Quy trình khai thác gồm cĩ những bước sau:
Bước 1: Thu thập thơng tin:
- Chuyên viên khai thác tiếp xúc với khách hàng, thu thập thơng tin về khách hàng, nhu cầu bảo hiểm, thơng tin về đối tượng được bảo hiểm. Tư vấn cho khách hàng các sản phẩm bảo hiểm phù hợp nhu cầu của khách hàng. Nhân viên sử dụng các Phiếu thơng tin khách hàng/Phiếu yêu cầu bảo hiểm và ghi Sổ theo dõi khai thác.
- Kết thúc bước này, chuyên viên khai thác phải xác định được đối tượng bảo hiểm, người thụ hưởng, người được bảo hiểm, sản phẩm bảo hiểm dự kiến cung cấp cho khách hàng, thu thập và kiểm tra các thơng tin liên quan. Nếu thuộc phân cấp của mình, chuyên viên tiếp tục thực hiện bước sau. Nếu khơng thuộc phân cấp thì phải báo cáo cấp trên để nhận được sự chỉ đạo.
Bước 2: Đánh giá rủi ro:
- Căn cứ vào các thơng tin ban đầu thu thập được, các chuyên viên tiếp xúc trực tiếp đánh giá đối tượng bảo hiểm theo các tiêu chuẩn của Bản đánh giá
rủi ro. Những trường hợp đặc biệt cĩ thể cần cĩ đánh giá rủi ro của các cơ quan chuyên mơn bên ngồi.
- Chuyên viên khai thác căn cứ các thơng tin và các qui định của cơng ty để đưa ra Bản chào bảo hiểm và xin ý kiến các phịng liên quan. Nếu thuộc phân cấp của đơn vị, lãnh đạo đơn vị phê duyệt bản chào bảo hiểm. Nếu khơng thuộc phân cấp, xin ý kiến phê duyệt về các nội dung trên phân cấp.
Bước 3: Xem xét hồ sơ trên phân cấp:
- Phịng được phân cấp cĩ trách nhiệm xét duyệt hồ sơ khai thác do cấp dưới trình và trả lời trong thời gian hợp lý do từng cơng ty quy định. Thời gian trụ sở chính trả lời các hồ sơ khai thác trên phân cấp và trao đổi giữa các phịng là 24 giờ kể từ khi nhận được thơng tin gần nhất.
- Các bước xét duyệt hồ sơ tại trụ sở chính được thực hiện như sau: Phịng quản lý nghiệp vụ xem xét, nếu thuộc phân cấp của phịng, cĩ thể cĩ ý kiến thơng báo cho cơng ty thành viên ngay. Trường hợp giá trị tham gia bảo hiểm lớn, mức trách nhiệm cao, vượt mức được phân cấp, phịng nghiệp vụ tiếp tục làm tờ trình xin ý kiến giải quyết gửi các phịng liên quan và trình lãnh đạo Tổng cơng ty phê duyệt, nếu cần cĩ thể tiến hành đàm phán trực tiếp với khách hàng. Khi cĩ ý kiến từ lãnh đạo BVVN, phịng nghiệp vụ thơng báo cho cơng ty thành viên để thơng báo/ cấp đơn bảo hiểm cho khách hàng.
Bước 4: Đàm phán với khách hàng:
Bản chào bảo hiểm phải được cung cấp cho khách hàng chậm nhất 24 giờ sau khi được phê duyệt. Cán bộ được phân cơng phải theo dõi và kịp thời giải đáp các yêu cầu của khách hàng trong vịng 24 giờ kể từ khi nhận được yêu cầu.
Bước 5: Cấp đơn/hợp đồng bảo hiểm:
Khi khách hàng chấp nhận bản chào bảo hiểm: đề nghị gửi Phiếu yêu cầu bảo hiểm hồn chỉnh cho Bảo Việt. Cấp đơn bảo hiểm chính thức hoặc cấp
đơn bảo hiểm tạm thời, theo dõi để cấp đơn bảo hiểm chính thức. Vào sổ khai thác, vào chương trình vi tính theo dõi khai thác, thống kê.
Bước 6: Thơng báo thu phí nội bộ:
Phịng khai thác phải gửi tại văn thư 1 bản thơng báo thu phí cho phịng kế tốn và 1 bản cho phịng tái bảo hiểm (nếu liên quan đến tái bảo hiểm). Văn thư mở sổ theo dõi cấp đơn bảo hiểm và gửi thơng báo cho phịng kế tốn và tái bảo hiểm
Bước 7: Theo dõi thu phí và hạch tốn doanh thu, trả chi phí khai thác, hoa hồng:
Phịng Kế tốn khi nhận được thơng báo thu phí cĩ trách nhiệm hạch tốn doanh thu và theo dõi thu/nợ phí bảo hiểm. Thanh tốn hoa hồng, chi phí khai thác.
Bước 8: Chăm sĩc khách hàng:
Chuyên viên khai thác theo dõi, đơn đốc thu phí bảo hiểm, tuyên truyền, đề phịng hạn chế tổn thất và các hoạt động sau bán hàng khác.