CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG TUYỂN DỤNG CỦA TẬP ĐOÀN FPT
3.2.2 Những giải pháp nhằm cải thiện tính nhất quán trong hoạt động tuyển dụng
quy định hay hướng dẫn nào để đánh giá việc sử dụng bài phỏng vấn nào sẽ mang lại hiệu quả cao. Tất cả đều xuất phát từ kinh nghiệm của các trưởng hoặc phó các bộ phận có liên quan. Nhưng bản thân những người này lại hầu hết là không được trải qua đào tạo bài bản nên dẫn đến việc đưa ra các câu hỏi thiếu tính tổng quát và chuyên nghiệp, thậm chí một số câu hỏi còn chưa thực sự liên quan đến thông tin cần thiết để tuyển chọn ứng viên. Do đó, các cán bộ phụ trách phỏng vấn cần được đào tạo một cách bài bản, đảm bảo sẽ nắm được quy trình phỏng vấn hiệu quả nhất để thu thập được nhiều thông tin cần thiết và đánh giá chính xác các ứng viên, phục vụ cho việc đưa ra quyết định tuyển chọn về sau. Bên cạnh kỹ năng phỏng vấn của những người trong hội đồng phỏng vấn, các câu hỏi trong phỏng vấn cũng cần phải được thiết kế sao cho ngắn gọn, dễ hiểu và giúp cho các ứng viên có thể trình bày rõ ràng, đầy đủ ý kiến của họ. Các câu hỏi được ra trong phỏng vấn cần nhằm mục đích thu thập những thông tin chính, quan trọng về ứng viên và phải được đặt ra một cách khéo léo giúp ứng viên bộc lộ ra bản thân họ.
Nói chung, công tác đánh giá tuyển mộ và tuyển chọn nên được tiến hành định kì 6 tháng 1 lần để đảm bảo sự hiệu quả của các công cụ hỗ trợ. Khi các công cụ này đạt hiệu quả cao thì việc tuyển chọn các ứng viên mới được chính xác và đem lại hiệu quả cao trong hoạt động tuyển mộ, tuyển chọn.
3.2.2 Những giải pháp nhằm cải thiện tính nhất quán trong hoạt động tuyểndụng dụng
Như đã phân tích trong mục nhược điểm của Chương 2, hoạt động tuyển dụng của Tập đoàn chưa tạo ra được một thể thống nhất do sự thiếu kết nối của các đơn vị với nhau, tinh thần đoàn kết trong nội bộ còn chưa cao, còn sự chưa thống nhất trong chính nội bộ Ban nhân sự. Để giải quyết những vấn đề này, có thể thực hiện các giải pháp sau:
3.2.2.1 Tăng cường công tác quản lý tuyển dụng các đơn vị có liên quan
Với một tập đoàn hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau như FPT thì việc tiến hành quản lý trên tổng có một vai trò tương đối quan trọng. Trong thực tế, Tập đoàn FPT đã xây dựng khá nhiều chính sách trong việc kiểm soát các nhân viên của mình, tuy nhiên vẫn còn nhiều thiếu sót.
Nhìn chung, các hoạt động trong Tập đoàn được chia làm 3 cấp: cấp chi nhánh, cấp đơn vị thành viên, cấp tổng. Yêu cầu đối với phòng nhân sự là phải giúp các đơn vị nắm vững được nhiệm vụ của mình, tránh tình trạng ỷ lại. Phòng tuyển
dụng của các đơn vị thành viên trực tiếp tham gia hoạt động tuyển dụng để phục vụ nhu cầu tuyển của mình; cán bộ phụ trách nhân sự có trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến nhân sự của đơn vị mình. Phòng tuyển dụng trên tổng không chỉ chịu trách nhiệm tuyển dụng nhân sự cho đơn vị trên tổng mà còn phải quản lý, bao quát được hoạt động tuyển dụng ở các đơn vị cấp thấp hơn để đảm bảo rằng các đơn vị thành viên không tiến hành các chính sách được đưa xuống một cách quá sai lệch, đảm bảo thực hiện việc tự chủ nhưng dưới sự quản lý của tổng để có được sự nhất quán trong hoạt động tuyển dụng của Tập đoàn, đảm bảo gắn được hoạt động tuyển dụng với mục tiêu chung đã đặt ra của cả Tập đoàn.
Hơn thế, phòng tuyển dụng FPT tổng cũng cần nắm được vai trò của mình trong sự điều tiết các hoạt động của các đơn vị thành viên. Trong các hoạt động của các đơn vị này, phòng tuyển dụng tổng cần nắm được những thông tin quan trọng nhất để có thể cập nhật được tình hình và nắm bắt được các vấn đề xảy ra tại các đơn vị thành viên nhằm đưa ra các góp ý bổ sung cho các đơn vị và hỗ trợ họ khi cần thiết. Bên cạnh đó, phòng nhân sự tổng còn phải cố gắng tạo ra một môi trường văn hóa riêng của các cán bộ tuyển dụng và quản lý môi trường này thật tốt. Sự nhận thức đúng và sự tham gia nhiệt tình của các đơn vị thành viên sẽ là một trong những yếu tố quan trọng giúp cho FPT tổng có điều kiện thuận lợi để thực hiện vai trò quản lý của mình. Mặt khác, các cán bộ quản lý sẽ có điều kiện nghiên cứu các chính sách, mô hình mới để áp dụng vào Tập đoàn khi không phải tập trung quá nhiều vào các hoạt động không phải chức năng chính của họ.
3.2.2.2 Xúc tiến hoạt động truyền thông nội bộ
Truyền thông nội bộ hiện nay không còn mới mẻ với các doanh nghiệp và tập đoàn lớn ở Việt Nam nữa. Vì vậy, phòng truyền thông nội bộ phải tạo được sự gắn kết giữa các phòng ban, đơn vị trong mảng nhân sự với nhau để họ nắm được các thông tin cơ bản của nhau, nắm được thông tin chung trong chính sách của FPT tổng đưa ra, từ đó tạo điều kiện cho việc hỗ trợ nhau về sau. Có thể đơn cử về tập đoàn Ford, từ khi thành lập, nhờ sự chú trọng đến hoạt động truyền thông nội bộ nên các nhân viên của Ford đều nắm vững được vai trò của họ trong Tập đoàn là gì, mình được hỗ trợ của ai và nên hỗ trợ phòng ban nào ,… Do đó, nhân viên trong Tập đoàn hiểu rõ được nhiệm vụ, mục tiêu mà mình cần phải đạt được, từ đó luôn cố gắng làm tốt nhất có thể để đóng góp cho doanh nghiệp.
Quay trở lại với Tập đoàn FPT, trong thời gian gần đây có thể thấy được sự lớn mạnh hơn trong hoạt động truyền thông nội bộ của các đơn vị nhân sự FPT xuất phát từ nhu cầu của các đơn vị nhân sự FPT có sự cách biệt về địa lý nên có nhiều
khó khăng trong việc trao đổi thông tin, cập nhật thông tin, chinh sách từ FPT tổng. Có khá nhiều các đơn vị thành viên tiếp cận được với chính sách khi các đơn vị khác đã áp dụng chính sách được vài tháng rồi. Vì vậy, bằng những hoạt động của mình, truyền thông nội bộ cần phải đóng góp ý kiến của mình trong việc xây dựng chính sách, quy trình để đảm bảo rằng những chính sách, quy trình có sự đóng góp của các đơn vị thành viên của FPT. Bên cạnh đó, phòng truyền thông nội bộ còn có thể tổ chức những buổi gặp mặt, chia sẻ kinh nghiệm giữa các nhân viên chuyên trách trong các lĩnh vực thuộc các đơn vị thành viên để tăng sự gắn kết, giúp đỡ nhau trong công việc. Phòng truyền thông nội bộ cũng nên dành sự quan tâm tới đời sống vật chất cũng như đời sống tinh thần của các nhân viên phụ trách nhân sự FPT, chia sẻ với họ những khó khăn và đưa ra những giải pháp để giải quyết những vấn đề đó. Phòng truyền thông nội bộ như cầu nối giữa các cán bộ nhân sự với Ban nhân sự FPT tổng trong việc nói lên các ý kiến, góp ý và các thông tin liên quan của cán bộ nhân sự với Ban nhân sự. Ngoài ra, phòng truyền thông nội bộ còn khuyến khích cho các nhân viên trong Tập đoàn giới thiệu bạn bè, người thân của họ tới làm việc tại Tập đoàn với những chính sách riêng của mình.
Hiện tại, phòng truyền thông nội bộ của Tập đoàn mới đảm nhận vai trò là cầu nối giữa các nhân viên trong lĩnh vực nhân sự với nhau qua đó cập nhật được thông tin giữa các đơn vị thành viên để họ có thể nắm bắt được một cách dễ dàng trong các bản tin hàng tuần của phòng. Có thể thấy rõ rằng phòng truyền thông còn nhiều tiềm năng chưa được khai thác và cần phải được quan tâm trong việc phát triển trong thời gian tới. Do đó, cần tăng cường các hoạt động hỗ trợ để phòng truyền thông có thể hiểu sâu hơn về các phòng ban khác bởi qua đó, họ mới phản ánh được thực trạng đúng nhất với các lãnh đạo cấp cao và đưa ra các giải pháp giúp các phòng ban có thể hoạt động tốt với chức năng của mình. Vì vậy, có thể nói phòng truyền thông nội bộ vừa hoạt động độc lập lại vừa phụ thuộc vào các hoạt động của các phòng ban khác trong lĩnh vực nhân sự tại Tập đoàn.
3.2.2.3 Xây dựng giá trị doanh nghiệp
Độ tuổi trung bình của nhân viên đang làm việc trong Tập đoàn FPT còn khá trẻ (29,34 tuổi), rất nhiều người mới vào làm việc trong Tập đoàn, các đơn vị thành viên trong khi các thế hệ đầu của FPT hầu hết đã chuyển ra làm việc tại các doanh nghiệp khác. Trong số những người ở lại FPT đến hiện nay, có không nhiều người nắm chắc được giá trị cốt lõi của FPT đã được Tập đoàn đến với thành công. Song song cùng sự phát triển của tập đoàn thì các đơn vị thành viên được giao quyền tự chủ trong việc thành lập hoạt động của mình. Cũng chính vì sự tự chủ khá lớn này
đã làm cho họ không nhất thiết phải có sự gắn kết chặt chẽ với nhau. Vì vậy, trong nhiều trường hợp những hoạt động và mục tiêu mà họ đặt ra thường không có sự nhất quán đối với hoạt động, mục tiêu của tập đoàn.
Trước vấn đề như vậy, phòng nhân sự cần phải thiết lập được những tiêu chí, phương hướng giải quyết vấn đề một cách rõ ràng để có thể xây dựng được giá trị doanh nghiệp trong tâm trí toàn bộ nhân viên của Tập đoàn. Các buổi chia sẻ giữa cán bộ lãnh đạo với các nhân viên đang làm việc trong tập đoàn cần được tổ chức một cách kỹ lưỡng, chuyên nghiệp nhưng cũng phải mang lại không khí thân thiện, cởi mở giữa lãnh đạo và toàn thể nhân viên để cho họ có thể dễ dàng nắm bắt được tầm nhìn của tập đoàn cũng như vai trò vị trí của từng đơn vị đối với Tập đoàn, vai trò của từng cá nhân với Tập đoàn. Bên cạnh đó, các cấp lãnh đạo cũng nên theo dõi sát sao nhân viên của mình để kết nối họ với nhau và hỗ trợ họ trong việc tăng cường trao đổi thông tin công việc của mình đối với các nhân viên khác, đảm bảo tính 2 chiều trong các công việc được giao. Tuy rằng mô hình “sư phụ- đệ tử”- mô hình mà trong đó cán bộ quản lý trực tiếp theo sát nhân viên trong các hoạt động đã được áp dụng tại Tập đoàn, song mới chỉ dừng lại ở một vài bộ phận riêng biệt chứ chưa được diễn ra trên quy mô toàn bộ Tập đoàn. Vì vậy, cần giúp cho các nhân viên chủ động trao đổi thông tin công việc, nắm được tinh thần chung của Tập đoàn để từ đó gắn công việc của họ với mục tiêu chung của Tập đoàn.
Song song việc xây dựng văn hóa theo chiều ngang riêng cho từng phòng ban, thì mỗi phòng chức năng có thể xây dựng văn hóa của mình theo chiều dọc, trong mối quan hệ của văn hóa doanh nghiệp riêng từng phòng ban với văn hóa doanh nghiệp chung của cả Tập đoàn. Việc tổ chức những buổi talkshow, hội thảo về nhân sự để giao lưu, chia sẻ kinh nghiệm mang lại rất nhiều cơ hội cho các cán bộ các đơn vị tiếp xúc nhiều hơn với nhau, hiểu thêm về nhau. Ngoài ra, còn có thể tổ chức các buổi hoạt động ngoại khóa riêng cho các thành viên trong phòng tuyển dụng để họ dễ dàng được tiếp cận, làm việc cùng nhau từ đó hiểu nhau hơn và có thể kết hợp cùng nhau trong các hoạt động chung về sau. Mục tiêu trước mắt là cần phải gắn kết được các đơn vị thành viên có vị trí địa lý gần với nhau bằng cách thuyên chuyển công tác hay trao đổi nhân sự trong cùng lĩnh vực hoạt động giữa các đơn vị thành viên với nhau. FPT tổng cũng đang áp dụng giải pháp này bằng cách hàng tháng đề cử cán bộ đi công tác tại các đơn vị thành viên ở Hồ Chí Minh, Đà Nẵng.
3.2.2.4 Đảm bảo sự nhất quán giữa các chính sách hoạt động của các đơn vị thành viên
Các quy định, quy trình chung đối với các doanh nghiệp trong Tập đoàn cũng
là một vấn đề cần quan tâm. FPT hiện nay thì phòng nhân sự tổng vẫn đang phụ trách việc tạo ra các quy định, quy trình chung để đưa xuống áp dụng ở các đơn vị thành viên. Việc này ít nhiều đã gây ra những khó khăn trong việc áp dụng đối với từng đơn vị thành viên do tính đặc thù của những đơn vị này. Nguyên nhân chính của việc này chính là do phòng nhân sự tổng đã dựa vào những hiện trạng về nhân sự đang xảy ra ở FPT tổng để lập ra một chính sách chung, ép các đơn vị thành viên thực hiện theo trong khi những chính sách trên có vẻ chưa thực sự hợp lý và phát huy hiệu quả của nó ở các đơn vị thành viên.
Cách giải quyết cho vấn đề này là việc để cho các đơn vị thành viên nắm quyền tự chủ trong việc tuyển dụng nhưng vẫn phải dưới sự điều tiết của trên tổng. Theo đó, các đơn vị thành viên có quyền tự quyết định trong việc áp dụng linh hoạt chính sách được đưa xuống từ trên, dưới sự quản lý của Tập đoàn. Tập đoàn chỉ có trách nhiệm hình thành khung chính sách chung nhất nên các đơn vị thành viên có quyền điều chỉnh theo điều kiện riêng của đơn vị mình sao cho hợp lý. Mọi hoạt động phát sinh từ phòng tuyển dụng của các đơn vị thành viên đều được báo cáo về phòng nhân sự tổng để phòng có thể nắm rõ các thông tin cần thiết, tạo điều kiện cho việc kiểm soát, điều tiết của họ. Thực hiện giải pháp này, FPT tổng vừa có thể quản lý được các hoạt động của các đơn vị thành viên, lại vừa giúp cho các đơn vị thành viên có thể tiến hành tuyển dụng phù hợp với điều kiện của đơn vị mình, qua đó đạt được mục tiêu của đơn vị cũng như của Tập đoàn.
Ngoài ra, việc phân quyền cho các đơn vị tại các cuộc họp cũng góp phần xây dựng nên một chính sách toàn diện, hợp lý hơn. Tuy vậy, hiện nay chỉ có một số ít các cán bộ trên tổng của các đơn vị thành viên mới có quyền đưa ra ý kiến vì vậy đôi khi các chính sách được xây dựng lên còn khá xa rời thực tế. Vì vậy, việc phân quyền cho phép các đơn vị có thể cử đại diện của mình đóng góp ý kiến, xây dựng chính sách chung để họ có thể hiểu rõ chính sách đồng thời cam kết để tuân thủ những chính sách đó hơn.