8. Bố cục của khóa luận
3.2.4. Thiết kế, xây dựng kho tài liệu đúng tiêu chuẩn
Vị trí xây dựng thƣ viện
Việc chọn vị trí để xây dựng thƣ viện là vô cùng quan trọng. Khu đất đƣợc chọn để xây dựng thƣ viện phải nằm ở trung tâm, thuận tiện cho bạn đọc đến thƣ viện và thuân lợi cho việc xây dựng cơ sở hạ tầng của thƣ viện nhƣ cấp thoát nƣớc, điện, thông gió, yên tĩnh, tránh xa các công trƣờng, sân vận động khu dân cƣ để có một không gian tốt nhất cho bạn đọc khi đến thƣ viện học tập, nghiên cứu và giải trí. Cần đảm bảo trong nhà có điều kiện thông gió tự nhiên tốt nhất, đáp ứng yêu cầu chống nóng về mùa hè và chống rét về mùa đông. Trong việc xây dựng thƣ viện cần có những thiết kế và bố trí đặc biệt để tránh những nguy cơ ảnh hƣởng đến hoạt động của thƣ viện nói chung và công tác bảo quản nói riêng.
Hiện nay thƣ viện Hà Tĩnh nằm ở trung tâm thành phố, gần đƣờng quốc lộ, đây là nơi đông ngƣời và xe cộ qua lại. Với vị trí nhƣ vậy, thƣ viện luôn bị ảnh hƣởng bởi bụi bẩn và ô nhiễm không khí, gây khó khăn cho hoạt động của thƣ viện và đặc biệt là công tác bảo quản tài liệu của thƣ viện. Do đó để đảm bảo cho hoạt động của thƣ viện và công tác bảo quản tài liệu. Thƣ viện nếu có điều kiện chuyển địa điểm. Thƣ viện Hà Tĩnh nên chuyển về một địa điểm theo đúng tiêu chuẩn đề ra ở trên để có một vị trí thuận tiện cho công tác phục vụ bạn đọc và công tác bảo quản tài liệu.
Thiết kế, xây dựng kho tài liệu đúng tiêu chuẩn
Việc xây dựng kho tài liệu đúng tiêu chuẩn là yêu cầu cơ bản và quan trọng nhất khi xây dựng thƣ viện. Thiết kế và xây dựng kho tài liệu phụ thuộc vào khối lƣợng, loại hình và tính chất của kho theo đúng tiêu chuẩn, cần có sự tính toán truớc sự phát triển của thƣ viện trong vòng 50 năm nữa, căn cứ vào
sự phát triển của các nguồn lực thông tin, sự gia tăng của vốn tài liệu, số lƣợng bạn đọc và cán bộ của thƣ viện.
Xây dựng và trang thiết bị trong kho phải đúng quy cách nhằm đáp ứng nhu cầu bảo quản vốn tài liệu. Đây là biện pháp cơ bản nhất để giải quyết vấn đề bảo quản vốn tài liệu, để tránh việc bị phá hoại và giảm bớt nguy cơ huỷ hoại. Kho tài liệu phải đƣợc xây dựng đảm bảo đúng quy định nhƣ các loại kho tàng nói chung là kho tài liệu phải xây dựng ở nơi cao ráo và thoáng khí nhƣng cần phải chú ý đến đặc thù của kho tài liệu thƣ viện là thuận tiện cho việc sử dụng và đảm bảo việc bảo quản tài liệu tốt nhất
- Khi thiết kho cần chú ý một số quy định sau: + Hƣớng kho: hƣớng Nam hoặc hƣớng Đông Nam + Chiều cao kho: 2- 2,5m
+ Trung bình kho tài liệu 1m2 xếp từ 400-500 cuốn sách, với kho tự chọn xếp đƣợc 200-250 cuốn, trọng lƣợng cho phép của kho từ 800- 1000kg/m2.
Tải trọng sàn kho phải đảm bảo thuận lợi cho dây chuyền công tác nghiệp vụ và vận chuyển tài liệu.Tƣờng và trần nhà kho tài liệu phải đảm bảo cách nhiệt, chịu lửa, chóng nóng. Lối đi ngoài kho phải thuận tiện cho việc xuất nhập tài liệu.
Do diện tích kho lƣu trữ tài liệu của thƣ viện Hà Tĩnh đang còn hẹp nên việc sắp xếp tài liệu chƣa đáp ứng đƣợc những quy định xếp kho, trong kho đọc và kho mƣợn ở một số giá sách tài liệu phải xếp chồng lên nhau, vƣợt quá tải trọng cho phép của kho, diện tích dành cho việc xuất nhập tài liệu hẹp, gây hạn chế cho việc phục vụ bạn đọc và công tác bảo quản tài liệu. Chính vì vậy vấn đề xếp kho tại thƣ viện đang còn hạn chế, chƣa đáp ứng đủ điều kiện, để việc xếp kho đảm bảo đúng quy định và thuận lợi cho việc sử dụng, thƣ viện cần phải mở rộng diện tích kho sao cho đủ diện tích để sắp xếp tài liệu và có
Khí hậu tỉnh Hà Tĩnh có mùa đông lạnh, mùa hè nóng, mùa đông nhiệt độ trung bình tháng lạnh nhất là 12-13˚C, nhiệt độ trung bình tháng nóng nhất là 37-38˚C, đặc biệt có tháng nóng nhất nhiệt độ có thể lên tới 40˚C nên nhu cầu chóng nóng cũng nhƣ chóng lạnh là rất cần thiết. Tƣờng và trần nhà đảm bảo cách nhiệt, chóng nóng đƣợc sẽ chóng lạnh đƣợc. Đặc biệt Hà Tĩnh có khí hậu khắc nghiệt, hằng năm luôn bị ảnh hƣởng bởi thiên tai, bão lũ gây ảnh hƣởng cho việc lƣu giữ, bảo quản tài liệu nên việc xây dựng và thiết kế kho phải đảm bảo hạn chế đƣợc sự thiệt hại, bảo quản tốt tài liệu. Đây cũng là vấn đề mà Thƣ viện cần phải quan tâm khi thiết kế và xây dựng kho tài liệu.
Hệ thống cửa sổ
Ánh sáng là nguyên nhân phổ biến gây hƣ hại tài liệu, vì vậy cần tránh ánh sáng tự nhiên và ánh sáng nhân tạo chiếu thẳng trực tiếp lên kho tài liệu. Khi xây dựng hệ thống cửa sổ cần xem xét và sử dụng các loại kính có thể hạn chế tác hại của các tia cực tím, phát tán ánh sáng, giảm ánh sáng tự nhiên. Việc sử dụng chiếu sáng nhân tạo cần phải đảm bảo rằng có thể chiếu sáng đƣợc toàn kho, đủ để có thể lựa chọn sách ở tất cả các giá sách trong kho. Hiện nay thƣ viện Hà Tĩnh đang sử dụng loại bóng đèn huỳnh quang để chiếu sáng, đáp ứng đủ điều kiện chiếu sáng cho tài liệu và góp phần hạn chế hƣ hỏng tài liệu do ánh sáng gây ra.
Khi lắp đặt cửa sổ cần phải đạt đƣợc:
- Tránh mƣa tạt và các loại côn trùng xâm nhập
- Cho phép lƣu thông không khí trong điều kiện thƣ viện thiếu hệ thống thông gió và điều hoà nhiệt độ;
- Khi lắp đặt cửa số phải phải tạo điều kiện thuận lợi cho lắp đặt hệ thống điều hoà không khí
- Kiểm soát đƣợc ánh sáng và các tia tử ngoại chiếu vào kho Cửa sổ nên thiết kế lắp đặt vào bên trong cửa kính, có rèm tối màu ngăn tia tử ngoại
và chống bụi, có thể lắp đặt thêm lƣới chống côn trùng, ngăn chặn tối đa ánh sáng vào kho và hạn chế các tác nhân gây hại cho kho tài liệu.
Cửa sổ thƣ viện Hà Tĩnh đang dùng là loại kính có rèm che bằng vải màu xanh để giảm cƣờng độ ánh sáng chiếu trực tiếp lên tài liệu, bên trong cửa số đã có lắp thêm lƣới chống côn trùng gây hại nhằm bảo vệ tài liệu, hạn chế thấp nhất nguyên nhân gây hƣ hỏng tài liệu.
Trang bị hệ thống điện và thiết bị phòng cháy chữa cháy
Việc sử dụng điện và chiếu sáng không đúng cách có thể dẫn đến hoả hoạn, khi dùng điện có thể do quá tải dẫn đến chập, cháy đƣờng dây và các thiết bị điện. Trong thƣ viện các thiết bị điện ngày càng nhiều nhƣ quạt, máy tính, máy in, máy photo copy, máy hút bụi, nếu không có các thiết bị an toàn sẽ dẫn tới bị chập cháy, gây nguy hiểm. An toàn điện cần đƣợc quan tâm ngang với phòng chống hoả hoạn.
Nghiêm túc thực hiện các quy định phòng chống hoả hoạn, chảy nổ nhƣ tuyệt đối không đƣợc mang lửa và các chất cháy nổ vào trong kho. Cán bộ thƣ viện phải thƣờng xuyên kiểm tra hệ thống điện. Cần đặt dây điện trong ống nhựa, kim loại hoặc đặt trong tƣờng, sử dụng bóng điện huỳnh quang
Lắp đặt hệ thống phòng cháy, chữa cháy, lắp đặt hệ thống báo cháy tự động. Trang bị đầy đủ phƣơng tiện phòng cháy, chữa cháy, trang bị bình dập lửa CO2, cứ 100m2 diện tích kho thì cần trang bị 1 bình bọt CO2, nếu kho rộng thì cần phải 2 bình.