4. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ chu trình bán
4.2 Hồn thiện chu trình bán hàng và thu tiền
4.2.5. Hoàn thiện theo dõi công nợ
Khoản mục phải thu khách hàng của chi nhánh luôn chiếm một tỉ trọng lớn trong bảng CĐKT (50% tổng tài sản). Do đó, ngồi việc quan tâm đến cơng tác xây dựng mức tín dụng cho khách hàng một cách hợp lý, quy trình theo dõi cơng nợ khách hàng cần phải được chú trọng và thiết lập một quy trình theo dõi chặt chẽ. Có như vậy mới hạn chế rủi ro hình thành nợ khó địi.
Hiện nay, theo dõi cơng nợ tại chi nhánh chỉ dừng ở việc cuối kỳ lập các báo cáo, chưa có một trình tự rõ ràng.
Căn cứ vào hợp đồng và sổ hồn thành giao hàng, kế tốn cập nhật thông tin vào sổ theo dõi cơng nợ. Dựa vào đó kế tốn lập u cầu khách hàng thanh toán khi đến hạn.
Căn cứ vào các báo cáo phân tích tuổi nợ, báo cáo cơng nợ tổng hợp, kế tốn có thể theo dõi thời hạn nợ của khách hàng. Từ đó, lập u cầu thanh tốn khi khoản nợ khách hàng đến hạn.
Định kỳ, kế tồn lập biên bản đối chiếu cơng nợ gởi khách hàng xác nhận. Sau đó lập báo cáo phân tích cơng nợ theo tuổi nợ gửi giám đốc và phòng kinh doanh.
KẾT LUẬN:
Hệ thống kiểm sốt nội bộ ngày càng giữ vai trị quan trọng trong hoạt động kinh doanh tại doanh nghiệp. Kiểm sốt nội bộ khơng chỉ giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của cơng ty mà cịn giúp doanh nghiệp đảm bảo thực hiện mục tiêu đã đề ra. Ngồi ra, đối với doanh nghiệp thì xây dựng một hệ thống kiểm sốt nội bộ thực sự hữu hiệu với các yếu tố vận hành nhịp nhàng là một nhân tố hỗ trợ rất lớn cho nhà quản lý. Từ đó, đóng góp tích cực vào sự trưởng thành và phát triển của mỗi doanh nghiệp, đặc biệt trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay.
Trong thời gian thực tập và nghiên cứu đề tài “Kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh hóa dầu Đà Nẵng”, em đã có cơ hội so sánh giữa lí
luận và thực tiễn, và rút ra được một số nhận xét chung về hệ thống kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền. Từ đó đề xuất một số ý kiền nhằm nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh. Chi nhánh hóa dầu Đà Nẵng là một trong số ít các doanh nghiệp hiện nay ứng dụng ERP trong quản lý doanh nghiệp. Việc ứng dụng ERP góp phần nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ, đồng thời tiết kiệm chi phí. Theo em, đây là hướng nghiên cứu tích cực đối với hệ thống kiểm sốt nội bộ, tuy nhiên khả năng còn hạn chế, em chưa thể đào sâu tìm tịi kĩ càng.
Với kiến thức và khả năng nghiên cứu cịn hạn chế nên đề tài khơng tránh khỏi những sai sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến từ thầy cơ và các bạn.
Một lần nữa em xin gửi lời cảm ơn đến thầy giáo Ts. Nguyễn Mạnh Tồn đã chỉ bảo tận tình cùng với sự hướng dẫn nhiệt tình của các cơ chú phịng kế tốn Chi nhánh hóa dầu Đà Nẵng đã giúp em hồn thành luận văn này.
Đà Nắng, tháng 5 năm 2010 Sinh viên thực hiện
MỤC LỤC
PHẦN 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG
VÀ THU TIỀN.....................................................................................................- 2 -
1. Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ..........................................- 2 -
1.1. Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ.....................................................- 2 -
1.2. Sự cần thiết của KSNB.............................................................................- 2 -
1.3. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp...........- 3 -
1.3.1. Mơi trường kiểm sốt.........................................................................- 3 -
1.3.2. Đánh giá rủi ro của doanh nghiệp.....................................................- 4 -
1.3.3. Hệ thống thơng tin kế tốn................................................................- 4 -
1.3.4. Các thủ tục kiểm soát.........................................................................- 5 -
1.3.5. Giám sát hệ thống kiểm sốt............................................................- 8 -
1.3.6. Những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm sốt nội bộ...................- 9 -
2. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền.......................................- 9 -
2.1.Khái quát chu trình bán hàng và thu tiền..............................................- 9 -
2.1.1. Nội dung của chu trình bán hàng và thu tiền.................................- 9 -
2.1.2. Chức năng của chu trình bán hàng và thu tiền............................- 10 -
2.1.3. Các gian lận và sai sót thường gặp ở chu trình bán hàng và thu tiền .....................................................................................................................- 11 -
2.1.4. Hệ thống chứng từ, sổ sách và các báo cáo của chu trình...........- 12 -
2.2. Kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền...............................- 14 -
2.2.1. Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ bán hàng.- 14 - 2.2.2. Mục tiêu và thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ thu tiền...........- 15 -
2.2.3. Các thủ tục kiểm soát trong mơi trường áp dụng máy tính.......- 16 -
PHẦN 2 THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH HÓA DẦU ĐÀ NẴNG...................................- 18 -
A – Đặc điểm tình hình chung về Chi nhánh hóa dầu Đà Nẵng....................- 18 -
1. Giới thiệu chung về Chi nhánh.....................................................................- 18 -
1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Chi nhánh hóa dầu Đà Nẵng- 18 - 1.1.1 Khái qt về Cơng Ty hoá Dầu Petrolimex.....................................- 18 -
1.1.2 Khái quát về chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng......................................- 19 -
1.2 Lĩnh vực hoạt động..................................................................................- 19 -
2. Đặc điểm tổ chức quản lý tại chi nhánh.......................................................- 19 -
2.1 Chức năng và nhiệm vụ...........................................................................- 19 - 2.1.1 Chức năng..........................................................................................- 19 - 2.1.2 Nhiệm vụ............................................................................................- 19 - 2.2 Bộ máy quản lý.........................................................................................- 20 - 3. Tổ chức cơng tác kế tốn...............................................................................- 21 - 3.1 Tổ chức bộ máy kế toán...........................................................................- 21 - 3.2 Hình thức sổ kế tốn................................................................................- 23 -
B - Thực trạng kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng..............................................................................................- 24 -
1. Đặc điểm hàng hóa và khách hàng...............................................................- 24 -
1.1 Đặc điểm hàng hóa...................................................................................- 24 -
1.2. Đặc điểm khách hàng.............................................................................- 24 -
2. Kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền........................................- 25 -
2.1 Kí hợp đồng..............................................................................................- 26 -
2.2. Tiếp nhận đơn đặt hàng và kiểm tra công nợ khách hàng..............- 27 -
2.3 . Lập hóa đơn và xuất hàng....................................................................32
2.3.1. Lập hóa đơn..........................................................................................32
2.4 . Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng và theo dõi công nợ.............................39
2.4.1 . Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng.......................................................39
2.4.2 . Theo dõi công nợ............................................................................45
2.5. Nghiệp vụ thu tiền khách hàng...................................................................49
PHẦN 3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ MỘT SỐ Ý KIẾN HÒAN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH HÓA DẦU ĐÀ NẴNG...........................................................54
1. Đánh giá thực trạng kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền..........54
1.1. Đánh giá mơi trường kiểm sốt.................................................................54
1.2. Đánh giá hệ thống thơng tin kế tốn.........................................................54
1.3. Đánh giá hoạt động kiểm soát.................................................................55
1.4. Ứng dụng ERP trong quản lý điều hành tại Chi nhánh.......................55
2. Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ.........................................................57
3. Đánh giá các thủ tục kiểm soát........................................................................58
3.1 Đối với nghiệp vụ bán hàng.........................................................................58
3.2 Đối với nghiệp vụ thu tiền và theo dõi công nợ..........................................61
4. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền......................................................................................................62
4.1 Hồn thiện mơi trường kiểm sốt................................................................62
4.2 Hồn thiện chu trình bán hàng và thu tiền.................................................63
4.2.1 Hoàn thiện việc tiếp nhận đơn hàng và kiểm tra cơng nợ..................63
4.2.2 Hồn thiện việc xuất hàng.....................................................................63
4.2.3. Hoàn thiện kiểm sốt hệ thống thơng tin............................................64
4.2.4. Hoàn thiện quy trình thu tiền..............................................................64
4.2.5. Hồn thiện theo dõi cơng nợ.................................................................64
KẾT LUẬN:............................................................................................................66
TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Gs. Ts. Nguyễn Quang Huỳnh, Kiểm tốn tài chính, Nhà xuất bản tài chính, Hà Nội, 2001
- Chế độ kế toán doanh nghiệp, quyển 2 báo cáo tài chính, chứng từ ghi sổ và sổ kế tốn, Nhà xuất bản tài chính, 2006
- Diễn đàn webketoan: ttp://www.webketoan.vn/forum/
- Diễn đàn ERP :http://www.erpsolution.com.vn/forumdisplay.php?f=103 - Tài liệu, sổ sách, bảng biểu của Chi nhánh
- Giáo trình kiểm tốn căn bản, trường ĐH Kinh tế Đà Nẵng
PHỤ LỤC 1. Bảng báo giá 2. Hợp đồng kinh tế 3. Phụ lục hợp đồng kèm theo 4. Tờ trình định mức dư nợ bán hàng 5. Tờ trình đề nghị tiếp tục bán hàng 6. Tờ trình chính sách bán hàng 7. Phiếu đề nghị chỉnh số liệu 8. Báo cáo nhập xuất tồn
10. Báo cáo phân tích cơng nợ theo tuổi nợ
11. Hóa đơn GTGT và bảng kê thanh tốn cước vận chuyển, chứng từ làm căn cứ thanh toán cước vận chuyển
NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... .....................................................................................................
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ........................................................................................................ ........................................................................................................ ........................................................................................................ ........................................................................................................ ........................................................................................................ ........................................................................................................ ........................................................................................................ ........................................................................................................ ........................................................................................................
........................................................................................................ ........................................................................................................ ........................................................................................................ ........................................................................................................ ........................................................................................................ ........................................................................................................ ........................................................................................................ ........................................................................................................ ........................................................................................................ ........................................................................................................ ........................................................................................................ ........................................................................................................