1.1 Đặc điểm hàng hóa
Hàng hóa dầu mỡ nhờn kinh doanh tại chi nhánh rất đa dạng về chủng loại. Được phân thành nhiều dịng khác nhau, ví dụ: dịng Moto oil, dịng Racer, dịng Diesen,.... Và mỗi dịng lại có mã bao bì khác nhau; hộp 1lít, hộp 0.8 lít, thùng 15 kg, phuy,.... Do đặc tính hàng hóa cồng kềnh, nên vấn đề sắp xếp hàng hóa lên xe, cũng như trong q trình vận chuyển địi hỏi phải cẩn thận, tránh xảy ra hư hỏng, mất mát với hàng, gây thiệt hại cho Chi nhánh.
Hàng ngày, tại Chi nhánh xảy ra nhiều nghiệp vụ bán hàng với nhiều chủng loại, dịng hàng, bao bì đa dạng với số lượng lớn. Do vậy, để kiểm sốt hàng hóa tốt hơn, cũng như để cơng tác quản lý, kế tốn máy thuận lợi hơn, Cơng ty đã xây dựng bộ mã hàng tồn kho.
Bộ mã hàng tồn kho gồm 11 kí tự: XXXX-XXX-X-XXX, được phân thành 4 đoạn cho các loại hàng hóa và kiểm sốt trong hệ thống, đoạn 1 gồm 4 kí tự bằng số biểu hiện là dòng sản phẩm, hiện tại ở Chi nhánh chỉ sử dụng 2 bộ mã
- 08xx là DMN - 10xx là dầu gốc - ..... Phân thành các dòng - 0800 Dòng Moto oil - 0801 Dòng Racer - 0802 Dòng Diesel
- ........
Đoạn thứ 2 gồm 3 ký tự là thứ tự tăng dần của từng loại hàng hóa trong từng dịng sản phẩm, đoạn này khơng cần kiểm sốt trong hệ thống
Đoạn thứ 3 gồm 1 ký tự số quy định về phẩm cấp hàng hóa, sản phẩm được quy định trong hệ thống như sau:
- Chữ số 0: biểu thị hàng hóa nguyên phẩm - Chữ số 1: biểu thị hàng kém phẩm chất - Chữ số 2: biểu thị hàng mất phẩm chất
Đoạn 4 quy định về mã bao bì của hàng hóa, sản phẩm, có thể 1,2 hoặc 3 kí tự, ví dụ: B Bao; CAI; F hàng phuy; H01 Hộp 0.1 lít, kg.....
Ví dụ: mặt hàng Komat SHD thùng 18 lít sẽ được mã hóa: 0803-030-0-T18.
Việc mã hóa các loại hàng hóa giúp chi nhánh khơng chỉ kiểm sốt tất cả các loại hàng hóa mà cịn thuận tiện hơn trong việc theo dõi và nhập liệu trên hệ thống phần mềm Solomon.
1.2. Đặc điểm khách hàng
Khách hàng của Chi nhánh có thể chia thành 3 nhóm: nhóm khách hàng Tổng Đại lý, khách hàng trực tiếp, khách vãng lai.
- Khách hàng Tổng Đại lý: là các công ty trong nội bộ ngành như các công ty xăng dầu, nhựa đường,....
- Khách hàng trực tiếp: + KH công nghiệp: mua sản phẩm phục vụ cho sản xuất công nghiệp, chú trọng đến chất lượng hàng hóa, dịch vụ sau bán hàng trước tiên sau đó đến giá cả.
+ KH thương mại: mua sản phẩm về bán lại cho người tiêu dùng cuối cùng, yếu tố giá cả quan trọng nhất.
- Khách vãng lai: là khách hàng nhỏ lẻ, mua hàng không thường xuyên và nhu cầu thường biến động theo mùa. Đối với nhóm khách hàng này, Chi nhánh khơng áp dụng các chính sách bán hàng nào và thường là thu tiền ngay.
Từ đặc điểm của mỗi loại khách hàng, Chi nhánh có những chính sách bán hàng, hạn mức tín dụng cũng như phương thức bán hàng khách nhau. Mỗi khách
hàng giao dịch với Chi nhánh sẽ được thiết lập một bộ mã khách hàng; với đầy đủ thông tin liên quan như tên, mã số thuế, thuế suất, địa chỉ,...
Hệ thống mã khách hàng bao gồm 9 kí tự và chia làm 2 đoạn như sau: XXX- XXXXXX
Đoạn thứ nhất gồm 3 kí tự biểu hiện tên nhóm của khách hàng, ví dụ: A00 các CNXN thuộc PLC, C00 các công ty xăng dầu thuộc Petrolimex,....
Đoạn thứ 2 gồm 6 kí tự biểu thị số thứ tự của từng khách hàng trong từng nhóm khách. Ví dụ: mã khách hàng cơng ty xăng dầu Bình Định: C00-002800.
Nhờ mã hóa tất cả các loại hàng hóa và khách hàng, chi nhánh dễ dàng quản lý các thông tin về từng khách hàng, từng mặt hàng. Nhờ vậy, việc kiểm sốt quy trình bán hàng và thu tiền thuận lợi hơn, tránh xảy ra sai sót trong việc sai lệch thơng tin.
2. Kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
Kiểm sốt chu trình bán hàng và thu tiền là q trình kiểm sốt 5 chức năng chính của chu trình như sau:
- Tiếp nhận đơn đặt hàng. - Kiểm tra công nợ khách hàng. - Xuất hàng.
- Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng và theo dõi công nợ khách hàng. - Thu tiền khách hàng.
Mục đích của việc kiểm sốt q trình này nhằm đảm bảo chu trình diễn ra đúng trình tự, các bộ phận thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, các cơng đoạn xảy ra kịp thời, nhanh chóng. Từ đó mới có thể đảm bảo cho việc bán đúng hàng, đúng giá, đúng khách hàng, đủ số lượng, kịp thời; thu tiền đúng khách hàng, đúng lô hàng, đủ tiền, đồng thời hạn chế các gian lận và sai sót có thể xảy ra.
Các ký hiệu dùng để vẽ lưu đồ:
Các phòng ban, bộ phận Xét duyệt
Chứng từ Lưu
Đường luân chuyển Xử lý công việc thủ công
Xử lý cơng việc bằng máy tính
2.1 Kí hợp đồng
Lập bảng báo giá:
Khởi đầu một chu trình bán hàng là việc kí kết hợp đồng với khách hàng. Để đạt được một hợp đồng với khách hàng, các chuyên viên tiếp thị phải trải qua quá trình tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, đánh giá môi trường cạnh tranh. Trên cơ sở
Kí hợp đồng Xuất hàng Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng Thu tiền khách hàng Kiểm tra, xác nhận công nợ Đơn đặt hàng Chấp nhận ĐĐH Ghi nhận các báo cáo Theo dõi cơng nợ
đó chun viên tiếp thị mới có thể soạn bảng báo giá hợp lý, trình Giám đốc Chi nhánh xem xét, duyệt, kí, sau đó sẽ gửi cho khách hàng.
Mỗi khách hàng, Chi nhánh lại có chính sách giá giao khác nhau, tùy vào tình hình thị trường, nhu cầu tại nơi đó, ngồi ra, còn tùy vào mục tiêu của Chi nhánh. Chẳng hạn muốn đánh mạnh vào một thị trường tiềm năng, Chi nhánh sẽ hạ thấp giá bán cũng như đẩy mạnh chính sách khuyến mãi tại khu vực đó.
Để có thể vừa đảm bảo thực hiện mục tiêu của Chi nhánh, vừa đạt được hợp đồng mua bán với khách hàng, đòi hỏi các chuyên viên tiếp thị, nhân viên kinh doanh phải nắm vững nhu cầu thị trường, có khả năng nhạy bén mới có thể tham mưu và thuyết phục Giám đốc đưa ra một chính sách giá giao hợp lý. Lựa chọn giá bán thích hợp nhất cho khách hàng mà vẫn đảm bảo doanh số, lợi nhuận cho Chi nhánh. Bảng báo giá được lập làm 2 bản, một bản gửi khách hàng, một bản lưu phòng kinh doanh. Bảng báo giá này làm căn cứ để nhập giá bán vào hóa đơn trên máy tính. (Bảng báo giá-Xem phụ lục )
Kí kết hợp đồng:
Sau khi xem xét bảng giá chào hàng do Chi nhánh gửi, nếu khách hàng chấp thuận sẽ tiến hành kí kết hợp đồng với Chi nhánh. Chuyên viên tiếp thị soạn thảo hợp đồng mua bán, và gửi khách hàng xác nhận. Khi phía khách hàng đã đồng ý với các điều khoản trên hợp đồng soạn thảo mà chuyên viên tiếp thị gửi đến, khách hàng và Chi nhánh sẽ chính thức kí kết hợp đồng.
Một hợp đồng mua bán phải đầy đủ các thông tin:Tên người đại diện, địa chỉ hai bên mua bán, điều kiện giao hàng và phương tiện vận tải, mặt hàng, số lượng, phạm vi bán hàng, hình thức thanh tốn, thời hạn nợ, đầy đủ dấu và chữ kí của hai bên,...Hợp đồng được lập thành 4 bản, mỗi bên giữ 2 bản, một bản lưu bên phòng kinh doanh, một bản lưu bên phòng TC-KT.
Tùy trường hợp mà một số hợp đồng có phụ lục hợp đồng kèm theo, phụ lục hợp đồng là biên bản thỏa thuận giữa hai bên về chiết khấu bán hàng và hỗ trợ bán hàng. Khi khách hàng đạt một doanh số bán hàng nào đó, sẽ được Chi nhánh chiết
khấu tăng thêm ngồi chính sách bán hàng đang được áp dụng. (Phụ lục hợp đồng kèm theo - xem phụ lục)
Trên đây là quá trình để tiến tới việc đạt được một hợp đồng kinh tế. Hợp đồng thường được kí kết vào đầu năm tài chính, đây là căn cứ pháp lý cho các đơn đặt hàng của khách hàng trong năm.
2.2. Tiếp nhận đơn đặt hàng và kiểm tra công nợ khách hàng
Chức năng này nhằm đảm bảo các đơn đặt hàng của khách hàng đều được ghi nhận đầy đủ, chính xác. Chi nhánh phần lớn bán hàng theo phương thức trả tiền sau, do đó, số dư nợ khách hàng là khá lớn. Vì vậy việc kiểm tra cơng nợ khách hàng là một bước rất quan trọng trong quá trình bán hàng nhằm giảm thiểu rủi ro xảy ra tình trạng nợ khó địi, thậm chí gây thất thu đối với Chi nhánh.
Quy trình tiếp nhận đơn hàng và kiểm tra cơng nợ khách hàng có thể được khái quát qua lưu đồ sau:
Lưu đồ kiểm sốt việc tiếp nhận đơn hàng và kiểm tra cơng nợ khách hàng Phịng ĐB DMN Phịng TC-KT Khách hàng Khơng đủ đk đáp ứng đủ đk Không đủ đk Đủ đk Kiểm tra cơng
nợ kh, htk HĐ GTGT(ký) Kế tốn bán hàng Tổ chức thực hiện đơn hàng Yêu cầu
mua hàng Tiếp nhận đơn hàng
Sổ theo dõi đơn hàng
Kiểm tra công nợ khách hàng, htk Ghi chú vào sổ theo dõi đơn hàng Yêu cầu mua hàng Từ chối khách hàng Yêu cầu thanh toán HĐ GTGT(in,ký)
- Phòng ĐB DMN: Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, có thể bằng
Fax, điện thoại, hoặc có thể thơng qua chun viên tiếp thị, Phịng ĐB DMN ghi ngay các điều kiện giao hàng theo yêu cầu của khách hàng hoặc của chuyên viên tiếp thị vào sổ theo dõi thực hiện đơn hàng.
Sổ theo dõi thực hiện giúp cho bộ phận bán hàng có thể dễ dàng quản lý được thông tin về đơn đặt hàng của khách hàng. Chứa đựng các thông tin như ngày đăng ký, đơn vị đăng ký, tên khách hàng, địa điểm giao, thời gian giao,....Tuy nhiên, việc ghi các thông tin vào sổ theo dõi đơn hàng lại hồn tồn mang tính chủ quan
bên phía bộ phận bán hàng. Việc sai sót trong việc ghi chép là hồn tồn có thể xảy ra, có thể dẫn đến nhập thơng tin trên Hóa đơn bán hàng sai lệch.
Kiểm tra công nợ : Sau khi phịng ĐB DMN ghi đầy đủ thơng tin về
đơn hàng của khách hàng vào sổ theo dõi, nhân viên phòng ĐB sẽ tiến hành kiểm tra công nợ của khách hàng. Theo dõi và kiểm tra công nợ của khách hàng được thực hiện trên phần mềm Solomon dựa vào bảng hạn mức tín dụng.
+ Hạn mức tín dụng: phịng Kinh doanh là nơi tìm hiểu, đánh giá tình hình
tài chính của các khách hàng. Trên cơ sở đó, phịng KD sẽ lập Tờ trình định mức dư nợ bán hàng gửi lên giám đốc kí duyệt. Việc xét lập này địi hỏi phải được tính tốn kĩ lưỡng trên lợi ích của cả 2 bên theo hướng tránh cho chi nhánh tồn đọng nợ khó địi hoặc thất thu, đồng thời có thể khuyến khích khách hàng mua hàng của chi nhánh.
Thơng tin trên Tờ trình định mức dư nợ bán hàng bao gồm, tên khách hàng, Dư nợ bình quân, ngày nợ bình quân, Dư nợ tối đa cho phép, kết quả thực hiện các quý trước,... Tờ trình định mức bán hàng phải có đầy đủ chữ kí của Trưởng phịng KD DMN, Trưởng phịng Tài chính kế tốn, Giám đốc. Được lập thành 4 bản: Phòng TC- KT lưu bản gốc, phòng KD DMN TĐL 1,2 và phòng ĐB DMN mỗi phịng giữ 1 bản.(Tờ trình định mức dư nợ bán hàng – xem Phụ lục)
Nếu dư nợ khách hàng tại thời điểm đặt hàng chưa vượt quá số dư nợ tối đa trên tờ trình thì bộ phận bán hàng sẽ chấp nhận đơn hàng và tiến hành tổ chức thực hiện đơn hàng. Trường hợp công nợ của khách hàng vượt định mức theo quy định của Chi nhánh, phòng ĐB DMN thơng tin với nhân viên kế tốn ngân hàng kiểm tra xem khách hàng đã thanh toán tiền hàng tại thời điểm hiện tại để đưa số dư nợ của khách hàng dưới mức dư nợ tối đa hay chưa. Nếu khách hàng vẫn chưa chuyển tiền thì phịng ĐB DMN phải báo lại cho chun viên tiếp thị để chuyên viên tiếp thị làm việc với khách hàng.
Các bước kiểm tra công nợ khách hàng như sau:
Trường Field “customer.custid” là chọn xem chi tiết khách hàng, của khách hàng mang mã C00002600. Nhập kì báo cáo.
Sau khi nhập kì hiện tại muốn kiểm tra vào hệ thống. Solomon sẽ kết xuất bảng chi tiết công nợ khách hàng.
Từ Ngày: 01/09/2009 Đến Ngày: 30/09/2009
Mã khách hàng: C00002800
Tên khách hàng: Cty Xăng dầu Bình Định
Số lô Số tham chiếu Ngày Kiểu Diễn giải Nợ (Debit) Có (Credit)
Số dư đầu kỳ 524,150,738 1311000 023036 PG0909004 04/09/2009 PA Unapplied payment from CA 400,000,000 023072 0003168AD 15/09/2009 IN Invoice 419,774,923 419,774,923 400,000,000 Số dư cuối kỳ 543,925,661 Kế toán Khách hang
Dựa vào báo cáo kết xuất từ hệ thống ta có thể thấy số dư nợ cuối kì cho đến thời điểm hiện tại của cơng ty xăng dầu Bình Định là 543,925,661 đồng. Bộ phận bán hàng sẽ đối chiếu số nợ này với số nợ tối đa cho phép trên bảng hạn mức tín dụng. Trong khi đó, hạn mức tín dụng tối đa theo kế hoạch quý 3/2009 của cơng ty xăng dầu Bình Định là 1.000.000.000 đồng. Do vậy, đơn đặt hàng của công ty xăng dầu Bình Định được chấp nhận..
Tuy nhiên nếu trường hợp công nợ khách hàng đã vượt quá công nợ cho phép nhưng chuyên viên tiếp thị vẫn muốn bán cho khách hàng, hoặc định mức công nợ đã lập chưa phù hợp với tình hình thực tế của khách hàng. Chuyên viên tiếp thị phải lập tờ trình đề nghị tiếp tục bán hàng trình Giám đốc duyệt. Trong tờ trình phải nêu rõ lí do tiếp tục bán và chuyên viên tiếp thị phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trong
trường hợp lơ hàng trên khơng thanh tốn được. (Tờ trình đề nghị tiếp tục bán hàng- xem phụ lục)
Kiểm tra hàng tồn kho : phần mềm kế tốn Solomon tích hợp chức
năng kiểm tra hàng tồn kho một cách tự động. Khi số lượng một mặt hàng nào đó trong hệ thống đã hết, hệ thống sẽ chặn việc xuất bán mặt hàng đó bằng cách hiển thị lỗi trên màn hình nhập liệu.
Sau khi đã kiểm tra định mức công nợ cho phép của khách hàng, phịng ĐB DMN sẽ mở màn hình Giao hàng để cập nhật các thông tin về bán hàng cho khách theo chi tiết:
- Mã khách hàng, kiểu HĐ, tên hàng hóa, số lượng, giá bán chưa có VAT, lệ phí xăng dầu,....Sau đó in ra Hóa đơn GTGT, Hóa đơn được in thành 3 liên, và kí, sẽ chuyển cả 3 liên sang phòng TC-KT.
Trong trường hợp hàng trong kho đã hết, hệ thống sẽ báo lỗi và khơng in được hóa đơn.
Nhờ vào tính năng này, Chi nhánh có thể tránh được trường hợp nhân viên sai sót khi hàng trong kho đã hết mà vẫn chấp nhận đơn hàng. Dẫn đến trường hợp Chi nhánh không thể giao hàng hoặc giao hàng chậm trễ.
Tuy nhiên, trong thực tế đã xảy ra trường hợp, hàng đã về nhập kho nhưng chứng từ của lơ hàng đó chưa về kịp, nên phịng TC-KT chưa thể tiến hành ghi tăng
HTK. Dẫn đến việc trong kho thật sự có hàng nhưng hệ thống lại chưa cập nhật kịp thời, do đó khơng bán được hàng.
Như vậy, các thơng tin về tình hình cơng nợ của khách hàng cũng như hàng tồn kho đều được tích hợp đầy đủ trong hệ thống. Nhờ đó, q trình kiểm tra được diễn ra nhanh chóng đảm bảo tổ chức thực hiện đơn hàng của khách hàng kịp thời.