II. Nhận xét, đánh giá những mặt hạn chế của công tác văn phòng
3. Những hạn chế khác
Tuy nhiên trong quá trình công tác và vận hành văn phòng không thể tránh khỏi những nhợc điểm nhất định. Vì vậy, ngoài việc hoàn thành tốt một số nhiệm vụ đợc giao, thì vẫn còn tồn tại một số vần đề cần khắc phục nh:
Đội ngũ cán bộ nhân viên trong bộ máy văn phòng cha đợc đầy đủ và việc bố trí sắp xếp vào từng bộ phận cũng nh nơi làm việc còn thiếu hợp lý.
Đôi khi những công việc sự vụ đã có ảnh hởng và hạn chế đến việc trợ giúp tham mu của văn phòng theo yêu cầu của Tổng Giám đốc.
Công tác tổng hợp lu trữ t liệu cha thực sự đợc khoa học, việc theo dõi xử lý văn bản của các đơn vị cha đợc tiến hành thờng xuyên.
a. Công tác công văn giấy tờ:
Trong qúa trình giải quyết và thực hiện công việc các văn bản, công văn có nội dung liên quan với nhau đã đợc văn phòng sắp xếp và lập vào hệ thống hồ sơ. Tuy nhiên công tác này cha đợc tiến hành một cách thờng xuyên và có quy chế rõ ràng, chính vì vậy đã gây khó khăn cho quá trình theo dõi, kiểm tra tiến độ thực thi công việc của mỗi bộ phận, phòng ban nói chung và mỗi cá nhân trong văn phòng nói riêng. Vì thế không những dẫn đến tình trạng thực hiện sai công việc không chấp hành đúng yêu cầu Công ty đã đặt ra mà còn làm ảnh hởng tới quá trình ban hành văn bản không đúng thể thức, nội dung mà Nhà nớc đã quy định. Mặt khác một văn bản đôi khi trình bày còn cha thật sự khoa học và cha đảm bảo yêu cầu của văn bản mẫu.
b. Công tác lu trữ:
Việc thu văn bản để lu trữ còn gặp không ít khó khăn cha đảm bảo và đáp ứng đợc yêu cầu. Sự hạn chế đó là do một số cán bộ chuyên sâu ở lĩnh vực này còn thiếu kinh nghiệm, hơn nữa trong quá trình giao nhận còn cha hợp lệ và đúng thời hạn quy định. Bên cạnh đó các phơng tiện phục vụ soạn thảo chuyển phát còn thiếu và cha đợc hiện đại hoá. Nơi lu trữ tài liệu còn hạn hẹp không đồng bộ gây khó khăn cho việc tra tìm khi cần thiết. Công ty cũng nh phần lớn các đơn vị trực thuộc cha bố trí đợc kho để tài liệu lu trữ và cán bộ
làm công tác lu trữ riêng, điều đó có ảnh hởng lớn tới mức độ bảo mật và an toàn đối với những tài liệu của Công ty.
c. Bộ máy văn phòng:
Với thực tế hiện nay ta thấy văn phòng Công ty cha xây dựng đợc một cơ cấu bộ máy tổ chức hoàn chỉnh và khoa học. Hơn nữa trong việc sắp xếp bố trí đội ngũ cán bộ nhân viên cũng nh khả năng nhận thức của họ cha thích hợp, cha đúng với chuyên môn công tác và môi trờng làm việc cha thực sự phù hợp với điều kiện hoạt động chung trong Công ty. Do đó dẫn đến tình trạng vừa thừa lại vừa thiếu trong việc sử dụng nguồn lao động, gây lãng phí thời gian và đặc biệt là quá trình giải quyết công việc cha đạt hiệu quả. Đó là một trong những nhợc điểm còn tồn tại và có ảnh hởng tới hiệu quả trong hoạt động văn phòng.