8. Bố cục của khóa luận
1.4.4. Tình trạng vốn tài liệu tại thư viện
Tài liệu của thƣ viện có thể hƣ hỏng do nhiều nguyên nhân khác nhau nhƣ môi trƣờng lƣu trữ, tần suất sử dụng và ý thức của bạn đọc và cán bộ thƣ viện trong việc bảo quản tài liệu.
Tài liệu ở thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh chủ yếu là tài liệu bằng giấy in, tài liệu làm bằng chất liệu khác ít, chỉ chiếm khoảng 1%. Do đó em chỉ thực hiện khảo sát loại tài liệu bằng giấy in là chủ yếu, các tiêu chí đánh giá chất lƣợng chủ yếu dựa trên các yếu tố cơ bản nhƣ tình trạng giấy, bìa, chữ viết và kỹ thuật đóng của tài liệu
- Tình trạng giấy:
+ Tốt: Giấy dai, không bị ổ vàng, mối mọt, ẩm mốc
+ Trung bình: Giấy bị ngả màu nhƣng vẫn còn sử dụng đƣợc
+ Kém: Giấy bị ngã màu, giòn, mối mọt, ấm mốc - Tình trạng bìa
+ Tốt: Không rách, mềm hay ẩm mốc
+ Trung bình: Bìa có bị hƣ hỏng nhƣng ở mức độ nhẹ, vẫn sử dụng đƣợc.
- Tình trạng chữ viết
+ Tốt: Chữ viết còn nguyên vẹn, rõ ràng, sáng và không bị phai mực + Trung bình: Chữ còn nguyên vẹn nhƣng bị phai màu mực
+ Kém: Chữ viết bị mờ, không còn nguyên vẹn - Tình trạng kỹ thuật đóng
+ Tốt: Tài liệu còn chắc chắn, không bị bong giấy hoặc vải dán gáy + Trung bình: Tài liệu hỏng gáy nhƣng vẫn sử dụng đƣợc
+ Kém: Tài liệu bị long gáy, sứt chỉ.
Qua sự quan sát và em dùng phƣơng pháp điều tra lấy mẫu ngẫu nhiên. Chọn 4 cuốn ở vị trí khác nhau về thời gian xuất bản, môn loại và số đăng ký cá biệt tại các kho phòng đọc, phong mƣợn, thiếu nhi, địa chí và ngoại văn. Quan sát để đánh giá tình trạng giấy, bìa, chữ viết, kỹ thuật đóng. Đối với việc khảo sát để đánh giá tình trạng giấy em thực hiện bẻ một góc nhỏ trang giấy không chữ sau mỗi cuốn sách
Bẻ 1-2 lần giấy gãy hay rách là giấy kém Bẻ 3-4 lần không gãy, rách là giấy trung bình Bẻ 5-6 lần không gãy hay rách là giấy tốt.
Lấy ngẫu nhiên 1000 cuốn. Kết quả khảo sát tình trạng tài liệu Thƣ viện đƣợc biểu thị qua biểu đồ sau:
Biểu đồ1: Tình trạng giấy tài liệu Biểu đồ 2: Tình trạng bìa tài liệu
Tốt 44 % Trung bình 50% Kém 6% Tốt 52% Trung bình 37% Kém 11%
Biểu đồ 3: Tình trạng chữ viết tài liệu Biểu đồ 4: Tình trạng kỹ thuật đóng tài liệu Tốt 55 % Trung bình 41% Kém 4% Tốt 32 % Trung bình 60% Kém 8% - Các mức độ hƣ hỏng khác
Tài liệu bị bụi bám bẩn 350/1000 cuốn 35% Tài liệu bị nấm mốc, côn trùng 80/1000 8%
Tài liệu bị thấm nƣớc 0 cuốn 0%
Điều kiện khí hậu Hà Tĩnh nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa có mùa đông lạnh, chịu ảnh hƣớng của khí hậu chuyển tiếp giữa hai vùng khí hậu Bắc - Nam, do ảnh hƣớng của khí hậu cũng làm cho việc bảo quản tài liệu gặp không ít khó khăn. Thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh đƣợc tách ra năm 1991, trƣớc khi về trụ sở mới, do việc tách tỉnh và nhập tỉnh tài liệu thƣ viện cũng phải di chuyển nhiều lần, vì thế mà mức độ sử dụng, ảnh hƣởng của môi trƣờng, trụ sở chƣa ổn định, vốn tài liệu bổ sung trung bình mỗi năm lên tới 11.000 bản. Hầu hết vốn tài liệu ở thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh còn tốt, nếu đƣợc bảo quản giữ gìn vẫn có thể sử dụng đƣợc lâu dài chiếm 58,2 %. Đối với tài liệu trung bình vẫn có thể sử dụng đƣợc nhƣng cần bảo quản, sữa chữa chiếm 17%. Tài liệu kém cần phải sữa chữa, phục chế chiếm 12.8 %.
Thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh với khối lƣợng vốn tài liệu lớn và nội dung phong phú nếu không có phƣơng pháp tổ chức và bảo quản một cách khoa học và hợp lý sẽ ảnh hƣớng trực tiếp đến hiệu quả công tác phục vụ bạn đọc và việc tàng trữ lâu dài vốn tri thức quý báu tại Việt Nam
Chƣơng 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU Ở THƢ VIỆN TỈNH HÀ TĨNH 2.1. Tổ chức vốn tài liệu
2.1.1. Các nguyên tắc tổ chức kho
Tài liệu trong thƣ viện là cơ sở vật chất quan trọng và thiết yếu nhất, không có thƣ viện nào lại không có tài liệu. Vốn tài liệu là cơ sở nền tảng của mọi hoạt động thƣ viện, nó quyết định sự tồn tại và phát triển của mọi thƣ viện. Ngày nay, với việc bùng nổ của thông tin và khoa học công nghệ, vốn tài liệu ngày càng phong phú và đa dạng. Để có vốn tài liệu đáp ứng đƣợc với nhiệm vụ của thƣ viện và nhu cầu bạn đọc, bên cạnh việc bổ sung vốn tài liệu thƣờng xuyên và đúng diện phục vụ cần phải có cách thức tổ chức kho sách, báo một cách khoa học và hợp lý.
Muốn tổ chức, sử dụng và bảo quản tài liệu có hiệu quả, ta phải tổ chức kho tài liệu sao cho khoa học với mục đích giúp bạn đọc tra tìm tài liệu nhanh chóng, tạo thuận lợi và nâng cao cho việc sử dụng tài liệu. vốn tài liệu quý hiểm, nhƣng khâu tổ chức kho chƣa phù hợp, sẽ dẫn đến không đáp ứng đƣợc nhu cầu ngày càng tăng cao của độc giả và không thể bảo quản đƣợc.
Tổ chức kho sách là một loạt các thao tác nghiệp vụ kế tiếp nhau nhằm làm cho vốn tài liệu có một trật tự nhất định trên giá để sẵn sàng phục vụ bạn đọc khi có yêu cầu và có kế hoạch bảo quản thích hợp nhất
Cơ quan thƣ viện có nhiệm vụ sƣu tầm, tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu nên mục đích của việc tổ chức vốn tài liệu là rất cụ thể:
- Tạo ra một trật tự trong các kho tài liệu đó là làm cho kho sách có một trật tự nhất định, phải quy định một hệ thống kho, phân chia kho sách thành nhiều kho lẻ nhƣng có liên quan với nhau, tổ chức mỗi kho cần căn cứ vào chức năng nhiệm vụ và đối tƣợng phục vụ mà mỗi thƣ viện có cách thức tổ
chức kho phù hợp. Có nhƣ vậy kho sách mới đƣợc sử dụng một cách hiệu quả nhất.
- Việc tổ chức kho sách có liên quan mật thiết và gắn bó chặt chẽ với công tác bổ sung vốn tài liệu trong thƣ viện. Thƣ viện có khả năng đáp ứng đƣợc nhu cầu bạn đọc ngày càng tăng và đáp ứng đƣợc những nhiệm vụ đặt ra phụ thuộc vào tài liệu bổ sung cho kho sách nói cách khác là giá trị mà những cuốn sách đó mang lại. Căn cứ vào đó, việc bổ sung tài liệu cần thiết, đáp ứng nhiệm vụ đặt ra của thƣ viện là vấn đề quyết định trong việc bổ sung cho kho sách của thƣ viện một cách đúng đắn.
Mỗi loại hình thƣ viện có cách sắp xếp, tổ chức kho khác nhau phụ thuộc vào nhiệm vụ của thƣ viện, số lƣợng, thành phần loại hình tài liệu, số lƣợng, thành phần đối tƣợng phục vụ mà từ đó có cách thức tổ chức kho khác nhau. Quy trình tổ chức vốn tài liệu của một thƣ viện tỉnh khác với quy trình tổ chức vốn tài liệu của một thƣ viện trƣờng học, hay thƣ viện chuyên ngành, đa ngành.
Trong quá trình tổ chức kho chúng ta cần phải đạt đƣợc sự khẩn trƣơng, nhịp nhàng, liên tục khi tiến hành các thao tác riêng lẻ, quy trình đăng ký và xứ lý cần phải có hƣớng tiến có nghĩa là thao tác sau phải dựa trên thao tác trƣớc để đảm bảo tính liên tục, đƣợc tiến hành tuần tự, mỗi thao tác xứ lý tài liệu phải đƣợc tính toán đảm bảo sao cho thao tác sau thuận lợi và phối hợp nhịp nhàng với nhau.
Nhờ tổ chức tài liệu có trật tự, có hệ thống đảm bảo tính khoa học đã giúp cho cán bộ thƣ viện và bạn đọc tra tìm tài liệu chính xác, dễ dàng và nhanh chóng, tạo thuận lợi và nâng cao hiệu quả cho việc sử dụng tài liệu trong thƣ viện. Nếu kho sách đựoc đăng ký đầy đủ, đƣợc thể hiện vào mục lục rõ ràng, dễ tra cứu, sắp xếp theo một trật tự nhất định, đƣợc bảo quản tốt...thì việc đáp ứng nhu cầu bạn đọc sẽ nhanh chóng, ít tốn kém hơn, xác định đƣợc nhu cầu khi bổ sung kho sách, kiểm kê và thanh lý tài liệu...
Thƣ viện đƣợc hình hành và phát triển theo thời gian với một nhiệm vụ quan trọng là tổ chức và bảo quản lâu dài tài liệu. Tổ chức kho sách đúng đắn còn giúp giải quyết nhiệm vụ quan trọng trên đó là bảo quản kho sách với tƣ cách là tài sản chung của nhân loại, làm cho kho sách của thƣ viện nói chung và từng quyển sách nói riêng đƣợc bảo quản tốt nhất, kéo dài tuổi thọ của tài liệu bên cạnh đó còn tiết kiệm đƣợc kinh phí cho thƣ viện trong việc phục hồi, phục chế các sách báo, tạp chí và các loại hình tài liệu khác bị mất mát hƣ hỏng.
Tuỳ theo mỗi loại hình thƣ viện mà việc tổ chức kho sách là khác nhau nhƣng đều phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy tài liệu
- Thuận tiện cho việc bảo quản, kiểm kê tài liệu - Thuận tiện cho việc sử dụng
- Từ trên xuống dƣới, từ trong ra ngoài, từ trái qua phải
Qua thực tế khảo sát, tìm hiểu ở thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh và đối chiếu với chức năng và nhiệm vụ của thƣ viện cùng với các nguyên tắc tổ chức kho kể trên. Thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh tiến hành xử lý tài liệu theo khung phân loại thập phân Dewey ấn bản 14 và khổ mẫu biên mục MARC 21, sử dụng phần mềm ILIB trong việc nhập dữ liệu còn bạn đọc thì tìm kiếm tài liệu thông qua phần mềm OPAC. Sau khi tài liệu đƣợc xử lý và nhập vào cơ sở dữ liệu. Thƣ viện đã tiến hành sắp xếp tài liệu nhƣ sau: sách, luận án, luận văn đƣợc sắp xếp theo thứ tự số đăng ký cá biệt, báo và tạp chí đƣợc sắp xếp theo vần chữ cái, trong mỗi tên báo, tạp chí lại sắp xếp theo thời gian xuất bản, tài liệu băng đĩa, tranh ảnh, bản đồ sắp xếp theo loại hình tài liệu. Qua đó cho thấy thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh tổ chức kho sách đúng đắn, khoa học và hợp lý, đảm bảo đầy đủ các yếu tố để hình thành nên kho sách thƣ viện phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của một thƣ viện công cộng cấp tỉnh, đáp ứng yêu cầu của một kho
sách thƣ viện đƣợc tổ chức khoa học hợp lý là dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ bảo quản, nó giải quyết đƣợc hai nhiêm vụ đối lập nhau nhƣng lại có mối quan hệ biện chứng với nhau đó là việc vừa sử dụng tích cực vốn tài liệu vừa bảo quản vốn tài liệu đƣợc lâu dài. Đảm bảo thông tin đến với bạn đọc kịp thời, nhanh chóng và chính xác. Góp phần tiết kiệm diện tích kho tài liệu thƣ viện.
2.1.2. Phương thức tổ chức kho
Tổ chức vốn tài liệu có thể có nhiều phƣơng pháp tổ chức kho khác nhau nhƣ căn cứ theo loại hình tài liệu theo ngôn ngữ, theo chức năng, theo hình hức phục vụ...., hiện nay đối với các thƣ viện tỉnh căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và đối tƣợng phục vụ thƣờng tổ chức các kho tài liệu theo phƣơng thức phục vụ là kho đóng và kho mở
Kho đóng (closed stack)
Kho đóng là kho độc giả đến mƣợn tài liệu phải tra cứu hệ thống mục lục truyền thống hoặc mục lục đọc máy, phải ghi phiếu yêu cầu và mƣợn qua thủ thƣ. Độc giả không trực tiếp vào kho tài liệu
Kho đóng xuất hiện từ lâu đời, thƣờng đƣợc tổ chức ở các loại hình thƣ viện khác nhau, đến nay kho đóng vẫn rất quen thuộc ở nhiều nƣớc trên thế giới, bởi nó tiết kiệm đƣợc diện tích kho, giá.
Trong hệ thống kho tài liệu của thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh: kho mƣợn, kho đọc là những kho đƣợc tổ chức theo hình thức kho đóng. Kho mƣợn có diện tích khoảng 120m2 với 91.060 bản sách, đƣợc trang bị 4 máy tính phục vụ bạn đọc tra tìm tài liệu, kho đọc có diện tích khoảng 250m2 với 60.781 bản sách, phòng đọc đƣợc trang bị 35 bộ bàn ghế với 70 chỗ ngồi đọc. Tài liệu trong các kho này đƣợc sắp xếp theo nguyên tắc loại hình tài liệu - ngôn ngữ - khổ cỡ - số đăng ký cá biệt. Các nguyên tắc này thƣờng đƣợc tổ chức phối hợp với nhau, xen kẽ nhau và xuất phát từ loại hình tài liệu. Sau đây là quy trình xếp tài liệu tại kho đọc, kho mƣợn. Sau đây là quy trình sắp xếp tài liệu tại kho mƣợn, kho đọc:
- Sắp xếp theo loại hình tài liệu: Các tài liệu nhƣ sách báo, tạp chí đƣợc xếp giá riêng, các tranh ảnh, bản đồ, đĩa CD đƣợc phân chia trên các giá riêng biệt. Cách sắp xếp, phân chia nhƣ vậy tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tài liệu, phục vụ bạn đọc, dễ dàng cho việc bảo quản tài liệu, nhất là các tài liệu băng, đĩa, các tài liệu quý cần có chế độ bảo quản đặc biệt.
- Sắp xếp theo ngôn ngữ xuất bản: Trong từng loại hình tài liệu lại phân chia theo từng ngôn ngữ khác nhau dựa vào ngôn ngữ chính văn của tài liệu và trong ký hiệu xếp giá của tài liệu bắt buộc phải ghi ký hiệu ngôn ngữ
Ví dụ: V- sách tiếng Việt A - sách tiếng Anh
Sắp xếp tài liệu theo ngôn ngữ giúp cán bộ thƣ viện nắm chắc đƣợc kho tài liệu, định hƣớng tìm kiếm và phục vụ tài liệu cho bạn đọc đƣợc dễ dàng, nhanh chóng và chính xác hơn theo ngôn ngữ tài liệu.
- Sắp xếp theo khổ cỡ tài liệu: trong từng loại hình, ngôn ngữ, tài liệu đƣợc tiếp tục phân chia tuỳ theo khổ cỡ của tài liệu. Thông thƣờng tài liệu đƣợc chia làm 4 loại khổ nhƣ sau
+ Khổ nhỏ: từ 19cm trở xuống + Khổ vừa: từ 20cm đến 26cm + Khổ lớn: từ 27cm đến 35cm + Khổ cực lớn: từ 35cm trở lên
- Đối với tài liệu dạng sách: tài liệu sắp xếp theo loại hình tài liệu kết hợp với ngôn ngữ với khố cỡ và số đăng ký cá biệt (mỗi tài liệu đƣợc gán cho một số đăng ký cá biệt cố định, các tài liệu đƣợc sắp xếp theo thứ tự số đăng ký cá biệt tăng dần, liên tục, không nhảy cóc). Sự kết hợp sắp xếp theo khổ cỡ và số đăng ký cá biệt có ƣu điểm là tiết kiệm diện tích kho, và tra tìm tài liệu phục vụ bạn đọc nhanh chóng, dễ dàng hơn.
yêu cầu muợn tài liệu, cán bộ thƣ viện tiếp nhận phiếu yêu cầu và lấy tài liệu, sau đó quét mã vạch thông qua phân hệ mƣợn trả của phần mềm Ilib để kiểm soát vốn tài liệu và quản lý bạn đọc.
Ƣu điểm
Tài liệu đƣợc sắp xếp theo ngôn ngữ và khổ cỡ nên hình thức đẹp, tiết kiệm diện tích, dễ bảo quản. Cán bộ thƣ viện lấy sách cho độc giả nhanh vì tài liệu đƣợc sắp xếp theo đăng ký cá biệt.
Các thƣ viện khi tổ chức theo kho đóng có thể quản lý tốt vốn tài liệu của mình, tiết kiệm diện tích kho, dễ kiểm kê, đối chiếu.
Nhƣợc điểm
- Độc giả không trực tiếp vào kho sách phải tra cứu mục lục và mƣợn qua thủ thƣ vì vậy bạn đọc kém hứng thú, ít đến thƣ viện hơn. Do sách sắp xếp theo khổ cỡ và sổ đăng ký cá biệt nên những sách xếp cạnh nhau không có mối liên hệ với nhau về nội dung thậm chí sách Văn học có thể để cạnh sách Toán học.
- Tài liệu có cùng nội dung bị phân tán nhiều nơi trong kho tuỳ thuộc vào