8. Bố cục của khóa luận
2.2.2. Kiểm tra, sửa chữa, phục chế tài liệu
Công tác bảo quản tài liệu ở thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh đƣợc tiến hành định kỳ hàng tuần, hàng tháng. Các công việc chủ yếu là kiểm tra, vệ sinh kho tàng, giá sách và tà liệu, đóng bìa và sửa chữa tài liệu.
- Kiểm tra, vệ sinh kho tàng, tài liệu
Việc kiểm tra thƣờng xuyên, vệ sinh kho tàng tài liệu sẽ góp phần giữ tài liệu nguyên vẹn và sạch sẽ, phát hiện những nguyên nhân gây hƣ hại tài liệu
khác nhƣ môi trƣờng côn trùng để xứ lý kịp thời, giảm thiệt hại cả về tài liệu và kinh phí sửa chữa. Công tác này gồm có: vệ sinh kho, sàn nhà, giá kệ, lau chùi tài liệu. Đối với kho mở nhƣ ở phòng đọc, phòng báo tạp chí, phòng đọc thiếu nhi thì việc kiểm tra, vệ sinh đƣợc tiến hành thƣờng xuyên sau mỗi ngày vì bạn đọc sau khi sử dụng có thể làm bẩn tài liệu và không sắp xếp đúng vị trí, vì vậy sau mỗi ngày cán bộ thƣ viện phải kiểm tra, sắp xếp, chỉnh lý theo đúng ký hiệu xếp giá để phục vụ bạn đọc và kịp thời phát hiện đƣợc những hƣ hỏng để sữa chữa.
- Sửa chữa, đóng bìa tài liệu
Sau một thời gian phục vụ, sách thƣờng bị rách nát. Để tăng tuổi thọ của tài liệu và nhằm duy trì tài liệu ở tình trạng có thể sử dụng đƣợc. Cán bộ thƣ viện đã tiến hành các công việc sửa chữa đơn giản.
Với những trang bị rách rời khỏi gáy sách sử dụng băng dán nilông màu trắng để dán chúng lại với nhau. Đối với những trang bị rời phải dùng bằng dính diện rộng dán các trang liền nhau. Nhiều trang bị rời cùng một chỗ phải dùng kim khâu lại. Đối với những trang mục nát mà việc sửa chữa một số chỗ không giải quyết đƣợc thì có thể sử dụng màng nilông mỏng mầu trắng dán lên toàn bộ cả trang. Chỉ dán một mặt của trang để tránh độ dày quá cho cuốn sách.
Đối với báo, tạp chí thƣ viện đóng bìa theo từng tháng, quý, năm để vừa tiện sử dụng cho bạn đọc, xếp kho để bảo vệ báo - tạp chí không bị rách nát, thất lạc. Trên gáy thƣờng khi tên sách hoặc tên báo - tạp chí, số, năm.
Hạn chế của việc tự đóng bìa, tu sửa sách ở thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh là việc sử dụng băng dính để sữa chữa tài liệu, việc này làm hại không nhỏ đến tài liệu vì băng dính dính chặt lấy tài liệu, khó gỡ ra, khi gỡ ra giấy sẽ bị rách, mất chữ. Chƣa kể băng dính sau một thời gian, nhất là khi điều kiện nóng băng dính sẽ chảy, keo dính chuyển màu đen vừa làm mất chữ vừa làm mất thẩm mỹ của cuốn sách.
- Phục chế tài liệu
Hiện nay việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực thƣ viện đã trở nên phố biển đối với các thƣ viện. Một biện pháp hỗ trợ cho công tác bảo quản tài liệu là áp dụng công nghệ thông tin phục chế tài liệu quý hiếm, có giá trị nhƣng bị hƣ hỏng nặng. Phục chế tài liệu vẫn là một công tác bỏ ngõ tại thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh. Hiện nay Thƣ viện do kinh phí cho việc phục chế tài liệu còn hạn hẹp nên không có điều kiện phục chế tài liệu hƣ hỏng quá nặng nên hoặc là để nguyên tình trạng nếu là tài liệu quý hiếm hoặc là thanh lý ra khỏi kho tài liệu nếu là sách báo cũ trong các kho mƣợn hay kho luân chuyển mà không có ngƣời sử dụng.
- Thanh lý tài liệu
Theo khoản 2, điều 13, chƣong III của pháp lệnh thƣ viện nêu rõ về nhiệm vụ của thƣ viện nhƣ sau: " Thu thập, bổ sung và xử lý nghiệp vụ vốn tài liệu, bảo quản vốn tài liệu và thanh lọc ra khỏi kho các tài liệu lạc hậu, hƣ nát theo quy chế của thƣ viện.
Thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh năm 2009 đã thanh lý hơn 6000 cuốn sách và 2000 báo và tạp chí bị thừa bản, rách nát, ẩm mốc và không có giá trị sử dụng. Năm 2012 thƣ viện đã thanh lý hơn 4000 báo, tạp chí rách nát và lạc hậu. Thanh lý tài liệu là một nhiệm vụ của công tác bảo quản vốn tài liệu. Thƣ viện thực hiện thanh lý tài liệu không có giá trị sử dụng, những tài lệu bị hƣ hỏng không thể phục hồi vừa giải phóng diện tích kho ngày càng chật chội do sự gia tăng vốn tài liệu thƣ viện, vừa giúp bạn đọc trong việc lựa chọn tài liệu nhanh chóng hơn, tránh lãng phí thời gian, vừa tiết kiệm kinh phí và nhân lực trong việc bảo quản.