thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng công ty xây dựng bảo tàng hồ chí minh

Khãa ln tèt nghiƯp mơc lơc Trang B¶ng quy íc viÕt t¾t .4 Lời mở đầu .5 Ch¬ng I Thực trạng tình hình hoạt động văn phòng công ty xây dựng Bảo tàng Hå ChÝ Minh I Khái niệm văn phòng, chức nhiệm vụ văn phòng nói chung văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh nói riêng Khái niệm văn phßng: Chức nhiệm vụ văn phòng nói chung: 2.1 Chức năng: 2.2 Nhiệm vụ văn phòng: .9 Quá trình hình thành phát triển Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh chức nhiệm vụ Công ty 11 Chức nhiệm vụ Công ty Xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh: 12 C¬ cÊu tỉ chøc bé máy quản lý Công ty xây dựng Bảo tàng Hå ChÝ Minh: 12 5.1 Chức nhiệm vụ phòng ban Công ty: .13 Kết hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty: .16 II Cơ cấu tổ chức văn phòng công ty: 18 Sơ đồ tổ chức máy văn phòng 21 III- Tình hình hoạt động hiệu văn phòng Công ty năm đổi đến .21 Tình hình hoạt động hiệu văn phòng Công ty 21 1.1 Công tác soạn thảo văn th lu trữ 21 1.2 Công tác y tế hậu cần .22 1.3 Công tác tham mu thông tin 24 Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 Khóa luận tốt nghiệp Tình hình tổ chức nhân văn phòng Công ty 26 Mối quan hệ văn phòng với đơn vị Công ty 29 3.1 Quan hệ công tác trởng phòng với lÃnh đạo phòng ban C«ng ty: 29 3.2 Quan hệ công tác văn phòng với phòng ban đơn vị; 29 3.3 Quan hệ công tác văn phòng công ty với văn phòng đơn vị, xí nghiệp trực thuộc 29 Ch¬ng II .31 Nhận xét hiệu hoạt động .31 cña văn phòng Công ty 31 I- Nhận xét, đánh giá mặt đà đạt đợc yêu cầu nhiệm vụ C«ng ty 31 NhËn xÐt mặt đợc khả tổ chức, quản lý cán văn phòng 31 NhËn xét mặt đợc khả cán nhân viên văn phòng 32 NhËn xét mặt đợc hoạt động sản xuất kinh doanh văn phòng Công ty 33 3.1 Công tác văn th: 33 3.2 Công tác tổ chức quản lý trang thiết bị văn phòng: .34 II Nhận xét, đánh giá mặt hạn chế công tác văn phòng 34 Nhận xét mặt hạn chế tổ chức, quản lý lÃnh đạo: .34 Nhận xét mặt hạn chế trình độ khả cán công nhân viên văn phòng giải công việc đợc giao .35 Những hạn chế khác 36 Nguyên nhân chủ yếu tích cực hạn chế: 37 Chơng III 39 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng công ty 39 Yêu cầu công tác văn phòng Công ty tình hình 39 Phơng hớng nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng .40 Giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Công ty 41 Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 Khóa luận tốt nghiệp 3.1 Đổi tổ chức máy văn phòng Công ty .41 3.2 Điều chỉnh hoàn thiện hệ thống quy chế văn phòng 43 3.3 Nâng cao hiệu công tác nhân sự: 46 3.4 Nâng cao hiệu sử dụng máy vi tính văn phòng Công ty: 49 3.5 ứng dụng công nghệ thông tin vào văn phòng: 50 Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu hệ thống công tác văn phòng nói chung văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh nói riêng .51 4.1 §èi với hệ thống văn phòng nớc ta .51 4.2 Một số kiến nghị để văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh hoạt động đạt hiệu cao 52 4.3 Một số kiến nghị Nhµ níc: 53 KÕt ln 54 Tài liệu tham khảo .56 NguyÔn Thị Hảo - MS: 646035 Khóa luận tốt nghiệp Bảng quy ớc viết tắt Số thứ tự Nội dung Chữ viết tắt Phòng hành quản trị HCQT Phòng dự án DA Phòng tài kế toán TCKT Phòng lao động tổ chức tiền l- LĐTL ơng Phòng kinh tế thị trờng KTTT Phòng điện CĐ Phòng an toàn AT Phòng tra bảo vệ TTBV Phòng kỹ thuật thi công KTTC Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 Khóa luận tốt nghiệp Lời mở đầu Trong xu hớng chung phát triển từ năm trở lại kinh tế thị trờng với cạnh tranh gay gắt đà đẩy số doanh nghiệp lâm vào tình trạng làm ăn thua lỗ, sản xuất kinh doanh bị đình trệ Với bớc ngoặt chuyển đổi cấu kinh tế mang lại nguyên nhân chủ quan từ trớc tới nhiều doanh nghiệp cha thực quan tâm tới công tác tổ chức quản trị văn phòng Do cha khai thác cách triệt để nguồn lực ngời Chính yếu công tác quản lý đà làm yếu tố đẩy doanh nghiệp đến khủng hoảng phá sản phải đối diện với thay đổi linh hoạt kinh tế nh biến động thị trờng Căn vào c¬ së lý ln vỊ häc thut kinh tÕ cđa chủ nghĩa Mác-LêNin, đồng thời qua trình tìm hiểu, đánh giá công tác quản trị văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh nh xem xét nguồn nhân lực Công ty, em nhận thấy Công ty quan tâm trọng đến công tác thực tế đà mang lại kết tốt Từ đó, với kiến thức đà tiếp thu đợc qua trình học tập trờng tài liệu tham khảo, em đà hoàn thành khoá luận tốt nghiệp với đề tài :"Thực trạng giải pháp nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh" Mục đích đề tài: Nâng cao hiệu văn phòng vấn đề xúc nay, đòi hỏi phải có quan tâm mức cấp lÃnh đạo tổ chức, không nằm mong muốn thành công công tác văn phòng thành công toàn quan, đơn vị nên việc chọn đề tài nhằm số mục đích sau : Hệ thống hoá vấn đề lý luận sở khoa học hiệu hoạt động văn phòng Đi sâu nghiên cứu tìm hiểu tình hình hoạt động văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh nhằm phát nhiều Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 Khóa luận tốt nghiệp mặt mạnh cần phát huy, mặt yếu cần khắc phục nguyên nhân tình trạng Từ đặc điểm tồn cần khắc phục đa số kiến nghị giải pháp để giải vấn đề nhằm cải thiện phần tình trạng văn phòng Công ty Mong muốn ý kiến nhỏ bé khoá luận đợc ứng dụng góp phần thiết thực vào việc nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Phạm vi nghiên cứu đề tài : Đề tài sâu nghiên cứu tình hình hoạt động văn phòng Công ty xây dựng bảo tàng Hồ Chí Minh mối tơng quan với phòng ban chức khác Công ty Trong trình thực tập văn phòng Công ty, em tập trung tìm hiểu thực trạng hoạt động diễn văn phòng để từ đa ý kiến văn phòng nhằm tìm mặt đợc cha đợc phục vụ cho nghiên cứu đề tài Ngoài phần mở đầu kết luận khoá luận gồm ba chơng chính: Chơng I: Thực trạng tình hình văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh Chơng II: Nhận xét hiệu hoạt động văn phòng Chơng III: Yêu cầu, phơng hớng giải pháp nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh Do hiểu biết hạn hẹp, lực hạn chế, viết em không tránh khỏi sai sót, em mong đợc giúp đỡ, bổ sung thầy cô giáo vấn đề thiếu sót giúp em hoàn thành khoá luận hiểu rõ tác dụng to lớn văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh Em xin đợc bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới cô giáo hớng dẫn TS - Nguyễn Phơng Hồng thầy cô trờng Đại học Dân lập Phơng Đông ngời đà giúp đỡ em trình học tập, nghiên cứu hoàn thành khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 Khãa ln tèt nghiƯp Ch¬ng I Thực trạng tình hình hoạt động văn phòng công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh I Khái niệm văn phòng, chức nhiệm vụ văn phòng nói chung văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh nói riêng Khái niệm văn phòng: Ngày hoạt động chế thị trờng công tác văn phòng ngày trở nên đa dạng phong phú Hiện có nhiều quan niệm khác văn phòng: Nếu quan sát văn phòng trạng thái tĩnh bao gồm yếu tố vật chất nh: nhà cửa, xe cộ, thiết bị ngòi có văn phòng quan, đơn vị đủ để thực mục tiêu đề tổ chức Nếu quan sát văn phòng trạng động bao gồm toàn trình vận chuyển thông tin từ đầu vào đến đầu đơn vị Còn xét góc độ tổ chức văn phòng nơi tạo nghiệp vụ tay nghề cho cán công nhân viên để thực nghiệp vụ xử lý, truyền tải thông tin, đảm bảo khâu kiểm trợ phục vụ công tác điều hành, quản lý tổ chức Từ quan niệm liên hệ hoạt động văn phòng với điều kiện kinh tế thị trờng văn phòng đợc hiểu là: toàn yếu tố vật chất phù hợp với yêu cầu thu thập, tổng hợp phân tích, xử lý định truyền tải thông tin cấp lÃnh đạo đơn vị nhằm đạt mục tiêu định Với xu hớng phát triển khoa học công nghệ tác động mạnh mẽ kinh tế đà có ảnh hởng không nhỏ tới lĩnh vực hoạt động tổ chức quan Vì để đáp ứng nhu cầu thực tiễn Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 Khóa luận tốt nghiệp việc thu thập xử lý quản lý tốt nguồn thông tin điều kiện đòi hỏi quan, doanh nghệp không cải tiến trang thiết bị mà phải nâng cao chất lợng công tác hoạt động văn phòng Vậy đời văn phòng tất yếu khách quan công cụ phục vụ hữu hiệu cho trình quản lý cấp lÃnh đạo Chức nhiệm vụ văn phòng nói chung: 2.1 Chức năng: Chức lý tồn thực thể sinh Chức nhiệm vụ có mối quan hệ mật thiết, đan xen tác động lẫn điều chỉnh cho phù hợp với môi trờng hoạt động Từ khái niệm công tác văn phòng thấy văn phòng có chức sau: a Chức tham mu tổng hợp: Là chức nghiên cứu, ®Ị xt tham mu cho l·nh ®¹o viƯc định, điều hành công việc có hiệu Thông tin không chức đặc thù văn phòng, mà đặc thù thông tin văn phòng thông tin yểm trợ Vai trò quan trọng thông tin văn phòng hành yểm trợ góp phần vào việc điều hành định kịp thời, có hiệu cấp lÃnh đạo tức có tác động hữu hiệu đến việc sản xuất kinh doanh Có thể nói thông tin yểm trợ văn phòng mang ý nghĩa t vấn tham mu Những thông tin kịp thời vạch vấn đề hệ thống máy móc thiết bị hệ thống nhân lực, nh phối hợp máy móc với ngời để nhà lÃnh đạo đa định nhằm sản xuất đợc nhiều hơn, nhanh hơn, tốt hơn, tiêu hao lợng nguyên liệu Đồng thời thông tin tác động đến ngời lao động, tiết kiệm nguyên vật liệu, lực tiền Chức thông tin hành yểm trợ tồn ban, phòng với yêu cầu thông tin đặc thù khác cho nơi Chức thông tin yểm trợ hành gắn liền với công việc từ phòng ban tới phòng ban khác Luồng thông tin nhân viên phòng ban khác nhau, đan xen lẫn tạo nên luồng thông tin xuyên suốt toàn doanh nghiệp Văn phòng Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 Khóa luận tốt nghiệp đầu mối thu thập, truyền tải xử lý thông tin hành Đây chức tham mu tổng hợp quan trọng b Chức hậu cần: Bên cạnh việc tổng hợp thông tin tham mu tổng hợp giúp lÃnh đạo điều kiện vật chất, tinh thần trang thiết bị kỹ thuật nhu cầu thiết yếu doanh nghiệp Ngày quan, doanh nghiệp hoạt động có cách thức tổ chức khác nhau, để thực tốt chức hậu cần đòi hỏi ngời làm công tác cần phải vào điều kiện thực tiễn quan để có chức hậu cần cho phù hợp Ngoài ra, việc xếp phòng làm việc cần phải cã sù lùa chän bè trÝ cho hỵp lý khoa học nhằm đảm bảo quy trình thực công việc phận đợc diễn liên tơc Kh«ng chØ cã vËy, víi viƯc thùc hiƯn chøc văn phòng cần phải quan tâm, đáp ứng nhu cầu vật chất tinh thần cán nhân viên, để từ họ hoàn thành tốt nhiệm vụ Nhìn chung, chức vừa hoạt động độc lập vừa bổ sung cho để tồn phát triển Hơn nữa, hai chức nhằm giúp cho văn phòng trở thành đầu mối giúp việc cho lÃnh đạo thực công việc đợc giao cách có hiệu 2.2 Nhiệm vụ văn phòng: Từ chức cụ thể đà sở, để ta dựa vào xác định nhiệm vụ văn phòng Để chức văn phòng đáp ứng đợc nhu cầu thực tiễn phù hợp với quy chế ban hành Nhà nớc ứng với chức đề cập tới số nhiệm vụ cụ thể văn phòng nh sau: - Văn phòng có nhiệm vụ xây dựng tổ chức thực quy chế hoạt động quan Mọi tổ chức đợc sinh vận hành vào sống cần phải tuân theo quy định tổ chức, chế vận hành điều kiện để trì hoạt động - Văn phòng xây dựng công tác hàng tháng, hàng quý, hàng năm xếp lịch làm việc theo hàng tuần quan đơn vị Trên sở kế Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 Khóa luận tốt nghiệp hoạch, chơng trình mà phận đạo hoàn thành mục tiêu đặt - Văn phòng thờng xuyên theo dõi đôn đốc đơn vị thực chơng trình theo kế hoạch đà đề ra, giải việc đột suất, khó khăn trở ngại việc thực chơng trình, kế hoạch công tác lập báo cáo lên cấp cách kịp thời - Giúp thủ trởng kiểm tra mặt pháp chế văn quan biên soạn ban hành, hoàn thiện tổ chức máy, xây dựng đội ngũ cán nhân viên văn phòng Thu thập, xử lý, quản lý sử dụng thông tin nhanh, xác chuẩn bị phơng án đề để tập thể lÃnh đạo bàn bạc Sau định quản lý theo giao phó đạo thủ truởng quan - Tổ chức công tác văn th, quản lý văn ban hành quan văn gửi đến, giúp thủ trởng theo dõi giải văn theo sách Nhà nớc - Đồng thời, văn phòng phải lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, chi trả tiền lơng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ Nhà nớc định thủ trởng - Văn phòng chịu trách nhiệm mua sắm trang thiết bị xây dựng bản, sửa chữa quản lý sở vật chất làm việc quan tổ chức công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ tổ chức họp lễ nghi cách khoa học văn minh - Văn phòng tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại quan, giữ vị trí cầu nối liên hệ với quan cấp trên, cấp ngang, cấp dới, đồng thời bảo đảm nhu cầu hậu cần kinh phí chi tiêu hành quản lý vật t tài sản toàn đơn vị - Trên số nhiệm vụ chủ yếu công tác văn phòng mà quan đơn vị phải thực để phục vụ yêu cầu hoạt động chung Tuy nhiên, tuỳ theo tính chất, đặc trng hoạt động quan mà văn phòng có thêm nhiệm vụ cụ thể khác Nguyễn Thị H¶o - MS: 646035 10 Khãa ln tèt nghiƯp ViƯc thực quy chế văn phòng nhiều không đợc thực quy định nh: giấc làm việc, chế độ nghỉ không đợc thực đúng, có lúc nghỉ không báo trớc gây nên tình trạng ách tắc công việc Do ngời thay thay nhng thực tốt nghiệp vụ Sự thờ lÃnh đạo văn phòng, thờng nhà lÃnh đạo không nhận thức hết đợc tính tiện lợi mà công nghệ tin học mang lại, họ cho không thiết phải đầu t tốn vào thứ máy móc không mang lại lợi ích trớc mắt, họ không thấy hết đợc vất vả ngời làm công tác văn phòng việc thu thập xử lý thông tin Công tác đào tạo bồi dỡng cho cán công nhân viên Công ty cha đợc thực tốt Những công việc đòi hỏi phức tạp thực Hiện Công ty cha có sách quy định việc này, cán công nhân viên hoàn thành tốt công việc đợc giao Nhận xét mặt hạn chế trình độ khả cán công nhân viên văn phòng giải công việc đợc giao Trình độ nhân viên văn phòng: công nghệ thông tin đợc phổ biến rộng rÃi nhng nhân viên sử dụng tốt máy vi tính Những nhân viên văn phòng trớc quen với công việc thủ công họ cảm thấy khó khăn sử dụng loại máy móc tin học đại Đó vấn đề nhức nhối đà có đầy đủ công cụ việc lại thuộc ngời Công việc thực khó khăn mà kiến thức công nghệ tin học đợc cập nhật Khi ngỡ ngàng hệ thống thiết bị đại, kèm theo lợng kiến thức đồ sộ để vận hành phát huy hết tính u việt thành tựu liên tiếp đợc đa giới thiệu thị trờng quốc tế Việc thu hồi văn để lu trữ gặp khó khăn cha đảm bảo đợc yêu cầu thu đủ, thu hết Mặt khác cha tạo đợc ý thức trách nhiệm đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu đến hạn, nộp vào kho lu trữ nhiều văn quan trọng không đuợc lu trữ có lu lại dạng không dấu, không số Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 35 Khóa luận tốt nghiệp Những hạn chế khác Tuy nhiên trình công tác vận hành văn phòng tránh khỏi nhợc điểm định Vì vậy, việc hoàn thành tốt số nhiệm vụ đợc giao, tồn số vần đề cần khắc phục nh: Đội ngũ cán nhân viên máy văn phòng cha đợc đầy đủ việc bố trí xếp vào phận nh nơi làm việc thiếu hợp lý Đôi công việc vụ đà có ảnh hởng hạn chế đến việc trợ giúp tham mu văn phòng theo yêu cầu Tổng Giám đốc Công tác tổng hợp lu trữ t liệu cha thực đợc khoa học, việc theo dõi xử lý văn đơn vị cha đợc tiến hành thờng xuyên a Công tác công văn giấy tờ: Trong qúa trình giải thực công việc văn bản, công văn có nội dung liên quan với đà đợc văn phòng xếp lập vào hệ thống hồ sơ Tuy nhiên công tác cha đợc tiến hành cách thờng xuyên có quy chế rõ ràng, đà gây khó khăn cho trình theo dõi, kiểm tra tiến độ thực thi công việc phận, phòng ban nói chung cá nhân văn phòng nói riêng Vì dẫn đến tình trạng thực sai công việc không chấp hành yêu cầu Công ty đà đặt mà làm ảnh hởng tới trình ban hành văn thức, nội dung mà Nhà nớc đà quy định Mặt khác văn trình bày cha thật khoa học cha đảm bảo yêu cầu văn mẫu b Công tác lu trữ: Việc thu văn để lu trữ gặp không khó khăn cha đảm bảo đáp ứng đợc yêu cầu Sự hạn chế số cán chuyên sâu lĩnh vực thiếu kinh nghiệm, trình giao nhận cha hợp lệ thời hạn quy định Bên cạnh phơng tiện phục vụ soạn thảo chuyển phát thiếu cha đợc đại hoá Nơi lu trữ tài liệu hạn hẹp không đồng gây khó khăn cho việc tra tìm cần thiết Công ty nh phần lớn đơn vị trực thuộc cha bố trí đợc kho để tài liệu lu trữ cán Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 36 Khóa luận tốt nghiệp làm công tác lu trữ riêng, điều có ảnh hởng lớn tới mức độ bảo mật an toàn tài liệu Công ty c Bộ máy văn phòng: Với thực tế ta thấy văn phòng Công ty cha xây dựng đợc cấu máy tổ chức hoàn chỉnh khoa học Hơn việc xếp bố trí đội ngũ cán nhân viên nh khả nhận thức họ cha thích hợp, cha với chuyên môn công tác môi trờng làm việc cha thực phù hợp với điều kiện hoạt động chung Công ty Do dẫn đến tình trạng vừa thõa l¹i võa thiÕu viƯc sư dơng ngn lao động, gây lÃng phí thời gian đặc biệt trình giải công việc cha đạt hiệu Đó nhợc điểm tồn có ảnh hởng tới hiệu hoạt động văn phòng Nguyên nhân chủ yếu tích cực hạn chế: a Nguyên nhân tích cực: Sự phát triển khoa học công nghệ có tác động lớn tới suất chất lợng hoạt động văn phòng Nếu hệ thống máy móc trang thiết bị đại hoá văn phòng khó cập nhật nhanh đợc nguồn thông tin điều kiện Nhân tố ngời nhân tố ảnh hởng lớn đến hoạt động văn phòng Công ty Biểu nhân tố tinh thần làm việc ngời Tinh thần làm việc ngời nguyên nhân ảnh hởng tới hiệu hoạt động văn phòng Trong trình làm việc đợc khuyến khích tinh thần cán công nhân viên phấn khởi với công việc có nhiều sáng kiến công việc Đây nhân tố quan trọng ảnh hởng lớn đến công tác bồi dỡng nâng cao trình độ nhân viên nghiệp vụ Tình trạng, trình độ máy móc thiết bị công nghệ có ảnh hởng to lớn tới hiệu hoạt động văn phòng Đó yếu tố vật chất quan trọng, điều Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 37 Khóa luận tốt nghiệp kiện cho phép văn phòng cã thĨ tiÕp cËn víi mäi ngn th«ng tin míi Công ty b Nguyên nhân hạn chế: Nguyên nhân chủ yếu hạn chế ảnh hởng chế kinh tế cũ tồn thói quen ỷ lại, không muốn học hỏi, sáng tạo, nề lối làm việc cũ cán công nhân viên Công ty đà ăn sâu vào tiềm thức trở thành thói quen khó thay đổi Mặc dù đà thực theo đờng lối, chủ trơng đắn Đảng đợc 10 năm nhng cha đủ để xoá bỏ tất thói quen cũ Điều đòi hỏi công dân nói chung doanh nghiệp nói riêng cần phải nhanh chóng đổi nớc ta thực hội nhập đợc với nớc phát triển khu vực giới Song nguyên nhân khách quan tác động đến hoạt động văn phòng Công ty, nguyên nhân chủ quan ban lÃnh đạo Công ty có quan tâm đến công tác quản trị nhân nhng cha thực đánh giá mức tầm quan trọng công tác Do thể chế trị, hệ thống luật pháp không rõ ràng mở rộng ổn định điều kiện, nguyên nhân ảnh hởng tới hoạt động hệ thống văn phòng Bên cạnh sách Nhà nớc quy định thể thức ban hành văn hay quy chế hoạt động ảnh tới hiệu suất công tác văn phòng nói riêng toàn Công ty nói chung Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 38 Khóa luận tốt nghiệp Chơng III Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng công ty Từ thực tế công tác văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh đà nêu trên, phần em xin đa số giải pháp nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Công ty Xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh với lòng mong muốn xây dựng văn phòng hoàn thiện đáp ứng yêu cầu công tác quan tình hình phù hợp với yêu cầu, nội dung công cải cách hành Để máy văn phòng hoạt động có hiệu liên quan tíi nhiỊu u tè Quan träng nhÊt vÉn lµ yếu tố ngời, ngời chủ thể xà hội, yếu tố khác tác động nh điều kiện sở vật chất, nghiệp vụ văn phòng, môi trờng mà văn phòng làm việc, quản lý văn phòng hoạt động đạt hiệu quả, nhiều vấn đề khác, nhng điều kiện thời gian mà khoá luận cha thể đề cập đợc hết Tuy nhiên chơng xin đợc phân tích biện pháp bật để khẳng định vai trò việc nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Yêu cầu công tác văn phòng Công ty tình hình Từ thực tế tình hình công tác văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh cịng nh ®øng tríc sù chun biÕn lín lao xà hội, kinh tế ngày phát triển với nhịp độ nhanh, đòi hỏi hệ thống văn phòng nớc ta phải đổi đáp ứng với yêu cầu phát triển kinh tế tơng lai Nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng, Nhà nớc ta đà đa nhiều biện pháp vào áp dụng để đạt hiệu công việc, cải cách hành văn phòng, cắt giảm bớt nhân viên để gọn nhẹ, đơn giản, tiết kiệm chi phí cho máy văn phòng Hệ thống văn phòng cần phải đợc Nhà nớc Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 39 Khóa luận tốt nghiệp trọng cải cách ban hành sách giúp hệ thống văn phòng hoạt động nâng cao hiệu Đối với nhà Quản trị văn phòng phải thực tốt chức đảm bảo cho hoạt động điều hành quản lý quan, đơn vị, đạt kết cao Nh muốn thực tốt chức văn phòng cần phải cải tiến công tác tổ chức văn phòng theo hớng đại hoá nh: tổ chức nhân sự, nghiệp vụ hành chính, trang thiết bị kỹ thuật, môi trờng làm việc Phơng hớng nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Trong trình công tác hoạt động văn phòng để thực có hiệu Công ty phải đa đợc phơng hớng, mục tiêu phát triển tơng lai Công ty ngày đại hoá máy văn phòng để tiết kiệm thời gian sức lao động cho nhân viên xí nghiệp, bớc tin học hoá công tác hành văn phòng, thay đổi thói quen làm việc, phong cách nghiệp vụ văn phòng Cử ngời theo học lớp quản lý nâng cao lớp đào tạo tin học để nâng cao trình độ quản lý, sử dụng tối đa u điểm có công nghệ thông tin đem lại làm cho hoạt động văn phòng hiệu hơn, chất lợng Đa công tác quản lý sản phẩm theo tiêu chuẩn ISO 9001 - 2000 thực từ tháng đầu năm nhằm nâng cao sản phẩm hoạt động văn phòng Từng bớc đa tiến khoa học kỹ thuật nhằm nâng cao suất lao động, chất lợng sản phẩm, hiệu sản xuất kinh doanh Nghiên cứu đổi công tác tổ chức, xây dựng thiết lập đội ngũ cán có đủ trình độ đảm đơng độc lập thực nghĩa vụ đợc giao Phấn đấu khai thác đủ việc làm cho cán công nhân viên có nhu cầu làm, đầu t thiết bị để nâng cao lực công nhân viên Tổ chức đạo thực đầy đủ sách Nhà nớc nhân viên văn phòng Phấn đấu đạt sáng kiến cải tiến có hiệu thiết thực sản xuất kinh doanh Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 40 Khóa luận tốt nghiệp Giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Công ty 3.1 Đổi tổ chức máy văn phòng Công ty Từ điều đà đợc phân tích phần cho ta thấy từ trớc tới hoạt động máy văn phòng luôn gắn liền có quan hệ mật thiết với trình tồn quan đơn vị Trên thực tế đà chứng minh kết hoạt động quan phụ thuộc phần lớn vào máy văn phòng Nếu quan đơn vị có đợc trang bị đầy đủ yếu tố vật chất để phục vụ cho trình hoạt động sản xuất kinh doanh nhng thiếu quản lý điều hành trở thành mớ hỗn độn đặc biệt không đem lại hiệu kinh tế Chính thế, việc xây dựng tổ chức máy hoạt động văn phòng khoa học, hợp lý đại giai đoạn đợc cấp lÃnh đạo quan tâm đặt lên hàng đầu Do có số giải pháp để đổi máy văn phòng Công ty nh sau: a Sớm củng cố phận văn phòng Trong thời gian thực tập nghiên cứu văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh em nhận thấy việc tổ chức máy hoạt động số đơn vị trực thuộc khác nảy sinh tồn bất hợp lý công tác tổ chức điều hành bố trí nguồn nhân lực, số phòng có tình trạng vừa thừa, vừa thiếu cán bộ, việc điều chuyển khó khăn Để giải khó khăn trên, em có kiến nghị sau: +Trớc hết cần phải củng cố lại phận văn phòng cho phù hợp với quy mô hoạt động, rà soát lại nhiệm vụ phận để xếp, điều chuyển cán nhân viên cho hợp lý, xem xét lại điều kiện đủ để đảm bảo cho phận hoàn thành tốt nhiệm vụ, làm theo quy chế, nội quy + Cần phân định rõ quyền hạn trách nhiệm quản lý tài sản văn phòng (phòng quản trị) - Bộ phận chịu trách nhiệm quản lý tài sản vụ, ban chuyên môn - phận trực tiếp sử dụng bảo quản tài sản Đối với phận văn th lu trữ văn phòng cần phải đổi công tác nh sau: Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 41 Khãa luËn tèt nghiÖp b Bé phận văn th: Cần bồi dỡng nâng cao nghiệp vụ văn th lu trữ cho cán làm nhiệm vụ văn th lu trữ Cơ quan cần xây dựng ban hành văn thống quy định công tác, công văn giấy tờ lu trữ để thống hoạt động quan c Bộ phận lu trữ: Cần xác địng nhiệm vụ cho phận rõ ràng nh xác định nhiệm vụ trọng tâm cần u tiên, thực gì? Ví dụ nh : Việc lu trữ tài liệu, cung cấp thông tin, số liệu cho hoạt động đạo thống kê phải đợc xác định nhiệm vụ hàng đầu Sau tài liệu tham khảo phục vụ công tác nghiên cứu cụ thể là: + Phải lập hồ sơ tài liệu phân loại, xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu vào lu trữ, thống kê, kiểm tra công tác lu trữ + Tổ chức giới thiệu, công bố tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu khoa học bảo quản tài liệu Lu trữ đầy đủ văn Công ty Xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh ban hành văn lu trữ phải đảm bảo thể thức văn theo quy định (có dấu, số, chữ ký) Cần trang bị cho phận số thiết bị, phơng tiện để chứa đựng tài liệu bị h hỏng thời gian hay tác động môi trờng, cần phải định kỳ kiểm tra tài liệu Ngoài biện pháp nói Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh cần ban hành văn pháp quy, quy định rõ: + LÃnh đạo đơn vị phải có trách nhiệm đạo công việc lập hồ sơ công tác + Cử cán trực tiếp giúp lÃnh đạo lập quản lý hồ sơ trình công việc đợc thực thi giao nộp, lu trữ công việc kết thúc, cần tra cứu phải mợn lại Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 42 Khóa luận tốt nghiệp Xây dựng môi trờng văn hoá máy văn phòng đà trở thành động lực quan trọng nhằm thúc đẩy hoạt động cán nhân viên Một môi trờng văn hoá lành mạnh tạo co họ có tinh thần hoà nhập với tập thể, sẵn sàng cống hiến lực cho phát triển Công ty Hơn khơi gợi ý trí sáng tạo, nhạy bén, động phát huy khả thân cá nhân văn phòng Việc tạo dựng mối quan hệ máy văn phòng đà tạo điều kiện cho cấp hiểu rõ nhu cầu nguyện vọng nhân viên để từ bố trí xếp công viƯc cho phï hỵp víi tõng ngêi, tõng bé phận tạo nên bầu không khí hoà đồng thoải mái công việc Và yếu tố giúp cho máy văn phòng đợc tổ chức khoa học thực hợp lý Vì để không ngừng nâng cao chất lợng hoạt động văn phòng, khẳng định vị trí, vai trò máy quản lý yêu cầu đặt văn phòng cần có kế hoạch nắp đặt thêm hệ thồng máy tính, máy fax cho phòng Bên cạnh đầu t thiết bị công nghệ tin học thiết bị văn phòng nh tủ đựng hồ sơ tài liệu, bàn ghế cần phải đợc đại hoá nhằm góp phần vào việc tăng suất lao động tránh đựoc tình trạng lÃng phí thời gian, nhân lực giao nhận giải công việc Nhìn chung, với tất yếu tố đà góp phần quan trọng việc tạo dựng cấu văn phòng khoa học giải pháp có ý nghĩa việc nâng cao hiệu công tác văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh 3.2 Điều chỉnh hoàn thiện hệ thống quy chế văn phòng Để tạo điều kiện cho xí nghiệp, trung tâm hoạt động sản xuất kinh doanh mang lại hiệu hạch toán tự trang trải chi phí nội nên từ Công ty đà xây dựng quy chế sau để xí nghiệp chủ động thực cho phù hợp Nhìn chế nhằm mục đích phục vụ tốt cho công tác sản xuất kinh doanh, dịch vụ Công ty đạt hiệu kinh tế cao, đáp ứng yêu cầu củng cố nâng cao chất lợng công tác quản lý ®i vµo nỊ nÕp vµ ngµy cµng hoµn thiƯn Ngun Thị Hảo - MS: 646035 43 Khóa luận tốt nghiệp Hiện nay, Công ty Xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh đà ban hành quy định chúc năng, nhiệm vụ ban chuyên môn, song cần sớm rà soát nội dung cụ thể quy định nhằm điều chỉnh bổ sung cho phù hợp với yêu cầu nội dung công việc hoàn cảnh Với chức nhiệm vụ phòng ban chuyên môn ta cần quy định thêm về: a Quy chế công tác cán bộ: Công ty đà có biện pháp thực quy chế đơn vị, phòng ban có yêu cầu xếp tổ chức lại máy phải làm văn luận chứng báo cáo Tổng Giám đốc xem xét Ngoài quy định việc giải thể đơn vị đợc tiến hành sau Công ty đà áp dụng biện pháp giúp đỡ nhng không tự vơn lên đợc Bên cạnh việc bổ nhiệm, miễn nhiệm cán phải vào tiêu chuẩn nh phẩm chất đạo đức, chức trách yêu cầu trình độ b Quy chế công tác lao động tiền luơng: Quy chế quy định rõ trờng hợp tiếp nhận thuyên chuyển công tác cán lao động phải thông qua phòng tổ chức hành Công ty xem xét phải có đầy đủ hồ sơ cá nhân đợc tiến hành giải Về tiền lơng vào quy định chung phơng pháp xây dựng định mức lao động xác định đơn giá tiền lơng theo nghị định 28/CP công văn hớng dẫn số 1223/TCCB - LĐ ngày 7/6/1997 Bộ xây dựng c Quy chế hạch toán thống kê lao động tiền lơng: Hàng năm sau đợc giao kế hoạch sản xuất kinh doanh đơn vị phải lập kế hoạch lao động tiền lơng, xác định đơn giá tiền lơng gửi Công ty để tổng hợp trình độ duyệt làm sở pháp lý cho việc cấp phát chi lơng cho cán công nhân viên cho phù hợp với kết sản xuất kinh doanh đơn vị Đồng thời lập biểu bảng báo cáo lao động hàng năm theo định kỳ tháng năm Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 44 Khãa ln tèt nghiƯp d Quy chÕ vỊ kû luật lao động: Nhằm mục đích nâng cao ý thức tự giác ngời lao động Theo Bộ luật lao động đà ban hành cán công nhân viên chức Công ty phải có trách nhiệm thực chấp hành kỷ luật lao động Công ty cần xây dựng quy chế công tác văn th lu trữ: Yêu cầu đối việc thực quy chế để tăng cờng công tác quản lý, phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh đa công tác cải cách hành ngày vào nề nếp đơn vị phải lập hồ sơ vào sổ công văn đến số thứ tự nội dung nữa, Công ty cần tổ chức phòng lu trữ cán quản lý riêng để đảm bảo mức độ mật tài liệu Đồng thời toàn chứng từ, hợp đồng kinh tế, tài kế toán phải đợc đóng gói bảo quản cẩn thận, có đợc nh việc đề quy chế đảm bảo hiệu e Quy chế quy định chế độ làm việc nghỉ ngơi cán công nhân viên Công ty: Văn phòng Công ty cần thực chế độ làm việc theo hành chính, theo quy định Nhà nớc, ngời có trách nhiệm thực nghiêm túc thời gian lao động tiếng đơn vị văn phòng Công ty Mặc dù quy chế đà đợc đề tổ chức thực nhiện thực tế song cần phải rà soát lại điều chỉnh số nội dung cho phù hợp với yêu cầu công việc Bên cạnh quy chế Công ty thông qua lý luận kết hợp với thực tiễn em thấy Công ty cần bổ sung hoàn thiện hệ thống quy chế, chế độ Công ty nh sau: + ChÕ ®é héi häp: Tuú theo néi dung, tÝnh chất hội họp mà trởng phòng tham dự họp với lÃnh đạo Công ty, chế độ quy định rõ trách nhiệm quyền hạn cán nhân viên văn phòng + Chế độ báo cáo: Trởng phòng Công ty phải thực chế độ báo cáo công tác văn phòng theo định kỳ hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, năm đột xuất theo yêu cầu lÃnh đạo Công ty Các báo cáo mà văn phòng gửi đến lÃnh đạo phải đảm bảo yêu cầu đầy đủ thông tin, xác số liệu kịp thời gian quy định Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 45 Khóa luận tốt nghiệp + Chế độ giao dịch tiếp khách: Văn phòng phải có trách nhiệm hớng dẫn khách đến giao dịch, làm việc Công ty Nhân viên văn phòng phải lo tiếp khách đến làm việc với quan cách lịch sự, tận tình chu đáo theo chế độ tiếp khách đà quy định Khi tiếp khách xong cán nhân viên văn phòng phải thực chế độ toán với khách + Chế độ tài sản: Văn phòng Công ty phải có nhiệm vụ tổ chức phòng phơng tiện làm việc đồng chí lÃnh đạo nh phòng ban Công ty Do trang thiết bị nh bàn tủ, máy vi tính, điện thoại tài sản chung Công ty, văn phòng có trách nhiệm kiểm kê, đánh giá số lợng, chất lợng hàng năm Khi có nhu cầu sắm, thay đổi lý phải lập kế hoạch dự toán trình Giám đốc Công ty 3.3 Nâng cao hiệu công tác nhân sự: Nâng cao chất lợng công tác quản lý nhân giải pháp đóng vai trò quan trọng việc nâng cao hiệu hoạt động công tác văn phòng Mỗi biết ngời vừa sản phẩm xà hội vừa chủ thể định phát triển kinh tế đất nớc Đồng thời ngời thành phần hệ thống quản lý Do đó, thành bại sản xuất kinh doanh có liên quan tới vấn đề tổ chức quản lý ngời hay gọi quản lý nhân sù Trong xu híng ph¸t triĨn cđa x· héi hiƯn nay, yếu tố ngời trung tâm hoạt động Mỗi doanh nghiệp hay tỉ chøc nµo cã ngn tỉ chøc phong phó, ngn tài nguyên dồi công với hệ thống trang thiết bị đại đến đâu nhng thiếu ngời, thiếu tổ chức quản lý thích hợp tồn cách lâu dài Bởi vậy, cải tiến công tác hoạt động văn phòng theo hớng đại hoá vấn đề quan trọng phải quan tâm tới công tác quản lý nhân Cùng với phát triển mạnh mẽ khoa học công nghệ trình độ học vấn kiến thức nghiệp vụ chuyên môn cán nhân viên ngày đợc nâng cao Điều phản ánh nhu cầu cải tiến đổi chất lợng làm việc tổ chức, quan điều cần đợc đề Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 46 Khãa ln tèt nghiƯp Trong nh÷ng năm vừa qua, Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh quan tâm đến công tác nhân sự, nhng qua số liệu khảo sát lao động cho thấy đội ngũ cán nhân viên văn phòng thiếu cán lao động trẻ hạn chế tới linh hoạt, động công tác văn phòng Ngoài có số nhợc điểm sau: + Các lớp học đợc tổ chức nhiều song việc cử cán học cha phù hợp, cha xác định u tiên bồi dỡng, đào tạo + Công tác tuyển chọn nhân viên Công ty cha trọng quan tâm tiến hành theo quy định Để giải số khó khăn đó, em xin có số kiến nghị sau: * Đối với lÃnh đạo văn phòng Công ty: Cán lÃnh đạo phải biết xử lý nắm bắt nguồn thông tin, cần hiểu biết luật kinh doanh, quy định, quy chế Nhà nớc có liên quan tới lĩnh vực quản lý Cần phải có kỹ giao tiếp, có cách thức tổ chức quản lý, hiểu biết tâm sinh lý xà hội, đồng thời phải đợc đào tạo chuyên sâu quản trị văn phòng Có nh ngời lÃnh đạo có khả mở rộng tầm nhìn, thích ứng với nhiều loại công việc có khả ứng phó với tình hình cụ thể * Đối với nhân viên văn phòng Công ty: Cần có trình độ chuyên môn cần thiết để làm việc với hiệu suất cao, có kỷ luật gắn bó trung thực với công việc Có sáng tạo ham học hỏi giao tiếp ứng xử linh hoạt, đồng thời có tinh thần trách nhiệm chủ động điều kiện hoàn cảnh khác Ngoài kiến nghị nêu nhằm bổ sung tồn thiếu sót phòng để khồng ngừng nâng cao chất lợng quản trị nhân văn phòng Công ty trớc hết, ngời lÃnh đạo cần tạo dựng cấu hợp lý việc bố trí, quản lý sử dụng có hiệu nguồn lao động Đây vấn đề có tính chất chiến lợc, đảm bảo tính chất logic dây truyền làm việc, từ góp phần giảm bớt căng thẳng mệt nhọc ngời lao động, không ngừng cải tiến, nâng cao suất hiệu công việc Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 47 Khóa luận tốt nghiệp Ngoài cần cải tiến phơng thức quản lý áp dụng thành tựu tiên tiến nhằm giảm bớt thời gian khoản chi phí không cần thiết Khai thác triệt để sử dụng tối đa nguồn nhân lực lao dộng tránh tình trạng lÃng phí thừa thiếu trình tổ chức thực công việc Trong quản lý ngời lÃnh đạo cần sâu vào thực tế tìm hiểu nhu cầu cán nhân viên sở phân tích nguyên nhân xảy để có giải pháp quản lý thích hợp Đây yếu tố đợc coi động lực có ý nghĩa giúp cho công tác văn phòng hoạt động ngày hiệu Bên cạnh việc tạo dựng cấu quản lý cần có sách việc đánh giá tình hình thực công việc cá nhân yếu tố giữ vai trò định trình khuyến khích nhân viên làm việc tốt Thông qua việc đánh giá tình hình thực công việc, văn phòng có điều kiện để đa định vấn đề thăng tiến chế độ lơng thởng cho nhân viên Đồng thời giúp nhà quản trị nhân viên xây dựng kế hoạch, điều chỉnh lại sai sót trình thực công việc mà đảm nhận Cho nên khẳng định việc đánh giá tình thình thực công việc cán lÃnh đạo nhân viên văn phòng vấn đề đặt cấp quản lý Vì giúp cho ngời ta tự nhìn lại công việc làm, tự điều chỉnh hành vi bổ sung thêm thiếu sót, điều khiến thân ngời trở nên hoàn thiện t cách đạo đức lẫn trình độ chuyên môn nghiệp vụ Không có mà để góp phần nâng cao hiệu công tác văn phòng công tác kích thích tạo động lực làm việc đội ngũ lao động văn phòng yếu tố, yêu cầu doanh nghiệp * Đối với văn phòng Công ty: Văn phòng Công ty phải cố gắng tạo điều kiện cho cán nhân viên nâng cao nguồn thu nhập lơng khoản phụ cấp, xét thởng công lao theo kỳ, đề sách khen thởng công lao theo kỳ, đề Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 48 Khóa luận tốt nghiệp sách khen thởng tài nhằm góp phần nâng cao đời sống sinh hoạt gia đình Văn phòng Công ty cần quy định thời gian tiến hành kiểm tra nghiệp vụ chuyên môn để kịp thời bổ sung, sửa chữa khiếm khuyết đào tạo lại ngời yếu, góp phần hoàn thiện nâng cao chất lợng lao động * Đối với ngời lao động: Để đáp ứng đợc yêu cầu công tác chuyên môn đòi hỏi ngời lao động phải thờng xuyên học hỏi, nâng cao trình độ chuyên môn cho phù hợp với phát triển khoa học - công nghệ ngày Đồng thời giúp ngời lÃnh đạo sâu vào chuyên môn hoá lĩnh vực công tác Từ mang lại hiệu cao hoạt động , góp phần nâng cao đời sống khẳng định vị ngời lao động tổ chức * Đối với xà hội : Hiệu mà công tác quản lý nhân mang lại góp phần thúc đẩy tiến khoa học kỹ thuật, tái sản xuất sức lao động, góp phần cải thiện nâng cao mức sống nhân dân Chính lần ta khẳng định để không ngừng nâng cao hiệu hoạt động công tác văn phòng Công ty việc nâng cao công tác quản lý nhân giải pháp cần thiết khách quan 3.4 Nâng cao hiệu sử dụng máy vi tính văn phòng Công ty: Để nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Công ty việc phân tích đánh giá xử lý thông tin cần phải có hệ thống trang thiết bị cập nhật đầy đủ nguồn thông tin cần thiết Hiện số lợng trang thết bị đại nh máy tính, máy fax, máy photocopy phục vụ cho hoạt động văn phòng cha đáp ứng đợc nhu cầu thực tiễn Do để đảm bảo cho điều kiện làm việc đợc diễn thuận lợi việc trang bị thêm trang thiết bị việc làm cần thiết Khi hệ thống máy móc đà dợc trang bị cách đầy đủ yêu cầu đặt nhân viên Công ty phải biết khai thác sử dụng tối đa thiết bị vào trình giải công việc đặc biệt công tác quản lý Máy tính dùng để soạn thảo văn hay lu trữ tài liệu mà đợc dùng để truy cập, Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 49 ... giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng công ty Từ thực tế công tác văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh đà nêu trên, phần em xin đa số giải pháp nâng cao hiệu hoạt động văn. .. Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh Chơng II: Nhận xét hiệu hoạt động văn phòng Chơng III: Yêu cầu, phơng hớng giải pháp nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh. .. Chơng I Thực trạng tình hình hoạt động văn phòng công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh I Khái niệm văn phòng, chức nhiệm vụ văn phòng nói chung văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh nói