8. Bố cục của khóa luận
3.2.3. Lập kế hoạch bảo quản tài liệu
Bảo quản là một trong những nhiêm vụ không thể thiếu trong các cơ quan TV-TT, do đó việc lên kế hoạch bảo quản tài liệu phải là một bộ phận tổng thể, kế hoạch mang tính chiến lƣợc của công tác này. Mục đích của việc lên kế hoạch là xác định đƣợc một quy trình hoạt động cho phép thƣ viện lập đƣợc một chƣơng trình bảo quản cho cả hiện tại và tƣơng lai, giúp cho thƣ viện xác định đƣợc những việc nên làm và những việc không bao giờ nên làm. Nhờ đó, vốn tài liệu đƣợc sử dụng một cách hợp lý. Kết quả của quá trình lập kế hoạch là thiết lập đƣợc một kế hoạch bảo quản dài hạn bằng văn bản, kế hoạch này phải thể hiện đƣợc vai trò và tầm quan trọng của công tác bảo quản, giúp thấy đƣợc bảo quản tài liệu có một vị trí quan trọng ngang tầm với thu thập tƣ liệu và xứ lý. Nó còn là một sự trợ giúp quan trọng cho cơ quan trong việc đảm bảo những nguồn vốn cần thiết để hỗ trợ thực hiện những việc cần làm.
Việc lập kế hoạch bảo quản cần phải dễ hiểu và phải bao quát đƣợc toàn bộ các nguồn tài liệu của cơ quan. Một kế hoạch bảo quản có hiệu quả là một kế hoạch thiết thực và khả thi.
Kế hoạch của từng cơ quan là khác nhau. Có những kế hoạch dài, phức tạp, chi tiết. Có những kế hoạch ngắn gọn và đơn giản. Tuy nhiên, tất cả mọi kế hoạch đều phải dựa trên kết quả khảo sát đánh giá nhu cầu của từng cơ quan cụ thể. Việc lên kế hoạch để bảo quản tài liệu rất quan trọng, có một kế hoạch thiết thực và khả thi thì công tác bảo quản sẽ đƣợc thực hiện tốt, nó là phƣơng hƣớng, nhiệm vụ đề ra để thực hiện tốt công việc, biết đƣợc kết quả và sự hoàn thành nhiệm vụ của mình. Vì vậy, muốn bảo quản tốt vốn tài liệu, thƣ viện phải lập đƣợc kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch một cách nghiêm túc.
thực hiện tốt công tác số hoá tài liệu, cần đầu tƣ mua sắm các trang thiết bị hiện đại để công tác bảo quản tài liệu đƣợc tốt hơn.