- Từ chối do sai chế độ, định mức 4 Chiếm tỷ lệ (%) trong tổ ng ch
b. Hoàn thiện phương pháp nghiệp vụ kiểm soát chi đầu tư phát triển của Kho bạc Nhà nước Tỉnh Gia La
của Kho bạc Nhà nước Tỉnh Gia Lai
Một là, tập chung kiểm soát theo chức năng phòng nghiệp vụ
Việc kiểm soát thanh toán Vốn đầu tư phải được tập trung về phòng Kiểm soát chi NSNN, có như vậy mới tránh phân tán kiểm soát ở nhiều đầu mối, tăng cường được công tác kiểm soát chi, vì cán bộ phòng thanh toán vốn đầu tư mới có nghiệp vụ chuyên môn về kiểm soát hồ sơ của dự án.
Hai là, cải tiến cách theo dõi dữ liệu kiểm soát
Hệ thống dữ liệu về các tiêu thức kiểm soát chứng từ thanh toán tại phòng Kế toán phải được theo dõi cả ở phòng Kiểm soát chi NSNN, bởi vì xảy ra trường hợp: Khi khách hàng đến làm thủ tục thanh toán tại phòng Kiểm soát chi NSNN, sau khi kiểm soát (có thể sau hai đến bảy ngày theo quy định) tất cả các thủ tục thanh toán của dự án đều đảm bảo đúng luật, cán bộ
phòng thanh toán vốn (hoặc phòng kế hoạc tổng hợp) chuyển chứng từ cho phòng kế toán làm thủ tục thanh toán, nhưng chỉ cần một sai sót nhỏ của chứng từ (như sai tên Ngân hàng nhận tiền) thì toàn bộ thủ tục đó sẽ trả lại cho phòng thanh toán vốn đầu tư (hoặc phòng kế hoạch tổng hợp) và sau đó trả lại cho khách hàng làm lại, vì vậy gây mất rất nhiều thời gian cho khách hàng đến giao dịch, nếu phòng Kiểm soát chi NSNNcũng được quản lý dữ liệu về Hệ thống ngân hàng (như ví dụ trên) thì sẽ kiểm soát trước khi chuyển cho kế toán, như vậy không mất thời gian không cần thiết cho khách hàng đến giao dịch.
Ba là, thay đổi phương pháp sử dụng phần mềm nghiệp vụ
Phòng Kiểm soát chi NSNN thay bằng việc mỗi tháng khoá sổ nghiệp vụ trên phần mềm một lần như hiện nay bằng việc phải khoá sổ hàng ngày như phòng Kế toán, có như vậy mới đảm bảo dữ liệu giữa hai phòng khớp đúng với nhau, các báo cáo hàng tháng, quý không có sự chênh lệch làm mất rất nhiều thời gian đối chiếu, tìm lỗi giữa hai phòng. Đồng thời, có như vậy mới đảm bảo được sự kết nối, sử dụng dữ liệu lẫn nhau giữa hai chương trình phần mềm Tin học khác nhau đang sử dụng tại hai phòng..
Bốn là, cải tiến phương pháp kiểm soát
Nhiệm vụ của KBNN trong kiểm soát chi đầu tư là kiểm soát thanh toán đúng mục đích, đúng đối tượng, đúng các điều khoản trong hợp đồng đã ký kết. Do đó phạm vi thanh toán của Kho bạc Nhà nước là kiểm soát trong quá trình thanh toán. Vì vậy, kiểm soát chi đầu tư qua KBNN trên địa bàn Tỉnh Gia Lai phải bao gồm đồng thời việc kiểm soát hồ sơ tài liệu của dự án, bao gồm hồ sơ tài liệu cơ sở, tài liệu bổ sung hàng năm của dự án và hồ sơ tài liệu thanh toán theo quy định chủ đầu tư phải gửi đến Kho bạc Nhà nước. Không thực hiện kiểm tra việc bóc tách khối lượng từ thiết kế, không kiểm tra định mức, đơn giá , dự toán, và phải kết hợp kiểm tra cả chủđầu tư.
Năm là, cải tiến mô hình kiểm soát theo cơ chế một cửa
Cũng như đối với kiểm soát chi thường xuyên đã trình bày ở phần trên. Việc kiểm soát thanh toán vốn Đầu tư theo mô hình “một cửa” phải cải tiến theo hướng không thành lập bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả riêng biệt như hiện nay, nhưng vẫn đảm bảo chủ đầu tư chỉ phải giao dịch với một cán bộ thanh toán vốn đầu tư. Bởi vì việc tách bạch giữa chủ đầu tư và người sử lý công việc chỉ mang tính hình thức; thành lập bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tách biệt thì sẽ tốn kém về công tác tổ chức nhân sự, đối với kho bạc huyện rất khó bố trí. Thời gian và đường luân chuyển chứng từ kéo dài, ảnh hưởng thời gian kiểm soát thanh toán. Mặt khác do cán bộ thanh toán vốn trực tiếp quản lý dự án Đầu tư không tiếp xúc với chủ đầu tư nên không giải quyết kịp thời những vướng mắc của chủ đầu tư trong việc tiếp nhận hồ sơ và kết quả kiểm soát thanh toán, không nắm được tình hình, diễn biến của dự án.
Đề xuất quy trình giao dịch và luân chuyển chứng từ tại phòng Kiểm soát chi NSNN, thay cho việc giao dịch qua bộ phận một cửa (Sơ đồ 2.3). Quy trình này vẫn đảm bảo tách bạch giữa cán bộ quản lý dự án và của chủ đầu tư, tránh gây phiền hà, tiêu cực, vừa đảm bảo thời gian giải quyết công việc nhanh nhất cho khách hàng, ở mô hình này thay vì bộ phận “một cửa” bằng một cán bộ được phân công tiếp nhận hồ sơ ngay tại phòng Kiểm soát chi NSNN, như vậy cán bộ trong phòng có thể trao đổi các thông tin với nhau ngay tại phòng mà không mất nhiều thời gian giữa bộ phận một cửa với cán bộ quản lý tài khoản của đơn vị. (Theo quy định, bộ phận một cửa phải ở tầng I, phía ngoài trụ sở làm việc, trong khi đó các phòng nghiệp vụ ở các tầng thứ II trở lên của toà nhà).
Sơđồ 2.3: Đề xuất quy trình giao dịch và luân chuyển chứng từ tại phòng Kiểm sóat chi NSNN
1-Chủđầu tư nộp hồ sơ tài liệu dự án cho cán bộ giao dịch(người nhận hồ sơ)
2-Cán bộ giao dịch chuyển hồ sơ xin mở tài khoản cho trưởng phòng KSC NSNN (nếu là hồ sơ xin mở tài khoản) hoặc cán bộ
KSC NSNN (nếu là hồ sơ dự án)
3-Cán bộ KSC NSNN chuyển hồ sơđã kiểm soát cho Lãnh đạo phòng duyệt
Chủđầu tư Lãnh đạo Phòng KSC NSNN Lãnh đạo phòng Kế toán Nhà thầu (hoặc chủđầu tư) Cán bộ giao dịch Cán bộ KSC chuyển quản Kế toán viên chuyển quản Lãnh đạo phụ trách KSC NSNN Lãnh đạo phụ trách kế toán 13 12 11 10 10 9 8 5 4 5 3 1 2 2 4 6 7
4-Lãnh đạo phòng KSC NSNN sau khi kiểm soát xong chuyển hồ sơ xin mở tài khoản cho kế toán trưởng (nếu là hồ sơ xin mở tài khoản), chuyển hồ sơ thanh toán VĐT cho lãnh đạo phụ trách chuẩn chi (nếu là hồ sơ TTVĐT)
5-Lãnh đạo phụ trách chuẩn chi TTVĐT chuyển hồ sơđã duyệt cho cán bộ KSC NSNN 6-Cán bộ KSC NSNN chuyển cho kế toán viên (phòng kế toán)
7-Kế toán viên kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp trình Kế toán trưởng duyệt 8-Kế toán trưởng kiểm soát hồ sơ chuyển Lãnh đạo chuẩn chi Kế toán duyệt 9-Lãnh đạo duyệt, chuyển kế toán trưởng
10-Kế toán trưởng thanh toán cho nhà thầu hoặc chủ đầu tư (nếu là chi phí ban quản lý) đồng thời chuyển chứng từ cho kế
toán viên
11-Cán bộ KSC NSNN nhận hồ sơ từ phòng kế toán 12- Cán bộ KSC NSNN chuyển cho cán bộ giao dịch 13-cán bộ giao dịch trả hồ sơ cho chủđầu tư.
3.2.3. Nhóm giải pháp đổi mới cơ chế quản lý NSNN trên địa bàn