II. Nhận xét, đánh giá những mặt hạn chế của công tác văn phòng
2. Phơng hớng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
3.3. Nâng cao hiệu quả công tác nhân sự:
Nâng cao chất lợng trong công tác quản lý nhân sự là một trong những giải pháp đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn phòng. Mỗi chúng ta ai cũng biết con ngời vừa là sản phẩm của xã hội vừa là chủ thể quyết định sự phát triển kinh tế của đất nớc. Đồng thời con ngời cũng chính là thành phần cơ bản nhất của hệ thống quản lý. Do đó, sự thành bại trong sản xuất kinh doanh có liên quan tới vấn đề tổ chức và quản lý con ngời hay còn gọi là quản lý nhân sự.
Trong xu hớng phát triển của xã hội hiện nay, thì yếu tố con ngời luôn là trung tâm của mọi sự hoạt động. Mỗi doanh nghiệp hay một tổ chức nào có nguồn tổ chức phong phú, nguồn tài nguyên dồi dào công với hệ thống trang thiết bị hiện đại đến đâu đi nữa nhng nếu thiếu con ngời, thiếu sự tổ chức quản lý thích hợp thì cũng không thể tồn tại một cách lâu dài. Bởi vậy, khi cải tiến công tác hoạt động văn phòng theo hớng hiện đại hoá thì một trong những vấn đề quan trọng nhất là phải quan tâm tới công tác quản lý nhân sự.
Cùng với sự phát triển hết sức mạnh mẽ của khoa học công nghệ trình độ học vấn và kiến thức nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ nhân viên ngày càng đợc nâng cao. Điều đó phản ánh nhu cầu cải tiến đổi mới chất lợng làm việc
Trong những năm vừa qua, Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh rất quan tâm đến công tác nhân sự, nhng qua số liệu khảo sát về lao động cho thấy đội ngũ cán bộ nhân viên tại văn phòng vẫn còn thiếu những cán bộ lao động trẻ đó là một hạn chế tới sự linh hoạt, năng động trong công tác văn phòng. Ngoài ra còn có một số nhợc điểm sau:
+ Các lớp học đợc tổ chức nhiều song việc cử cán bộ đi học cha phù hợp, cha xác định các u tiên trong bồi dỡng, đào tạo.
+ Công tác tuyển chọn nhân viên ở Công ty cha chú trọng và quan tâm tiến hành theo đúng quy định.
Để giải quyết một số khó khăn đó, em xin có một số kiến nghị sau:
* Đối với lãnh đạo văn phòng Công ty:
Cán bộ lãnh đạo phải là biết xử lý và nắm bắt mọi nguồn thông tin, cần hiểu biết về luật kinh doanh, các quy định, quy chế của Nhà nớc có liên quan tới lĩnh vực quản lý của mình.
Cần phải có kỹ năng giao tiếp, có cách thức tổ chức quản lý, hiểu biết về tâm sinh lý và xã hội, đồng thời phải đợc đào tạo chuyên sâu về quản trị văn phòng. Có nh vậy ngời lãnh đạo mới có khả năng mở rộng tầm nhìn, thích ứng với nhiều loại công việc và có khả năng ứng phó với những tình hình cụ thể.
* Đối với nhân viên văn phòng Công ty:
Cần có trình độ chuyên môn cần thiết để có thể làm việc với hiệu suất cao, có kỷ luật gắn bó trung thực với công việc. Có sáng tạo ham học hỏi và giao tiếp ứng xử linh hoạt, đồng thời có tinh thần trách nhiệm chủ động trong các điều kiện và hoàn cảnh khác nhau.
Ngoài những kiến nghị nêu ra nhằm bổ sung những tồn tại thiếu sót hiện nay của căn phòng thì để khồng ngừng nâng cao hơn nữa chất lợng quản trị nhân sự tại văn phòng Công ty trớc hết, ngời lãnh đạo cần tạo dựng một cơ cấu hợp lý trong việc bố trí, quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn lao động. Đây là vấn đề có tính chất chiến lợc, đảm bảo tính chất logic của dây truyền làm việc, từ đó sẽ góp phần giảm bớt sự căng thẳng mệt nhọc của ngời lao động, và không ngừng cải tiến, nâng cao năng suất và hiệu quả trong công việc.
Ngoài ra cần cải tiến phơng thức quản lý và áp dụng những thành tựu tiên tiến nhằm giảm bớt thời gian và các khoản chi phí không cần thiết. Khai thác triệt để và sử dụng tối đa nguồn nhân lực lao dộng tránh tình trạng lãng phí thừa thiếu trong quá trình tổ chức và thực hiện công việc. Trong quản lý ngời lãnh đạo cần đi sâu vào thực tế tìm hiểu nhu cầu của cán bộ nhân viên trên cơ sở phân tích những nguyên nhân xảy ra để có những giải pháp quản lý thích hợp. Đây chính là một yếu tố đợc coi là động lực và có ý nghĩa giúp cho công tác văn phòng hoạt động ngày càng hiệu quả hơn.
Bên cạnh việc tạo dựng một cơ cấu quản lý thì cần có những chính sách trong việc đánh giá tình hình thực hiện công việc của mỗi cá nhân vì đây cũng là yếu tố giữ vai trò quyết định trong quá trình khuyến khích nhân viên làm việc tốt hơn.
Thông qua việc đánh giá tình hình thực hiện công việc, văn phòng sẽ có điều kiện để đa ra những quyết định trong vấn đề thăng tiến và các chế độ l- ơng thởng cho các nhân viên. Đồng thời nó còn giúp các nhà quản trị và các nhân viên xây dựng kế hoạch, điều chỉnh lại những sai sót trong quá trình thực hiện công việc mà mình đảm nhận.
Cho nên có thể khẳng định rằng việc đánh giá tình thình thực hiện công việc của cán bộ lãnh đạo và nhân viên trong văn phòng là vấn đề đặt ra đối với mỗi cấp quản lý. Vì nó giúp cho ngời ta tự nhìn lại công việc mình làm, tự điều chỉnh các hành vi và bổ sung thêm những thiếu sót, chính điều đó khiến bản thân mỗi ngời trở nên hoàn thiện hơn cả về t cách đạo đức lẫn trình độ chuyên môn nghiệp vụ của mình.
Không chỉ có vậy mà để góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng thì công tác kích thích tạo động lực làm việc đối với đội ngũ lao động trong văn phòng cũng là yếu tố, là yêu cầu đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào.
* Đối với văn phòng Công ty:
Văn phòng Công ty phải cố gắng tạo điều kiện cho cán bộ nhân viên nâng cao nguồn thu nhập về lơng và các khoản phụ cấp, xét thởng công lao
sách khen thởng bằng tài chính nhằm góp phần nâng cao đời sống sinh hoạt trong mỗi gia đình.
Văn phòng Công ty cần quy định thời gian tiến hành kiểm tra nghiệp vụ chuyên môn để kịp thời bổ sung, sửa chữa những khiếm khuyết hoặc đào tạo lại những ngời còn yếu, góp phần hoàn thiện và nâng cao chất lợng lao động.
* Đối với ngời lao động:
Để đáp ứng đợc yêu cầu của công tác chuyên môn đòi hỏi ngời lao động phải thờng xuyên học hỏi, nâng cao trình độ chuyên môn của mình cho phù hợp với sự phát triển của khoa học - công nghệ ngày nay. Đồng thời giúp ngời lãnh đạo đi sâu vào chuyên môn hoá lĩnh vực công tác của mình. Từ đó mang lại hiệu quả cao trong hoạt động , góp phần nâng cao đời sống và khẳng định vị thế của ngời lao động trong tổ chức.
* Đối với xã hội :
Hiệu quả mà công tác quản lý nhân sự mang lại sẽ góp phần thúc đẩy tiến bộ khoa học kỹ thuật, tái sản xuất sức lao động, góp phần cải thiện và nâng cao mức sống của nhân dân. Chính vì vậy một lần nữa ta khẳng định rằng để không ngừng nâng cao hiệu hoạt động công tác văn phòng Công ty thì việc nâng cao công tác quản lý nhân sự là một giải pháp cần thiết khách quan.