một số giải pháp để cải tiến công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp LỜI MỞ ĐẦU Trong bất cứ tổ chức nào thì nguồn lực con người luôn đóng vai trò quan trọng trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất vì đó là lao động sống luôn làm gia tăng giá trị. Khi khoa học công nghệ ngày càng phát triển thì việc áp dụng công nghệ mới vào trong sản xuất được thực hiện ở hầu hết các tổ chức. Cùng công nghệ sản xuất thì lực lượng lao động có kỹ năng của một tổ chức ngày càng được nhận biết và đang trở thành yếu tố cạnh tranh quyết định và quan trọng nhất. Thời gian gần đây các tổ chức mới nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực. Bất kỳ tổ chức nào muốn tồn tại và phát triển bền vững trong cạnh tranh cần thiết phải tiến hành kế hoạch hoá chiến lược nguồn nhân lực. Trong giai đoạn những năm đầu chuyển từ Công ty Nhà nước sang Công ty Cổ phần thì Công ty CP Kinh doanh than Miền Bắc – TKV càng nhận thấy sự cần thiết phải tiến hành công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực một cách nghiêm túc và triệt để nhất để có thể đưa ra được một đội ngũ lao động đủ về số lượng cũng như chất lượng hoàn thành tốt kế chiến lược sản xuất kinh doanh. Qua thời gian thực tập tại Công ty tôi nhận thấy đây là một vấn đề mà Công ty đang quan tâm và chính bản thân tôi cũng thấy sự cần thiết phải nghiên cứu công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực tại Công ty và xem xét thực trạng để đưa ra các giải pháp hoàn thiện công tác này.Trong quá trình nghiên cứu tôi đã sử dụng phương pháp thống kê, phương pháp so sánh đánh giá, phương pháp dự báo xu hướng… để đề tài của mình có tính chính xác và gắn với thực tế. Vũ Thị Thuỷ - Quản trị nhân lực 46B 1 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp PHẦN I LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ HOẠCH HÓA NGUỒN NHÂN LỰC 1.1. Nguồn nhân lực và vai trò của nguồn nhân lực với hoạt động của doanh nghiệp 1.1.1. Khái niệm và các chỉ tiêu đánh giá nguồn nhân lực Trên thế giới có rất nhiều quan niệm khác nhau về khái niệm “Nguồn nhân lực” trong doanh nghiệp. Nguồn nhân lực được hiểu là toàn bộ trình độ chuyên môn mà con người tích luỹ được, có khả năng đem lại thu nhập trong tương lai (Beng, Fischer & Dornhusch, 1995). Hay “Nguồn nhân lực là một khái niệm mang tính tổng hợp các đặc tính số lượng và chất lượng về nguồn nhân lực, được mô tả bởi quy mô và cơ cấu theo các đặc điểm giới tính, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, ngành nghề hay một đặc tính nào khác” 1 . Với cách hiểu này thì nói đến nguồn nhân lực chúng ta không chỉ dừng lại ở việc mô tả quy mô của lực lượng này và cơ cấy theo các đặc tính dễ dàng có thể xác định như giới tính, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ mà còn xác định các thông tin về kinh nghiệm, kĩ năng, khả năng sáng tạo, nỗ lực trong công việc, sự trung thành với tổ chức…Chính vì vậy nguồn nhân lực là một khái niệm khá phức tạp được nghiên cứu dưới nhiều giác độ khác nhau thể hiện qua hai mặt là số lượng và chất lượng. Số lượng nguồn nhân lực được đo lường thông qua chỉ tiêu quy mô, cơ cấu và tốc độ tăng. Các chỉ tiêu này có quan hệ mật thiết và tỷ lệ thuận với 1 Quản trị nguồn nhân lực-TS.Nguyễn Quốc Tuấn & Đoàn Gia Dũng. Vũ Thị Thuỷ - Quản trị nhân lực 46B 2 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp quy mô và tốc độ tăng dân số. “Chất lượng nguồn nhân lực là trạng thái nhất định của nguồn nhân lực, thể hiện mối quan hệ giữa các yếu tố cấu thành nên bản chất bên trong của nguồn nhân lực” 2 . Chất lượng nguồn nhân lực được thể hiện thông qua các chỉ tiêu chủ yếu sau đây:  Chỉ tiêu biểu hiện trạng thái sức khoẻ của nguồn nhân lực: đó là trạng thái thoải mái về thể chất cũng như tinh thần của con người. Nó được biểu hiện thông qua nhiều chuẩn mực về cân nặng, chiều cao…  Chỉ tiêu biểu hiện trình độ văn hoá của nguồn nhân lực: đó là trạng thái hiểu biết của người lao động đối với những kiến thức phổ thông về tự nhiên và xã hội. Nó được đánh giá thông qua trình độ văn hóa được đo lường thông qua số lượng và tỷ lệ người biết chữ; số lượng và tỷ lệ người qua cấp tiểu học, trung học cơ sở, phổ thông trung học, cao đẳng, đại học và trên đại học…  Chỉ tiêu biểu hiện trình độ chuyên môn kỹ thuật của nguồn nhân lực: là trạng thái hiểu biết, khả năng thực hành về một nghề nào đó (biểu hiện thông qua số lượng lao động được đào tạo: trung cấp, công nhân kỹ thuật, cán bộ chuyên môn…).  Chỉ số phát triển con người (HDI): được tính thông qua 3 chỉ tiêu cơ bản sau: tuổi thọ nình quân, trình độ học vấn (tỷ lệ biết chữ, số năm đi học trung bình của dân cư) và thu nhập bình quân GDP/người. Ngoài những chỉ tiêu trên khi xác định chất lượng nguồn nhân lực người ta còn xem xét đến năng lực phẩm chất nguồn nhân lực thông qua các chỉ tiêu: Phong tục tập quán của dân tộc, truyền thống lịch sử, nền văn hoá, văn minh… 2 Giáo trình kinh tế lao đông: TS.Mai Quốc Chánh & TS.Trần Xuân Cầu Vũ Thị Thuỷ - Quản trị nhân lực 46B 3 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 1.1.2. Tầm quan trọng của nguồn nhân lực đối với hoạt động của doanh nghiệp Như chúng ta đã biết, để quá trình lao động diễn ra thì phải có đủ cả ba yếu tố cơ bản là tư liệu lao động, đối tượng lao động và người lao động. Trong ba yếu tố trên thì yếu tố người lao động giữ vai trò rất quan trọng và không thể thiếu được trong quá trình sản xuất vì: nếu thiếu người lao động thì hai yếu tố còn lại cũng chỉ là vật vô tri vô giác. Chính yếu tố con người đã làm sống lại tư liệu sản xuất thông qua việc sử dụng, vận hành chúng trong quá trình sản xuất. Người lao động là yếu tố động nhất và cách mạng nhất: vì người lao động là yếu tố duy nhất trong quá trình sản xuất có thể sáng tạo để tạo ra năng suất chất lượng cao hơn và là yếu tố duy nhất gắn kết các yếu tố của quá trình sản xuất lại với nhau. Người lao động là yếu tố duy nhất mang lại lợi ích kinh tế, làm tăng của cải vật chất Khi khoa học càng phát triển thì đồng nghĩa với việc khoa học công nghệ được sử dụng rộng rãi và các tổ chức bình đẳng với nhau về mặt công nghệ. Nên yếu tố con người trở thành một lợi thế cạnh tranh chính trong doanh nghiệp. 1.2. Kế hoạch hóa nguồn nhân lực 1.2.1. Khái niệm Kế hoạch hoá là tiên liệu, tiên đoán hay dự báo những thay đổi hay biến thiên, cũng như phòng ngừa các rủi ro trong tương lai. Như vậy kế hoạch hoá bao gồm 3 giai đoạn: Giai đoạn 1: Thiết lập các mục tiêu (phương hướng) cho tổ chức như: mức tăng lợi nhuận, thị phần… Giai đoạn 2: Nhận diện các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các mục Vũ Thị Thuỷ - Quản trị nhân lực 46B 4 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp tiêu đó. Giai đoạn 3: Quyết định về những hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu đã đề ra. “Kế hoạch hóa nguồn nhân lực (viết tắt là KHHNNL) là quá trình đánh giá, xác định nhu cầu về nguồn nhân lực để đáp ứng mục tiêu công việc của tổ chức và xây dựng các kế hoạch lao động để đáp ứng được các nhu cầu đó 3 ”. Theo khái niệm trên thì chúng ta thấy KHHNNL bao gồm các nội dung sau:  Cầu nhân lực: ước tính xem cần bao nhiêu người có trình độ lành nghề thích ứng để thực hiện các nhiệm vụ đặt ra.  Cung nhân lực: ước tính bao nhiêu người sẽ làm việc cho tổ chức  Lựa chọn các giải pháp để cân đối cung cầu nhân lực của tổ chức tại thời điểm thích ứng trong tương lai. 1.2.2. Vai trò của kế hoạch hóa nguồn nhân lực Kế hoạch hóa nguồn nhân lực giữ vai trò trung tâm trong quản lý chiến lược nguồn nhân lực Kế hoạch hóa nguồn nhân lực có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của tổ chức Kế hoạch hóa nguồn nhân lực là cơ sở cho các hoạt động biên chế nguồn nhân lực, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Kế hoạch hóa nguồn nhân lực nhằm điều hòa các hoạt động nguồn nhân lực 1.2.3. Các loại kế hoạch hóa nguồn nhân lực Kế hoạch hoá nguồn nhân lực có quan hệ chặt chẽ với kế hoạch sản xuất kinh doanh của tổ chức. Vì vậy khi xây dựng kế hoạch sản xuất kinh 3 Giáo trình quản trị nhân lực. ThS Nguyễn Vân Điềm & PGS.TS. Nguyễn Ngọc Quân (Đồng chủ biên) Vũ Thị Thuỷ - Quản trị nhân lực 46B 5 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp doanh ở mức nào thì tương ứng với nó chúng ta cần phải xây dựng kế hoạch về nguồn nhân lực. Dài hạn (3 năm trở lên) Kế hoạch sản xuất kinh doanh: Trong thời gian dài sắp tới để tiếp tục tồn tại và phát triển khi môi truờng sản xuất kinh doanh diễn ra nhiều biến động thì một vấn đề căn bản mà tổ chức phải tập trung vào kế hoạch hoá chiến lược dài hạn. Người lãnh đạo phải xác định rõ tư tưởng chiến lược như: Tại sao tổ chức của mình tồn tại? Những việc gì cần làm? Tổ chức cần xác định những sản phẩm dịch vụ nào có ích sẽ sản xuất kinh doanh, phân tích điểm mạnh điểm yếu của tổ chức…Từ đó xây dựng nên triết lý kinh doanh, sứ mệnh của công ty, chiến lược dài hạn của hoạt động sản xuất kinh doanh… Kế hoạch hoá nguồn nhân lực: Tổ chức không thể đạt được các mục tiêu chiến lược của kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn nếu như thiếu nguồn nhân lực cần thiết. Vì vậy song hành cùng với việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn thì chúng ta cũng phải lập kế hoạch nguồn nhân lực tương ứng để thực hiện mục tiêu chiến lược đó. Ngắn hạn (<= 1 năm) Kế hoạch sản xuất kinh doanh: đó là việc xác định các mục tiêu thực hiện hoặc kế hoạch tác nghiệp cụ thể của hoạt động sản xuất kinh doanh trong vòng 1 năm. Qua đó chúng ta thấy kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn giữ một vai trò cực kỳ quan trọng đối với sự thắng lợi về mặt kinh tế và sự sống còn của mọi tổ chức Kế hoạch hóa nguồn nhân lực: là việc xác định số lượng cũng như chất lượng nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh thời gian gần nhất. Việc giải quyết các vấn đề về nguồn nhân lực phải được tiến hành khẩn trương vì nó ảnh hưởng nhanh nhất và trực tiếp nhất đến tình hình sản xuất Vũ Thị Thuỷ - Quản trị nhân lực 46B 6 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp kinh doanh của tổ chức. 1.2.4. Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực trong doanh nghiệp 1.2.4.1. Chiến lược sản xuất kinh doanh Chiến lược sản xuất kinh doanh có tác dụng định hướng cho tổ chức về mọi mặt trong đó có kế hoạch dài hạn về nguồn nhân lực để phục vụ cho kế hoạch sản xuất kinh doanh. Chiến lược sản xuất kinh doanh nêu rõ loại sản phẩm và dịch vụ mà tổ chức cung cấp cho xã hội về số lượng và chất lượng tương ứng là số lượng lao động, kết cấu nghề nghiệp, trình độ lành nghề cũng như cũng kỹ năng cần thiết của người lao động. 1.2.4.2.Tính bất định của môi trường kinh doanh mà tổ chức đang hoạt động Tính bất định của môi trường kinh doanh có ảnh hưởng tới sự dự tính chính xác hoặc chu kỳ của kế hoạch hóa nguồn nhân lực. Những thay đổi về kinh tế, chính trị, xã hội và tiến bộ khoa học kỹ thuật có ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của tổ chức. Từ đó nó gây ảnh hưởng đến cung và cầu nhân lực của tổ chức. 1.2.4.3. Loại và chất lượng của thông tin dự đoán về kế hoạch hóa nguồn nhân lực Khi lập kế hoạch nguồn nhân lực chúng ta phải xác định rõ:  Những loại công việc nào sẽ được thực hiện trong tổ chức  Nguồn nhân lực hiện tại có đáp ứng được yêu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh không?  Những vị trí nào cần thay thế và bổ xung.  Nguồn nhân lực được thu hút từ đâu Vũ Thị Thuỷ - Quản trị nhân lực 46B 7 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp  Thời gian thu hút ngắn hay dài, khả năng thu hút dễ hay khó… Trong quá trình thu thập thông tin dự đoán cho kế hoạch hóa nguồn nhân lực chúng ta phải phân ra từng loại và kiểm tra chất lượng của các nguồn thông tin để thu được kết quả dự báo chính xác nhất. 1.2.4.4. Độ dài thời gian của kế hoạch hóa nguồn nhân lực Độ dài của thời gian kế hoạch hóa nguồn nhân lực cũng là 1 trong những nhân tố ảnh hưởng tới công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực vì: Nếu thời gian kế hoạch hóa nguồn nhân lực dài thì các yếu tố của môi trường bên trong cũng như bên ngoài sẽ có rất nhiều biến động nên tổ chức phải đề ra các tình huống có thể sảy ra cũng như biện pháp khắc phục kịp thời. Nếu tổ chức hoạt động kinh doanh trong môi trường có nhiều biến động lớn biểu hiện là có nhiều đối thủ cạnh tranh, nhu cầu về sản phẩm và dịch vụ không ổn định, tính chất xã hội có nhiều biến động….thì độ dài của kế hoạch hóa nguồn nhân lực không quá 1 năm. 1.3. Tiến trình kế hoạch hóa nguồn nhân lực 1.3.1. Dự tính về cầu nhân lực “Cầu nhân lực là số lượng và cơ cấu nhân lực cần thiết để hoàn thành số lượng sản phẩm, dịch vụ hoặc khối lượng công việc của tổ chức trong một thời kỳ nhất định” 4 . Như vậy khi xác định cầu nhân lực không chỉ xác định số lượng lao động cần thiết và chúng ta cần phải chú ý tới cả chất lượng của lao động để đảm bảo hoàn thành được mục tiêu đã đặt ra. Hơn nữa khi xác định cầu nhân lực chúng ta phải xem xét và tính toán trong mối quan hệ tổng thể với các nhân tố khác như: tình hình kinh tế, pháp luật; sự thay đổi công nghệ và kỹ thuật…(nhân tố bên ngoài) số lượng sản phẩm dich vụ mà tổ chức dự tính tiến hành sản xuất năm kế hoạch, số lượng sản phẩm-dịch vụ mới sẽ cung cấp, sự 4 Giáo trình quản trị nhân lực- ThS Nguyễn Vân Điềm & PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân (Đồng chủ biên) Vũ Thị Thuỷ - Quản trị nhân lực 46B 8 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp thay đổi về giá cả, sự thay đổi về ngân sách chi tiêu…(nhân tố bên trong tổ chức). Dự tính cầu về nhân lực chia làm 2 loại: cầu nhân lực ngắn hạn và cầu nhân lực dài hạn. 1.3.1.1. Dự tính cầu nhân lực ngắn hạn Đó là việc dự đoán cầu nhân lực trong thời gian nhỏ hơn 1 năm. Trong thời gian ngắn cầu nhân lực phải xác định rõ nhân lực cụ thể trong từng nghề, từng loại nhân lực. Các bước tiến hành: gồm 3 bước: Bước 1: Xác định khối lượng/nhiệm vụ công việc của tổ chức cần thực hiện trong kỳ kế hoạch (1 năm, nửa năm, quý, tháng, tuần). Bước 2: Dùng các tỷ số quy đổi hay tiêu chuẩn định biên lượng lao động sẽ hao phí cho 1 đơn vị sản phẩm…để từ đó làm cơ sở tính đổi tổng số giờ lao động cần thiết để hoàn thành từng loại công việc/từng loại sản phẩm. Bước 3: Tiến hành quy đổi tổng số giờ lao động ra số người lao động của mỗi nghề, mỗi loại công việc, mỗi loại sản phẩm. Sau đó tổng hợp số người cần thiết cho các nghề lại ta xác định được nhu cầu nhân lực của tổ chức trong năm tới. Dự tính cầu nhân lực cho nhóm lao động trực tiếp: Với nhóm lao động này thì khi tính cầu nhân lực chúng ta thường sử dụng phương pháp tính trực tiếp từ khối lượng công việc cần thực hiện trong kỳ kế hoạch và các tỷ lệ quy đổi cũng như các tiêu chuẩn định biên để tính ra số lao động cần thiết theo từng loại. Các tỷ lệ quy đổi được sử dụng: Đối với công nhân sản xuất chính: tỷ lệ quy đổi chính là mức hao phí lao động cho một đơn vị sản phẩm chính. Chuyển đổi khối lượng công việc thành nhu cầu số công nhân thực hiện: Vũ Thị Thuỷ - Quản trị nhân lực 46B 9 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp +Tính tổng thời gian hao phí cần thiết để thực hiện công việc Công thức: T = ∑ = n i ii Qt 1 * Trong đó: T: tổng thời gian hao phí cần thiết để thực hiện khối lượng công việc i Q : tổng khối lượng công các loại công việc cần thực hiện i t : lượng lao động hao phí cần thiết cho 1 đơn vị công việc hay sản phẩm loại i. +Quy đổi tổng thời gian hao phí cần thiết để thực hiện công việc thành số lượng công nhân cần thiết: CN = mn KT T * Trong đó: i T : quỹ thời gian trung bình của một công nhân trong kỳ kế hoạch m K : hệ số tăng năng suất lao động kỳ kế hoạch Đối với công nhân phục vụ: Sử dụng mức phục vụ, mức thời gian phục vụ. Nếu không có định mức có thể sử dụng mức định biên. Mức phục vụ (số máy được phục vụ bởi 1 công nhân trong ca). PV M = t T ca Trong đó: PV M : mức phục vụ ca T : thời gian ca (thường là 8 giờ) t : thời gian phục vụ 1 máy Chuyển đổi mức phục vụ thành nhu cầu về công nhân: Vũ Thị Thuỷ - Quản trị nhân lực 46B 10 [...]... ng c yờu cu ca cụng vic V Th Thu - Qun tr nhõn lc 46B Chuyờn thc tp tt nghip 28 Bng 2.2: Thng kờ lao ng theo trỡnh nm 2007 Tng n v s L i hc (ngi) Trong ú Trung % cp % (ngi) L ph thụng % (ngi) Cơ quan Công ty 32 27 84,38 1 3,13 4 13 Cty KD than Hà Nội 94 11 11,70 25 26,60 58 62 Cty KD than Quảng Ninh 88 7 7,95 19 21,59 62 70 Cty KD than Hải Phòng 80 7 8,75 13 16,25 60 75 Cty KD than Bắc Lạng 71 5 7,04... cỏc hm lũ, ch bin v bỏn than trc tip Do vy nhng ngi tr tui cú sc kho mi cú th hon thnh tt nhim v c giao Bng 2.4: Thng kờ lao ng theo tng n v nm 2007 L trc tip L giỏn tip T l L SL % SL % G.t/T.t Cơ quan Công ty 32 0 0 32 100 1,00 Cty KD than Hà Nội 94 72 76,60 22 23,40 0,30 Cty KD than Quảng Ninh 88 67 76,14 21 23,86 0,31 Cty KD than Hải Phòng 80 61 76,25 19 23,75 0,31 Cty KD than Bắc Lạng 71 51 71,83 . của kế hoạch hóa nguồn nhân lực Độ dài của thời gian kế hoạch hóa nguồn nhân lực cũng là 1 trong những nhân tố ảnh hưởng tới công tác kế hoạch hóa nguồn nhân. dài của kế hoạch hóa nguồn nhân lực không quá 1 năm. 1.3. Tiến trình kế hoạch hóa nguồn nhân lực 1.3.1. Dự tính về cầu nhân lực “Cầu nhân lực là số lượng