6. Kết cấu của báo cáo sáng kiến
1.1.4. Thiết kế bộ quy trình xử lý công việc là một bước quan trọng để hiện thực hóa
thực hóa hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015
Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là bộ tiêu chuẩn quốc tế về quản lý chất lượng, nó tập hợp các kinh nghiệm quản lý chất lượng tốt nhất tại nhiều quốc gia, đồng thời được chấp nhận thành tiêu chuẩn quốc gia của nhiều nước. Để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001, cần phải thực hiện theo quy trình gồm 7 bước, trong đó, bước số 7 – bước trọng tâm là bước xây dựng tài liệu/quy trình của hệ thống quản lý chất lượng.
Hệ thống tài liệu sẽ làm cho việc truyền đạt thông tin có ý nghĩa và tạo sự nhất quán của các hoạt động. Việc sử dụng tài liệu sẽ góp phần vào: đạt được sự phù hợp các yêu cầu của khách hàng và cải tiến chất lượng; cung cấp sự đào tạo thích hợp; tạo thói quen lặp lại và truy tìm nguồn gốc; cung cấp các chứng cứ khách quan; đánh giá tính hiệu quả, tính phù hợp liên tục của hệ thống quản lý chất lượng.
Hệ thống tài liệu sẽ bao gồm các thủ tục/quy trình. Phương pháp viết các thủ tục/quy trình được thành lập thành văn bản theo các bước sau:
Bước 1: Xác định các quy trình cần thiết
Bước 2: Tiếp xúc với những người có liên quan
Bước 3: Phác thảo quy trình (gồm có lưu đồ, công việc và mẫu biểu) Bước 4: Hoàn chỉnh, phê duyệt, áp dụng
Mỗi thủ tục/quy trình cần phải thể hiện: - Mục đích của nó
- Phạm vi áp dụng
- Tài liệu liên quan hoặc tham khảo - Khái niệm
- Mô tả chi tiết quy trình chỉ ra hoạt động là ai, lúc nào, ở đâu - Tài liệu và hồ sơ thủ tục (mẫu biểu, sổ cái, giấy tờ…)
- Trách nhiệm
- Thông tin kiểm soát của thủ tục (tên Công ty, tên tài liệu, số, ngày phát hành…) Trong tương lại, khi các hoạt động công việc trở nên phức tạp, và hệ thống quản lý chất lượng cần phải cải tiến để phù hợp với những thay đổi của nhân sự, môi trường làm việc, cơ sở vật chất, cần phải thiết kế các chỉ dẫn công việc – là một bước cụ thể hóa hơn nữa các quy trình xử lý công việc. Đây là tài liệu mô tả cách thức mà công
việc thực hiện, nó thường chú trọng đến trang thiết bị, phương tiện và các hoạt động như: bản vẽ, thông số kỹ thuật của quá trình, chỉ dẫn sản xuất, chỉ tiêu kiểm tra và thử nghiệm, phương pháp đóng gói, chỉ dẫn định chuẩn thiết bị và thử nghiệm.
Bảng 3. Quy tắc 5W + 1H để thiết kế thủ tục/quy trình xử lý công việc WHO? WHAT? WHEN? WHERE? WHY? HOW?
Ai làm? Làm cái gì? Làm khi nào? Làm ở đâu? Tại sao làm? Làm như thế nào? Ai cùng làm? Làm với cái gì khác? Khi nào xong? Ở đâu trục trặc? Tại nguyên nhân nào? Làm thế được không? Còn ai khác nữa có thể? Còn gì khác phải làm? Còn khi nào khác nữa? Còn ở đâu khác nữa? Còn tại sao nữa? Còn cách nào khác nữa? Nguồn: L. T. Tâm (2003) [19] 1.2. Căn cứ pháp lý
Khi biên soạn các quy trình xử lý công việc cấp khoa tại trường đại học Ngân hàng TP.HCM, nhóm tác giả sáng kiến đã dựa vào các văn bản sau:
Luật Giáo dục Đại học, sửa đổi, bổ sung năm 2018;
Thông tư số 12/2017/TT-BGDĐT của Bộ GD&ĐT quy định về kiểm định chất lượng cơ sở giáo dục đại học;
Thông tư số 20/2020/TT-BGDĐT ngày 27/7/2020 của Bộ GD&ĐT quy định chế độ làm việc của giảng viên cơ sở giáo dục đại học;
Quyết định số 547/QĐ-ĐHNH ngày 01/03/2019 của Hiệu trưởng Trường ĐH Ngân hàng TPHCM về Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các đơn vị thuộc, trực thuộc Trường ĐH Ngân hàng TPHCM;
Quyết định số 974/QĐ-ĐHNH ngày 13/5/2020 của Hiệu trường Trường ĐH Ngân hàng TPHCM về việc ban hành Quy chế vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Bộ môn và trách nhiệm, quyền hạn của lãnh đạo Bộ môn thuộc Khoa;
Ngoài ra, còn tham khảo Bộ tiêu chí kiểm định chất lượng giáo dục Trường Đại học của Bộ Giáo dục và Đào tạo; Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015
CHƯƠNG 2. BỘ QUY TRÌNH XỬ LÝ CÔNG VIỆC CẤP KHOA 2.1. Các quy trình thuộc quá trình xây dựng nội dung đào tạo (điều khoản 8.3 – TC ISO 9001:2015)
2.1.1. Xây dựng đề án mở ngành đào tạo a. Lưu đồ a. Lưu đồ 1. Chuẩn bị 2. Soạn thảo 3. Phê duyệt 4. Lưu hồ sơ b. Mô tả
STT Trách nhiệm Nội dung Biểu mẫu
1. - Trưởng các khoa; - Các thành viên của Hội đồng) Chuẩn bị:
- Các đơn vị nghiên cứu nhu cầu về nguồn nhân lực, căn cứ vào điều kiện thực tế (CSVC, đội ngũ GV) xây dựng đề án mở ngành đào tạo mới;
- Hội đồng khoa họp thống nhất các ngành sẽ mở trong thời gian tới;
- P.ĐT tham mưu ra Quyết định thành lập Ban xây dựng Đề án mở ngành đào tạo; - Ban xây dựng Đề án mở ngành đào tạo chuẩn bị các các biểu mẫu, phân công các thành viên và tổ chức xây dựng Đề án; - Quyết định - Biểu mẫu 2. - Thư ký Ban TK/TBM Soạn thảo:
- Thư ký Ban xây dựng Đề án mở ngành đào tạo mới tập hợp nội dung, hoàn thành Đề án (lần thứ nhất)
- Các khoa, Bộ môn xây dựng CTĐT (chi tiết)
- Thư ký Ban xây dựng Đề án mở ngành đào tạo mới hoàn chỉnh Đề án (lần thứ
- Đề án
- Chương trình giáo dục đại học (chi tiết);
3.
- HT - TP ĐT
Xem xét, phê duyệt:
- Trình Hiệu trưởng phê duyệt, yêu cầu chính sửa lại (nếu có).
- P.ĐT làm Tờ trình gửi Bộ GD &ĐT xin mở ngành đào tạo mới.
- Đề án - Tờ trình 4.
TP ĐT
Lưu hồ sơ:
- Đề án mở ngành đào tạo theo đúng mẫu của Bộ GD&ĐT
- Công văn của UBND tỉnh/thành, Bộ GD&ĐT
2.1.2. Xây dựng chương trình đào tạo a. Lưu đồ a. Lưu đồ
1. Lập kế hoạch
2. Dự thảo phiếu thăm dò CĐR
3. Dự thảo CTĐT
4. Họp thông qua dự thảo CĐR & CTĐT
5. Khảo sát ý kiến của DN
6. Họp hiệu chỉnh CTĐT
7. Biên soạn các đề cương chi tiết
8. Họp góp ý ĐCCT lần 1 9. Hiệu chỉnh ĐCCT lần 1 10. Họp góp ý ĐCCT lần 2 11. Hiệu chỉnh ĐCCT lần 2 12. Lập kế hoạch xét duyệt CTĐT 13. Hộp xét duyệt CTĐT 14. Hiệu chỉnh ĐCCT & CTĐT 15. Trình HT phê duyệt 17. Công bố và lưu trữ 16. Phê duyệt b. Mô tả
TT Trách nhiệm Nội dung Biểu mẫu
1. Khoa chuyên môn
Lập kế hoạch xây dựng CTĐT Chuyển kế hoạch đến P.ĐT vào tháng 6 hàng năm
Kế hoạch xây dựng CTĐT 2. Khoa chuyên
môn
Xây dựng dự thảo phiếu thăm dò Chuẩn đầu ra
Phiếu thăm dò Chuẩn đầu ra
3. TBM Xây dựng dự thảo CTĐT
Chương trình giáo dục đại học
Quy định về xây dựng CTĐT
4. TBM Họp thông qua các bản dự thảo Biên bản họp hội đồng chuyên môn
5. Khoa chuyên môn
Khảo sát lấy ý kiến của doanh nghiệp
Bảng tổng hợp k/quả khảo sát
6. TBM Họp hiệu chỉnh CTĐT
TT Trách nhiệm Nội dung Biểu mẫu
9. TBM Hiệu chỉnh các ĐCCTHP (lần 1) -
10. TBM Họp góp ý các ĐCCTHP (lần 2) Biên bản họp chuyên môn mở rộng 11. TBM Hiệu chỉnh các ĐCCTHP (lần 2) - 12. Khoa chuyên môn Lập kế hoạch tổ chức hội đồng xét duyệt CTĐT Kế hoạch tổ chức hội đồng xét duyệt 13. P.ĐT Họp hội đồng xét duyệt CTĐT
Biên bản họp hội thảo Quy định về hội đồng xét duyệt CTĐT
14. TBM Hiệu chỉnh CTĐT và ĐCCTHP 15. Khoa chuyên
môn
Chuyển hồ sơ về P.ĐT vào tháng 7 hàng năm
16. P.ĐT Trình Hiệu trưởng duyệt Chương trình đào tạo
2.1.3. Hiệu chỉnh chương trình đào tạo a. Lưu đồ a. Lưu đồ
1. Lập kế hoạch
2. Xây dựng dự thảo
3. Thông qua dự thảo
4. Hiệu chỉnh CTĐT
5. Biên soạn các ĐCCT
6. Họp góp ý ĐCCT
7. Hiệu chỉnh ĐCCT
8. Lập kế hoạch xét duyệt 9. Hội dồng xét duyệt 10. Hiệu chỉnh 11. Chuyển hồ sơ cho
P.ĐT 12. Phê duyệt 13. Lưu hồ sơ
b. Mô tả
TT Trách nhiệm Nội dung Biểu mẫu
1. Khoa chuyên môn
Lập kế hoạch hiệu chỉnh CTĐT Chuyển kế hoạch đến P.ĐT vào tháng 6 hàng năm
Kế hoạch hiệu chỉnh CTĐT
2. TBM Xây dựng dự thảo CTĐT
Chương trình giáo dục đại học
Quy định về hiệu chỉnh CTĐT
3. TBM Họp thông qua bản dự thảo Biên bản họp hội đồng chuyên môn
4. TBM Hiệu chỉnh Chương trình giáo dục 5. Giảng viên
phụ trách Biên soạn các ĐCCTHP Đề cương chi tiết học phần 6. TBM Họp góp ý các ĐCCTHP Biên bản họp tổ bộ môn
7. TBM Hiệu chỉnh các ĐCCTHP -
TT Trách nhiệm Nội dung Biểu mẫu 9. P.ĐT Họp hội đồng xét duyệt CTĐT cấp trường Biên bản họp hội đồng Quy định về hội đồng xét duyệt CTĐT 10. TBM Hiệu chỉnh CTĐT và ĐCCTHP 11. Khoa chuyên môn
Chuyển hồ sơ về P.ĐT vào tháng 7 hàng năm
2.1.4. Biên soạn đề cương chi tiết a. Lưu đồ a. Lưu đồ
1. Phân công biên soạn
2. Biên soạn
3. Phê duyệt
4. Công bố
5. Lưu trữ
b. Mô tả
TT Trách nhiệm Nội dung Biểu mẫu
1. TBM
- TBM phân công GV giảng dạy, thông báo yêu cầu và mục tiêu cần đạt được của học phần để GV soạn thảo ĐCCT sao cho phù hợp với từng đối tượng, từng hoàn cảnh, từng thời điểm dạy-học. Nếu một HP do nhiều GV cùng giảng thì TBM cử 1 GV chủ trì soạn thảo ĐCCT. Thông báo 2. GV được phân công
- GV soạn thảo ĐCCT theo mẫu thống nhất hoàn thành trước khi giảng 15 ngày
TT Trách nhiệm Nội dung Biểu mẫu
3. TBM/GVK
- TBM tổ chức thẩm định, ký duyệt, sau đó gửi tới Khoa trước khi giảng ít nhất 10 ngày
- TK xem xét (có thể tham khảo ý kiến của lãnh đạo trường và GV), ký xác nhận trước khi đưa vào thực hiện ít nhất 7 ngày
ĐCCT được phê duyệt
4.
Khoa P.ĐT GV
- Khoa gửi ĐCCT đã phê duyệt đến P.ĐT (kèm file điện tử) và GV trước khi giảng ít nhất 05 ngày.
- P.ĐT tổng hợp số lượng báo cáo HT/PHT phụ trách, công bố trên Website của Trường
- GV thông báo ĐCCT học phần đến SV ngay trong buổi giảng đầu tiên. ĐCCT đã được TK phê duyệt 5. GVK P.ĐT - Khoa (bản gốc) - P.ĐT ĐCCT đã được TK xác nhận
2.2. Các quy trình thuộc quá trình giảng dạy (điều khoản 8.5.1 – TC ISO 9001:2015) 9001:2015)
2.2.1. Cải tiến phương pháp giảng dạy a. Lưu đồ a. Lưu đồ 1. Đăng ký 2. Tổ chức thực hiện 3. Dự giờ xác nhận 4. Hội nghị công bố 5. Lưu trữ b. Mô tả TT Trách
nhiệm Nội dung Biểu mẫu
1. - GV
GV căn cứ kế hoạch dạy học cá nhân, yêu cầu chất lượng đào tạo đăng ký cải tiến PPGD. Ít nhất 1 lần/năm học
Phiếu đăng ký cải tiến PPDH
2.
- TK/TBM
- GV - GVK
- TK/TBM tập hợp đăng ký cải tiến PPGD của GV, phối hợp các đơn vị, cá nhân liên quan hỗ trợ nguồn lực để GV thực hiện. - GV trực tiếp thực hiện giảng dạy theo lịch
trình và những cải tiến đã đề ra.
- TK/TBM, GVK tổ chức theo dõi việc thực hiện của GV và hỗ trợ để bảo đảm chất lượng.
TT Trách
nhiệm Nội dung Biểu mẫu
3. TK/TT
- TK/TBM lập kế hoạch và tổ chức dự giờ mỗi GV/ 1 lần/ năm học
- TK/TBM tổ chức hội nghị chuyên đề cải tiến phương pháp giảng dạy 01 lần/năm học
- TK/TBM tổng hợp ý kiến đánh giá của SV đối với cải tiến PPGD của GV (dựa vào báo cáo tuần của các lớp trưởng). Làm báo cáo về cải tiến PPGD gửi đến Lãnh đạo trường 01 lần/năm, vào cuối năm học.
- Phiếu góp ý giờ giảng
- Biên bản hội nghị chuyên đề
- Báo cáo
4. GVK - Lưu hồ sơ cải tiến PPGD (bản đăng ký cải tiến, hồ sơ thực hiện,…)
2.2.2. Phân công giảng dạy năm học a. Lưu đồ a. Lưu đồ 1. Phân công 2. Trình Khoa duệt 3. Điều chỉnh, bổ sung 4. Chuyển P.ĐT 5. Lên lịch họp HĐ trường 6. Trình bày cách phân công
7. Lên thời khóa biểu
8. Phê duyệt phân công 9. Lưu hồ sơ
b. Mô tả TT Trách
nhiệm Nội dung Biểu mẫu
1. TBM
Căn cứ vào chỉ tiêu tuyển sinh của năm học, khung chương trình đào tạo của các ngành, căn cứ vào trình độ chuyên môn của từng giảng viên, TBM tiến hành phân công giảng dạy năm học.
Phân công giảng dạy năm học
2. TBM
Tiến hành họp tổ bộ môn, trao đổi để đi đến thống nhất các học phần từng giáo viên giảng dạy trong năm
Phân công giảng dạy năm học
Sau đó TBM lập lại Bảng phân công giảng dạy năm học hoàn chỉnh và trình cho Trưởng khoa duyệt
Sau khi TK đã duyệt bảng phân công giảng dạy, TBM thông báo cho giảng viên của tổ bộ môn chuẩn bị đề cương, bài giảng học phần mình phụ trách để bảo vệ trước hội
TT Trách
nhiệm Nội dung Biểu mẫu
giáo trình) 3. TK
TK xem xét bảng phân công giảng dạy, nếu có điều chỉnh thì trao đổi với TBM để thống nhất.
Phân công giảng dạy năm học
4. GVK GVK chuyển Bảng phân công giảng dạy Trưởng khoa đã duyệt cho Phòng đào tạo
Phân công giảng dạy năm học
5. PĐT
Tổng hợp bảng phân công giảng dạy các khoa, lên lịch để họp hội đồng nhà trường xem xét
6. TK
Bảo vệ trước hội đồng nhà trường về việc phân công giảng dạy năm học (theo kế hoạch của PĐT)
Phân công giảng dạy năm học
7. PĐT
Căn cứ vào Bảng phân công giảng dạy năm học đã được hội đồng nhà trường thống nhất, PĐT tiến hành lên thời khóa biểu (thời gian trước năm học khoảng 1 tuần)
Phân công giảng dạy năm học
Thời khóa biểu 8. TBM
TK
Điều chỉnh phân công lao động theo sự lựa chọn của sinh viên và thực tế tuyển sinh của Nhà trường.
2.2.3. Mời giảng viên thỉnh giảng a. Lưu đồ a. Lưu đồ
1. Lập kế hoạch mời giảng
2. Trao đổi với giảng viên thinh giảng
3. Ký HĐ mời giảng
4. Dự giờ
5. Quyết toán, lưu hồ sơ
b. Mô tả TT Trách
nhiệm Nội dung Biểu mẫu
1. TK Lập kế hoạch mời giảng: - Xác định giáo viên cần mời
- Xác định các yêu cầu đối với giáo viên: - Tìm nguồn giảng viên
- Chuyển thư mời
- Giao, nhận hồ sơ mời giảng: + Lần mời giảng đầu tiên:
2 bản Hợp đồng giảng dạy (Biểu mẫu 1) 1 bản Lý lịch khoa học (Biểu mẫu 2)
Bản sao có công chứng Quyết định bổ nhiệm, bằng cấp
2 ảnh 3x4
+ Từ lần mời giảng thứ 2:
2 bản Hợp đồng giảng dạy (Biểu mẫu 1) Bản sao có công chứng Quyết định bổ nhiệm,
vị)
2. TK Trao đổi với giáo viên mời giảng:
- Giới thiệu về Trường, Khoa, Bộ môn (nếu cần); chuyển giao các quy chế, quy định có liên quan.
3. BGH Ký hợp đồng mời giảng:
Trong 3 tuần đầu tiên của học kỳ: - Thẩm định hồ sơ
- Trình BGH các trường hợp đặc biệt - Ký hợp đồng theo học kỳ
- Tổng hợp, gửi danh sách cho các đơn vị liên quan và báo cáo BGH
4. TK
Giảng viên thỉnh giảng
- Dự giờ (ít nhất 1 lần đối với giáo viên mời giảng lần đầu)
5. TK/
TBM
2.2.4. Xây dựng kế hoạch ngoại khóa a. Lưu đồ a. Lưu đồ 1. Họp thống nhất chủ trương 2. Lập kế hoạch sơ bộ 3. Phê duyệt
4. Lập kế hoạch chi tiết
5. Phê duyệt
6. Họp phân công nhiệm vụ
7. Tổ chức thực hiện
8. Họp rút kinh nghiệm
b. Mô tả TT Trách
nhiệm Nội dung Biểu mẫu