a. Công tác quản trị rủi ro tại các Phòng, Ban
Hiện nay tại Ban Giao thông - Đô thị chưa có hệ thống quản trị rủi ro cụ thể, công tác quản trị rủi ro chưa thật sự được chú ý nhiều và thường được thực hiện đan xen trong quá trình công tác quản lý dự án. Theo chức năng nhiệm vụ của từng Phòng, Ban thì công tác quản trị rủi ro tại Ban Giao thông - Đô thị có thể khái quát như sau:
- Văn phòng:
Là đơn vị chịu trách nhiệm quản trị các rủi ro trong quá trình thực hiện các hoạt động quản lý thông tin, văn bản, hồ sơ....và các hoạt động liên quan đến công tác tổ chức tuyển dụng, quản lý hợp đồng đối với cán bộ trong Ban Quản lý nhưng công tác quản lý rủi ro của văn phòng chỉ mới thực hiện ở mức độ sơ cấp, dựa trên ý
thức và trách nhiệm công việc được phân công của mỗi cá nhân cán bộ mà chưa có chiều sâu.
- Phòng Kế hoạch - Đấu thầu:
Là đơn vị chịu trách nhiệm nhận diện các rủi ro trong quá trình chuẩn bị và lập dự án đầu tư, các rủi ro có thể xuất hiện trong quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng với các Nhà thầu thi công, Tư vấn giám sát và các Tư vấn khác.... Đồng thời là bộ phận chính theo dõi và tham mưu cho Ban Lãnh Đạo về các vấn đề về pháp lý đối với các hạng mục xảy ra tranh chấp, thưa kiện từ phía Tư vấn, Nhà thầu, các công tác liên quan đến việc phê duyệt điều chỉnh tổng dự toán, các phát sinh về chi phí của dự án..., nhưng Phòng Kế hoạch vẫn chưa có một hệ thống nhận biết và đối phó với rủi ro một cách khoa học, chưa chủ động trong việc đưa ra các phương án phòng ngừa các rủi ro.
- Phòng Kỹ thuật – Chất lượng.
Là đơn vị chịu trách nhiệm trong nhận diện và đối phó các rủi ro có thể xảy ra trong việc lập dự án đầu tư, thiết kế và đặc biệt là các vấn đề phát sinh, thay đổi thiết kế, sự cố công trình trong giai đoạn triển khai thi công đồng thời còn là đơn vị chính trong việc phê duyệt các đơn giá, dự toán, điều chỉnh thiết kế.... Tuy nhiên, đến nay phòng Kỹ thuật – Chất lượng vẫn chưa có một hệ thống nhận biết và đối phó với rủi ro một cách khoa học, chưa có phương án xử lý.
- Phòng Tài chính– Kế toán:
Chịu trách nhiệm quản lý các rủi ro trong hoạt động tài chính của Ban Quản lý, đảm bảo các thủ tục pháp lý theo quy đinh của nhà nước, điều kiện hợp đồng, đảm bảo tiến độ kế hoạch giải ngân trong hiệp định vay. Cảnh báo các nguy cơ chậm trễ tiến độ giải ngân, mất cân đối trong các đợt giải ngân, sử dụng vốn sai mục đích, không hiệu quả, không đạt chỉ tiêu yêu cầu để cảnh báo các nguy cơ thanh toán, gian lận tài chính.... Là bộ phận tham mưu chủ chốt cho Ban Lãnh đạo trong việc giải ngân, thanh toán, quyết toán công trình.
Trong nhiều năm qua, Phòng Tài chính– Kế toán đã thực hiện khá tốt công tác quản lý tài chính. Tuy nhiên, do tính chất quan trọng và nhạy cảm đặc trưng và
mặc dù công tác kiểm soát gắt gao, quy trình giải ngân thanh toán được quán triệt, nhưng chức năng quản trị rủi ro trong công tác quản lý tài chính chưa rõ ràng, chuyên biệt. Cụ thể như chưa có bảng danh sách nhận diện các rủi ro tài chính rõ ràng, chưa có biện pháp đánh giá, đo lường các rủi ro này, chưa lập kế hoạch đối với các rủi ro thường trực, chưa bổ nhiệm nhân sự cụ thể thực hiện công tác nhận diện và phân tích rủi ro.
- Phòng Đền bù – Tái định cư:
Chịu trách nhiệm trong công tác đền bù giải tỏa, giải phóng mặt bằng, bàn giao mặt bằng đúng thời gian quy định của hợp đồng, hỗ trợ giải quyết các tranh chấp với người dân, chính quyền địa phương về ranh mốc của dự án. Do những yếu tố khách quan như quy định đền bù, sự phối hợp của địa phương người dân... nên trong thời gian qua công tác bàn giao giải phóng mặt bằng và giải quyết các tranh chấp về ranh mốc dự án trong giai đoạn thi công còn nhiều vấn đề cần giải quyết để đảm bảo không ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành của dự án. Tuy nhiên, hiện nay Phòng Đền bù – Tái định cư chưa xây dựng hoàn thiện hệ thống nhận biết và đối phó với rủi ro một cách thực tế và khoa học.
- Các Ban Quản lý dự án (Ban QLDA):
Do đặc trưng, chức năng của Ban Giao thông - Đô thị nên đối với mỗi dự án sẽ thành lập các Ban QLDA cho mỗi dự án riêng, Ban QLDA là bộ phận chịu trách nhiệm trực tiếp trước Ban Lãnh Đạo về công tác quản lý tiến độ, chất lượng công trình, hồ sơ thanh toán, tạm ứng, đảm bảo về an toàn lao động, vệ sinh môi trường.... Là bộ phận quan trong nhất trong công tác cảnh báo và quản lý các rủi ro trong suốt vòng đời của dự án, do dó đòi hỏi cao về trình độ chuyên môn cũng như kinh nghiệm giải quyết công việc của các cá nhân trong các Ban QLDA. Tuy nhiên trong thời gian qua việc phòng ngừa rủi ro trong suốt vòng đời của dự án là chưa có hệ thống, danh mục cụ thể, chưa có kế hoạch rõ ràng và còn phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm của các cá nhân phụ trách, đồng thời thời gian dự án thường kéo dài nên thường xuyên xảy ra tình trạng thay đổi các cá nhân phụ trách dẫn đến việc
thiếu thông tin và thiếu kinh nghiệm trong việc quản lý các dự án có sự tham dự của Nhà thầu quốc tế.
Các Ban QLDA chưa xây dựng và hoàn thiện các quy trình, giải pháp cụ thể nhằm nhận diện, đối phó, hạn chế thiệt hại đối với các rủi ro trong quá trình thực hiện dự án.
b. Công tác quản trị rủi ro có sự tham gia của cán bộ chủ chốt
Công tác quản trị rủi ro chủ yếu dựa trên kinh nghiệm của các cán bộ rút ra từ kinh nghiệm bản thân, các quy định hợp đồng và các bài học từ các dự án trước.
- Ban Lãnh Đạo (Trưởng Ban/ Các Phó Trưởng Ban):
Định hướng, đưa ra quyết định nhằm né tránh hay chấp nhận các rủi ro. Dự đoán, nhận diện các rủi ro mang tính vĩ mô nhằm thực hiện công tác quản lý, đề ra các biện pháp ứng phó phù hợp nhằm né tránh, giảm thiểu, chuyển hướng các rủi ro có thể xảy ra.
Trong thời gian qua Ban Lãnh đạo đã rất tích cực trong việc giải quyết các vướng mắc, tồn tại để thúc đẩy tiến độ thi công của các dự án cũng như đảm bảo tiến độ giải ngân thanh toán theo kế hoạch vốn hàng năm.
Tuy nhiên Ban Lãnh Đạo vẫn chưa có những chỉ đạo, định hướng cụ thể cho việc xây dựng hệ thống quy trình quản trị rủi ro rõ ràng, cụ thể tại các phòng, ban
- Trưởng các Phòng, Ban chuyên trách: Chịu trách nhiệm theo lĩnh vực chuyên môn của Phòng, Ban mình phụ trách. Trong thời gian qua các cá nhân phụ trách các phòng ban chưa chủ động trong việc xây dựng hệ thống quản trị rủi ro rõ ràng tại các hạng mục công việc của phòng, ban mình phụ trách. Phương pháp quản trị rủi ro chủ yếu dựa trên kinh nghiệm và các bài học thực tế để đề phòng và giảm thiểu sai sót trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
- Cán bộ, chuyên viên trực tiếp tham gia dự án: Tự thực hiện công tác đối phó với rủi ro theo năng lực, kinh nghiệm và nhận thức của mỗi cá nhân.
- Một số bộ phận khác: Phương pháp quản trị rủi ro chủ yếu là né
Nhìn chung tình hình triển khai thực hiện công tác chuyên môn của Ban Giao thông – Đô thị trong thời gian qua có thể khái quát như sau:
Qua những thành quả đạt được trong công tác QLDA tại Ban Giao thông – Đô thị có thể thấy được trong thời gian qua toàn thể tập thể Ban đã không ngừng nỗ lực tập trung giải quyết các công việc đảm bảo các mục tiêu UBNTP giao phó, đã hoàn thành dự án đền bù tái định cư, giải phóng và bàn giao mặt bằng phục vụ thi công hoàn thiện các dự án Cải thiện Môi trường nước và dự án Đại lộ Đông Tây.
Việc hoàn thành và đưa vào sử dụng kịp thời dự án Đại lộ Đông Tây, dự án Cải thiện môi trường nước đã góp phần giải quyết nhiều vấn đề về tình trạng kẹt xe trên địa bàn thành phố, rút ngắn thời gian di chuyển từ Đông sang Tây thành phố, tiết kiệm nhiên liệu và thời gian, giảm thiểu tình trạng ô nhiễm, vấn đề ngập nước cũng như góp phần rất lớn trong việc chỉnh trang đô thị, xây dựng thành phố ngày càng xanh, sạch đẹp.
Tuy nhiên, bên cạnh những mặt làm được từ các dự án nêu trên thì vẫn còn nhiều vấn đề tồn lại liên quan đến công tác quản lý dự án cần phải kịp thời giải quyết, đó chính là những tồn tại gây ảnh hưởng đến chi phí, tiến độ thực hiện các dự án đã được trình bày trong các phần trên.
Trong thời gian qua các nhân sự chủ chốt đã tích cực trong công tác quản lý dự án cũng như công tác quản trị rủi ro như thường xuyên và chủ động tổ chức các buổi họp để giải quyết tháo gỡ kịp thời các vướng mắc, kịp thời đưa những quyết định mang tính thúc đẩy tiến độ của dự án. Nhưng vì Ban Giao thông – Đô thị chưa có hệ thống quản trị rủi ro cụ thể, rõ ràng nên các nhân sự chủ chốt thực hiện công tác phòng ngừa, hạn chế và đối phó với các yếu tố rủi ro còn bị động, manh mún.
Do đó, việc xây dựng hoàn thiện các quy trình quản lý dự án, kịp thời nhận diện và phòng ngừa đối phó với các yếu tố rủi ro trong quá trình quản lý dự án là công tác hết sức cần thiết và cấp bách đối với Ban Giao thông –Đô thị.