6. Kết cấu của báo cáo sáng kiến
2.5.4. Xây dựng kế hoạch chi ngân sách năm học
a. Lưu đồ
1. Triển khai kế hoạch hoạt động và đăng ký kế
hoạch chi cá nhân
2. Xây dựng kế hoạch chung 3. Duyệt 4. Thực hiện và giám sát 5. Lưu hồ sơ b. Mô tả
TT Trách nhiệm Nội dung Hồ sơ
1.
- TBM - GV - TK
- TBM quán triệt kế hoạch hoạt động của bộ môn đến mọi thành viên trong đơn vị.
- Các thành viên trong bộ môn xây dựng kế hoạch chi.
- - Bộ môn tổng hợp kế hoạch, bảo vệ kế hoạch trước BCN khoa.
Tổng hợp kế hoạch kinh phí theo đơn vị 2. - TK
- GVK
- TK căn cứ vào kế hoạch hoạt động tổng thể của đơn vị được giao, kế hoạch của từng bộ môn đã xây dựng chỉ đạo tổng hợp Kinh phí ở đơn vị. Tổng hợp kế hoạch kinh phí theo đơn vị 3. P.TCKT
- Trưởng P.TCKT căn cứ vào nhiệm vụ và kinh phí được nhà nước giao, nguồn thu sự nghiệp, chế độ chính sách nhà nước qui định và qui chế của nhà trường tổ chức xây dựng KH chi hoạt động trình Hiệu trưởng duyệt .
KH chi hoạt động
TT Trách nhiệm Nội dung Hồ sơ
4.
Chuyên viên P.TCKT
- Căn cứ vào kết quả thẩm định được phê duyệt của Hiệu trưởng, P.TCKT gửi kế hoạch đến các đơn vị, các phòng chức năng để tổ chức thực hiện và giám sát họat động.
Quyết định được phê duyệt 5. Cán bộ được
phân công
Tất cả các hồ sơ liên quan đến quá trình xây dựng kế hoạch hoạt động năm học của các đơn vị và của trường được lưu giữ theo đúng qui định
Các hồ sơ nêu trên
CHƯƠNG 3. HIỆU QUẢ CỦA SÁNG KIẾN VÀ CÁC KIẾN NGHỊ 3.1. Hiệu quả của việc áp dụng các quy trình tại cấp Khoa
Qua thời gian áp dụng, các quy trình xử lý công việc đạt được những hiệu quả như sau:
Thứ nhất, góp phần cải tiến và hoàn thiện hệ thống quản lý bằng văn bản
- Phân cấp, quy định rõ ràng quyền hạn, chức năng của các đơn vị và các cá nhân bằng văn bản cụ thể;
- Thiết lập được hệ thống nguyên tắc chung về văn bản, tài liệu; hạn chế tối đa sự phụ thuộc vào một vài cá nhân trong hoạt động chung của đơn vị;
- Chuẩn hóa các quy trình liên quan tới mọi hoạt động của Nhà trường; đồng bộ hóa các quy trình này tới cấp bộ môn;
- Đơn giản hóa các thủ tục hành chính; tiết kiệm chi phí vận hành và hạn chế tối đa những sai sót rủi ro do tính kém liên thông mang lại;
Thứ hai, góp phần đổi mới tư duy quản lý các cấp - Nâng cao năng lực quản lý của cấp lãnh đạo;
- Nâng cao nhận thức và thay đổi phong cách làm việc của đội ngũ cán bộ; hình thành nề nếp làm việc khoa học, thống nhất;
- Thúc đẩy môi trường làm việc tương tác;
Thứ ba, nâng cao tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm, tự kiểm soát bên trong các Khoa
- Đổi mới quản lý đào tạo theo hướng đơn giản hóa, hiện đại hóa dựa trên cơ sở nền tảng công nghệ thông tin, tăng tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm tự kiểm soát ở cấp khoa, viện;
- Mọi hoạt động trong Khoa được kiểm soát định kỳ, thuận lợi cho công tác đảm bảo chất lượng bên trong Nhà trường.
- Đơn giản hóa các tài liệu quy trình, quy định tại Khoa. Nhờ đó đã tiết kiệm được rất nhiều giấy tờ, in ấn, thời gian, nhân công… trong tất cả các hoạt động.
- Tiết kiệm thời gian trong quản lý và truy xuất hồ sơ, minh chứng khi cần. Tiết kiệm không gian lưu trữ, văn phòng phẩm. Giúp xây dựng, rèn luyện thói quen làm việc có trách nhiệm và chất lượng. Đây là tiền đề tốt để nhà trường từng bước xây dựng văn hóa chất lượng. Thêm vào đó, sáng kiến sẽ giúp CBCNV biết cách ghi chép đúng, đủ các số liệu theo các biểu mẫu, sổ sách và báo cáo.
Thứ ba, lãnh đạo các Khoa sẽ giảm bớt phải quản lý theo tính chất sự vụ; công việc được thực hiện theo trình tự quy trình quy định, tại các vị trí luôn có sẵn các hồ sơ, các số liệu phải báo cáo vì vậy giảm thiểu áp lực về thời gian cho cán bộ quản lý.
3.2. Một số kiến nghị để hoàn chỉnh và ban hành
Để đạt được những mục tiêu đã nêu ra khi định hướng xây dựng hệ thống ĐBCL, nhóm nghiên cứu đề xuất một số kiến nghị sau:
Thứ nhất, cần nhấn mạnh rằng: hệ thống quy trình xử lý công việc phải lấy 10 tiêu chuẩn kiểm định chất lượng của Bộ GD&ĐT làm nòng cốt để hệ thống hồ sơ, biểu mẫu xoay quanh và hỗ trợ. Sau khi vận hành tốt ISO, sẽ dùng hệ thống ISO đó để tập hợp và phân tích minh chứng nhằm đăng ký kiểm định theo 10 tiêu chuẩn. Từ đó, sẽ nghiên cứu và đi đến kiểm định theo 15 tiêu chuẩn của AUN-QA. Như vậy, hệ thống này được xây dựng, vừa đáp ứng mục tiêu đảm bảo chất lượng bên trong mà còn nhằm phục vụ đắc lực cho việc đánh giá kiểm định bên ngoài
Thứ hai, hệ thống quy trình xử lý công việc được xây dựng sẽ không ngừng lại ở chỗ chỉ là những cơ chế bắt buộc thực hiện mà sẽ hướng toàn thể cán bộ, giảng viên, nhân viên đến việc thực hiện một môi trường văn hóa chất lượng, trong đó, thực hành chất lượng sẽ là một thói quen.
Thứ ba, sự quan tâm, ủng hộ của các cấp lãnh đạo và sự nỗ lực của toàn thể cán bộ, giảng viên của trường chính là động lực lớn nhất để thực hiện thành công hệ thống quy trình xử lý công việc. Hiểu theo một nghĩa khác, có được sự cố gắng, nỗ lực của từng cá nhân trong một tập thể cũng là một tiêu chí chất lượng cần phải đạt tới.
Thứ tư, mở rộng giáo dục, đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn, bồi dưỡng kiến thức về ISO và tiêu chuẩn của Bộ GD&ĐT cho toàn bộ CBCNV;
Thứ năm, tăng cường công tác kiểm tra việc thực hiện các quy trình gắn với kế hoạch hoạt động của từng đơn vị trong mỗi tháng.
Thứ sáu, nâng cao hiệu quả công tác đánh giá nội bộ mỗi năm hai lần.
Thứ bảy, sử dụng linh hoạt các công cụ thống kê, khảo sát nhằm kiểm soát những điểm không phù hợp và cải tiến chất lượng.
Thứ tám, xây dựng chế độ thưởng phạt với một trong các tiêu chí là thực hiện tốt mô hình tích hợp.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Nguyễn Quang Giao (2013). “Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng trong các trường đại học ở Việt Nam hiện nay”. Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý giáo dục đại học và cao đẳng Việt Nam.
Nguyễn Hội Nghĩa (2014). “Đảm bảo chất lượng giáo dục tại ĐHQG-HCM: Hội nhập và phát triển. Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Đảm bảo chất lượng và kiểm định chất lượng giáo dục đại học: con đường hội nhập quốc tế”.
Nguyễn Thường Lạng (2014). “Phân tích mối quan hệ biện chứng giữa đảm bảo chất lượng và kiểm định chất lượng để Việt Nam hội nhập hiệu quả thị trường dịch vụ giáo dục toàn cầu”. Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Đảm bảo chất lượng và kiểm định chất lượng giáo dục đại học: con đường hội nhập quốc tế”.
Sái Công Hồng (2014). “Đề xuất quản lý chương trình đào tạo theo cách tiếp cận đảm bảo chất lượng của AUN”. Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Đảm bảo chất lượng và kiểm định chất lượng giáo dục đại học: con đường hội nhập quốc tế”.
Lê Văn Hảo (2012). “Xây dựng hệ thống đảm bảo chất lượng bên trong và văn hóa chất lượng tại trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, ĐHQG-HCM: Một số quan sát và đề xuất”. Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Đảm bảo chất lượng Trường ĐH Khoa học xã hội và nhân văn, ĐHQG TPHCM.
Nguyễn Thanh Trọng & Nguyễn Minh Trí (2014). “Xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chất lượng bên trong – kinh nghiệm từ trường Đại học Kinh tế - Luật.
Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Đảm bảo chất lượng và kiểm định chất lượng giáo dục đại học: con đường hội nhập quốc tế”.
J. O. Cheebin (2014). “Analysis of AUN-QA Assesments at programme level in Viet Nam and recommendations for improvement (Phân tích kết quả đánh giá cấp chương trình tại Việt Nam theo AUN-QA và các đề xuất cải thiện)”. Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Đảm bảo chất lượng và kiểm định chất lượng giáo dục đại học: con đường hội nhập quốc tế”.
Nguyễn Duy Mộng Hà, Nguyễn Thị Thi Thu & Bùi Ngọc Quang (2014) “Áp dụng bộ tiêu chuẩn AUN-QA cấp chương trình đào tạo tại Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQG-HCM: thực tiễn và kinh nghiệm”. Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Đảm bảo chất lượng và kiểm định chất lượng giáo dục đại học: con đường hội nhập quốc tế”.
Huỳnh Cẩm Thanh (2010). “Một số ý kiến về việc tích hợp hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 với bộ tiêu chuẩn đánh giá chất lượng giáo dục thuộc hệ thống kiểm định chất lượng giáo dục”. Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý giáo dục đại học và cao đẳng Việt Nam”. Nguyễn Thị Hiền (2020). “Một số định hướng phát triển hệ thống đảm bảo chất lượng bên trong tại các trường đại học Việt Nam”. Tạp chí Giáo dục, vol. 474, no. Kì 2- 3/2020, pp. 16–21, 2020.
Bùi Võ Anh Hào (2016). “Xây dựng hệ thống đảm bảo và kiểm định chất lượng trong giáo dục đại học tại Việt Nam”. Tạp chí Phát triển Hội nhập, vol. 26 (36), no. Tháng 01-02/2016, pp. 103–109, 2016.
Nguyễn Thị Phương (2020). Thực trạng hệ thống đảm bảo chất lượng bên trong cơ sở giáo dục đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội: nghiên cứu điển hình tại trường đại học Ngoại thương. Đại học Quốc gia Hà Nội, 2020.
Lê Văn Tâm & Ngô Kim Thanh (2008). Giáo trình Quản trị Doanh nghiệp. Nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân.
Nguyễn Ngọc Hiến (2006). Hành chính công - dùng cho nghiên cứu học tập và giảng dạy sau đại học. Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật.
R. Ellis (1993). “Quality assurance for university teaching: Issues and approaches. In Ellis, R. (Ed.). Quality Assurance for University Teaching, London: Open University.
Website của Tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hóa ISO, truy cập tại đường link:
https://www.iso.org/home.html, lúc 15h00, ngày 23/4/2021.
Nguyễn Đức Chính (2002). Kiểm định chất lượng trong giáo dục đại học. Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội.
J. N. Hawkins (2014). “Higher Education and Quality Assurance: Some Observations (Giáo dục đại học và đảm bảo chất lượng: Một vài quan sát). Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Đảm bảo chất lượng và kiểm định chất lượng giáo dục đại học: con đường hội nhập quốc tế”.
Lưu Thanh Tâm (2003). Quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế. Nhà xuất bản Đại học quốc gia TP.HCM.