Vietsovpetro cần phải điều chỉnh lại cơ cấu tổ chức để nâng cao hiệu quả trong quá trình xử lý công việc bằng cách xem xét, hiệu chỉnh những qui định nội bộ nhằm giảm thiểu thời gian thực hiện các thủ tục hành chính, văn thư cũng như giao quyền và trách nhiệm cho các đơn vị trực tiếp thực hiện dịch vụ nhiều hơn nhằm tránh trường hợp phải lấy ý kiến từ quá nhiều các bộ phận liên quan để giải quyết một công việc bình thường mà các đơn vị thực hiện dịch vụ hoàn toàn có thể tự giải quyết. Sơ đồ tổ chức phù hợp với việc cung cấp dịch vụ ngoài được đề xuất ở Hình 3.3 sau đây.
Với mô hình này đơn vị thực hiện dịch vụ có thể nhận và giải quyết những yêu cầu và vấn đề kỹ thuật đơn giản của khách hàng. Đối với những vấn đề phức tạp thì đơn vị thực hiện dịch vụ có thể lấy ý kiến của các bộ phận chức năng và phê duyệt của ban lãnh đạo. Tất cả các vấn đề không thuộc lĩnh vực kỹ thuật như pháp luật, thương mại, tài chính và các điều kiện khác sẽ được chuyển đến phòng Tiếp thị và Dịch vụ làm đầu mối để phối hợp với các bộ phận chức năng liên quan giải quyết. Nếu mô hình này được áp dụng thì mọi công việc sẽ được giải quyết nhanh hơn, chất lượng dịch vụ sẽ cao hơn, khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng sẽ tăng cao.
Nguồn: Nghiên cứu của tác giả
Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức đề xuất cho công tác dịch vụ ngoài của Vietsovpetro
Tất cả các hệ thống báo cáo và hồ sơ liên quan trong công tác khoan cần phải được thực hiện bằng tiếng Anh. Bước đầu, Vietsovpetro phải thực hiện đồng thời cả hai hệ thống báo cáo bằng tiếng Anh và tiếng Việt hoặc tiếng Nga để cho những người thực hiện có thời gian làm quen dần với hệ thống báo cáo mới. Sau đó, sẽ chuyển sang thực hiện công việc báo cáo công tác khoan bằng tiếng Anh như là một qui định bắt buộc phải áp dụng trong nội bộ Vietsovpetro.
Tiếp thị là một yếu tố quan trọng để đạt được kết quả trong kinh doanh. Thực tế, tiếp thị không đơn thuần chỉ là quảng cáo để giới thiệu và bán sản phẩm hay dịch vụ mà nó được biết đến như là “Tất cả các hoạt động liên quan đến việc xác định những nhu cầu của khách hàng trong một thị trường mục tiêu và cố gắng để thỏa mãn các nhu cầu của khách hàng đó ở mức độ tốt hơn đối thủ cạnh tranh”. Tuy nhiên, hoạt động tiếp thị của Vietsovpetro hiện nay vẫn còn yếu kém, hiệu quả còn thấp. Vì vậy, Vietsovpetro phải chú trọng nhiều hơn đến việc xây dựng một đội ngũ nghiên cứu và thực hiện công tác tiếp thị chuyên nghiệp. Ngoài việc cần nghiên cứu năng lực và khả năng của đối thủ cạnh tranh như là số lượng giàn khoan đang hoạt động trong những thị trường sẽ hướng đến, giá dịch vụ của các đối thủ cạnh tranh, Vietsovpetro cần phải tìm kiếm thông tin về kế hoạch khoan thăm dò và khai thác của các công ty trong lãnh thổ Việt nam cũng như các nước khác trong khu
Ban giám đốc
Các phòng chức năng
và đơn vị nội bộ Đơn vị chính thực hiện dịch vụ Phòng tiếp thị và dịch vụ
vực. Việc tiếp cận và khảo sát để có được những thông tin phản hồi từ các khách hàng là một việc làm quan trọng để nâng cao chất lượng dịch vụ và thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.
Có thể khẳng định rằng, một sự chuẩn bị chu đáo và kỹ lưỡng sẽ mang lại những kết quả tốt trong kinh doanh. Do đó, Vietsovpetro cần thiết lập một hệ thống nhà cung cấp có uy tín và đáng tin cậy để đảm bảo rằng những vật tư và thiết bị luôn luôn trong tình trạng sẵn sàng phục vụ. Để đạt được điều này, Vietsovpetro phải ký các hợp đồng nguyên tắc với các nhà sản xuất hoặc nhà phân phối độc quyền của các nhà sản xuất. Cách làm này có những ưu điểm là giảm được thời gian trong khâu tổ chức mua hàng hóa và giảm chi phí tài chính trong việc lưu kho hàng hóa và tồn kho.
Tóm lại, Vietsovpetro cần phải điều chỉnh và nâng cấp hệ thống quản lý và
điều hành bởi vì yếu tố này có ảnh hưởng không nhỏ đến khả năng cạnh tranh, kết quả và hiệu quả hoạt động kinh doanh của Vietsovpetro. Đối với giải pháp này, tác giả cho rằng Vietsovpetro cần phải xây dựng một cơ cấu tổ chức cho việc cung cấp dịch vụ ngoài đơn giản và gọn nhẹ (trong đó có dịch vụ khoan) để có thể xử lý nhanh hiệu quả hơn các yêu cầu hay vấn đề phát sinh từ phía khách hàng. Hơn thế nữa, Vietsovpetro cũng cần áp dụng hệ thống báo cáo kỹ thuật của công việc khoan bằng tiếng Anh càng sớm càng tốt để làm quen dần, đến khi làm dịch vụ khoan thực tế sẽ dễ dàng, chính xác và kịp thời. Ngoài ra, Vietsovpetro nên chú trọng nhiều hơn vào vấn đề nghiên cứu thị trường, tìm hiểu các thông tin cần thiết về nhu cầu của khách hàng cũng như thế mạnh của các đối thủ cạnh tranh.