp phần nâng cao hệ thống kiểm sốt nội bộ hữu hiệu, hạn chế các rủi ro xảy ra, chi nhánh tiến hành phân công cơng việc cụ thể cho từng nhân viên, kế tốn
BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI PHẦN MỀM KẾ TỐN NHẬP DỮ LIỆU VÀO MÁY TÍNH CHỨNG TỪ KẾ TỐN SỔ KẾ TỐN: - Sổ tổng hợp - Sổ chi tíêt
BÁO CÁO KẾ TỐN: - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế tốn quản trị
phần hành nào thì chỉ đảm nhiệm cơng việc liên quan đến phần hành đó. Mỗi nhân viên trong phịng được cấp username và passwork riêng, chỉ được truy cập và thực hiện công việc liên quan đến phần hành của mình. Các nhân viên có thể xem nhưng khơng thể chỉnh sửa hay thao tác trên phần hành
B - Thực trạng kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng
1. Đặc điểm hàng hóa và khách hàng1.1 Đặc điểm hàng hóa 1.1 Đặc điểm hàng hóa
Hàng hóa dầu mỡ nhờn kinh doanh tại chi nhánh rất đa dạng về chủng loại. Được phân thành nhiều dịng khác nhau, ví dụ: dịng Moto oil, dịng Racer, dịng Diesen,.... Và mỗi dịng lại có mã bao bì khác nhau; hộp 1lít, hộp 0.8 lít, thùng 15 kg, phuy,.... Do đặc tính hàng hóa cồng kềnh, nên vấn đề sắp xếp hàng hóa lên xe, cũng như trong q trình vận chuyển đòi hỏi phải cẩn thận, tránh xảy ra hư hỏng, mất mát với hàng, gây thiệt hại cho Chi nhánh.
Hàng ngày, tại Chi nhánh xảy ra nhiều nghiệp vụ bán hàng với nhiều chủng loại, dịng hàng, bao bì đa dạng với số lượng lớn. Do vậy, để kiểm sốt hàng hóa tốt hơn, cũng như để cơng tác quản lý, kế tốn máy thuận lợi hơn, Cơng ty đã xây dựng bộ mã hàng tồn kho.
Bộ mã hàng tồn kho gồm 11 kí tự: XXXX-XXX-X-XXX, được phân thành 4 đoạn cho các loại hàng hóa và kiểm sốt trong hệ thống, đoạn 1 gồm 4 kí tự bằng số biểu hiện là dịng sản phẩm, hiện tại ở Chi nhánh chỉ sử dụng 2 bộ mã
- 08xx là DMN - 10xx là dầu gốc - ..... Phân thành các dòng - 0800 Dòng Moto oil - 0801 Dòng Racer - 0802 Dòng Diesel
- ........
Đoạn thứ 2 gồm 3 ký tự là thứ tự tăng dần của từng loại hàng hóa trong từng dịng sản phẩm, đoạn này khơng cần kiểm sốt trong hệ thống
Đoạn thứ 3 gồm 1 ký tự số quy định về phẩm cấp hàng hóa, sản phẩm được quy định trong hệ thống như sau:
- Chữ số 0: biểu thị hàng hóa nguyên phẩm - Chữ số 1: biểu thị hàng kém phẩm chất - Chữ số 2: biểu thị hàng mất phẩm chất
Đoạn 4 quy định về mã bao bì của hàng hóa, sản phẩm, có thể 1,2 hoặc 3 kí tự, ví dụ: B Bao; CAI; F hàng phuy; H01 Hộp 0.1 lít, kg.....
Ví dụ: mặt hàng Komat SHD thùng 18 lít sẽ được mã hóa: 0803-030-0-T18.
Việc mã hóa các loại hàng hóa giúp chi nhánh khơng chỉ kiểm sốt tất cả các loại hàng hóa mà cịn thuận tiện hơn trong việc theo dõi và nhập liệu trên hệ thống phần mềm Solomon.
1.2. Đặc điểm khách hàng
Khách hàng của Chi nhánh có thể chia thành 3 nhóm: nhóm khách hàng Tổng Đại lý, khách hàng trực tiếp, khách vãng lai.
- Khách hàng Tổng Đại lý: là các công ty trong nội bộ ngành như các công ty xăng dầu, nhựa đường,....
- Khách hàng trực tiếp: + KH công nghiệp: mua sản phẩm phục vụ cho sản xuất công nghiệp, chú trọng đến chất lượng hàng hóa, dịch vụ sau bán hàng trước tiên sau đó đến giá cả.
+ KH thương mại: mua sản phẩm về bán lại cho người tiêu dùng cuối cùng, yếu tố giá cả quan trọng nhất.
- Khách vãng lai: là khách hàng nhỏ lẻ, mua hàng không thường xuyên và nhu cầu thường biến động theo mùa. Đối với nhóm khách hàng này, Chi nhánh khơng áp dụng các chính sách bán hàng nào và thường là thu tiền ngay.
Từ đặc điểm của mỗi loại khách hàng, Chi nhánh có những chính sách bán hàng, hạn mức tín dụng cũng như phương thức bán hàng khách nhau. Mỗi khách
hàng giao dịch với Chi nhánh sẽ được thiết lập một bộ mã khách hàng; với đầy đủ thông tin liên quan như tên, mã số thuế, thuế suất, địa chỉ,...
Hệ thống mã khách hàng bao gồm 9 kí tự và chia làm 2 đoạn như sau: XXX- XXXXXX
Đoạn thứ nhất gồm 3 kí tự biểu hiện tên nhóm của khách hàng, ví dụ: A00 các CNXN thuộc PLC, C00 các công ty xăng dầu thuộc Petrolimex,....
Đoạn thứ 2 gồm 6 kí tự biểu thị số thứ tự của từng khách hàng trong từng nhóm khách. Ví dụ: mã khách hàng cơng ty xăng dầu Bình Định: C00-002800.
Nhờ mã hóa tất cả các loại hàng hóa và khách hàng, chi nhánh dễ dàng quản lý các thông tin về từng khách hàng, từng mặt hàng. Nhờ vậy, việc kiểm soát quy trình bán hàng và thu tiền thuận lợi hơn, tránh xảy ra sai sót trong việc sai lệch thơng tin.
2. Kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
Kiểm sốt chu trình bán hàng và thu tiền là q trình kiểm sốt 5 chức năng chính của chu trình như sau:
- Tiếp nhận đơn đặt hàng. - Kiểm tra công nợ khách hàng. - Xuất hàng.
- Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng và theo dõi công nợ khách hàng. - Thu tiền khách hàng.
Mục đích của việc kiểm sốt q trình này nhằm đảm bảo chu trình diễn ra đúng trình tự, các bộ phận thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, các công đoạn xảy