BÁO CÁO TỔNG KẾT SÁNG KIẾN CẤP CƠ SỞ XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUY TRÌNH XỬ LÝ CÔNG VIỆC CẤP KHOA TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HCM

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HCM oo0oo BÁO CÁO TỔNG KẾT SÁNG KIẾN CẤP CƠ SỞ XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUY TRÌNH XỬ LÝ CÔNG VIỆC CẤP KHOA TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HCM Mã số Chủ nhiệm TS ÔNG VĂN NĂM TP Hồ Chí Minh, tháng 02 năm 2021 NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HCM oo0oo BÁO CÁO TỔNG KẾT SÁNG KIẾN CẤP CƠ SỞ XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUY TRÌNH XỬ LÝ CÔNG VIỆC CẤP KHOA TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HCM Mã số Xác nhận của Chủ tịch HĐ nghiệm thu Chủ nhiệm.

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP.HCM oo0oo BÁO CÁO TỔNG KẾT SÁNG KIẾN CẤP CƠ SỞ XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUY TRÌNH XỬ LÝ CƠNG VIỆC CẤP KHOA TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HCM Mã số:………… Chủ nhiệm TS ÔNG VĂN NĂM TP Hồ Chí Minh, tháng 02 năm 2021 NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP.HCM oo0oo BÁO CÁO TỔNG KẾT SÁNG KIẾN CẤP CƠ SỞ XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUY TRÌNH XỬ LÝ CƠNG VIỆC CẤP KHOA TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HCM Mã số:………… Xác nhận Chủ tịch HĐ nghiệm thu Chủ nhiệm sáng kiến (ký, ghi rõ họ tên) TP Hồ Chí Minh, tháng 02 năm 2021 (ký, họ tên) DANH SÁCH THÀNH VIÊN THAM GIA Họ tên Stt Đơn vị công tác Nhiệm vụ Ghi TS Nguyễn Quốc Toàn Khoa Lý luận trị Thư ký TS Nguyễn Thế Bính Khoa Tài Thành viên TS Lê Thị Thùy Nhung Khoa Ngoại ngữ Thành viên ThS Nguyễn Thị Thu Phịng Khảo thí & Thành viên ĐBCL Hường DANH SÁCH ĐƠN VỊ PHỐI HỢP Stt Họ tên Trưởng đơn vị Phân loại Ghi Khoa Lý luận trị TS Cung Thị Tuyết Mai Khoa quản khơng lý sinh viên Khoa Tài TS Lê Văn Hải Khoa quản lý sinh viên MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Tổng quan tình hình nghiên cứu sáng kiến 1.1 Các nghiên cứu lý thuyết quy trình xử lý cơng việc trường ĐH 1.2 Tình hình xây dựng áp dụng quy trình xử lý cơng việc trường ĐH 1.2.1 Trường Đại học Kinh tế - Đại học Quốc gia Hà Nội 1.2.2 Trường Đại học Kinh tế TPHCM 1.3 Tình hình áp dụng quy trình xử lý cơng việc Khoa thuộc BUH Tính cấp thiết sáng kiến 2.1 Yêu cầu khắc phục, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng BUH 2.2 Lợi ích việc xây dựng áp dụng hệ thống quy trình xử lý công việc 2.3 Nâng cao hiệu hoạt động đơn vị thuộc BUH 2.4 Thực theo khuyến nghị lần đánh giá Mục tiêu thực sáng kiến Phương pháp thực sáng kiến 4.1 Khảo sát nội dung hoạt động Khoa 4.2 Phân tích chức - nhiệm vụ để soạn thảo quy trình 10 Đối tượng phạm vi sáng kiến 11 Kết cấu báo cáo sáng kiến 11 PHẦN NỘI DUNG 12 CHƯƠNG CƠ SỞ KHOA HỌC VÀ CĂN CỨ PHÁP LÝ 12 1.1 Cơ sở khoa học 12 1.1.1 Lý thuyết quản trị tổ chức khẳng định việc thiết lập hệ thống quy trình xử lý cơng việc khâu bắt buộc hoạt động quản trị tổ chức 12 1.1.2 Lý thuyết ĐBCL trường đại học nhấn mạnh đến việc xây dựng hệ thống quy trình xử lý cơng việc 13 1.1.3 Xây dựng hệ thống quy trình xử lý cơng việc công cụ để thực nguyên tắc số nguyên tắc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2015 16 1.1.4 Thiết kế quy trình xử lý cơng việc bước quan trọng để thực hóa hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 18 1.2 Căn pháp lý 19 CHƯƠNG BỘ QUY TRÌNH XỬ LÝ CÔNG VIỆC CẤP KHOA 20 2.1 Các quy trình thuộc trình xây dựng nội dung đào tạo (điều khoản 8.3 – TC ISO 9001:2015) 20 2.1.1 Xây dựng đề án mở ngành đào tạo 20 2.1.2 Xây dựng chương trình đào tạo 22 2.1.3 Hiệu chỉnh chương trình đào tạo 24 2.1.4 Biên soạn đề cương chi tiết 26 2.2 Các quy trình thuộc trình giảng dạy (điều khoản 8.5.1 – TC ISO 9001:2015) 28 2.2.1 Cải tiến phương pháp giảng dạy 28 2.2.2 Phân công giảng dạy năm học 30 2.2.3 Mời giảng viên thỉnh giảng 32 2.2.4 Xây dựng kế hoạch ngoại khóa 34 2.2.5 Đánh giá kiểm soát giảng 36 2.2.6 Quản lý thực tập tốt nghiệp 38 2.2.7 Đảm bảo chất lượng môn 41 2.2.8 Dự giảng viên 43 2.2.9 Dự giảng viên tập 45 2.2.10 Biên soạn đề thi học phần 48 2.2.11 Quản lý khóa luận tốt nghiệp 50 2.3 Các quy trình thuộc trình thực nghiên cứu khoa học (điều khoản 10.3 – TC ISO 9001:2015) 52 2.3.1 Đăng ký triển khai NCKH 52 2.3.2 Đánh giá, điều chỉnh kế hoạch NCKH Khoa 54 2.4 Các quy trình thuộc trình quản lý sinh viên (điều khoản 8.5.1 – TC ISO 9001:2015) 56 2.4.1 Giải yêu cầu sinh viên 56 2.4.2 Thu thập thông tin phản hồi từ doanh nghiệp 58 2.4.3 Thu thập thông tin SV năm cuối 60 2.4.4 Quản lý thông tin cựu SV 61 2.5 Các quy trình thuộc q trình hành tổng hợp 62 2.5.1 Báo cáo tình hình hoạt động định kỳ 62 2.5.2 Quản lý thông tin nội 64 2.5.3 Kê khai toán khối lượng giảng dạy 66 2.5.4 Xây dựng kế hoạch chi ngân sách năm học 68 CHƯƠNG HIỆU QUẢ CỦA SÁNG KIẾN VÀ CÁC KIẾN NGHỊ 70 3.1 Hiệu việc áp dụng quy trình cấp Khoa 70 3.2 Một số kiến nghị để hoàn chỉnh ban hành 71 TÀI LIỆU THAM KHẢO 72 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt ĐH HTQLCL NCKH SV BGH ĐBCL GDĐH CSVC P.ĐT TK GVK CTĐT HĐ CTK HĐKH TCKT TBM ĐCCTHP GV HP HT PHT P.CTSV NC BSBG HĐTĐBG PPGD P.TCCB CBĐBCL BCN GVHD TTTN TCKĐCL GVTS CBHDTS SK MTCL VP KLGD Nội dung Đại học Hệ thống quản lý chất lượng Nghiên cứu khoa học Sinh viên Ban giám hiệu Đảm bảo chất lượng Giáo dục đại học Cơ sở vật chất Phòng Đào tạo Trưởng khoa Giáo vụ khoa Chương trình đào tạo Hội đồng Chương trình khung Hội đồng khoa học Tài kế tốn Trưởng mơn Đề cương chi tiết học phần Giảng viên Học phần Hiệu trưởng Phó hiệu trưởng Phịng Cơng tác sinh viên Nghiên cứu Biên soạn giảng Hội đồng thẩm định giảng Phương pháp giảng dạy Phòng Tổ chức cán Cán đảm bảo chất lượng Ban chủ nhiệm Giảng viên hướng dẫn Thực tập tốt nghiệp Tiêu chuẩn kiểm định chất lượng Giảng viên tập Cán hướng dẫn tập Sáng kiến Mục tiêu chất lượng Văn phòng Khối lượng giảng dạy i DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng Qúa trình công việc theo điều khoản ISO 9001 Bảng Danh mục quy trình xử lý cơng việc cấp Khoa 10 Bảng Quy tắc 5W + 1H để thiết kế thủ tục/quy trình xử lý cơng việc 19 ii THƠNG TIN TĨM TẮT KẾT QUẢ SÁNG KIẾN Xuất phát từ yêu cầu khắc phục, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng BUH, lợi ích việc xây dựng áp dụng hệ thống quy trình xử lý cơng việc, nâng cao hiệu hoạt động đơn vị thuộc BUH thực theo khuyến nghị lần đánh giá, nhóm tác giả biên soạn 25 quy trình xử lý công việc cấp Khoa áp dụng trường đại học Ngân hàng TP.HCM 25 quy trình có sở khoa học từ lý thuyết quản trị tổ chức, lý thuyết ĐBCL trường đại học, nguyên tắc số nguyên tắc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2015, đảm bảo phù hợp phủ kín với cấu, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo văn pháp luật 25 quy trình biên soạn cho trình yếu Khoa gồm: q trình xây dựng nội dung đào tạo, trình giảng dạy, trình thực nghiên cứu khoa học, trình quản lý giảng viên trình quản lý sinh viên Hiệu thực quy trình xác thực từ Khoa áp dụng Tuy vậy, cần có ban hành thức để thực hóa mở rộng cho tất Khoa toàn trường iii PHẦN MỞ ĐẦU Tổng quan tình hình nghiên cứu sáng kiến 1.1 Các nghiên cứu lý thuyết quy trình xử lý cơng việc trường ĐH Nghiên cứu xây dựng hệ thống quy trình xử lý công việc trường đại học thường đề cập cơng trình khoa học bàn việc xây dựng hệ thống đảm bảo chất lượng đào tạo việc áp dụng hệ tiêu chuẩn khu vực, quốc tế Nguyễn Quang Giao (2013) cho việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng trường đại học Việt Nam cần trọng vào quy trình xử lý cơng việc Khoa chuyên môn Nguyễn Hội Nghĩa (2014) khẳng định quy trình xử lý cơng việc yếu tố cần thiết để đảm bảo chất lượng giáo dục ĐHQGHCM Nguyễn Thường Lạng (2014) phân tích mối quan hệ biện chứng đảm bảo chất lượng kiểm định chất lượng để Việt Nam hội nhập hiệu thị trường dịch vụ giáo dục toàn cầu, từ khẳng định quy trình xử lý công việc phận quản lý phận chuyên môn biện pháp để thiết lập mối quan hệ Quan điểm đồng với Sái Công Hồng (2014) tác giả đề xuất quản lý chương trình đào tạo theo cách tiếp cận đảm bảo chất lượng AUN Lê Văn Hảo (2012) nghiên cứu xây dựng hệ thống đảm bảo chất lượng bên văn hóa chất lượng trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn, ĐHQG-HCM, đề xuất quy trình xử lý cơng việc Khoa xem cấu phần cốt yếu Nguyễn Thanh Trọng & Nguyễn Minh Trí (2014) tổng kết kinh nghiệm từ trường Đại học Kinh tế - Luật việc xây dựng phát triển hệ thống đảm bảo chất lượng bên trong, trọng đến hoạt động thiết kế, ban hành, sử dụng cập nhật quy trình cấp Khoa Johnson Ong Cheebin (2014) phân tích kết đánh giá cấp chương trình Việt Nam theo AUN-QA đưa đề xuất cải thiện có liên quan đến quy trình xử lý cơng việc Nguyễn Duy Mộng Hà cộng (2014) phân tích thực tiễn đúc rút kinh nghiệm việc áp dụng tiêu chuẩn AUN-QA cấp chương trình đào tạo Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, ĐHQG-HCM, cho rằng, xây dựng vận hành quy trình xử lý cơng việc cấp Khoa điều quan trọng bậc Huỳnh Cẩm Thanh (2010) có số ý kiến việc tích hợp hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 với tiêu chuẩn đánh giá chất lượng giáo dục thuộc hệ thống kiểm định chất lượng giáo dục, đề cập cụ thể quy trình tích hợp nhấn mạnh đến tầm quan trọng đặc biệt trình xây dựng hệ thống đảm bảo chất lượng sở giáo dục đại học Bùi Võ Anh Hào (2016), Nguyễn Thị Hiền (2020) & Nguyễn Thị Phương (2020) nghiên cứu hệ thống đảm bảo chất lượng số sở giáo dục đại học đến kết luận chung cần thiết phải có quy trình xử lý cơng việc cấp Khoa 1.2 Tình hình xây dựng áp dụng quy trình xử lý cơng việc trường ĐH 1.2.1 Trường Đại học Kinh tế - Đại học Quốc gia Hà Nội Từ năm 2008, Ban Giám hiệu Trường mạnh dạn đưa ISO vào áp dụng để bước cải tiến cách quản lý nhằm chuẩn hố quy trình tạo tiền đề để hội nhập với khu vực giới Trường thành lập Ban đạo ISO cử cán chuyên trách ISO nghiên cứu tài liệu, học tập kinh nghiệm đơn vị áp dụng ISO để tìm hướng với thực tiễn Trường Cho đến phần lớn cán bộ, giảng viên hiểu nội dung lợi ích hệ thống ISO, hiểu tác dụng việc thực quy trình thơng qua thi tìm hiểu ISO Trường tổ chức năm 2009 Qua thời gian áp dụng, Trường thu kết định như: (1) Nâng cao nhận thức tầm quan trọng lợi ích quản lý theo tiêu chuẩn ISO; (2) Xây dựng hệ thống quy trình cơng tác gồm 30 quy trình; (3) Đào tạo đội ngũ đánh giá viên nội gồm 16 người Thêm vào đó, Trường ban hành phổ biến sách chất lượng đến cán bộ, giảng viên để người thấu hiểu quán triệt công tác đảm bảo chất lượng Chính sách chất lượng trường phấn đấu trở thành trung tâm đào tạo, nghiên cứu khoa học cung cấp dịch vụ chất lượng cao, hàng đầu nước, có uy tín khu vực giới với giá trị cốt lõi: - Khuyến khích sáng tạo, ni dưỡng say mê - Tơn trọng khác biệt, thúc đẩy hợp tác - Coi trọng chất lượng, hiệu - Đảm bảo hài hòa, phát triển bền vững Việc áp dụng ISO việc làm đắn, cơng cụ hữu ích với quy trình chuẩn phục vụ cho cơng tác đảm bảo chất lượng giáo dục, giúp cho việc thu thập minh chứng kiểm định nhanh chóng, thuận tiện tiết kiệm thời gian TT Trách nhiệm môn Lãnh đạo Khoa, môn Nội dung kê ý kiến doanh nghiệp phiếu thăm dò - Viết báo cáo tổng kết ý kiến theo tỷ lệ % câu hỏi Phiếu thăm dò doanh nghiệp phúc đáp - Duyệt báo cáo tổng kết, - Tổ chức tổng kết: + Tổ chức họp toàn đơn vị, đề xuất giải pháp + Kiến nghị với cấp biện pháp cần thiết - Kịp thời cập nhật thông tin đổi lên trang Web 59 Biểu mẫu 2.4.3 Thu thập thông tin SV năm cuối a Lưu đồ Soạn phiếu Duyệt phiếu Gửi in Lên kế hoạch thăm dò Thực thăm dò Tổng hợp kết Nhập liệu Gửi thông tin cho SV b Mô tả TT Trách nhiệm GVK GV TK GVK TK GVK GVK GVK GVK Nội dung Soạn thảo mẫu phiếu thông tin Duyệt nội dung cho mẫu phiếu thông tin cho sinh viên năm cuối Gửi in theo số lượng sinh viên năm cuối Lên kế hoạch phân công tổ chức Phát thu lại phiếu thông tin Tổ chức Phát thu lại Phiếu thông tin buổi sinh hoạt công dân sinh viên năm cuối Tổng hợp số lượng sinh viên nộp lại phiếu Nhập liệu sinh viên năm cuối Tổng hợp email điện thoại phục vụ cho công tác gửi thông tin Hội thảo tuyển dụng 60 Biểu mẫu 2.4.4 Quản lý thông tin cựu SV a Lưu đồ Cập nhật thông tin lên web Kiểm tra phê duyệt Lưu hồ sơ b Mô tả TT Trách nhiệm Cựu sinh viên Chuyên viên TK GVK Nội dung Truy cập Hệ thống web cập nhật thông tin cá nhân Cựu SV Kiểm tra, đối chiếu với danh sách SV tốt nghiệp nguồn thông tin khác Phê duyệt thông tin cá nhân Cựu SV, in báo cáo Nhận đánh giá báo cáo danh sách cựu SV đăng ký thông tin cá nhân 61 Biểu mẫu 2.5 Các quy trình thuộc q trình hành tổng hợp 2.5.1 Báo cáo tình hình hoạt động định kỳ a Lưu đồ Phân công soạn thảo Soạn thảo Kiểm tra duyệt Lấy số, nhân bản, đóng dấu (nếu có) Phát hành lưu b Mô tả TT Trách nhiệm Nội dung Biểu mẫu Giao trực tiếp phân công theo nhiệm vụ Thực chế độ thông tin báo cáo theo quy TK PTK định quản lý, TK PTK tổ chức soạn thảo giao cho nhân soạn thảo BC - Người soạn thảo xác định hình thức, nội dung quy định BC để thực hiện; Báo cáo tình Nhân - Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; hình hoạt động phân công - Trực tiếp soạn thảo văn BC (sử dụng máy tháng vi tính); - In thành văn (bản in giấy A4) 62 TT Trách nhiệm Nội dung - Người trực tiếp soạn thảo văn BC phải Người có kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác thẩm quyền nội dung văn bản, ký tắt vào cuối văn ký VB BC; cấp phó - Trình người có thẩm quyền duyệt thảo, uỷ quyền KT sửa chữa, bổ sung thảo Trường hợp có sửa chữa, bổ sung thảo người soạn thảo phải hoàn thiện thảo để trình duyệt - Người có thẩm quyền ký văn báo cáo (Chữ ký trực tiếp, không ký bút chì, mực đỏ thứ mực dễ phai) Cán văn phòng người soạn thảo ghi số ký hiệu Báo cáo, ghi sổ đăng ký công văn Nhân đơn vị, nhân đủ số lượng, thể phân công thức, nội dung thảo duyệt; đóng dấu (nếu có) để phát hành theo địa nơi nhận văn Báo cáo - Gửi Báo cáo (bản chính) nhà trường qua Nhân VP trực tiếp qua văn thư trường vào ngày giao soạn 17 hàng tháng; đưa vào Mạng LAN (nếu có); thảo, cán - Chuyển cho tổ chức, đoàn thể, cá nhân văn phòng đơn vị; - Lưu gốc văn phòng đơn vị 63 Biểu mẫu Văn (bản in trực tiếp Sổ đăng ký công văn đơn vị 2.5.2 Quản lý thông tin nội a Lưu đồ Thông tin điện thoại Thông tin văn Thông tin qua mail, fax Thông tin qua họp, hội thảo 5.Lịch tiếp dân Bảng thông báo b Mô tả TT Trách nhiệm GVK GVK Nội dung Thông tin qua điện thoại: Cán Nhà trường sử dụng điện thoại cần chuẩn bị trước nội dung cần truyền đạt, nói ngắn gọn, rõ ràng lịch Không sử dụng điện thoại với mục đích riêng Thơng tin văn bản: Công văn, giấy tờ VP thực việc tiếp nhận báo cáo Hiệu trưởng, xin ý kiến bàn giao công văn, giấy tờ cho đơn vị có liên quan theo dõi quản lý theo biểu mẫu quy định Mẫu công văn đến theo phụ lục 1; mẫu công văn theo phụ lục Thông báo họp Các họp VP người chủ trì thơng báo theo biểu mẫu (BM 04.01) biên họp 64 Hồ sơ BM 04.01 BM.04.02 BM 04.03 BM.04.04 BM.04.05 TT Trách nhiệm GVK GVK HT GVK Nội dung Hồ sơ Phân công nhiệm vụ Hiệu trưởng, Thủ trưởng đơn vị trực thuộc giao nhiệm vụ cho đơn vị nhân viên dùng phiếu giao việc theo biểu mẫu (BM.04.02) Bàn giao tài liệu hồ sơ Việc bàn giao công văn, tài liệu hồ sơ quản lý sổ theo biểu mẫu (BM.04.03) Bàn giao bưu phẩm thực sổ theo mẫu sổ bưu phẩm BM.04.04 Lịch công tác Hàng tuần VP lập kế hoạch cơng tác theo biểu mẫu BM.04.05 trình Hiệu trưởng phê duyệt gửi đến tất đơn vị vào ngày thứ sáu Thông tin qua Mail, Fax: Sau nhận thông tin qua mail, fax, người nhận thơng tin có trách nhiệm chuyển đến cho người có liên quan để thực Thông tin gửi qua mail, fax thực có phê duyệt Hiệu trưởng Thủ trưởng đơn vị Đặc biệt thông tin gửi cho đối tác nước phải Hiệu trưởng kiểm duyệt trước gửi Thông tin qua họp, hội thảo: Đơn vị chủ trì thơng báo theo biểu mẫu BM.04.01 chuẩn bị địa điểm, điều kiện họp tài liệu có liên quan Các cán nhận thông báo mời họp, phải đến thời gian, địa điểm, chuẩn bị đầy đủ nội dung BM.04.01 yêu cầu theo thông báo mời họp Trong họp, cán dự họp không làm việc riêng, tắt chuông điện thoại cá nhân Nội dung họp thư ký họp ghi lập thành biên họp Lịch tiếp dân: Hàng tuần vào chiều thứ tư từ 13:30 đến 17:00 Hiệu trưởng trực tiếp gặp để giải công việc, nguyện vọng giáo viên, sinh viên, cán công nhân viên nhân dân Bảng thông báo: Trường đơn vị sử dụng bảng để thông báo nội dung công tác, lịch làm việc, văn thông tin chung đơn vị 65 2.5.3 Kê khai toán khối lượng giảng dạy a Lưu đồ Thông báo kế hoạch Chuyển tiếp Kê khai Tổng hợp Kiểm tra Duyệt Thanh tốn b Mơ tả TT Trách nhiệm P.ĐT Khoa/Viện, Bộ môn Bộ môn P.ĐT Khoa/Viện, Bộ môn Nội dung Thơng báo đến Khoa/Viện kế hoạch tốn KLGD vào cuối năm học Chuyển tiếp thông báo đến Bộ môn, thông báo thời hạn nộp lại cho Khoa/Viện Từng GV khai khối lượng vào kê khai cá nhân Bộ môn tổng hợp vào khai KLGD chung, trưởng môn ký nộp cho Khoa/Viện đồng thời gửi mềm đến P.ĐT (theo thời hạn ghi thông báo) Tập hợp kê khai theo đơn vị Khoa/Viện, kiểm tra tính tốn KLGD Gửi duyệt lần Khoa/Viện Thời điểm gửi: vào đầu năm học Kiểm tra phần duyệt P.ĐT, có u cầu chỉnh sửa làm tờ trình, trưởng mơn ký thơng qua Khoa/Viện, sau nộp lại cho P.ĐT 66 Biểu mẫu Thông báo Thông báo Bản kê khai KLGD cá nhân Bản kê khai KLGD Bộ môn Bản kê khai P.ĐT KTTC (1 tuần sau nhận kê khai) Làm việc trực tiếp với đơn vị sau có yêu Bản tổng hợp cầu chỉnh sửa Trình ký BGH duyệt cuối duyệt KLGD chuyển KTTC (2-4 tuần sau nhận theo Khoa/Viện phản hồi từ đơn vị) Căn theo duyệt KLGD để chuyển tiền cho cán 67 2.5.4 Xây dựng kế hoạch chi ngân sách năm học a Lưu đồ Triển khai kế hoạch hoạt động đăng ký kế hoạch chi cá nhân Xây dựng kế hoạch chung Duyệt Thực giám sát Lưu hồ sơ b Mô tả TT Trách nhiệm - TBM - GV - TK - TK - GVK P.TCKT Nội dung - TBM quán triệt kế hoạch hoạt động môn đến thành viên đơn vị - Các thành viên môn xây dựng kế hoạch chi - - Bộ môn tổng hợp kế hoạch, bảo vệ kế hoạch trước BCN khoa - TK vào kế hoạch hoạt động tổng thể đơn vị giao, kế hoạch môn xây dựng đạo tổng hợp Kinh phí đơn vị - Trưởng P.TCKT vào nhiệm vụ kinh phí nhà nước giao, nguồn thu nghiệp, chế độ sách nhà nước qui định qui chế nhà trường tổ chức xây dựng KH chi hoạt động trình Hiệu trưởng duyệt 68 Hồ sơ Tổng hợp kế hoạch kinh phí theo đơn vị Tổng hợp kế hoạch kinh phí theo đơn vị KH chi hoạt động TT Trách nhiệm Chuyên viên P.TCKT Cán phân công Nội dung - Căn vào kết thẩm định phê duyệt Hiệu trưởng, P.TCKT gửi kế hoạch đến đơn vị, phòng chức để tổ chức thực giám sát họat động Tất hồ sơ liên quan đến trình xây dựng kế hoạch hoạt động năm học đơn vị trường lưu giữ theo qui định 69 Hồ sơ Quyết định phê duyệt Các hồ sơ nêu CHƯƠNG HIỆU QUẢ CỦA SÁNG KIẾN VÀ CÁC KIẾN NGHỊ 3.1 Hiệu việc áp dụng quy trình cấp Khoa Qua thời gian áp dụng, quy trình xử lý cơng việc đạt hiệu sau: Thứ nhất, góp phần cải tiến hồn thiện hệ thống quản lý văn - Phân cấp, quy định rõ ràng quyền hạn, chức đơn vị cá nhân văn cụ thể; - Thiết lập hệ thống nguyên tắc chung văn bản, tài liệu; hạn chế tối đa phụ thuộc vào vài cá nhân hoạt động chung đơn vị; - Chuẩn hóa quy trình liên quan tới hoạt động Nhà trường; đồng hóa quy trình tới cấp mơn; - Đơn giản hóa thủ tục hành chính; tiết kiệm chi phí vận hành hạn chế tối đa sai sót rủi ro tính liên thơng mang lại; Thứ hai, góp phần đổi tư quản lý cấp - Nâng cao lực quản lý cấp lãnh đạo; - Nâng cao nhận thức thay đổi phong cách làm việc đội ngũ cán bộ; hình thành nề nếp làm việc khoa học, thống nhất; - Thúc đẩy môi trường làm việc tương tác; Thứ ba, nâng cao tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm, tự kiểm soát bên Khoa - Đổi quản lý đào tạo theo hướng đơn giản hóa, đại hóa dựa sở tảng cơng nghệ thơng tin, tăng tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm tự kiểm soát cấp khoa, viện; - Mọi hoạt động Khoa kiểm soát định kỳ, thuận lợi cho công tác đảm bảo chất lượng bên Nhà trường - Đơn giản hóa tài liệu quy trình, quy định Khoa Nhờ tiết kiệm nhiều giấy tờ, in ấn, thời gian, nhân công… tất hoạt động - Tiết kiệm thời gian quản lý truy xuất hồ sơ, minh chứng cần Tiết kiệm khơng gian lưu trữ, văn phịng phẩm Giúp xây dựng, rèn luyện thói quen làm việc có trách nhiệm chất lượng Đây tiền đề tốt để nhà trường bước xây dựng văn hóa chất lượng Thêm vào đó, sáng kiến giúp CBCNV biết cách ghi chép đúng, đủ số liệu theo biểu mẫu, sổ sách báo cáo 70 Thứ ba, lãnh đạo Khoa giảm bớt phải quản lý theo tính chất vụ; cơng việc thực theo trình tự quy trình quy định, vị trí ln có sẵn hồ sơ, số liệu phải báo cáo giảm thiểu áp lực thời gian cho cán quản lý 3.2 Một số kiến nghị để hoàn chỉnh ban hành Để đạt mục tiêu nêu định hướng xây dựng hệ thống ĐBCL, nhóm nghiên cứu đề xuất số kiến nghị sau: Thứ nhất, cần nhấn mạnh rằng: hệ thống quy trình xử lý cơng việc phải lấy 10 tiêu chuẩn kiểm định chất lượng Bộ GD&ĐT làm nòng cốt để hệ thống hồ sơ, biểu mẫu xoay quanh hỗ trợ Sau vận hành tốt ISO, dùng hệ thống ISO để tập hợp phân tích minh chứng nhằm đăng ký kiểm định theo 10 tiêu chuẩn Từ đó, nghiên cứu đến kiểm định theo 15 tiêu chuẩn AUN-QA Như vậy, hệ thống xây dựng, vừa đáp ứng mục tiêu đảm bảo chất lượng bên mà nhằm phục vụ đắc lực cho việc đánh giá kiểm định bên Thứ hai, hệ thống quy trình xử lý cơng việc xây dựng không ngừng lại chỗ chế bắt buộc thực mà hướng toàn thể cán bộ, giảng viên, nhân viên đến việc thực mơi trường văn hóa chất lượng, đó, thực hành chất lượng thói quen Thứ ba, quan tâm, ủng hộ cấp lãnh đạo nỗ lực toàn thể cán bộ, giảng viên trường động lực lớn để thực thành cơng hệ thống quy trình xử lý cơng việc Hiểu theo nghĩa khác, có cố gắng, nỗ lực cá nhân tập thể tiêu chí chất lượng cần phải đạt tới Thứ tư, mở rộng giáo dục, đào tạo, nâng cao trình độ chun mơn, bồi dưỡng kiến thức ISO tiêu chuẩn Bộ GD&ĐT cho toàn CBCNV; Thứ năm, tăng cường công tác kiểm tra việc thực quy trình gắn với kế hoạch hoạt động đơn vị tháng Thứ sáu, nâng cao hiệu công tác đánh giá nội năm hai lần Thứ bảy, sử dụng linh hoạt công cụ thống kê, khảo sát nhằm kiểm sốt điểm khơng phù hợp cải tiến chất lượng Thứ tám, xây dựng chế độ thưởng phạt với tiêu chí thực tốt mơ hình tích hợp 71 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Quang Giao (2013) “Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng trường đại học Việt Nam nay” Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Giải pháp nâng cao hiệu quản lý giáo dục đại học cao đẳng Việt Nam Nguyễn Hội Nghĩa (2014) “Đảm bảo chất lượng giáo dục ĐHQG-HCM: Hội nhập phát triển Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Đảm bảo chất lượng kiểm định chất lượng giáo dục đại học: đường hội nhập quốc tế” Nguyễn Thường Lạng (2014) “Phân tích mối quan hệ biện chứng đảm bảo chất lượng kiểm định chất lượng để Việt Nam hội nhập hiệu thị trường dịch vụ giáo dục toàn cầu” Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Đảm bảo chất lượng kiểm định chất lượng giáo dục đại học: đường hội nhập quốc tế” Sái Công Hồng (2014) “Đề xuất quản lý chương trình đào tạo theo cách tiếp cận đảm bảo chất lượng AUN” Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Đảm bảo chất lượng kiểm định chất lượng giáo dục đại học: đường hội nhập quốc tế” Lê Văn Hảo (2012) “Xây dựng hệ thống đảm bảo chất lượng bên văn hóa chất lượng trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn, ĐHQG-HCM: Một số quan sát đề xuất” Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Đảm bảo chất lượng Trường ĐH Khoa học xã hội nhân văn, ĐHQG TPHCM Nguyễn Thanh Trọng & Nguyễn Minh Trí (2014) “Xây dựng phát triển hệ thống đảm bảo chất lượng bên – kinh nghiệm từ trường Đại học Kinh tế - Luật Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Đảm bảo chất lượng kiểm định chất lượng giáo dục đại học: đường hội nhập quốc tế” J O Cheebin (2014) “Analysis of AUN-QA Assesments at programme level in Viet Nam and recommendations for improvement (Phân tích kết đánh giá cấp chương trình Việt Nam theo AUN-QA đề xuất cải thiện)” Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Đảm bảo chất lượng kiểm định chất lượng giáo dục đại học: đường hội nhập quốc tế” Nguyễn Duy Mộng Hà, Nguyễn Thị Thi Thu & Bùi Ngọc Quang (2014) “Áp dụng tiêu chuẩn AUN-QA cấp chương trình đào tạo Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, ĐHQG-HCM: thực tiễn kinh nghiệm” Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Đảm bảo chất lượng kiểm định chất lượng giáo dục đại học: đường hội nhập quốc tế” Huỳnh Cẩm Thanh (2010) “Một số ý kiến việc tích hợp hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 với tiêu chuẩn đánh giá chất lượng giáo dục thuộc hệ thống kiểm định chất lượng giáo dục” Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Giải pháp nâng cao hiệu quản lý giáo dục đại học cao đẳng Việt Nam” Nguyễn Thị Hiền (2020) “Một số định hướng phát triển hệ thống đảm bảo chất lượng bên trường đại học Việt Nam” Tạp chí Giáo dục, vol 474, no Kì 23/2020, pp 16–21, 2020 72 Bùi Võ Anh Hào (2016) “Xây dựng hệ thống đảm bảo kiểm định chất lượng giáo dục đại học Việt Nam” Tạp chí Phát triển Hội nhập, vol 26 (36), no Tháng 01-02/2016, pp 103–109, 2016 Nguyễn Thị Phương (2020) Thực trạng hệ thống đảm bảo chất lượng bên sở giáo dục đại học địa bàn thành phố Hà Nội: nghiên cứu điển hình trường đại học Ngoại thương Đại học Quốc gia Hà Nội, 2020 Lê Văn Tâm & Ngô Kim Thanh (2008) Giáo trình Quản trị Doanh nghiệp Nhà xuất Đại học Kinh tế quốc dân Nguyễn Ngọc Hiến (2006) Hành cơng - dùng cho nghiên cứu học tập giảng dạy sau đại học Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật R Ellis (1993) “Quality assurance for university teaching: Issues and approaches In Ellis, R (Ed.) Quality Assurance for University Teaching, London: Open University Website Tổ chức quốc tế tiêu chuẩn hóa ISO, truy cập đường link: https://www.iso.org/home.html, lúc 15h00, ngày 23/4/2021 Nguyễn Đức Chính (2002) Kiểm định chất lượng giáo dục đại học Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội J N Hawkins (2014) “Higher Education and Quality Assurance: Some Observations (Giáo dục đại học đảm bảo chất lượng: Một vài quan sát) Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Đảm bảo chất lượng kiểm định chất lượng giáo dục đại học: đường hội nhập quốc tế” Lưu Thanh Tâm (2003) Quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế Nhà xuất Đại học quốc gia TP.HCM 73