6. Kết cấu của báo cáo sáng kiến
2.5. Các quy trình thuộc quá trình hành chính tổng hợp
2.5.1. Báo cáo tình hình hoạt động định kỳ
a. Lưu đồ
1. Phân công soạn thảo
2. Soạn thảo
3. Kiểm tra và duyệt
4. Lấy số, nhân bản, đóng dấu (nếu có)
5. Phát hành và lưu
b. Mô tả
TT Trách nhiệm Nội dung Biểu mẫu
1. TK hoặc PTK
Thực hiện chế độ thông tin báo cáo theo quy định về quản lý, TK hoặc PTK tổ chức soạn thảo hoặc giao cho nhân sự soạn thảo BC.
Giao trực tiếp hoặc phân công theo nhiệm vụ 2. Nhân sự được phân công
- Người soạn thảo xác định hình thức, nội dung quy định của BC để thực hiện;
- Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan; - Trực tiếp soạn thảo văn bản BC (sử dụng máy vi tính);
- In thành văn bản (bản in giấy A4)
Báo cáo tình hình hoạt động
TT Trách nhiệm Nội dung Biểu mẫu 3. Người có thẩm quyền ký VB hoặc cấp phó được uỷ quyền KT
- Người trực tiếp soạn thảo văn bản BC phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký tắt vào cuối văn bản BC;
- Trình người có thẩm quyền duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo. Trường hợp có sửa chữa, bổ sung bản thảo người soạn thảo phải hoàn thiện bản thảo để trình duyệt.
- Người có thẩm quyền ký văn bản báo cáo (Chữ ký trực tiếp, không ký bằng bút chì, mực đỏ hoặc thứ mực dễ phai) Văn bản (bản in trực tiếp 4. Nhân sự được phân công
Cán bộ văn phòng hoặc người soạn thảo ghi số ký hiệu của Báo cáo, ghi sổ đăng ký công văn đi của đơn vị, nhân bản đủ số lượng, đúng thể thức, nội dung bản thảo đã duyệt; đóng dấu (nếu có) để phát hành theo địa chỉ nơi nhận của văn bản Báo cáo.
5.
Nhân sự được giao soạn thảo, cán bộ
văn phòng
- Gửi Báo cáo (bản chính) về nhà trường qua VP trực tiếp hoặc qua văn thư trường vào ngày 17 hàng tháng; đưa vào Mạng LAN (nếu có); - Chuyển cho các tổ chức, đoàn thể, cá nhân trong đơn vị;
- Lưu bản gốc tại văn phòng đơn vị.
Sổ đăng ký công văn của
2.5.2. Quản lý thông tin nội bộ a. Lưu đồ a. Lưu đồ
1. Thông tin bằng điện thoại
2. Thông tin bằng văn bản
3. Thông tin qua mail, fax
4. Thông tin qua họp, hội thảo
5.Lịch tiếp dân
6. Bảng thông báo
b. Mô tả TT Trách
nhiệm Nội dung Hồ sơ
1. GVK
Thông tin qua điện thoại:
Cán bộ của Nhà trường khi sử dụng điện thoại cần chuẩn bị trước nội dung cần truyền đạt, nói ngắn gọn, rõ ràng và lịch sự.
Không được sử dụng điện thoại với mục đích riêng.
2. GVK
Thông tin bằng văn bản:
Công văn, giấy tờ
VP thực hiện việc tiếp nhận và báo cáo Hiệu trưởng, xin ý kiến và bàn giao công văn, giấy tờ cho các đơn vị có liên quan và theo dõi quản lý theo các biểu mẫu quy định.
Mẫu công văn đến theo phụ lục 1; mẫu công văn đi theo phụ lục 2
Thông báo họp
Các cuộc họp sẽ được VP hoặc người chủ trì thông
BM. 04.01 BM.04.02 BM. 04.03 BM.04.04 BM.04.05
TT Trách
nhiệm Nội dung Hồ sơ
Phân công nhiệm vụ
Hiệu trưởng, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc khi giao nhiệm vụ cho đơn vị và nhân viên dùng phiếu giao việc theo biểu mẫu (BM.04.02).
Bàn giao tài liệu và hồ sơ
Việc bàn giao công văn, tài liệu và hồ sơ được quản lý bằng sổ theo biểu mẫu (BM.04.03). Bàn giao bưu phẩm được thực hiện trên sổ theo mẫu sổ bưu phẩm BM.04.04
Lịch công tác
Hàng tuần VP lập kế hoạch công tác theo biểu mẫu BM.04.05 trình Hiệu trưởng phê duyệt và gửi đến tất cả các đơn vị vào ngày thứ sáu.
3. GVK
Thông tin qua Mail, Fax:
Sau khi nhận được các thông tin qua mail, fax, người nhận thông tin có trách nhiệm chuyển đến cho người có liên quan để thực hiện.
Thông tin được gửi đi qua mail, fax chỉ được thực hiện khi có sự phê duyệt của Hiệu trưởng hoặc Thủ trưởng đơn vị. Đặc biệt những thông tin gửi cho đối tác nước ngoài phải được Hiệu trưởng kiểm duyệt trước khi gửi đi.
4. GVK
Thông tin qua họp, hội thảo:
Đơn vị chủ trì thông báo theo biểu mẫu BM.04.01 và chuẩn bị địa điểm, điều kiện họp và các tài liệu có liên quan.
Các cán bộ nhận được thông báo mời họp, phải đến đúng thời gian, địa điểm, chuẩn bị đầy đủ nội dung và yêu cầu theo thông báo mời họp.
Trong khi họp, cán bộ dự họp không được làm việc riêng, tắt chuông điện thoại cá nhân.
Nội dung cuộc họp được thư ký cuộc họp ghi và lập thành biên bản cuộc họp
BM.04.01
5. HT
Lịch tiếp dân:
Hàng tuần vào chiều thứ tư từ 13:30 đến 17:00 Hiệu trưởng sẽ trực tiếp gặp để giải quyết các công việc, nguyện vọng của giáo viên, sinh viên, cán bộ công nhân viên và nhân dân.
6. GVK
Bảng thông báo:
Trường và các đơn vị sử dụng bảng để thông báo các nội dung công tác, lịch làm việc, các văn bản mới và các thông tin chung của đơn vị.
2.5.3. Kê khai thanh toán khối lượng giảng dạy a. Lưu đồ a. Lưu đồ
1. Thông báo kế hoạch
2. Chuyển tiếp
3. Kê khai
4. Tổng hợp
5. Kiểm tra
6. Duyệt 7. Thanh toán
b. Mô tả TT Trách
nhiệm
Nội dung Biểu mẫu
1. P.ĐT Thông báo đến các Khoa/Viện về kế hoạch thanh toán KLGD vào cuối năm học
Thông báo 2. Khoa/Viện,
Bộ môn
Chuyển tiếp các thông báo đến từng Bộ môn, thông báo thời hạn nộp lại cho Khoa/Viện
Thông báo
3. Bộ môn
Từng GV khai khối lượng vào bản kê khai cá nhân. Bộ môn tổng hợp vào bản khai KLGD chung, trưởng bộ môn ký và nộp cho Khoa/Viện đồng thời gửi bản mềm đến P.ĐT (theo thời hạn đã ghi trong thông báo)
Bản kê khai KLGD cá nhân Bản kê khai KLGD của Bộ môn 4. P.ĐT
Tập hợp các bản kê khai theo đơn vị Khoa/Viện, kiểm tra và tính toán KLGD. Gửi bản duyệt lần 1 về các Khoa/Viện. Thời điểm gửi: vào đầu năm học mới.
Bản kê khai
5. Khoa/Viện, Bộ môn
Kiểm tra phần duyệt của P.ĐT, nếu có yêu cầu chỉnh sửa thì làm tờ trình, trưởng bộ môn ký và
(1 tuần sau khi nhận được bản kê khai) 6. P.ĐT
Làm việc trực tiếp với các đơn vị sau khi có yêu cầu chỉnh sửa. Trình ký BGH bản duyệt cuối cùng và chuyển KTTC (2-4 tuần sau khi nhận được phản hồi từ các đơn vị)
Bản tổng hợp duyệt KLGD theo Khoa/Viện 7. KTTC Căn cứ theo bản duyệt KLGD để chuyển tiền
2.5.4. Xây dựng kế hoạch chi ngân sách năm học a. Lưu đồ a. Lưu đồ
1. Triển khai kế hoạch hoạt động và đăng ký kế
hoạch chi cá nhân
2. Xây dựng kế hoạch chung 3. Duyệt 4. Thực hiện và giám sát 5. Lưu hồ sơ b. Mô tả
TT Trách nhiệm Nội dung Hồ sơ
1.
- TBM - GV - TK
- TBM quán triệt kế hoạch hoạt động của bộ môn đến mọi thành viên trong đơn vị.
- Các thành viên trong bộ môn xây dựng kế hoạch chi.
- - Bộ môn tổng hợp kế hoạch, bảo vệ kế hoạch trước BCN khoa.
Tổng hợp kế hoạch kinh phí theo đơn vị 2. - TK
- GVK
- TK căn cứ vào kế hoạch hoạt động tổng thể của đơn vị được giao, kế hoạch của từng bộ môn đã xây dựng chỉ đạo tổng hợp Kinh phí ở đơn vị. Tổng hợp kế hoạch kinh phí theo đơn vị 3. P.TCKT
- Trưởng P.TCKT căn cứ vào nhiệm vụ và kinh phí được nhà nước giao, nguồn thu sự nghiệp, chế độ chính sách nhà nước qui định và qui chế của nhà trường tổ chức xây dựng KH chi hoạt động trình Hiệu trưởng duyệt .
KH chi hoạt động
TT Trách nhiệm Nội dung Hồ sơ
4.
Chuyên viên P.TCKT
- Căn cứ vào kết quả thẩm định được phê duyệt của Hiệu trưởng, P.TCKT gửi kế hoạch đến các đơn vị, các phòng chức năng để tổ chức thực hiện và giám sát họat động.
Quyết định được phê duyệt 5. Cán bộ được
phân công
Tất cả các hồ sơ liên quan đến quá trình xây dựng kế hoạch hoạt động năm học của các đơn vị và của trường được lưu giữ theo đúng qui định
Các hồ sơ nêu trên
CHƯƠNG 3. HIỆU QUẢ CỦA SÁNG KIẾN VÀ CÁC KIẾN NGHỊ 3.1. Hiệu quả của việc áp dụng các quy trình tại cấp Khoa
Qua thời gian áp dụng, các quy trình xử lý công việc đạt được những hiệu quả như sau:
Thứ nhất, góp phần cải tiến và hoàn thiện hệ thống quản lý bằng văn bản
- Phân cấp, quy định rõ ràng quyền hạn, chức năng của các đơn vị và các cá nhân bằng văn bản cụ thể;
- Thiết lập được hệ thống nguyên tắc chung về văn bản, tài liệu; hạn chế tối đa sự phụ thuộc vào một vài cá nhân trong hoạt động chung của đơn vị;
- Chuẩn hóa các quy trình liên quan tới mọi hoạt động của Nhà trường; đồng bộ hóa các quy trình này tới cấp bộ môn;
- Đơn giản hóa các thủ tục hành chính; tiết kiệm chi phí vận hành và hạn chế tối đa những sai sót rủi ro do tính kém liên thông mang lại;
Thứ hai, góp phần đổi mới tư duy quản lý các cấp - Nâng cao năng lực quản lý của cấp lãnh đạo;
- Nâng cao nhận thức và thay đổi phong cách làm việc của đội ngũ cán bộ; hình thành nề nếp làm việc khoa học, thống nhất;
- Thúc đẩy môi trường làm việc tương tác;
Thứ ba, nâng cao tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm, tự kiểm soát bên trong các Khoa
- Đổi mới quản lý đào tạo theo hướng đơn giản hóa, hiện đại hóa dựa trên cơ sở nền tảng công nghệ thông tin, tăng tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm tự kiểm soát ở cấp khoa, viện;
- Mọi hoạt động trong Khoa được kiểm soát định kỳ, thuận lợi cho công tác đảm bảo chất lượng bên trong Nhà trường.
- Đơn giản hóa các tài liệu quy trình, quy định tại Khoa. Nhờ đó đã tiết kiệm được rất nhiều giấy tờ, in ấn, thời gian, nhân công… trong tất cả các hoạt động.
- Tiết kiệm thời gian trong quản lý và truy xuất hồ sơ, minh chứng khi cần. Tiết kiệm không gian lưu trữ, văn phòng phẩm. Giúp xây dựng, rèn luyện thói quen làm việc có trách nhiệm và chất lượng. Đây là tiền đề tốt để nhà trường từng bước xây dựng văn hóa chất lượng. Thêm vào đó, sáng kiến sẽ giúp CBCNV biết cách ghi chép đúng, đủ các số liệu theo các biểu mẫu, sổ sách và báo cáo.
Thứ ba, lãnh đạo các Khoa sẽ giảm bớt phải quản lý theo tính chất sự vụ; công việc được thực hiện theo trình tự quy trình quy định, tại các vị trí luôn có sẵn các hồ sơ, các số liệu phải báo cáo vì vậy giảm thiểu áp lực về thời gian cho cán bộ quản lý.
3.2. Một số kiến nghị để hoàn chỉnh và ban hành
Để đạt được những mục tiêu đã nêu ra khi định hướng xây dựng hệ thống ĐBCL, nhóm nghiên cứu đề xuất một số kiến nghị sau:
Thứ nhất, cần nhấn mạnh rằng: hệ thống quy trình xử lý công việc phải lấy 10 tiêu chuẩn kiểm định chất lượng của Bộ GD&ĐT làm nòng cốt để hệ thống hồ sơ, biểu mẫu xoay quanh và hỗ trợ. Sau khi vận hành tốt ISO, sẽ dùng hệ thống ISO đó để tập hợp và phân tích minh chứng nhằm đăng ký kiểm định theo 10 tiêu chuẩn. Từ đó, sẽ nghiên cứu và đi đến kiểm định theo 15 tiêu chuẩn của AUN-QA. Như vậy, hệ thống này được xây dựng, vừa đáp ứng mục tiêu đảm bảo chất lượng bên trong mà còn nhằm phục vụ đắc lực cho việc đánh giá kiểm định bên ngoài
Thứ hai, hệ thống quy trình xử lý công việc được xây dựng sẽ không ngừng lại ở chỗ chỉ là những cơ chế bắt buộc thực hiện mà sẽ hướng toàn thể cán bộ, giảng viên, nhân viên đến việc thực hiện một môi trường văn hóa chất lượng, trong đó, thực hành chất lượng sẽ là một thói quen.
Thứ ba, sự quan tâm, ủng hộ của các cấp lãnh đạo và sự nỗ lực của toàn thể cán bộ, giảng viên của trường chính là động lực lớn nhất để thực hiện thành công hệ thống quy trình xử lý công việc. Hiểu theo một nghĩa khác, có được sự cố gắng, nỗ lực của từng cá nhân trong một tập thể cũng là một tiêu chí chất lượng cần phải đạt tới.
Thứ tư, mở rộng giáo dục, đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn, bồi dưỡng kiến thức về ISO và tiêu chuẩn của Bộ GD&ĐT cho toàn bộ CBCNV;
Thứ năm, tăng cường công tác kiểm tra việc thực hiện các quy trình gắn với kế hoạch hoạt động của từng đơn vị trong mỗi tháng.
Thứ sáu, nâng cao hiệu quả công tác đánh giá nội bộ mỗi năm hai lần.
Thứ bảy, sử dụng linh hoạt các công cụ thống kê, khảo sát nhằm kiểm soát những điểm không phù hợp và cải tiến chất lượng.
Thứ tám, xây dựng chế độ thưởng phạt với một trong các tiêu chí là thực hiện tốt mô hình tích hợp.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Nguyễn Quang Giao (2013). “Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng trong các trường đại học ở Việt Nam hiện nay”. Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý giáo dục đại học và cao đẳng Việt Nam.
Nguyễn Hội Nghĩa (2014). “Đảm bảo chất lượng giáo dục tại ĐHQG-HCM: Hội nhập và phát triển. Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Đảm bảo chất lượng và kiểm định chất lượng giáo dục đại học: con đường hội nhập quốc tế”.
Nguyễn Thường Lạng (2014). “Phân tích mối quan hệ biện chứng giữa đảm bảo chất lượng và kiểm định chất lượng để Việt Nam hội nhập hiệu quả thị trường dịch vụ giáo dục toàn cầu”. Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Đảm bảo chất lượng và kiểm định chất lượng giáo dục đại học: con đường hội nhập quốc tế”.
Sái Công Hồng (2014). “Đề xuất quản lý chương trình đào tạo theo cách tiếp cận đảm bảo chất lượng của AUN”. Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Đảm bảo chất lượng và kiểm định chất lượng giáo dục đại học: con đường hội nhập quốc tế”.
Lê Văn Hảo (2012). “Xây dựng hệ thống đảm bảo chất lượng bên trong và văn hóa chất lượng tại trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, ĐHQG-HCM: Một số quan sát và đề xuất”. Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Đảm bảo chất lượng Trường ĐH Khoa học xã hội và nhân văn, ĐHQG TPHCM.
Nguyễn Thanh Trọng & Nguyễn Minh Trí (2014). “Xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chất lượng bên trong – kinh nghiệm từ trường Đại học Kinh tế - Luật.
Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Đảm bảo chất lượng và kiểm định chất lượng giáo dục đại học: con đường hội nhập quốc tế”.
J. O. Cheebin (2014). “Analysis of AUN-QA Assesments at programme level in Viet Nam and recommendations for improvement (Phân tích kết quả đánh giá cấp chương trình tại Việt Nam theo AUN-QA và các đề xuất cải thiện)”. Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Đảm bảo chất lượng và kiểm định chất lượng giáo dục đại học: con đường hội nhập quốc tế”.
Nguyễn Duy Mộng Hà, Nguyễn Thị Thi Thu & Bùi Ngọc Quang (2014) “Áp dụng bộ tiêu chuẩn AUN-QA cấp chương trình đào tạo tại Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQG-HCM: thực tiễn và kinh nghiệm”. Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Đảm bảo chất lượng và kiểm định chất lượng giáo dục đại học: con đường hội nhập quốc tế”.
Huỳnh Cẩm Thanh (2010). “Một số ý kiến về việc tích hợp hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 với bộ tiêu chuẩn đánh giá chất lượng giáo dục thuộc hệ thống kiểm định chất lượng giáo dục”. Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý giáo dục đại học và cao đẳng Việt Nam”. Nguyễn Thị Hiền (2020). “Một số định hướng phát triển hệ thống đảm bảo chất lượng