III- Tình hình hoạt động và hiệu quả của văn phòng Công ty trong những
2. Tình hình tổ chức nhân sự trong văn phòng Công ty
Nhìn chung tình hình phân công lao động ở văn phòng đã phần nào dựa trên cơ sở các tiêu chuẩn chung của cơ quan đồng thời kết hợp với việc phải đề ra những tiêu chuẩn cụ thể đối với từng chức danh, từng cá nhân và từng loại công việc.
Trớc đây, việc xét tuyển cán bộ nhân viên đã thông qua thi tuyển, kiểm tra năng lực và trình độ chuyên môn của họ, nên hiện nay có một số ngời đã không đảm nhận đợc quy định rõ ràng. Mỗi cán bộ phải tự xây dựng chơng trình kế hoạch, công tác do công ty thiết lập nhằm đảm bảo cho mỗi nhân viên có thể hoàn thành tốt những nhiệm vụ của mình.
Đối với cán bộ quản lý đợc phân công theo chức danh, thẩm quyền và đúng chuyên môn của mình. Có nhiệm vụ bao quát mọi hoạt động hay các quy trình thực hiện công việc của nhân viên cấp dới. Đồng thời họ có trách nhiệm bố trí đúng ngời và đúng việc, giúp đỡ nhân viên mới làm quen với công việc. Đào tạo nâng cao trình độ trong công việc cho nhân viên và mọi hoạt động khác.
Đối với nhân viên cấp dới ngoài nghĩa vụ và quyền hạn theo quy định của ban lãnh đạo thì cần phải chấp hành mọi yêu cầu và sự giao phó của lãnh đạo cấp trên.
Trình độ kết cấu và kế hoạch đào tạo nhân viên trong văn phòng Công ty. Qua khảo sát thực tế thì kết cấu lực lợng lao động hiện nay của văn phòng Công ty dợc thể hiện ở bảng sau:
Thứ nhất về ttrình độ học vấn của cán bộ nhân viên trong văn phòng:
Bộ phận Tổng Đại học Trung
cấp PTTH
Quản lý 4 3 1
Văn th lu trữ 2 2
Đánh máy soạn thảo 1 1
Lễ tân tạp vụ 1 1
LáI xe 4 2 2
Bảo vệ 3 3
Qua bảng ta thấy mặt bằng trình độ học vấn của đội ngũ cán bộ lao dộng trong văn phòng cha cao. Số ngời tốt nghiệp trinh độ đại học chỉ chiếm 0, 4% trong tổng số lao động hiện có tại văn phòng Công ty, số còn lại mới chỉ ở trình độ trung cấp và hết phổ thông trung học, trong khi đó yêu cầu về chất l- ợng về công tác là rất lớn . Vì vậy, vấn đề đặt ra đòi hỏi văn phòng phải tổ
chức thực hiện công tác đào tạo lại và bồi dỡng về chuyên môn nghiệp vụ th- ờng xuyên cho đội ngũ lao động hiện có để đảm nhận đợc công việc chuyên môn một cách có hiệu quả, nhằm đảm bảo chất lợng công tác văn phòng.
Thứ hai về tổ chức cán bộ công nhân viên trong văn phòng
Bộ phận Tổng Biên chế Hợp đồng
Quản lý 4 3 1
Văn th lu trữ 2 2
Đánh máy soạn thảo 1 1
Lễ tân tạp vụ 1 2
Bảo vệ 3 1 2
Cộng 11 7 5
Qua đây, nhận thấy rằng số lợng lao động trong văn phòng Công ty thuộc biên chế Nhà nớc chiếm khoảng 0,63% trong tổng số lao dộng. Đó là điều kiện là cơ sở cho phép họ gắn bó lâu dài với Công ty và tạo động lực thúc đẩy họ làm việc với hiệu quả và chất lợng cao.
Thứ ba về dộ tuổi của cán bộ, nhân viên trong văn phòng:
Bộ phận Tổng Dới 30 30 - 40 41 - 50 Trên 50
Quản lý 2 2
Văn th lu trữ 2 1 1
Đánh máy soạn thảo 2 1 1
Lễ tân tạp vụ 4 2 2
Lái xe 3 1 2
Bảo vệ 4 1 2 1
Cộng 17 3 7 6 1
Qua bảng thống kê trên ta có thể thấy rằng độ tuổi của cán bộ công nhân viên tại văn phòng thuộc vào độ tuổi trung bình, hầu hết nằm vào độ tuổi từ 28 tuổi đến 52 tuổi, trong dó ngời thấp tuổi nhất là 28 tuổi và ngời cao tuổi nhất là 52 tuổi. Điều đó cho thấy đội ngũ lao động tại văn phòng đều là những ngời có kinh nghiệm chuyên môn cao. Từ đó, họ dễ dàng nắm bắt đợc nội dung công việc, những phơng pháp làm việc, có khả năng đối phó và nhậy bén trong việc xử lý các tình huống xảy ra.
Tuy nhiên dựa vào bảng phân tích trên cho thấy số nhân viên có độ tuổi dới 30 tuổi còn ít, nghĩa là văn phòng còn thiếu lực lợng lao động trẻ điều này cũng phần nào hạn chế tính năng động và linh hoạt trong công tác hoạt động văn phòng. Do vậy, văn phòng Công ty nên mạnh dạn đa một số lao động trẻ vào làm việc tại văn phòng để không ngừng phát huy tính năng động, sáng tạo, giúp họ tích luỹ kinh nghiệm công tác, vì lực lợng trẻ là đội ngũ tiếp cận sau này.