II. Nhận xét, đánh giá những mặt hạn chế của công tác văn phòng
4.Nguyên nhân chủ yếu của những tích cực và những hạn chế:
a. Nguyên nhân tích cực:
Sự phát triển của khoa học công nghệ có tác động rất lớn tới năng suất và chất lợng hoạt động văn phòng. Nếu hệ thống máy móc trang thiết bị không có sự hiện đại hoá thì văn phòng sẽ khó có thể cập nhật nhanh nhất đợc mọi nguồn thông tin nhất là trong điều kiện hiện nay.
Nhân tố con ngời là một trong những nhân tố ảnh hởng rất lớn đến hoạt động văn phòng Công ty. Biểu hiện của nhân tố này chính là tinh thần làm việc của con ngời. Tinh thần làm việc của con ngời là nguyên nhân ảnh hởng tới hiệu quả hoạt động văn phòng. Trong quá trình làm việc nếu đợc khuyến khích về tinh thần thì cán bộ công nhân viên sẽ phấn khởi với công việc và sẽ có nhiều sáng kiến mới trong công việc của mình. Đây cũng chính là một trong những nhân tố quan trọng ảnh hởng lớn đến công tác bồi dỡng nâng cao trình độ nhân viên trong từng nghiệp vụ.
Tình trạng, trình độ máy móc thiết bị và công nghệ có ảnh hởng to lớn tới hiệu quả hoạt động văn phòng. Đó là một yếu tố vật chất quan trọng, là điều
kiện cho phép văn phòng có thể tiếp cận với mọi nguồn thông tin mới nhất trong và ngoài Công ty.
b. Nguyên nhân hạn chế:
Nguyên nhân chủ yếu của những hạn chế là do ảnh hởng của cơ chế kinh tế cũ vẫn còn tồn tại thói quen ỷ lại, không muốn học hỏi, sáng tạo, những nề lối làm việc cũ của cán bộ công nhân viên trong Công ty đã ăn sâu vào tiềm thức và trở thành thói quen rất khó thay đổi.
Mặc dù chúng ta đã thực hiện theo đờng lối, chủ trơng đúng đắn của Đảng đợc hơn 10 năm nhng vẫn cha đủ để có thể xoá bỏ tất cả các thói quen cũ. Điều này đòi hỏi mọi công dân nói chung và các doanh nghiệp nói riêng cần phải nhanh chóng đổi mới thì nớc ta mới thực sự hội nhập đợc với các nớc phát triển trong khu vực và thế giới. Song đây chỉ là nguyên nhân khách quan tác động đến hoạt động văn phòng Công ty, còn nguyên nhân chủ quan là do ban lãnh đạo Công ty tuy có quan tâm đến công tác quản trị nhân sự nhng vẫn cha thực sự đánh giá đúng mức tầm quan trọng của công tác này.
Do thể chế chính trị, một hệ thống luật pháp không rõ ràng mở rộng và ổn định sẽ là điều kiện, là nguyên nhân ảnh hởng tới hoạt động của hệ thống văn phòng. Bên cạnh đó những chính sách của Nhà nớc quy định về thể thức ban hành văn bản hay những quy chế hoạt động cũng ảnh tới hiệu suất trong công tác văn phòng nói riêng và toàn Công ty nói chung.
Chơng III
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng công ty
Từ thực tế công tác văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh đã nêu ở trên, trong phần này em xin đa ra một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh với lòng mong muốn xây dựng một văn phòng hoàn thiện đáp ứng yêu cầu công tác của cơ quan trong tình hình phù hợp với yêu cầu, nội dung trong công cuộc cải cách hành chính hiện nay.
Để bộ máy văn phòng hoạt động có hiệu quả liên quan tới nhiều yếu tố. Quan trọng nhất vẫn là yếu tố con ngời, vì con ngời là chủ thể của xã hội, kế đến là các yếu tố khác tác động nh điều kiện cơ sở vật chất, nghiệp vụ văn phòng, môi trờng mà văn phòng đó làm việc, quản lý văn phòng hoạt động đạt hiệu quả, ngoài ra còn rất nhiều vấn đề khác, nhng vì điều kiện thời gian mà khoá luận này cha thể đề cập đợc hết.
Tuy nhiên trong chơng này chỉ xin đợc phân tích những biện pháp nổi bật nhất để khẳng định vai trò của nó trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng.