nhiệm vụ của Công ty
1. Nhận xét những mặt đợc về khả năng tổ chức, quản lý của cán bộ văn phòng. văn phòng.
Ngời lãnh đạo văn phòng (chánh văn phòng, trởng phòng hành chính) là ngời đứng đầu có vai trò quản lý điều hành các hoạt động của văn phòng bên cạnh quyền lực của ngời lãnh đạo văn phòng còn có uy tín, sự tín nhiệm của nhân viên. Một lãnh đạo văn phòng có đầy đủ quyền lực thì cha đủ, mà cần phải có uy tín, sự kính nể và yêu mến của nhân viên cấp dới. Có nh vậy thì vai trò của lãnh đạo văn phòng mới thực sự trở lên quan trọng, một lời nói hay ý kiến chỉ đạo đều đợc cấp dới tôn trọng và nghiêm chỉnh thực hiện.
Do vậy ngời lãnh đạo văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh trong những năm qua đã có những u điểm trong công tác tổ chức văn phòng.
Lãnh đạo đã tổ chức nơi làm việc, sắp xếp dụng cụ bàn ghế hợp lý tạo ra bầu không khí làm việc dễ chịu, thông thoáng và tạo sự thoải mái. Sắp đặt bàn làm việc theo luồng công việc nhằm tối thiểu hoá việc di chuyển trong trao đổi công việc. Tổ chức sắp xếp các phòng ban có quan hệ mật thiết với nhau ở gần hay sát nhau, bố trí tất cả các thành viên thuộc bộ phận của văn phòng đợc làm việc trong cùng một phòng.
Lãnh đạo đã thực hiện tốt trong khâu sắp xếp, bố trí và lên lịch làm việc của Tổng Giám đốc và của cán bộ nhân viên mà còn có những hình thức đón tiếp khách khoa học và văn minh. Hơn nữa, công tác quản lý văn th đã từng b- ớc đi vào nề nếp và có sự hợp lý, những vấn đề nhầm lẫn trong quá trình nhận và chuyển văn bản đã dần đợc khắc phục một cách có hiệu quả. Đồng thời lãnh đạo văn phòng Công ty đã đôn đốc các phòng ban tham gia ý kiến, báo
cáo, xử lý công việc đã đạt đúng thời hạn quy định và đảm bảo chất lợng về hình thức, quy phạm văn bản.
Nhận thức vai trò và tầm quan trọng của mình nên lãnh đạo văn phòng Công ty đã phối hợp với các phòng chuyên môn tổ chức và xây dựng hệ thống quản lý thông tin, từ đó phân tích lựa chọn các nguồn thông tin thích hợp nhằm đáp ứng nhu cầu cần thiết cho quá trình hoạt động. Bên cạnh đó lãnh đạo văn phòng đã đa ra đợc những chính sách và biện pháp cụ thể nhằm sàng lọc, xử lý và lựa chọn mọi nguồn thông tin đi và đến trong Công ty và sử dụng chúng một cách hữu hiệu nhất. Hàng năm đợc sự chỉ đạo và hớng dẫn của cấp trên, lãnh đạo Công ty đã phối hợp cùng với một số bộ phận ngành có liên quan làm công tác xây dựng và sửa chữa hệ thống các phòng làm việc, nhà x- ởng kho bãi và nâng cấp cải tiến chất lợng các loại máy móc thiết bị đang phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty.
Bên cạnh việc xây dựng và đa ra các hình thức quy chế khác nhau thì lãnh đạo văn phòng đã có những kế hoạch, chính sách cụ thể trong việc thực hiện công tác hậu cần. Trong quá trình hoạt động ngời lãnh đạo văn phòng không những chỉ chịu trách nhiệm mua sắm đồ dùng văn phòng phẩm, bàn ghế, trang thiết bị xây dựng cơ bản và sửa chữa quản lý cơ sở vật chất làm việc của cơ quan mà còn luôn luôn quan tâm tới công tác y tế, khám sức khoẻ, và tổ chức các cuộc họp lễ nghi, khánh tiết... tiếp khách rất khoa học và văn minh.
2. Nhận xét những mặt đợc về khả năng của cán bộ nhân viên trong văn phòng. văn phòng.
Nhân viên văn phòng ở đây bao gồm toàn bộ các cá nhân làm việc trong văn phòng ngoại trừ ngời có cơng vị lãnh đạo. Vì vậy nhân viên văn phòng trong Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh đã không ngừng làm việc để nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng.
Cán bộ nhân viên trong văn phòng có năng lực, trình độ giỏi nhiệt tình công tác, cho nên thuận tiện cho việc cụ thể hóa công việc và tổ chức thực
viên trong văn phòng thực hiện một cách nhanh chóng và có hiệu quả, bên cạnh đó việc thu thập, xử lý thông tin kịp thời, chính xác, chuẩn bị các phơng án, đề án trình ban lãnh đạo văn phòng trong quá trình ban hành quyết định.
Trong công tác tổ chức hiện nay thì cán bộ nhân viên trong văn phòng vẫn tiếp tục giữ đợc tinh thần đoàn kết nội bộ, giúp đỡ lẫn nhau trong mọi công việc với tinh thần trách nhiệm cao.
Đồng thời, việc mở rộng dân chủ, công khai hoá các hoạt động, các chủ trơng, chính sách lớn đã đợc thực hiện thờng xuyên và đem lại lòng tin sự phấn khởi cho nhân viên. Ngoài ra những công việc do lãnh đạo giao cho thì nhân viên trong văn phòng Công ty đã nhanh chóng thực hiện rất tốt nh: việc soạn thảo văn bản, lu trữ văn bản, quản lý hồ sơ tài liệu trên máy.
3. Nhận xét về những mặt đợc trong hoạt động sản xuất kinh doanh của văn phòng Công ty của văn phòng Công ty
3.1. Công tác văn th:
Theo báo cáo tổng kết ba năm của Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ CHí Minh thì phòng hành chính tổng hợp đã làm tốt công tác văn th. Công văn đi, công văn đến trong Công ty luôn đợc thực hiện theo đúng quy chế ban hành. Dới đây là số lợng văn bản mà công văn đã qua phòng hành chính quản trị xử lý và thực hiện đợc thể hiện rõ trong bảng sau:
Bảng: tổng kết công tác công văn từ năm 1999-2000
(Đơn vị tính: công văn)
Số lợng 1999 2000 2001 Tổng số
Công văn đến 206 312 425 943
Công văn đi 579 814 999 2392
Tuy nhiên công tác văn th lu trữ hồ sơ tại văn phòng vẫn còn cha đợc thực hiện tốt và đảm bảo chất lợng.