II. Nhận xét, đánh giá những mặt hạn chế của công tác văn phòng
3.4.Nâng cao hiệu quả sử dụng máy vi tính trong văn phòng Công ty:
2. Phơng hớng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
3.4.Nâng cao hiệu quả sử dụng máy vi tính trong văn phòng Công ty:
Để nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty trong việc phân tích đánh giá và xử lý thông tin thì cần phải có hệ thống trang thiết bị hiện đại để có thể cập nhật đầy đủ mọi nguồn thông tin khi cần thiết.
Hiện nay số lợng trang thết bị hiện đại nh máy tính, máy fax, máy photocopy phục vụ cho hoạt động văn phòng là cha đáp ứng đợc nhu cầu thực tiễn. Do đó để đảm bảo cho điều kiện làm việc đợc diễn ra thuận lợi thì việc trang bị thêm các trang thiết bị đó là việc làm cần thiết. Khi hệ thống máy móc đã dợc trang bị một cách đầy đủ thì yêu cầu đặt ra đối với nhân viên trong Công ty phải biết khai thác và sử dụng tối đa các thiết bị đó vào quá trình giải quyết công việc đặc biệt là công tác quản lý. Máy tính chỉ dùng để soạn thảo văn bản hay lu trữ tài liệu mà ngoài ra nó còn đợc dùng để truy cập,
nắm bắt những nguồn thông tin ở mọi lúc mọi nơi một cách nhanh nhất. Do đó, việc sử dụng máy tính cha hết công suất sẽ gây nên tình trạng lãng phí máy móc và nhân lực do trình độ hiểu biết và sử dụng của nhiều nhân viên còn cha cao.
Từ những nhận định trên đòi hỏi văn phòng càn phải nâng cao hiệu quả sử dụng tin học và nghiệp văn phòng thì hiện nay trình độ sử dụng trang thiết bị của cán bộ công nhân viên còn hạn chế. Do đó để nâng cao trình độ và có thể sử dụng một cách có hiệu quả trang thiết bị đặc biệt là máy tính thì đội ngũ cán bộ nhân viên cần phải đợc đào tạo và bồi dỡng thêm nhằm phục vụ ngày càng tốt hơn cho quá trình công tác.
Trong tình hình phát triển chung của công nghiệp hoá, hiện đại hóa đất nớc hiện nay thì công tác quản lý văn phòng càng trở lên bức thiết. Hiện nay, văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh đã có hệ thống máy tính đợc nối mạng với các tỉnh, thành phố trong cả nớc và trên thế giới. Vì vậy, để khai thác sử dụng có hiệu quả hệ thống máy móc thì Công ty nên thành lập một phòng máy vi tính và có một đội ngũ nhân viên có chuyên môn trình độ riêng, nhằm phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong việc khai thác thông tin và tìm kiếm nguồn bạn hàng.
3.5. ứng dụng công nghệ thông tin vào văn phòng:
Để giúp cho công tác văn phòng từng bớc hiện đại hoá, một trong những biện pháp đó là đa công nghệ tin học vào ứng dụng, điều quan trọng là chúng ta phải tính đến hiệu quả mà nó đem lại về mọi phơng diện kinh tế, cũng nh xã hội. Trong điều kiện nớc ta hiện nay thì khối lợng văn phòng không ngừng tăng lên, việc tự động hoá công tác văn phòng sẽ tạo ra những thay đổi không chỉ ở mức độ kỹ thuật, công tác mà còn thay đổi cả thói quen tác phong làm việc, mối quan hệ giữa các thành viên với nhau.
Hiện nay văn phòng công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh đã đáp ứng nhu cầu về công nghệ tin học của bộ phận quản lý. Tuy nhiên văn phòng nên phổ cập và lắp đặt máy tính đến các phòng ban thuộc văn phòng, góp phần
Tuyển chọn nhân viên làm việc theo một chế độ tuyển dụng với những quy định rõ ràng nhất định. Mặt khác phải đào tạo lại những nhân viên đã có trong văn phòng, có đợc những kiến thức về công nghệ tin học nhất là việc sử dụng nó trong công việc của mình một cách thuận lợi và đạt hiệu quả cao . Có nh vậy họ có thể dễ dàng trong việc tiếp cận với những thành tựu khoa học kỹ thuật hiện đại đang có và những phát triển trong tơng lai.
Đăng ký, lập hồ sơ dữ liệu quản lý, thống kê và tra tìm văn bản đi, văn bản đến của các cơ quan để thay thế việc đăng ký, tra tìm văn bản bằng số. Dùng công nghệ thông tin trợ giúp trong công tác văn th sẽ hạn chế tối đa thời gian và giúp cho cán bộ văn th quản lý có hiệu quả.
Hiệu quả trong việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác văn