8. Bố cục của khóa luận
2.1.1. Các nguyên tắc tổ chức kho
Tài liệu trong thƣ viện là cơ sở vật chất quan trọng và thiết yếu nhất, không có thƣ viện nào lại không có tài liệu. Vốn tài liệu là cơ sở nền tảng của mọi hoạt động thƣ viện, nó quyết định sự tồn tại và phát triển của mọi thƣ viện. Ngày nay, với việc bùng nổ của thông tin và khoa học công nghệ, vốn tài liệu ngày càng phong phú và đa dạng. Để có vốn tài liệu đáp ứng đƣợc với nhiệm vụ của thƣ viện và nhu cầu bạn đọc, bên cạnh việc bổ sung vốn tài liệu thƣờng xuyên và đúng diện phục vụ cần phải có cách thức tổ chức kho sách, báo một cách khoa học và hợp lý.
Muốn tổ chức, sử dụng và bảo quản tài liệu có hiệu quả, ta phải tổ chức kho tài liệu sao cho khoa học với mục đích giúp bạn đọc tra tìm tài liệu nhanh chóng, tạo thuận lợi và nâng cao cho việc sử dụng tài liệu. vốn tài liệu quý hiểm, nhƣng khâu tổ chức kho chƣa phù hợp, sẽ dẫn đến không đáp ứng đƣợc nhu cầu ngày càng tăng cao của độc giả và không thể bảo quản đƣợc.
Tổ chức kho sách là một loạt các thao tác nghiệp vụ kế tiếp nhau nhằm làm cho vốn tài liệu có một trật tự nhất định trên giá để sẵn sàng phục vụ bạn đọc khi có yêu cầu và có kế hoạch bảo quản thích hợp nhất
Cơ quan thƣ viện có nhiệm vụ sƣu tầm, tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu nên mục đích của việc tổ chức vốn tài liệu là rất cụ thể:
- Tạo ra một trật tự trong các kho tài liệu đó là làm cho kho sách có một trật tự nhất định, phải quy định một hệ thống kho, phân chia kho sách thành nhiều kho lẻ nhƣng có liên quan với nhau, tổ chức mỗi kho cần căn cứ vào chức năng nhiệm vụ và đối tƣợng phục vụ mà mỗi thƣ viện có cách thức tổ
chức kho phù hợp. Có nhƣ vậy kho sách mới đƣợc sử dụng một cách hiệu quả nhất.
- Việc tổ chức kho sách có liên quan mật thiết và gắn bó chặt chẽ với công tác bổ sung vốn tài liệu trong thƣ viện. Thƣ viện có khả năng đáp ứng đƣợc nhu cầu bạn đọc ngày càng tăng và đáp ứng đƣợc những nhiệm vụ đặt ra phụ thuộc vào tài liệu bổ sung cho kho sách nói cách khác là giá trị mà những cuốn sách đó mang lại. Căn cứ vào đó, việc bổ sung tài liệu cần thiết, đáp ứng nhiệm vụ đặt ra của thƣ viện là vấn đề quyết định trong việc bổ sung cho kho sách của thƣ viện một cách đúng đắn.
Mỗi loại hình thƣ viện có cách sắp xếp, tổ chức kho khác nhau phụ thuộc vào nhiệm vụ của thƣ viện, số lƣợng, thành phần loại hình tài liệu, số lƣợng, thành phần đối tƣợng phục vụ mà từ đó có cách thức tổ chức kho khác nhau. Quy trình tổ chức vốn tài liệu của một thƣ viện tỉnh khác với quy trình tổ chức vốn tài liệu của một thƣ viện trƣờng học, hay thƣ viện chuyên ngành, đa ngành.
Trong quá trình tổ chức kho chúng ta cần phải đạt đƣợc sự khẩn trƣơng, nhịp nhàng, liên tục khi tiến hành các thao tác riêng lẻ, quy trình đăng ký và xứ lý cần phải có hƣớng tiến có nghĩa là thao tác sau phải dựa trên thao tác trƣớc để đảm bảo tính liên tục, đƣợc tiến hành tuần tự, mỗi thao tác xứ lý tài liệu phải đƣợc tính toán đảm bảo sao cho thao tác sau thuận lợi và phối hợp nhịp nhàng với nhau.
Nhờ tổ chức tài liệu có trật tự, có hệ thống đảm bảo tính khoa học đã giúp cho cán bộ thƣ viện và bạn đọc tra tìm tài liệu chính xác, dễ dàng và nhanh chóng, tạo thuận lợi và nâng cao hiệu quả cho việc sử dụng tài liệu trong thƣ viện. Nếu kho sách đựoc đăng ký đầy đủ, đƣợc thể hiện vào mục lục rõ ràng, dễ tra cứu, sắp xếp theo một trật tự nhất định, đƣợc bảo quản tốt...thì việc đáp ứng nhu cầu bạn đọc sẽ nhanh chóng, ít tốn kém hơn, xác định đƣợc nhu cầu khi bổ sung kho sách, kiểm kê và thanh lý tài liệu...
Thƣ viện đƣợc hình hành và phát triển theo thời gian với một nhiệm vụ quan trọng là tổ chức và bảo quản lâu dài tài liệu. Tổ chức kho sách đúng đắn còn giúp giải quyết nhiệm vụ quan trọng trên đó là bảo quản kho sách với tƣ cách là tài sản chung của nhân loại, làm cho kho sách của thƣ viện nói chung và từng quyển sách nói riêng đƣợc bảo quản tốt nhất, kéo dài tuổi thọ của tài liệu bên cạnh đó còn tiết kiệm đƣợc kinh phí cho thƣ viện trong việc phục hồi, phục chế các sách báo, tạp chí và các loại hình tài liệu khác bị mất mát hƣ hỏng.
Tuỳ theo mỗi loại hình thƣ viện mà việc tổ chức kho sách là khác nhau nhƣng đều phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy tài liệu
- Thuận tiện cho việc bảo quản, kiểm kê tài liệu - Thuận tiện cho việc sử dụng
- Từ trên xuống dƣới, từ trong ra ngoài, từ trái qua phải
Qua thực tế khảo sát, tìm hiểu ở thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh và đối chiếu với chức năng và nhiệm vụ của thƣ viện cùng với các nguyên tắc tổ chức kho kể trên. Thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh tiến hành xử lý tài liệu theo khung phân loại thập phân Dewey ấn bản 14 và khổ mẫu biên mục MARC 21, sử dụng phần mềm ILIB trong việc nhập dữ liệu còn bạn đọc thì tìm kiếm tài liệu thông qua phần mềm OPAC. Sau khi tài liệu đƣợc xử lý và nhập vào cơ sở dữ liệu. Thƣ viện đã tiến hành sắp xếp tài liệu nhƣ sau: sách, luận án, luận văn đƣợc sắp xếp theo thứ tự số đăng ký cá biệt, báo và tạp chí đƣợc sắp xếp theo vần chữ cái, trong mỗi tên báo, tạp chí lại sắp xếp theo thời gian xuất bản, tài liệu băng đĩa, tranh ảnh, bản đồ sắp xếp theo loại hình tài liệu. Qua đó cho thấy thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh tổ chức kho sách đúng đắn, khoa học và hợp lý, đảm bảo đầy đủ các yếu tố để hình thành nên kho sách thƣ viện phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của một thƣ viện công cộng cấp tỉnh, đáp ứng yêu cầu của một kho
sách thƣ viện đƣợc tổ chức khoa học hợp lý là dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ bảo quản, nó giải quyết đƣợc hai nhiêm vụ đối lập nhau nhƣng lại có mối quan hệ biện chứng với nhau đó là việc vừa sử dụng tích cực vốn tài liệu vừa bảo quản vốn tài liệu đƣợc lâu dài. Đảm bảo thông tin đến với bạn đọc kịp thời, nhanh chóng và chính xác. Góp phần tiết kiệm diện tích kho tài liệu thƣ viện.