a. Văn phòng
Chức năng: Là bộ phận tham mưu giúp Ban Lãnh đạo về công tác tổ chức
nhân sự, tuyển dụng, quản lý, quy hoạch, đề bạt, bổ nhiệm cán bộ, huấn luyện, đào tạo, thi đua, khen thưởng, kỷ luật, lao động-tiền lương, văn thư, lưu trữ, hành chính quản trị, quản lý tài sản và đảm bảo điều kiện làm việc tại văn phòng Ban Quản lý.
Nhiệm vụ:
- Tổng hợp, xếp lịch công tác hàng tuần của Ban Lãnh đạo, chuẩn bị nội dung giao ban, ra thông báo cuộc họp, bố trí địa điểm và sắp xếp chương trình, lịch làm việc, chủ trì triển khai các công tác đối ngoại, hậu cần…
- Quản lý hồ sơ cán bộ nhân viên. Đề xuất công tác tổ chức nhân sự, quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng, đề bạt, bổ nhiệm cán bộ, thi đua, khen thưởng, kỷ luật đảm bảo tiêu chuẩn quy định và phù hợp với yêu cầu công tác.
- Nghiên cứu và đề xuất các giải pháp thực hiện chính sách chế độ cho người lao động theo đúng quy định pháp luật hiện hành.
- Bảo quản và lưu trữ các hồ sơ tài liệu; Quản lý các loại giấy tờ, sổ sách ghi chép về công tác văn thư, lưu trữ, giấy giới thiệu, giấy công tác.
- Quản lý sử dụng con dấu đúng theo quy định pháp luật; Theo dõi việc áp dụng, vận hành hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 của Ban.
- Thực hiện công tác khác do Trưởng Ban giao.
b. Phòng Kế hoạch - Đấu thầu
Chức năng: Là bộ phận tham mưu tổng hợp giúp Ban Lãnh đạo thực hiện
quản lý về công tác kế hoạch, tổng hợp, đấu thầu các dự án theo hợp đồng và theo quy định của pháp luật. Thừa hành chức năng của Ban Giao thông - Đô thị thực hiện nhiệm vụ xúc tiến đầu tư, phát triển các dự án trong lĩnh vực Giao thông, Đô thị và các công trình dân dụng, công nghiệp khác từ nguồn vốn ODA, các nguồn vốn huy động bằng hình thức xã hội hóa, cổ phần hóa hoặc các hình thức khác được pháp luật cho phép
Nhiệm vụ:
- Xây dựng kế hoạch tổng thể và kế hoạch chi tiết hàng năm cho Ban Giao thông - Đô thị (kế hoạch vốn, kế hoạch giải ngân, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch đấu thầu, các kế hoạch, chương trình công tác hàng năm, quý, tháng, tuần…) và đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch, tham mưu kịp thời cho Ban Lãnh đạo chỉ đạo giải quyết những vướng mắc, khó khăn hoặc do yếu tố khách quan, chủ quan tránh tổn thất bất lợi cho chủ đầu tư.
- Lập kế hoạch thực hiện và chủ trì triển khai công tác đấu thầu theo đúng quy trình, thủ tục hiện hành.
- Theo dõi tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện theo định kỳ tháng, quí, năm về hoạt động của Ban Giao thông - Đô thị cho cấp có thẩm quyền.
- Chủ trì tham mưu Trưởng Ban thực hiện các hoạt động xúc tiến đầu tư và chuẩn bị đầu tư của các dự án mới.
- Quản lý theo dõi chung toàn bộ các hợp đồng liên quan đến các dự án (từ khi ký kết đến kết thúc thanh lý hợp đồng).
- Chủ trì thanh lý các hợp đồng đã được Ban Giao thông - Đô thị ký kết. - Chủ trì triển khai và thực hiện bảo mật công tác đấu thầu theo quy định. - Chủ trì thực hiện các công việc liên quan đến xuất nhập khẩu vật tư thiết bị theo quy định của hợp đồng và pháp luật.
- Thực hiện các công tác khác do Trưởng Ban giao.
c. Phòng Kỹ thuật - Chất lượng
Chức năng: Là bộ phận tham mưu tổng hợp giúp Ban Lãnh đạo thực hiện
công tác quản lý về Kỹ thuật - Chất lượng trong quá trình triển khai các dự án.
Nhiệm vụ:
- Thực hiện chức năng quản lý kỹ thuật, chất lượng dự án từ giai đoạn lập dự án đến khi vận hành chạy thử, chuyển giao kỹ thuật công nghệ công trình đưa vào khai thác sử dụng, bảo hành và thanh lý hợp đồng.
- Chủ trì lập dự toán chi phí các công việc tư vấn, các hạng mục mới để làm cơ sở quản lý vốn, chuyển cho Phòng Kế hoạch thẩm định trình duyệt.
- Là bộ phận thường trực tham mưu cho Trưởng Ban trong công tác nghiệm thu do Hội đồng nghiệm thu cơ sở thực hiện.
- Chủ trì chuẩn bị, tổng hợp hồ sơ quản lý kỹ thuật, chất lượng, khối lượng, hồ sơ hoàn công phục vụ công tác bàn giao công trình đưa vào sử dụng.
- Chủ trì công tác thẩm tra, thẩm định, trình duyệt các nội dung liên quan đến khối lượng vượt trội, thay đổi, phát sinh, đơn giá mới.
- Tham gia công tác nghiệm thu các hạng mục hoàn thành của các dự án. - Thực hiện các công tác khác do Trưởng Ban giao.
d. Phòng Tài chính - Kế toán
Chức năng: Là bộ phận tham mưu cho Ban Lãnh đạo về công tác quản lý
về tài chính, kế toán bao gồm công tác quản lý điều hành tài chính - kế toán, thanh toán, quyết toán, công tác thống kê, thông tin kinh tế, tài chính và hạch toán kế toán theo quy định hiện hành từ nguồn vốn vay ODA, vốn trong nước và các nguồn vốn khác.
Nhiệm vụ:
- Tổ chức thực hiện công tác giải ngân, thanh toán các hợp đồng Tư vấn thiết kế, giám sát thi công, hợp đồng thi công và các hợp đồng kinh tế, các chi phí khác của dự án theo đúng quy định và đúng thời hạn.
- Tham mưu các vấn đề liên quan đến lĩnh vực tài chính, nguồn vốn trước khi Ban Giao thông - Đô thị tổ chức ký kết các hợp đồng giao thầu, hợp đồng kinh tế, hợp đồng liên doanh liên kết.
- Tổ chức tính toán ghi chép đầy đủ, chính xác trong việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, lập báo cáo tài chính và báo cáo kiểm toán theo yêu cầu của nhà tài trợ, thực hiện đúng chế độ báo cáo cho các cơ quan hữu quan theo chuẩn mực kế toán do Bộ tài chính ban hành đối với các đơn vị chủ đầu tư và luật kế toán hiện hành.
- Cập nhật thường xuyên các số liệu thông tin kinh tế, các văn bản pháp quy về tài chính - kế toán và các chế độ chính sách về hạch toán kinh tế theo chế độ hiện hành, hướng dẫn các Phòng, Phân Ban thực hiện.
- Báo cáo kịp thời các yêu cầu về thanh tra tài chính, kiểm toán định kỳ, giải trình, phân tích hoạt động kinh tế tài chính và kết quả chi phí đầu tư, thanh quyết toán kịp thời, theo đúng quy định Nhà nước và Nhà tài trợ.
- Theo dõi hoạt động Tài chính, tình hình trích nộp quỹ theo quy chế nội bộ và quy định nhà nước của các đơn vị trực thuộc có chức năng thu, chi tài chính theo quy định.
- Thực hiện công tác quyết toán từng dự án khi kết thúc theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước.
- Bảo quản lưu trữ hồ sơ, sổ sách chứng từ và các tài liệu kế toán, giữ gìn bí mật trong công tác bảo mật tài chính kế toán theo quy định của Nhà nước.
- Thực hiện các công việc khác do Trưởng Ban giao.
e. Phòng Đền bù - Tái định cư
Chức năng: Là bộ phận thừa hành chức năng của Ban Giao thông - Đô thị
thực hiện nhiệm vụ quản lý các dự án xây dựng tái định cư được giao theo quy định hiện hành từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư đến kết thúc dự án đưa vào sử dụng. Phối hợp với Hội đồng bồi thường giải phóng mặt bằng các Quận, Huyện thực hiện công tác bồi thường, giải phóng mặt bằng, tái định cư các dự án.
Nhiệm vụ:
- Tổ chức thực hiện hiệu quả công tác quản lý kỹ thụât, chất lượng, khối lượng, tiến độ, môi trường, an toàn lao động các dự án xây dựng tái định cư theo nội dung hợp đồng và quy định của Nhà nước.
- Tổ chức thực hiện nghiệm thu khối lượng, chất lượng, đề xuất tạm ứng, thanh toán cho các Nhà thầu trên cơ sở đánh giá, kiểm soát khối lượng, chất lượng và các nội dung khác quy định tại hợp đồng.
- Được phép thay mặt Ban Lãnh đạo chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan xử lý, giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.
- Chủ trì tổ chức nghiệm thu, bàn giao đưa công trình vào sử dụng. - Chủ trì lập hồ sơ quyết toán vốn đầu tư các dự án xây dựng tái định cư.
- Phối hợp thực hiện công tác thanh toán, quyết toán chi phí liên quan đến đền bù giải tỏa tái định cư.
- Phối hợp với Hội đồng bồi thường giải phóng mặt bằng các Quận - Huyện lập hồ sơ và thực hiện bồi thường tái định cư giải phóng mặt bằng theo đúng quy trình và kịp thời gian theo kế hoạch.
- Phối hợp tổ chức bố trí và hoàn tất các thủ tục tái định cư cho các hộ dân. - Phối hợp thực hiện giải quyết các vướng mắc liên quan đến giải tỏa, bàn giao mặt bằng trong quá trình thực hiện dự án.
- Tham gia họp giải quyết khiếu nại về đền bù tái định cư. - Thực hiện các công việc khác do Trưởng Ban giao.
f. Các Ban Quản lý dự án: Ban QLDA Xây dựng Đại lộ Đông-Tây, Ban QLDA Cải thiện Môi trường nước giai đoạn 1, Ban QLDA Cải thiện Môi trường nước giai đoạn 2, Ban Quản lý dự án Phát triển Giao thông xanh TP.HCM
Chức năng: Thừa hành chức năng của Ban Giao thông - Đô thị làm nhiệm vụ
quản lý dự án Xây dựng đại lộ Đông-Tây, dự án Cải thiện môi trường nước giai đoạn 1, dự án Cải thiện môi trường nước giai đoạn 2, dự án Phát triển Giao thông xanh thành phố Hồ Chí Minh và Tiểu dự án hỗ trợ kỹ thuật chuẩn bị dự án từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư đến thực hiện và kết thúc dự án đưa vào sử dụng, bảo hành, thanh quyết toán theo quy định pháp luật.
Nhiệm vụ:
- Tổ chức thực hiện hiệu quả công tác quản lý kỹ thụât, chất lượng, tiến độ, khối lượng, môi trường, an toàn lao động dự án Xây dựng đại lộ Đông-Tây theo nội dung hợp đồng và quy định của Nhà nước.
- Xây dựng kế hoạch tổng thể, kế hoạch chi tiết, tổ chức theo dõi, đánh giá kế hoạch thực hiện dự án Xây dựng đại lộ Đông-Tây và đưa ra các giải pháp để thúc đẩy tiến độ thực hiện dự án đại lộ Đông-Tây từ giai đoạn thực hiện dự án đến kết thúc dự án đưa vào sử dụng, bảo hành và thanh quyết toán theo quy định.
- Theo dõi, kiểm tra thực hiện việc nghiệm thu khối lượng, chất lượng, đề xuất tạm ứng, thanh toán cho các Nhà thầu theo quy định tại hợp đồng.
- Thừa hành chức năng chủ đầu tư hoặc đại diện chủ đầu tư trong việc tổ chức thực hiện nghiệm thu các hạng mục công trình theo quy định.
- Xem xét kiểm tra phê duyệt thông qua bản vẽ thi công theo chức năng Ban Giao thông - Đô thị.
- Kiểm tra theo dõi hoạt động và nhân sự của Tư vấn, báo cáo đề xuất công tác nghiệm thu, thanh toán, quản lý hợp đồng Tư vấn.
- Chủ trì công tác lập dự toán chi phí tư vấn, chi phí hạng mục phát sinh trong các dự án do Ban QLDA đang thực hiện
- Thực hiện công tác chuẩn bị, thu thập hồ sơ quản lý chất lượng để chuyển giao Phòng Kỹ thuật - Chất lượng phục vụ công tác bàn giao cho đơn vị quản lý vận hành và các cơ quan chức năng.
- Được phép thay mặt Ban Lãnh đạo chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan xử lý, giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện dự án (bao gồm công trình tiện ích).
- Tham mưu cho Ban Lãnh đạo về việc kiểm tra đánh giá năng lực, điều kiện và đề xuất Ban Lãnh đạo phê duyệt chấp thuận nhà thầu phụ tham gia vào dự án đại lộ Đông-Tây.
- Thực hiện các công tác khác do Trưởng Ban giao.