CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ CỦA TẬP ĐOÀN FPT
2.3.3 Hoạt động tuyển chọn
Quy trình tuyển chọn của FPT được chia làm hai quy trình: Quy trình tuyển chọn nhân viên và quy trình tuyển chọn cán bộ cấp cao. Về cơ bản thì hai quy trình này có khá nhiều điểm chung trong quy trình thực hiện, nhưng do đặc thù của từng vị trí công việc nên mỗi quy trình sẽ có những điểm sai khác nhất định.
2.3.3.1 Quy trình tuyển chọn nhân viên
Chọn lọc hồ sơ
Các hồ sơ của ứng viên được chuyển về Phòng Tuyển dụng để cán bộ tuyển dụng chọn lọc và phân loại hồ sơ dựa vào bản mô tả công việc, phiếu yêu cầu tuyển dụng cũng như năng lực và kinh nghiệm của các ứng viên thể hiện trên hồ sơ. Những ứng viên qua vòng đơn sẽ được liên lạc để thông báo về lịch thi. Thời gian cho việc chọn lọc hồ sơ này thường là 20-25 ngày sau khi kết thúc tiếp nhận hồ sơ.
Các vị trí đều được sàng lọc dựa trên một số các tiêu chuẩn chung. Tiêu chuẩn chung đối với các ứng viên của FPT là:
- Về trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp các trường Đại học, Cao đẳng có chuyên môn về lĩnh vực đang còn trống. Ưu tiên đối với các ứng viên đạt loại giỏi và có các giải thưởng trong và ngoài nước.
- Về kinh nghiệm: Ưu tiên những người đã có kinh nghiệm làm việc trong các lĩnh vực còn trống tại các tổ chức khác cùng ngành nghề.
Sau khi thỏa mãn được đủ các tiêu chuẩn chung này thì với mỗi vị trí công việc cụ thể sẽ có những tiêu chuẩn sàng lọc riêng biệt. Ví dụ như tiêu chuẩn sàng lọc ứng viên tham gia ứng tuyển vào vị trí cán bộ kỹ thuật là:
- Tuổi: Dưới 30 tuổi, ưu tiên nam giới.
- Tốt nghiệp hệ cao đẳng trở lên của các chuyên ngành công nghệ thông tin. - Có sự hiểu biết về máy tính và có kỹ năng sửa chữa, khắc phục các lỗi phần mềm đơn giản, nhận dạng và xử lý các lỗi có liên quan đến virus nhanh,…
- Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm tại các vị trí đang tham gia ứng tuyển. - Chăm chỉ, trung thực, cẩn thận, có tính kỷ luật cao.
Những tiêu chuẩn trên mà FPT đặt ra đối với ứng viên là khá cao và có phần thiên về bằng cấp, đặc biệt là ở những vị trí như cán bộ công nghệ, lập trình viên, người thiết kê, cán bộ quản lý dự án,…
Điều đó là khá hợp lý do đặc thù của ngành công nghệ thông tin đòi hỏi người lao động phải có trình độ chuyên môn cao. Trong thực tế, có một số người có kinh nghiệm nhiều năm, có năng lực làm việc khá tốt nhưng họ lại không có một tấm bằng tốt như Tập đoàn yêu cầu. Vì vậy, Tập đoàn nên linh động xem xét để những người có khả năng đáp ứng tốt công việc có cơ hội thực sự phát huy khả năng của mình.
Đối với các vị trí cần tuyển có tính chất nhạy cảm, liên quan đến vấn đề bảo mật thông tin của Tập đoàn thì các cán bộ nhận sự cần phải tiến hành thẩm tra và xem xét một cách cụ thể, chi tiết hơn về các thông tin cá nhân của ứng viên như lịch sử gia đình, các công việc trước đó của ứng viên, người giới thiệu ứng viên đến dự tuyển cũng như các mối quan hệ khác của họ. Những trường hợp đặc biệt này thì việc thẩm tra sẽ được ghi rõ trong phiếu yêu cầu tuyển dụng và thông báo trước cho các ứng viên tham gia ứng tuyển.
Sau khi sàng lọc hồ sơ, những ứng viên có hồ sơ được chọn sẽ tiến vào vòng phỏng vấn sơ bộ nếu số lượng ứng viên được chọn không quá đông. Trong cuộc phỏng vấn này thì cán bộ tuyển dụng sẽ nói chuyện và trao đổi với các ứng viên để đánh giá phần nào tính cách và năng lực của họ. Kết quả thu được sẽ ghi vào phiếu phỏng vấn (Xem phụ lục số 04). Dựa trên kết quả này thì cán bộ tuyển dụng sẽ quyết định ra những thí sinh tham gia tiếp vòng thi tuyển đầu vào. Đối với các đợt tuyển nhân viên mà sau khi sàng lọc hồ sơ, số lượng người được chọn quá đông thì có thể bỏ qua bước phỏng vấn sơ bộ mà tiến hành lên luôn danh sách ứng viên tham gia thi tuyển đầu vào bởi vì lúc này quá trình phỏng vấn sơ bộ này gây mất nhiều thời gian và chi phí.
Những ứng viên không lọt vào danh sách thi tuyển đầu vào sẽ được lưu giữ thông tin trong “cơ sở dữ liệu các ứng viên dự trữ” để khi có những vị trí cần tuyển
phù hợp với họ, cán bộ nhân sự có thể xem xét những hồ sơ này, tạo điều kiện cho việc tuyển dụng nhanh chóng, giảm thiểu chi phí.
Tổ chức thi tuyển đầu vào
Cán bộ nhân sự sẽ đăng ký thi đầu vào với Ban nhân sự FPT. Cán bộ nhân sự cần thông báo cho các ứng viên bằng gmail và gọi điện báo lại trước thời điểm thì khoảng 36 tiếng.
Cán bộ nhân sự sẽ chịu trách nhiệm nhập ứng viên của mình vào hệ thống quản lý nhân sự trước khi thi cũng như nhập kết quả sau thi.
Do đặc thù của từng công việc mà các ứng viên tham gia ứng tuyển mà các ứng viên sẽ trải qua các bài thi khác nhau. Do đặc thù của Tập đoàn là hoạt động chính trong lĩnh vực Công nghệ thông tin nên các ứng viên thường sẽ có 3 bài kiểm tra đó là IQ, GMAT và TOEIC. Ở một số ví trị đặc biệt như nhân viên Marketing, nhân viên Bán hàng thì sẽ thi 3 bài thi là EQ, GMAT và TOEIC. Việc tiến hành thi thuyển có thể tiến hành theo một trong hai hình thức đó là thi trên máy hoặc thi viết trên giấy. Thông thường thì cán bộ nhân sự sẽ chọn hình thức thi trực tiếp trên máy bởi vì nó sẽ nhanh chóng đưa ra được kết quả của bài thi và giảm bớt được chi phi tổ chức thi tuyển.
Tập đoàn FPT sử dụng phương pháp trắc nghiệm thông minh bằng việc cho ứng viên tham gia thi IQ và GMAT. Vì các môn thi đều được tiến hành bằng phương pháp trắc nghiệm nên các ứng viên chỉ cần tích vào phương án trả lời đúng. Bài thi IQ bao gồm 20 câu hỏi trong thời gian 20 phút. Bài thi GMAT thì gồm 20 bài toán nhỏ để đánh giá khả năng tính toán nhanh của các ứng viên và họ phải hoàn thành nó trong thời gian 30 phút. Bài thi có thời gian cũng như số lượng câu hỏi lớn nhất đó là bài thi Tiếng anh với 50 câu hỏi trong thời gian 60 phút.
Theo nhận xét của các ứng viên được khảo sát (mẫu phiếu khảo sát phụ lục số 05) bởi tác giả vào ngày 28/01/2015 và cán bộ tuyển dụng được phỏng vấn bởi tác giả vào cùng ngày thì IQ là đề thi được đánh giá là khó nhất. Trên thực thế, mức độ đề IQ của Tập đoàn FPT cũng được xếp vào hạng top trên so với những bài kiểm tra của các tổ chức khác. Hầu hết các ứng viên do chưa quen với đề thì dạng này nên chưa biết cách bố trí thời gian một cách hợp lý. Do đó, điểm thi IQ thường khá thấp. Tổng hợp kết quả phỏng vấn của 32 ứng viên thi tuyển vào vị trí cán bộ kỹ thuật thì có đến 21 người (65,6%) nói rằng bài thi IQ là khó nhất. Bên cạnh đó, bài kiểm tra Tiếng anh của FPT cũng được đánh giá là khá khó so với bài kiểm tra của các công ty khác cùng ngành.
Theo thống kê của Ban nhân sự thì điểm trung bình 3 môn thi đầu vào trong những năm gần đây có sự tăng lên. Bảng 2.4 sau đây sẽ chỉ ra điểm trung bình của 3
môn thi đầu vào từ năm 2012-2014.
Bảng 2.4: Điểm trung bình các môn thi đầu vào tại FPT
Môn thi Điểm TB năm 2012 Điểm TB năm 2013 Điểm TB năm 2014 IQ 9,6/20 9,7 9,9 GMAT 12,7/20 12,9/20 13,2/20 TOEIC 22,3/50 22,3/50 22,6/50
Nguồn: Ban Nhân sự Tập đoàn FPT
Từ năm 2012 đến năm 2013 điểm GMAT và IQ nhìn chung có sự tăng lên, tuy lượng tăng không nhiều. Điểm trung bình TOEIC gần như không có sự thay đổi trong hai năm này. Năm 2014, điểm trung bình của cả 3 môn thi đều tăng so với năm 2012 và 2013. Nhìn chung với mức độ đề thi của FPT thì điểm trung bình như trên là ở mức tương đối tốt, thể hiện chất lượng của các ứng viên tham gia thi tuyển vào những năm gần đây vào Tập đoàn luôn ở mức rất khá. Điểm trung bình các môn thi của năm thi sau có sự cải thiện so với năm thi trước hứa hẹn chất lượng sinh viên tuyển đầu vào ngày càng có chất lượng cao hơn, đáp ứng được yêu cầu công việc.
Các ứng viên thi tuyển đầu vào muốn được vào tiếp vòng trong thi phải đạt số điểm thỏa mãn yêu cầu của Tập đoàn. Mức điểm này được xét riêng cho từng vị trí được mô tả qua Bảng 2.5 (Xem trang tiếp theo)
Kỳ thi đầu vào của Tập đoàn luôn đảm bảo tính công bằng, minh bạch và nhanh chóng. Kết quả thi sẽ được Ban Nhân sự FPT phản hồi lại không quá 7 ngày sau khi ứng viên đã dự thi nếu là hình thức thi viết.
Bài thi IQ, GMAT, Tiếng Anh là giống nhau giữa các vị trí ứng tuyển khác nhau. Vì độ khó của đề thi IQ, GMAT và Tiếng Anh đầu vào của Tập đoàn là tương đối cao nên điểm số đạt được của các thí sinh cũng chỉ ở mức độ trung bình.Vì vậy, nên yêu cầu đầu vào của các bài thi này cũng không quá cao. Ví dụ như các ứng viên tham gia tuyển vào vị trí văn thư, hành chính chỉ cần đạt tổng điểm IQ+GMAT là 14 câu đúng trên tổng số 40 câu của 2 bài thi tức khoảng 35% tỉ lệ số câu đúng, trong đó không có bài thi nào dưới 6 câu đúng là sẽ có thể qua được vòng kiểm tra đầu vào. Qua đây, có thể thấy rằng các bài thi của Tập đoàn chưa được thiết kế để phù hợp cho từng vị trí cần tuyển dụng. Ví dụ như các vị trí văn thư, hành chính thì bài kiểm tra IQ, GMAT chưa thực sự cần thiết . Thay vào đó, Tập đoàn có thể sử dụng các bài kiểm tra về tính cách nhân sự như MBTI để có thể xem mức độ phù
Bảng 2.5: Tiêu chuẩn về điểm số của các bài kiểm tra đối với từng vị trí Vị trí IQ+GMATĐiểm Tỷ lệ số câu đúng (%) Điểm Tiếng Anh Tỷ lệ số câu đúng (%) Văn thư, hành chính 14/40 (IQ > 6) (GMAT >6) 35 16/50 32 Kỹ thuật, Kinh doanh 16/40 (IQ > 7) (GMAT > 7) 35 20/50 40 Lập trình viên 16/40 (IQ > 7) (GMAT > 7) 35 22/50 44 Công nghệ, Tư vấn, Trưởng nhóm lập trình, Quản lý dự án 20/40 (IQ > 8) (GMAT > 8) 50 28/50 56
Nguồn: Ban nhân sự Tập đoàn
hợp trong tính cách của ứng viên với công việc đang tuyển.
Sau khi có kết quả thi đầu vào, Ban Nhân sự sẽ tổng hợp lại và chọn ra những ứng viên có điểm thi đầu vào đạt yêu cầu với vị trí ứng tuyển. Bảng 2.6 sẽ tổng hợp số lượng ứng viên đạt yêu cầu cũng như không đạt yêu cầu của 3 môn thi đầu vào trong 3 năm trở lại đây.
Bảng 2.6: Kết quả thi 3 môn đầu vào tại FPT Chỉ tiêu
Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Số lượng (người) Tỷ trọng (%) Số lượng (người) Tỷ trọng (%) Số lượng (người) Tỷ trọng (%) Số ứng viên tham gia thi 4357 100 4920 100 5855 100 Số ứng viên có điểm thi đạt 2178 49,99 2543 51,69 3138 53,6 Số ứng viên không đạt 2179 50,02 2377 48,31 2717 46,4
Nguồn: Ban Nhân Sự Tập đoàn
Qua bảng trên, có thể thấy rõ ràng là tỷ lệ ứng viên có điểm thi 3 môn đạt yêu cầu tăng lên qua các năm. Năm 2013 tỷ lệ này tăng lên 51,69% tăng 1,7% so với năm 2012. Năm 2014 tỷ lệ này tiếp tục tăng lên tới 53,6% tức tăng thêm 1,91 % so với năm 2013. Tỷ lệ ứng viên đạt điểm thi 3 môn ngày càng tăng cho thấy chất lượng ứng viên năm sau tốt hơn năm trước, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đáp ứng nhu cầu tuyển dụng vào các vị trí còn trống của Tập đoàn bằng những người có trình độ chuyên môn cao.
Đối với những ứng viên thuộc nguồn nội bộ thì sẽ không cần phải tham gia thi tuyển đầu vào nữa vì trước đây họ đã tham gia thi rồi.
Có thể thấy rằng việc tổ chức thi tuyển dành được khá nhiều sự quan tâm của Tập đoàn. Tuy vậy, công tác thi tuyển chỉ dừng lại ở 3 bài thi IQ, GMAT và Tiếng Anh mà chưa có bài thi chuyên môn dành cho từng vị trí. Đây là một điểm bất cập trong quy trình tuyển chọn của Tập đoàn.
Tổ chức phỏng vấn
Sau khi trả qua các bài kiểm tra kiến thức cơ bản thì các ứng viên đạt yêu cầu sẽ được cán bộ nhân sự đưa vào danh sách tham gia vòng phỏng vấn và được thông báo thời gian và địa điểm phỏng vấn. Trong vòng này, ứng viên sẽ phải trải qua hai bài phỏng vấn trừ một số trường hợp hai bài này được gộp vào với nhau. Trong đó, có một buổi phỏng vấn kiểm tra về kiến thức chuyên môn và cá tính của các ứng viên, buổi còn lại sẽ trao đổi về sự gắn bó với doanh nghiệp và chế độ đãi ngộ. Các buổi phỏng vấn đều được chuẩn bị một cách kỹ lưỡng và chu đáo để tạo được ấn tượng ban đầu tốt về Tập đoàn tới các ứng viên.
Thành phần của Hội đồng Tuyển dụng được ghi trong phiếu yêu cầu tuyển dụng (Xem phụ lục số 01). Thông thường Hội đồng này sẽ có từ 3 đến 5 thành viên, họ là những cán bộ phụ trách nhân sự, trưởng bộ phận, cán bộ phụ trách chuyên môn. Tùy vào vị trí đang tuyển mà thành phần trong Hội đồng có thể có thêm các chuyên gia chức năng. Thành viên trong Hội đồng phỏng vấn là những người có sự am hiểu sâu sắc về công việc của các vị trí đang tuyển. Hội đồng Tuyển dụng sẽ được cung cấp các công cụ như bảng năng lực cốt lõi của mỗi vị trí, CV của các ứng viên, biên bản phỏng vấn và những thông tin về bằng cấp, kinh nghiệm,… để phục vụ cho việc ra quyết định lựa chọn được chính xác, nhanh chóng.
Trong buổi phỏng vấn đầu tiên sẽ có sự tham gia của trưởng bộ phận đang cần tuyển người cùng với một cán bộ Ban Nhân sự. Cán bộ nhân sự không chuẩn bị trước câu hỏi mà chỉ định hướng nội dung của buổi phỏng vấn để ứng viên có thể thoải mái trao đổi xoay quanh vấn đề. Trong suốt quá trình phỏng vấn thì cán bộ nhân sự cố gắng giữ cho không khí thật thân thiện, cởi mở để quá trình chia sẻ của ứng viên về Tập đoàn được diễn ra một cách thoải mái nhất. Kết quả cuối cùng là sự thống nhất ý kiến của trưởng bộ phận với cán bộ nhân sự, trong đó vai trò quyết định là trưởng bộ phận.
Sau khi vượt qua buổi phỏng vấn đầu tiên về chuyên môn, ứng viên được chọn sẽ tiếp tục tham gia buổi phỏng vấn thứ hai về cơ chế đãi ngộ. Ở buổi này, cán bộ phụ trách nhân sự và trưởng bộ phận cần tuyển sẽ trao đổi với họ về cơ hội nghề nghiệp, định hướng phát triển, cơ chế đãi ngộ mà họ nhận được nếu làm việc cho Tập đoàn. Việc trao đổi thẳng thắn như vậy sẽ giúp cho cán bộ nhân sự xác định được khả năng gắn bó của các ứng viên với Tập đoàn, qua đó đánh giá được mức độ
thành công của đợt tuyển dụng. Trong suốt buổi phỏng vấn, các ứng viên còn có thể nhận được những lời khuyên đắt giá về cơ hội nghề nghiệp và phát triển bản thân từ những cán bộ có kinh nghiệm và từ đó tự họ có thể nhận thấy mình có phù hợp với