II. Nhận xét, đánh giá những mặt hạn chế của công tác văn phòng
3.2.Điều chỉnh và hoàn thiện hệ thống quy chế văn phòng
2. Phơng hớng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
3.2.Điều chỉnh và hoàn thiện hệ thống quy chế văn phòng
Để tạo điều kiện cho các xí nghiệp, trung tâm hoạt động sản xuất kinh doanh mang lại hiệu quả và hạch toán tự trang trải mọi chi phí trong nội bộ nên từ đó Công ty đã xây dựng các quy chế sau đây để các xí nghiệp chủ động thực hiện cho phù hợp. Nhìn chung các quy chế này đều nhằm mục đích phục vụ tốt cho công tác sản xuất kinh doanh, dịch vụ của Công ty đạt hiệu quả kinh tế cao, đáp ứng yêu cầu củng cố và nâng cao chất lợng công tác quản lý đi vào nề nếp và ngày càng hoàn thiện.
Hiện nay, Công ty Xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh đã ban hành quy định về chúc năng, nhiệm vụ của các ban chuyên môn, song cần sớm rà soát các nội dung cụ thể của quy định này nhằm điều chỉnh bổ sung cho phù hợp với yêu cầu nội dung công việc và hoàn cảnh mới hiện nay. Với chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban chuyên môn thì ta cần quy định thêm về:
a. Quy chế về công tác cán bộ:
Công ty đã có những biện pháp thực hiện quy chế này là đối với các đơn vị, phòng ban có yêu cầu về sắp xếp tổ chức lại bộ máy thì phải làm văn bản và luận chứng báo cáo Tổng Giám đốc xem xét. Ngoài ra còn quy định việc giải thể một đơn vị nào đó chỉ đợc tiến hành sau khi Công ty đã áp dụng mọi biện pháp giúp đỡ nhng vẫn không tự vơn lên đợc. Bên cạnh đó việc bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ phải căn cứ vào các tiêu chuẩn nh phẩm chất đạo đức, chức trách và yêu cầu và trình độ.
b. Quy chế về công tác lao động và tiền luơng:
Quy chế này quy định rõ trờng hợp tiếp nhận thuyên chuyển công tác đối với cán bộ lao động đều phải thông qua phòng tổ chức hành chính. Công ty xem xét và phải có đầy đủ hồ sơ cá nhân mới đợc tiến hành giải quyết. Về tiền lơng căn cứ vào quy định chung và phơng pháp xây dựng định mức lao động xác định đơn giá tiền lơng theo nghị định 28/CP và công văn hớng dẫn số 1223/TCCB - LĐ ngày 7/6/1997 của Bộ xây dựng.
c. Quy chế về hạch toán thống kê lao động tiền lơng:
Hàng năm sau khi đợc giao kế hoạch sản xuất kinh doanh các đơn vị phải lập kế hoạch lao động và tiền lơng, xác định đơn giá tiền lơng gửi về Công ty để tổng hợp trình độ duyệt làm cơ sở pháp lý cho việc cấp phát và chi lơng cho cán bộ công nhân viên cho phù hợp với kết quả sản xuất kinh doanh của từng đơn vị. Đồng thời lập biểu bảng báo cáo lao động hàng năm theo định kỳ 6 tháng và năm.
d. Quy chế về kỷ luật lao động:
Nhằm mục đích nâng cao ý thức tự giác của ngời lao động. Theo Bộ luật lao động đã ban hành mọi cán bộ công nhân viên chức trong Công ty đều phải có trách nhiệm thực hiện và chấp hành kỷ luật lao động.
Công ty cần xây dựng quy chế về công tác văn th lu trữ: Yêu cầu đối việc thực hiện quy chế này là để tăng cờng công tác quản lý, phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh và đa công tác cải cách hành chính ngày càng đi vào nề nếp thì các đơn vị phải lập hồ sơ vào sổ công văn đi và đến số thứ tự và nội dung... hơn nữa, Công ty cần tổ chức phòng lu trữ và cán bộ quản lý riêng để đảm bảo mức độ mật của mọi tài liệu. Đồng thời toàn bộ chứng từ, hợp đồng kinh tế, tài chính kế toán phải đợc đóng gói bảo quản cẩn thận, có đợc nh vậy thì việc đề ra quy chế này mới đảm bảo hiệu quả.
e. Quy chế quy định chế độ làm việc và nghỉ ngơi của cán bộ công nhân viên trong Công ty:
Văn phòng Công ty cần thực hiện chế độ làm việc theo giờ hành chính, theo đúng quy định của Nhà nớc, mọi ngời đều có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc thời gian lao động 8 tiếng tại các đơn vị và văn phòng Công ty
Mặc dù các quy chế này đã đợc đề ra và tổ chức thực nhiện trong thực tế song cũng cần phải rà soát lại và điều chỉnh một số nội dung cho phù hợp với yêu cầu công việc. Bên cạnh những quy chế hiện nay của Công ty thì thông qua lý luận và kết hợp với thực tiễn em thấy Công ty cần bổ sung và hoàn thiện hơn nữa hệ thống quy chế, chế độ trong Công ty nh sau:
+ Chế độ hội họp: Tuỳ theo nội dung, tính chất của các hội họp mà trởng phòng tham dự cuộc họp với lãnh đạo Công ty, chế độ này quy định rõ trách nhiệm và quyền hạn đối với từng cán bộ nhân viên trong văn phòng.
+ Chế độ báo cáo: Trởng phòng Công ty phải thực hiện chế độ báo cáo công tác của văn phòng theo định kỳ hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, cả năm và đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo Công ty. Các báo cáo mà văn phòng gửi đến lãnh đạo phải đảm bảo yêu cầu đầy đủ thông tin, chính xác về số liệu kịp thời gian quy định.
+ Chế độ giao dịch và tiếp khách: Văn phòng phải có trách nhiệm hớng dẫn khách đến giao dịch, làm việc tại Công ty. Nhân viên văn phòng phải lo tiếp khách đến làm việc với cơ quan một cách lịch sự, tận tình chu đáo và theo đúng chế độ tiếp khách đã quy định. Khi tiếp khách xong cán bộ nhân viên văn phòng phải thực hiện chế độ thanh toán với khách.
+ Chế độ tài sản: Văn phòng Công ty phải có nhiệm vụ tổ chức phòng và phơng tiện làm việc của các đồng chí lãnh đạo cũng nh các phòng ban trong Công ty. Do đó các trang thiết bị nh bàn tủ, máy vi tính, điện thoại đều là…
tài sản chung của Công ty, văn phòng có trách nhiệm kiểm kê, đánh giá số l- ợng, chất lợng hàng năm. Khi có nhu cầu sắm, thay đổi thanh lý phải lập kế…
hoạch và dự toán trình Giám đốc Công ty.