Khái niệm thông tin (information) được sử dụng thường ngày. Con người có nhu cầu đọc báo, nghe đài, xem phim, video, đi tham quan, du lịch, tham khảo ý kiến người khác, ... để nhận được thêm thông tin mới. Thông tin mang lại cho con người sự hiểu biết, nhận thức tốt hơn về những đối tượng trong đời sống xã hội, trong thiên nhiên, ... giúp cho họ thực hiện đạt tới mục đích một cách tốt nhất. Có nhiều cách hiểu về khái niệm thông tin như:
- Thông tin là một khái niệm trừu tượng, tồn tại khách quan, có thể ghi nhớ trong đối tượng, biến đổi trong đối tượng và áp dụng để điều khiển đối tượng.
- Thông tin làm tăng thêm hiểu biết của con người, là nguồn gốc của nhận thức.
- Thông tin về một đối tượng chính là một dữ kiện về đối tượng đó, chúng giúp ta nhận biết và hiểu được đối tượng.
Phản hồi là thái độ, hoặc là kết quả thực hiện quyết định của đối tượng quản lý. Phản hồi giúp cho người quản lý, người lãnh đạo điều chỉnh hành vi, thái độ và cao nhất là điều chỉnh các quyết định quản lý.
Thông tin phản hồi là một hiện tượng vốn có của vật chất, là thuộc tính khách quan của thế giới vật chất. Nếu trong một sự vật đang diễn ra những biến đổi phản ánh sự tác động của một sự vật khác, thì có thể nói rằng sự vật thứ nhất đang trở thành vật thể mang tính thông tin về sự vật thứ hai. Nội dung của thông tin phản hồi chính là những thuộc tính, vốn có của sự vật với các sự vật hiện tượng được bộc lộ ra, thể hiện thông qua tác động qua lại của sự vật ấy với các sự vật khác. Thông tin có thể phủ định, xóa bỏ tính không khác nhau, nói cách khác, thông tin có thể giải thích như là tính không khác nhau bị xóa bỏ, là tính đa dạng….
Thông tin phản hồi là đưa ra thông tin xác nhận lại hay đóng góp những ý kiến để phát triển những thông tin có được. Nó không hẳn là những lời phê phán,và càng không phải là những lời phê bình mang tính tiêu cực. Việc chuyển giao và tiếp nhận thông tin phản hồi phải tuân thủ những nguyên tắc nhất định nhằm tránh những cảm xúc nặng nề, thiếu thiện cảm, phản tác dụng, giận giữ hoặc thất vọng từ cả người cho và người nhận, đưa ra thông tin phản hồi hiệu quả sẽ giúp nâng cao tình thần làm việc cũng như thành tích làm việc trong quản lý thông tin.