II. Nhận xét, đánh giá những mặt hạn chế của công tác văn phòng
2. Phơng hớng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
3.1. Đổi mới tổ chức bộ máy của văn phòng Công ty
Từ những điều đã đợc phân tích ở phần trên cho ta thấy từ trớc tới nay hoạt động của bộ máy văn phòng luôn luôn gắn liền và có quan hệ mật thiết với quá trình tồn tại của mỗi cơ quan đơn vị. Trên thực tế đã chứng minh rằng kết quả hoạt động của các cơ quan phụ thuộc phần lớn vào bộ máy văn phòng. Nếu các cơ quan đơn vị có đợc trang bị đầy đủ các yếu tố vật chất để phục vụ cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh đi chăng nữa nhng thiếu sự quản lý điều hành thì nó sẽ trở thành một mớ hỗn độn và đặc biệt là không đem lại hiệu quả kinh tế. Chính vì thế, việc xây dựng và tổ chức bộ máy hoạt động văn phòng khoa học, hợp lý và hiện đại trong giai đoạn hiện nay luôn đợc cấp lãnh đạo quan tâm và đặt lên hàng đầu. Do đó có một số giải pháp để đổi mới bộ máy văn phòng Công ty nh sau:
a. Sớm củng cố các bộ phận trong văn phòng.
Trong thời gian thực tập nghiên cứu tại văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh em nhận thấy việc tổ chức bộ máy hoạt động ở đây và một số đơn vị trực thuộc khác đang nảy sinh và tồn tại những bất hợp lý trong công tác tổ chức điều hành và bố trí nguồn nhân lực, ở một số phòng có tình trạng vừa thừa, vừa thiếu cán bộ, việc điều chuyển rất khó khăn. Để giải quyết những khó khăn trên, em có kiến nghị sau:
+Trớc hết cần phải củng cố lại các bộ phận trong văn phòng sao cho phù hợp với quy mô hoạt động, rà soát lại các nhiệm vụ của mỗi bộ phận để sắp xếp, điều chuyển cán bộ nhân viên cho hợp lý, xem xét lại các điều kiện đủ để đảm bảo cho các bộ phận hoàn thành tốt nhiệm vụ, làm theo quy chế, nội quy.
+ Cần phân định rõ quyền hạn và trách nhiệm quản lý tài sản giữa văn phòng (phòng quản trị) - Bộ phận chịu trách nhiệm quản lý tài sản và các vụ, ban chuyên môn - bộ phận trực tiếp sử dụng và bảo quản tài sản.
♦ Đối với bộ phận văn th lu trữ thì văn phòng cần phải đổi mới công tác này nh sau:
b. Bộ phận văn th:
Cần bồi dỡng nâng cao nghiệp vụ văn th lu trữ cho các cán bộ làm nhiệm vụ văn th lu trữ.
Cơ quan cần xây dựng ban hành văn bản thống nhất quy định về công tác, công văn giấy tờ lu trữ để thống nhất mọi hoạt động này trong cơ quan.
c. Bộ phận lu trữ:
Cần xác địng nhiệm vụ cho bộ phận này rõ ràng hơn nh xác định các nhiệm vụ trọng tâm cần u tiên, thực hiện trong bộ này là gì?
Ví dụ nh : Việc lu trữ tài liệu, cung cấp thông tin, số liệu cho hoạt động chỉ đạo thống kê phải đợc xác định là nhiệm vụ hàng đầu.
♦ Sau đó là các tài liệu tham khảo phục vụ công tác nghiên cứu cụ thể là:
+ Phải lập hồ sơ tài liệu và phân loại, xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu vào lu trữ, thống kê, kiểm tra công tác lu trữ.
+ Tổ chức giới thiệu, công bố tài liệu, xây dựng các công cụ tra cứu khoa học và bảo quản tài liệu.
Lu trữ đầy đủ các văn bản do Công ty Xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh ban hành các văn bản lu trữ phải đảm bảo các thể thức văn bản theo đúng quy định (có dấu, số, chữ ký ).…
Cần trang bị cho bộ phận này một số thiết bị, phơng tiện để chứa đựng tài liệu bị h hỏng do thời gian hay tác động của môi trờng, cần phải định kỳ kiểm tra tài liệu.
Ngoài những biện pháp nói trên Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh cần ban hành một văn bản pháp quy, quy định rõ:
+ Lãnh đạo các đơn vị phải có trách nhiệm chỉ đạo công việc lập các hồ sơ công tác.
+ Cử những cán bộ trực tiếp giúp lãnh đạo lập và quản lý hồ sơ trong quá trình công việc đang đợc thực thi và giao nộp, lu trữ khi công việc kết thúc, nếu cần tra cứu thì phải mợn lại.
Xây dựng môi trờng văn hoá bộ máy văn phòng đã trở thành một động lực quan trọng nhằm thúc đẩy các hoạt động của cán bộ nhân viên. Một môi trờng văn hoá lành mạnh sẽ tạo co họ có tinh thần hoà nhập với tập thể, sẵn sàng cống hiến năng lực cho sự phát triển của Công ty. Hơn nữa nó còn khơi gợi ý trí sáng tạo, nhạy bén, năng động và phát huy khả năng bản thân của mỗi cá nhân trong văn phòng.
Việc tạo dựng mối quan hệ trong bộ máy văn phòng đã tạo điều kiện cho cấp trên hiểu rõ nhu cầu và nguyện vọng của từng nhân viên để từ đó bố trí sắp xếp công việc sao cho phù hợp với từng ngời, từng bộ phận tạo nên bầu không khí hoà đồng thoải mái trong công việc. Và đây cũng là một trong những yếu tố giúp cho bộ máy văn phòng đợc tổ chức khoa học và thực sự hợp lý. Vì vậy để không ngừng nâng cao chất lợng hoạt động của văn phòng, và khẳng định vị trí, vai trò của bộ máy quản lý thì yêu cầu đặt ra đối với văn phòng cần có kế hoạch nắp đặt thêm hệ thồng máy tính, máy fax cho các phòng. Bên cạnh sự đầu t thiết bị công nghệ tin học thì các thiết bị văn phòng nh tủ đựng hồ sơ tài liệu, bàn ghế cũng cần phải đợc hiện đại hoá nhằm góp phần vào việc tăng năng suất lao động tránh đựoc tình trạng lãng phí thời gian, nhân lực trong giao nhận và giải quyết công việc.
Nhìn chung, với tất cả các yếu tố trên đã góp phần quan trọng trong việc tạo dựng một cơ cấu văn phòng khoa học và đây cũng là giải pháp đầu tiên có ý nghĩa trong việc nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh.