CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ CỦA TẬP ĐOÀN FPT
2.3.2Hoạt động tuyển mộ
Có rất nhiều nguồn tại liệu viết về quy trình tuyển mộ, nhưng theo tác giả tổng hợp thì nhìn chung quy trình này gồm có 3 bước, được mô tả qua hình 2.1 sau đây:
Hình 2.5: Quy trình tuyển mộ
Nguồn: Ban Nhân sự Tập đoàn
2.3.2.1 Xây dựng hệ thống tuyển dụng
Trong quý đầu tiên hàng năm, các trưởng bộ phận cần phải xác định được nhu cầu tuyển dụng và bảo vệ kế hoạch nhân sự cho bộ phận mình trước Ban nhân sự của Tập đoàn. Nhu cầu tuyển dụng này thì được xây dựng dựa trên số cán bộ hiện có, khối lượng công viên cần thực hiện và kế hoạch sản xuất kinh doanh trong từng bộ phận.
Nội dung kế hoạch này gồm có:
- Tổng số cán bộ hiện có trong bộ phận
- Các vị trí đang cần tuyển như lập trình viên, cán bộ công nghê, cán bộ nhân sự, cán bộ kỹ thuật và cán bộ quản trị dự án,…
- Số lượng các nhân viên cần tuyển ở các vị trí đó. - Thời gian tuyển dành cho từng vị trí.
Bảo vệ kế hoạch nhân sự đã đặt ra là một phần của kế hoạch hoạt động và sản xuất kinh doanh của các công ty thành viên, các trung tâm và phòng ban chức năng. Sau buổi này, các cán bộ nhân sự trong công ty thành viên sẽ tự tập hợp nhu cầu nhân sự của công ty mình lại và giao lại cho phòng Tuyển dụng.
Các công ty thành viên sau khi bảo vệ kế hoạch nhân sự cấp thành viên thì Tổng giám đốc công ty thành viên sẽ tiến hành bảo vệ chi tiêu cho nhân sự của công ty mình trước Hội đồng nhân sự Tập đoàn. Hội đồng nhân sự này sẽ dựa trên các kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như kế hoạch phát triển của các công ty thành viên, các trung tâm, phòng ban để tiến hành xét duyệt nhu cầu tuyển dụng cho các công ty đó.
Cán bộ nhân sự của các công ty thành viên sẽ dựa trên các biên bản họp của Hội đồng nhân sự, hiệu chỉnh lại kế hoạch nhân sự và trình lên Tổng giám đốc chờ phê duyệt.
Như vậy, kế hoạch nhân sự mới chỉ dừng lại ở việc xác định được vị trí, số lượng và thời gian tuyển dụng mà chưa hề tính đến nguồn tuyển dụng và chi phí dành cho nó.
Trong trường hợp các công ty thành viên có thêm như cầu bổ sung chi tiêu cho nhân sự thì Tổng Giám đốc các công ty thành viên sẽ viết một đề nghị gửi lên
trưởng Ban nhân sự Tập đoàn xem xét và trình lên Tổng Giám đốc Tập đoàn phê duyệt.
2.3.2.2 Lập phiếu yêu cầu tuyển dụng
Khi phát sinh nhu cầu tuyển dụng, các cán bộ nhân sự trong các công ty thành viên sẽ thảo luận với các trưởng bộ phận để lập phiếu yêu cầu tuyển dụng. Các phiếu yêu cầu tuyển dụng sẽ được lưu giữ tại bộ phận nhân sự.
Phiếu yêu cầu tuyển dụng (Xem phụ lục 1) gồm có các thông tin cụ thể, chi tiết liên quan tới vị trí cần tuyển, số lượng cần tuyển,thời gian tuyển dụng, thời gian và nơi làm việc nêu được chọn, loại hợp đồng dự kiến sẽ ký, mức lương thử việc dự kiến của các ứng viên, lý do cần tuyển dụng,…
Cán bộ nhân sự và trưởng bộ phận có nhu cầu tuyển dụng sẽ cùng ngồi lại với nhau để thống nhất đưa ra mô tả công việc cũng như những yêu cầu đối với các ứng viên tham gia ứng tuyển vào vị trí đó.
Ngoài ra, trong phiếu yêu cầu tuyển dụng còn có một yêu cầu về việc bảo mật thông tin cho vị trí dự tuyển. Yêu cầu này ở mức độ cao, trung bình hay thấp là do trưởng các bộ phận đề nghị lên.
Đồng thời, trong phiếu này cũng xác định ra thành phần của Hội đồng tuyển dụng. Thành phần này thông thường gồm có:
-Cán bộ phụ trách nhân sự của công ty thành viên/chi nhánh. -Trưởng bộ phận có nhu cầu tuyển.
-Cán bộ chuyên môn
Một số vị trí tuyển dụng có tính chất đặc biệt thì thành phần tuyển dụng còn có thể bao gồm các chuyên gia trong lĩnh vực đặc biệt đó.
Phiếu yêu cầu tuyển dụng này sẽ được trình lên để giám đốc các công ty thành viên xem xét và duyệt.
Thông qua tờ phiếu này, các ứng viên có thể hiểu được công việc mình cần làm thông qua bản mô tả công việc cũng như yêu cầu mà họ cần đáp ứng được nếu như ứng tuyển vào các vị trí còn trống đó. Tuy vậy, phần mô tả công việc đôi khi còn khá sơ sài, gây ra nhiều khó khăn trong việc đăng tuyển. Đồng thời, phiếu yêu cầu tuyển dụng vẫn chưa hề đề cập đến một số vấn đề liên quan đến tỷ lệ sàng lọc cho mỗi đợt tuyển mộ hay chưa xác định được phạm vi tuyển mộ sao cho phù hợp với các vị trí cần tuyển cũng như chưa tính đến chi phí tuyển mộ. Do đó, rất khó khăn cho Ban nhân sự khi đánh giá hiệu quả tuyển mộ.
2.3.2.3 Tìm kiếm và thu hút ứng viên
Công việc tiếp theo trong quá trình tuyển mộ của Tập đoàn FPT là xác định
được nguồn tuyển mộ và phương pháp tuyển mộ phù hợp. Trong ba năm trở lại đây, kết quả tuyển mộ của Tập đoàn FPT được thể hiện trong bảng 2.3 sau đây:
Bảng 2.3: Kết quả tuyển mộ của Tập đoàn FPT từ năm 2012-2014
STT Chỉ tiêu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Số lượng (người) Tỷ trọng (%) Số lượng (người) Tỷ trọng (%) Số lượng (người) Tỷ trọng (%) 1 Tổng số người nộp hồ sơ 4920 100 5405 100 6523 100 2 Nguồn nội bộ 998 20,28 1124 20,8 1408 21,59
3 Nguồn bên ngoài 3922 79,72 4281 79,2 5115 78,41
Nguồn: Ban nhân sự Tập đoàn
Như vậy, số lượng hồ sơ thu được trong 3 năm này đều rất lớn. Năm 2012, số lượng hồ sơ của các ứng viên gửi tới Tập đoàn là 4920 hồ sơ. Trong năm 2013, 2014 số lượng này liên tục tăng. Cụ thể vào năm 2013 đã tăng thêm 485 hồ sơ, tức khoảng 4,86% so với năm 2012. Năm 2014 số lượng hồ sơ tiếp tục tăng 1118 hồ sơ, tức khoảng 20,68% so với năm 2013. Tỷ lệ hồ sơ nộp tham gia ứng tuyển vào Tập đoàn có một phần là do từ năm 2011 Tập đoàn thực hiện chiến lược OneFPT nên nhu cầu tuyển dụng cũng cao hơn, phần khác là do FPT ngày càng thể hiện được vị trí, quảng bá tốt hình ảnh thương hiệu của mình tới công chúng cũng như nguồn lao động có chất lượng, thu hút họ vào ứng tuyển để có được làm việc trong môi trường làm việc lý tưởng này. Tỷ lệ hồ sơ ứng tuyển tăng tạo điều kiện khá thuận lợi cho quá trình tuyển chọn nhân tài cho công ty và cũng nói lên hiệu quả của việc sử dụng các công cụ thu hút ứng viên trong quá trình tuyển mộ của Tập đoàn.
Nguồn nội bộ:
Nguồn nội bộ bao gồm các cán bộ nhân viên trong công ty có khả năng, kinh nghiệm phù hợp với yêu cầu công việc đang còn trống. Nguồn tuyển này thường được chú trọng xem xét ưu tiên trước khi quyết định tuyển người từ bên ngoài vì nguồn này bao gồm những người khá am hiểu Tập đoàn, họ đã quen với những quy định, môi trường làm việc trong Tập đoàn, đã được thử thách về lòng trung thành và tinh thần trách nhiệm đối với các công việc đượcgiao phó. Hơn thế họ hiểu rõ công việc mà họ sẽ phải làm trong tương lai nếu trúng tuyển, vì vậy có thể đáp ứng tốt nhất và nhanh nhất công việc được giao. Đồng thời, việc sử dụng nguồn tuyển mộ này sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức và chi phí tuyển dụng cũng như tuyển chọn.
Trong 3 năm trở lại đây, tỷ lệ hồ sơ từ các cán bộ nhân viên trong Tập đoàn
liên tục tăng lên. Năm 2012, số lượng hồ sơ thu được từ nguồn nội bộ chiếm 20,28% tổng số hồ sơ. Năm 2013, tỷ lệ này đã tăng lên 20,8%, tăng thêm 0,52%. Năm 2014, tỷ lệ này đã lên tới 21,59%, tức tăng thêm 0,79% so với năm 2013. Đây là một dấu hiệu tốt, cho thấy nhân viên trong Tập đoàn không những làm việc được ở một lĩnh vực mà cũng có khả năng tham gia làm việc ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Hơn thế nữa, việc tỷ lệ hồ sơ từ nguồn tuyển mộ nội bộ tăng cũng tạo điều kiện cho việc cắt giảm tuyển mộ và tuyển chọn từ bên ngoài, góp phần tránh lãng phí thời gian, công sức và chi phí cho Tập đoàn.
Bên cạnh đó, khi tuyển những vị trí quản lý thì việc sử dụng nguồn từ bên trong Tập đoàn sẽ khuyến khích các cán bộ nhân viên làm việc hăng say, đóng góp nhiều hơn cho Tập đoàn vì họ biết được nếu có khả năng thì sẽ có cơ hội thăng tiến cao hơn trong công việc, tránh hiện tượng bất mãn khi Tập đoàn quá trưng dụng, ưu tiên nguồn tuyển từ bên ngoài đồng thời tạo ra phong trào làm việc tích cực trong toàn Tập đoàn.
Các phương pháp tuyển mộ thường được sử dụng đối với nguồn nội bộ
Cán bộ tuyển dụng sẽ đăng tuyển trên các kênh thông tin nội bộ như website
www.fpt.com.vn, Public, website tuyển dụng, các bản tin, thông báo qua hệ thống thư điện tử cho từng cá nhân, thông báo qua các diễn đàn trao đổi của nhân viên trong Tập đoàn, qua báo nội bộ của mỗi công ty thành viên (ví dụ như FPT có tờ báo Chúng ta, Công ty Hệ thống thông tin FIS có tờ báo FIS link,…). Đối tượng hướng đến là tất cả các nhân viên hiện đang làm việc trong Tập đoàn FPT có khả năng đáp ứng được yêu cầu đặt ra của công việc và mong muốn chuyển đổi công việc hoặc kiêm nhiệm thêm công việc. Vị trí tuyển dụng khá phong phú, đa dạng nên đã thu hút được sự quan tâm rất lớn của các nhân viên từ nhiều cấp. Nội dung đăng tuyển bao gồm: vị trí cần tuyển, số lượng cần tuyển, mô tả ngắn gọn về công việc cần tuyển, quyền lợi cũng như trách nhiệm của các ứng viên nếu được chọn cùng với cách thức và thời gian nộp hồ sơ.
Hồ sơ ban đầu của các ứng viên tham gia chỉ yêu cầu CV bản mềm theo mẫu của Tập đoàn FPT ban hành (Xem phụ lục 02). Nếu là bản giấy thì chỉ cần bản phô tô, không nhất thiết phải công chứng. Đây là một thuận lợi của ứng viên vì họ có thể dễ dàng nộp hồ sơ và cán bộ tuyển dụng cũng dễ dàng lưu trữ hồ sơ của họ lại để phục vụ cho công tác chọn lọc hồ sơ sau này được dễ dàng. Tập đoàn FPT có ba mẫu CV áp dụng cho các vị trí ứng tuyển. Những CV mẫu này đã yêu cầu các ứng viên phải cung cấp các thông tin quan trọng như: trình độ học vấn, kinh nghiệm, mức lương trước đây, lý do thôi việc hay khả năng làm việc của họ. Những thông tin này là cơ sở để cho việc sàng lọc hồ sơ về sau này có thể được tiến hành một
cách nhanh chóng, thuận lợi.
Phương pháp tuyển mộ thông qua sự giới thiệu của nhân viên trong Tập đoàn
Phương pháp này được Tập đoàn sử dụng khi tuyển chọn các vị trí quản lý. Khi có vị trí quản lý trống, các nhân viên trong Tập đoàn có thể tiến cử một nhân viên nào đó trong bộ phận ứng tuyển. Phương pháp này tuy có số lượng hồ sơ khá ít nhưng chất lượng hồ sơ nhận được lại tương đối tốt bởi vì những thông tin về ứng viên dự tuyển là do nhân viên trong Tập đoàn cung cấp nên có độ tin cậy rất cao. Nhờ vậy mà cán bộ tuyển dụng có thể nhanh chóng tìm ra được ứng viên có năng lực phù hợp với công việc còn trống.
Phương pháp tuyển mộ dựa vào dữ liệu ứng viên được lưu giữ
Dữ liệu của các ứng viên từ những lần tham gia ứng tuyển trước cũng được sử dụng để phục vụ cho tuyển mộ lần sau. Một trong số những ứng viên bị loại từ lần trước có thể có năng lực tốt, song kết quả bài thi lần trước không may không đạt yêu cầu nên bị loại. Việc sử dụng nguồn dữ liệu này cho thấy sự quan tâm tới người lao động và mong muốn hạn chế cao nhất việc bỏ sót nhân tài của Tập đoàn.
Tại Tập đoàn FPT đang sử dụng chương trình phần mềm quản lý nhân sự People Soft 1. Đây được xem là một trong những chương trình quản lý nhân sự tân tiến nhất hiện nay. Các thông tin về cán bộ nhân viên đều được lưu giữ lại thông qua chương trình này. Đó là các thông tin liên quan đến cá nhân các ứng viên, bằng cấp, mức lương cũ, khen thưởng, đào tạo, học vấn, kinh nghiệm,… Những thông tin này thường xuyên được cập nhật và lưu giữ hàng ngày. Thông qua chương trình này, cán bộ nhân sự có thể dễ dàng chọn ra được những ứng viên phù hợp với vị trí cần tuyển.
Chị Phạm Quỳnh Diệp-Trưởng phòng tuyển dụng và đào tạo, Ban nhân sự nhận xét rằng: “Nhờ các phương pháp tuyển mộ nội bộ trên, cán bộ nhân sự đã tiếp nhận được rất nhiều hồ sơ của các nhân vien đang làm việc trong Tập đoàn nhưng có năng lực, kinh nghiệm đáp ứng được vị trí còn trống. Các ứng viên dự tuyển từ nguồn này thường cho kết quả tuyển dụng khá cao bởi vì họ là những người có năng lực, đã có thời gian làm quen với công việc cũng như môi trường làm việc của công ty. Nguồn nội bộ này thường tiết kiệm được khá nhiều chi phí dành cho tuyển dụng”.
Nguồn bên ngoài:
Số lượng hồ sơ thu được từ nguồn tuyển mộ bên ngoài luôn lớn hơn rất nhiều so với số lượng hồ sơ từ nguồn nội bộ. Theo kết quả tuyển mộ của năm 2014 thì có đến 5115 hồ sơ trong tổng số 6523 hồ sơ là từ nguồn bên ngoài (tương ứng với 78,41% tổng số hồ sơ nhận được). Nguồn tuyển mộ bên ngoài này bao gồm những sinh viên sắp tốt nghiệp hoặc vừa tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng, trung học
chuyên nghiệp và các nhân viên cùng ngành, người đang làm việc trong các doanh nghiệp khác,… Đây là một nguồn ứng viên khá phong phú và đa dạng và có số lượng hồ sơ chiếm tỷ lệ lớn trong tổng số lượng hồ sơ nhận được nhưng lại tốn kém chi phí cũng như mất nhiều thời gian để tuyển chọn hơn. Đồng thời, những người này sẽ mất thêm thời gian để làm quen với công việc cũng như môi trường làm việc mới.
Các phương pháp thu hút ứng viên từ nguồn bên ngoài Tập đoàn:
Phương pháp quảng cáo:
Tập đoàn thường đăng thông tin tuyển dụng trên website www.fpt.com.vn cũng như các website khác như www.24h.com, www.ungvien.net, www.vietnamwork.com,
www.tuyendung.com, www.jobviet.com,... Những thông tin tuyển dụng đã được thiết kế sẵn với nội dung tương tự như các thông tin được đăng lên kênh thông tin nội bộ. Các thông tin đăng tuyển đều được dựa trên một mẫu chung nên chưa thực sự thu hút các ứng viên. Thông tin tuyển dụng trên website www.fpt.com.vn do nhân viên tuyển dụng trong Ban nhân sự FPT chịu trách nhiệm đăng tuyển. Các công ty thành viên có nhu cầu đăng tuyển có thể chuyển thông tin đăng tuyển cho cán bộ tuyển dụng của Ban để đăng lên website này.
Cán bộ tuyển dụng Tập đoàn FPT hỗ trợ việc tìm kiếm hồ sơ các ứng viên. Cán bộ nhân sự của công ty thành viên chủ động trong việc tìm kiếm các ứng viên cần tuyển.
Anh Nguyễn Trường Minh- Cán bộ tuyển dụng của Ban nhân sự cho biết: “Phương pháp quảng cáo chủ yếu thu hút các sinh viên, những người đang làm việc tự do, ít thu hút được những người lao động có kinh nghiệm và trình độ chuyên môn cao như các chuyên gia trong lĩnh vực công nghệ thông tin hay các lập trình viên đã có nhiều năm kinh nghiệm,…” (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phương pháp thu hút do sự giới thiệu của cán bộ nhân viên trong Tập đoàn