8. Bố cục của khóa luận
2.1.2. Phương thức tổ chức kho
Tổ chức vốn tài liệu có thể có nhiều phƣơng pháp tổ chức kho khác nhau nhƣ căn cứ theo loại hình tài liệu theo ngôn ngữ, theo chức năng, theo hình hức phục vụ...., hiện nay đối với các thƣ viện tỉnh căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và đối tƣợng phục vụ thƣờng tổ chức các kho tài liệu theo phƣơng thức phục vụ là kho đóng và kho mở
Kho đóng (closed stack)
Kho đóng là kho độc giả đến mƣợn tài liệu phải tra cứu hệ thống mục lục truyền thống hoặc mục lục đọc máy, phải ghi phiếu yêu cầu và mƣợn qua thủ thƣ. Độc giả không trực tiếp vào kho tài liệu
Kho đóng xuất hiện từ lâu đời, thƣờng đƣợc tổ chức ở các loại hình thƣ viện khác nhau, đến nay kho đóng vẫn rất quen thuộc ở nhiều nƣớc trên thế giới, bởi nó tiết kiệm đƣợc diện tích kho, giá.
Trong hệ thống kho tài liệu của thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh: kho mƣợn, kho đọc là những kho đƣợc tổ chức theo hình thức kho đóng. Kho mƣợn có diện tích khoảng 120m2 với 91.060 bản sách, đƣợc trang bị 4 máy tính phục vụ bạn đọc tra tìm tài liệu, kho đọc có diện tích khoảng 250m2 với 60.781 bản sách, phòng đọc đƣợc trang bị 35 bộ bàn ghế với 70 chỗ ngồi đọc. Tài liệu trong các kho này đƣợc sắp xếp theo nguyên tắc loại hình tài liệu - ngôn ngữ - khổ cỡ - số đăng ký cá biệt. Các nguyên tắc này thƣờng đƣợc tổ chức phối hợp với nhau, xen kẽ nhau và xuất phát từ loại hình tài liệu. Sau đây là quy trình xếp tài liệu tại kho đọc, kho mƣợn. Sau đây là quy trình sắp xếp tài liệu tại kho mƣợn, kho đọc:
- Sắp xếp theo loại hình tài liệu: Các tài liệu nhƣ sách báo, tạp chí đƣợc xếp giá riêng, các tranh ảnh, bản đồ, đĩa CD đƣợc phân chia trên các giá riêng biệt. Cách sắp xếp, phân chia nhƣ vậy tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tài liệu, phục vụ bạn đọc, dễ dàng cho việc bảo quản tài liệu, nhất là các tài liệu băng, đĩa, các tài liệu quý cần có chế độ bảo quản đặc biệt.
- Sắp xếp theo ngôn ngữ xuất bản: Trong từng loại hình tài liệu lại phân chia theo từng ngôn ngữ khác nhau dựa vào ngôn ngữ chính văn của tài liệu và trong ký hiệu xếp giá của tài liệu bắt buộc phải ghi ký hiệu ngôn ngữ
Ví dụ: V- sách tiếng Việt A - sách tiếng Anh
Sắp xếp tài liệu theo ngôn ngữ giúp cán bộ thƣ viện nắm chắc đƣợc kho tài liệu, định hƣớng tìm kiếm và phục vụ tài liệu cho bạn đọc đƣợc dễ dàng, nhanh chóng và chính xác hơn theo ngôn ngữ tài liệu.
- Sắp xếp theo khổ cỡ tài liệu: trong từng loại hình, ngôn ngữ, tài liệu đƣợc tiếp tục phân chia tuỳ theo khổ cỡ của tài liệu. Thông thƣờng tài liệu đƣợc chia làm 4 loại khổ nhƣ sau
+ Khổ nhỏ: từ 19cm trở xuống + Khổ vừa: từ 20cm đến 26cm + Khổ lớn: từ 27cm đến 35cm + Khổ cực lớn: từ 35cm trở lên
- Đối với tài liệu dạng sách: tài liệu sắp xếp theo loại hình tài liệu kết hợp với ngôn ngữ với khố cỡ và số đăng ký cá biệt (mỗi tài liệu đƣợc gán cho một số đăng ký cá biệt cố định, các tài liệu đƣợc sắp xếp theo thứ tự số đăng ký cá biệt tăng dần, liên tục, không nhảy cóc). Sự kết hợp sắp xếp theo khổ cỡ và số đăng ký cá biệt có ƣu điểm là tiết kiệm diện tích kho, và tra tìm tài liệu phục vụ bạn đọc nhanh chóng, dễ dàng hơn.
yêu cầu muợn tài liệu, cán bộ thƣ viện tiếp nhận phiếu yêu cầu và lấy tài liệu, sau đó quét mã vạch thông qua phân hệ mƣợn trả của phần mềm Ilib để kiểm soát vốn tài liệu và quản lý bạn đọc.
Ƣu điểm
Tài liệu đƣợc sắp xếp theo ngôn ngữ và khổ cỡ nên hình thức đẹp, tiết kiệm diện tích, dễ bảo quản. Cán bộ thƣ viện lấy sách cho độc giả nhanh vì tài liệu đƣợc sắp xếp theo đăng ký cá biệt.
Các thƣ viện khi tổ chức theo kho đóng có thể quản lý tốt vốn tài liệu của mình, tiết kiệm diện tích kho, dễ kiểm kê, đối chiếu.
Nhƣợc điểm
- Độc giả không trực tiếp vào kho sách phải tra cứu mục lục và mƣợn qua thủ thƣ vì vậy bạn đọc kém hứng thú, ít đến thƣ viện hơn. Do sách sắp xếp theo khổ cỡ và sổ đăng ký cá biệt nên những sách xếp cạnh nhau không có mối liên hệ với nhau về nội dung thậm chí sách Văn học có thể để cạnh sách Toán học.
- Tài liệu có cùng nội dung bị phân tán nhiều nơi trong kho tuỳ thuộc vào số đăng ký cá biệt và số thứ tự xếp kho
- Cán bộ thƣ viện vất vả hơn vì phải đi lại nhiều để lấy tài liệu phục vụ, nhất là các thƣ viện và trung tâm thông tin lớn, nhiều tài liệu, đông độc giả.
Kho mở (open stack)
Kho mở đƣợc tổ chức đầu tiên ở Mỹ vào những năm cuối thể kỷ XIX, đầu thể kỷ XX sau đó lan truyền sang châu Âu và thế giới. Kho mở là kho độc giả đƣợc trực tiếp vào kho chọn các tài liệu mà họ cần mà không phải qua trung gian là cán bộ thƣ viện. Đây là hình thức mà độc giả rất hứng thú.
Kho sách tự chọn là hệ thống phục vụ phù hợp với nhu cầu của bạn đọc vì nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc phục vụ.
Với thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh, hình thức tổ chức theo kho mở đƣợc áp dụng cho phòng báo, tạp chí, phòng thiếu nhi, phòng đa phƣơng tiện. Hiện nay ở
thƣ viện phòng báo, tạp chí đƣợc tổ chức kết hợp với phòng thiếu nhi có diện tích khoảng 120m2 với 325 loại báo tạp chí, tài liệu thiếu nhi có 36.002 bản, đƣợc trang bị 25 bộ bàn ghế với 50 chỗ ngồi đọc, có 10 máy tính phục vụ bạn đọc. Phòng đa phƣơng tiện đƣợc trang bị 20 máy tính phục vụ bạn đọc tìm kiếm thông tin trên Internet.
Các tài liệu ở kho này đọc giả tự chọn nên đƣợc xếp theo phân loại thập phân Dewey ấn bản 14. Đối với báo tạp chí sắp xếp theo thời gian: Dựa vào thời gian xuất bản để sắp xếp, có nghĩa là sắp xếp theo thứ tự năm xuất bản của chúng. Cách sắp xếp này cho phép phân chia kho thành từng nhóm theo năm, phân chia nhƣ vậy chúng ta dễ dàng nhận thấy đƣợc những tài liệu mới nhất, lần xuất bản mới nhất, cho biết đƣợc số tài liệu đƣợc xuấi bản, đƣợc nhập về trong từng giai đoạn, từng năm, bạn đọc dựa vào thời gian, thời kỳ để tra tìm tài liệu
Ví dụ: Báo, tạp chí phân chia theo năm, tháng, ngày, số. Trong năm báo lại đƣợc xếp theo thứ tự từng tháng trong năm, trong báo lại đƣợc sắp xếp theo ngày.
Trong kho mở, tài liệu thƣờng đƣợc sắp xếp theo môn loại khoa học. Cách sắp xếp theo môn loại khoa học cho phép ta sắp xếp những tài liệu có cùng môn loại thì nằm trên cùng một khu vực trên giá, đƣợc sắp xếp cạnh nhau và kết hợp với khổ cỡ tài liệu, tạo thành một trật tự thuận lợi cho việc mƣợn sách và giúp cho cán bộ thƣ viện không chỉ định hƣớng nhanh chóng trong kho tài liệu mà còn nắm đƣợc nội dung kho tài liệu và phục vụ bạn đọc tốt hơn, nhanh chóng và hiệu quả. Với cách sắp xếp này giúp tiết kiệm diện tích kho và làm cho kho có tính thấm mỹ cao.
Ƣu điểm
- Độc giả đƣợc trực tiếp tiếp xúc với kho tài liệu, họ có thể xem lƣớt để xác định tài liệu đó có cần hay không hoặc nếu không họ có thể mƣợn tài liệu
khác với nội dung tƣơng tự đƣợc xếp cạnh đó mà không phải viết lại phiếu yêu cầu nhƣ đối với kho đóng, không phải chờ đợi nên bạn đọc luôn cảm thấy hứng thú, không phiền hà đến thủ thƣ. Cách tổ chức kho mở dễ thoả mãn nhu cầu độc giả hơn, bạn đọc thích thủ hơn nên đến thƣ viện nhiều hơn, vòng quay tài liệu của kho mở cao hơn so với kho đóng. Cán bộ thƣ viện không phải tiếp nhận phiếu yêu cầu, không phải vào kho lấy sách, tiết kiệm đƣợc thời gian trong khâu phục vụ.
- Trong kho mở, bạn đọc đƣợc tiếp xúc trực tiếp với kho tài liệu nên có cơ hội sử dụng tài liệu đa dạng và phong phú hơn với số lƣợng và thời gian nhiều hơn. Điều này phù hợp khi bạn đọc cần tìm tài liệu tham khảo ở nhiều lĩnh vực kiến thức rộng, liên quan tới nhiều lĩnh vực tri thức khác nhau.
- Tài liệu kho mở luôn sắp xếp theo môn loại khoa học để bạn đọc dễ thoả mãn nhu cầu nghiên cứu chuyên sâu vì tài liệu có nội dung liên quan, giống nhau đƣợc xếp ở một chỗ, cuốn này không có sẽ mƣợn cuốn khác xếp cạnh đó có nội dung liên quan.
Ở thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh tài liệu kho mở đƣợc sắp xếp theo khung phân loại thập phân DDC, để bạn đọc thoả mãn nhu cầu nghiên cứu chuyên sâu về một lĩnh vực nội dung nào đó.
Hạn chế
- Mất nhiều diện tích ở trên giá vì phải dành chỗ để phát triển kho, nếu tính toán sai lệch khi các đề mục phát triển nhanh sẽ thiếu chỗ, dẫn đến phải giãn kho rất vất vả. Các giá đều phải có ngăn rộng cho cho cỡ sách lớn nhất. Hình thức không đẹp vì quyển cao, quyển thấp cạnh nhau, mất nhiều diện tích. Khó khăn trong việc quản lý tài liệu quản lý bạn đọc
- Sách trên giá khi bạn đọc sử dụng xong không để đúng vị trí ban đầu làm cho kho tài liệu mất thẩm mỹ. Vì vậy sau mỗi ngày làm việc cán bộ thƣ
viện phải sắp xếp lại tài liệu trên giá. Đây là một công việc tốn nhiều công sức và thời gian của cán bộ thƣ viện
- Dễ mất tài liệu: Kho sách càng lớn, tài liệu trong kho càng nhiều, cán bộ thƣ viện khó kiểm soát hết bạn đọc nên thƣờng xảy ra tình trạng bị mất tài liệu.
Tổ chức kho theo hình thức kho mở mặc dù có những hạn chế nhất định nhƣng nó vẫn đƣợc áp dụng rộng rãi trông công tác thƣ viện vì hiệu quả của việc phục vụ bạn đọc cao, đáp ứng tốt nhu cầu của bạn đọc vì bạn đọc có khả năng lựa chọn và quyết định những tài liệu nào thoả mãn đƣợc yêu cầu của mình.
Nhƣ vậy, cả hai hình thức đều có những ƣu điểm và hạn chế riêng. Tuỳ theo mục đích và nhiệm vụ, nhu cầu bạn đọc mà các thƣ viện lựa chọn hình thức tổ chức kho sao cho phù hợp. Nhiệm vụ chủ yếu của sự phân chia này là làm sao để các kho đƣợc phân chia là một chỉnh thể thống nhất cho phép sử dụng một cách tối đa. Theo xu hƣớng hiện nay các thƣ viện tổ chức kho mở thì tại thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh đã thực hiện đƣợc. Vì hình thức tổ chức kho mở tạo điều kiên thuận lợi cho bạn đọc nghiên cứu tài liệu, tiếp cận trực tiếp với thông tin mà họ cần, nhanh chóng tìm kiếm khai thác đƣợc những thông tin cần thiết cho nghiên cứu, học tập, sản xuất mà từ đó còn có thể nảy sinh thêm những nhu cầu nghiên cứu mới về tài liệu. Khả năng phục vụ bạn đọc cao hơn, đáp ứng tối đa nhu cầu bạn đọc vì vậy bạn đọc đến thƣ viện ngày một tăng lên. Ở thƣ viện tỉnh Hà Tĩnh kho mở đang chiếm ƣu thế hơn, hƣớng về ngƣời dùng tin, thƣ viện hoạt động hiệu quả hơn.