III. Chi phí quản lý doanh
3.2.3. Tổ chức thu thập thông tin liên quan đến tơng lai:
Để tồn tại và phát triển nhà quản trị doanh nghiệp cần nhiều thông tin, trong đó các thông tin có ảnh hởng đến tơng lai phát triển của doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng trong việc hoạch định chính sách kinh doanh trong tơng lai gần cũng nh xác định chiến lợc kinh doanh.
Có nhiều thông tin ảnh hởng đến tơng lai phát triển của doanh nghiệp đòi hỏi các nhà quản trị thu thập trong quá trình ra quyết định khi hoạch định chiến l- ợc và sách lợc kinh doanh nh: Thông tin về kinh tế quốc tế, thông tin về sự phát triển của nền kinh tế trong nớc, thông tin về chính sách tài chính, tiền tệ, đầu t, chính sách định hớng và kích thích tiêu dùng, thông tin về thị trờng, thông tin về sách lợc và chiến lợc của đối thủ cạnh tranh, thông tin về thu nhập, chi phí…
Tuỳ theo tiêu thức phân loại và mục đích sử dụng thông tin liên quan đến t- ơng lai gồm nhiều loại khác nhau:
+ Theo nguồn gốc, thông tin tơng lai bao gồm: thông tin nội bộ và thông tin bên ngoài.
Thông tin nội bộ là những thông tin về nguồn lực, tiềm năng của doanh nghiệp nh những thông tin về cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, các loại mặt hàng, lĩnh vực, khu vực thị trờng mà doanh nghiệp kinh doanh …
Thông tin bên ngoài là những thông tin phát sinh và vận động bên ngoài doanh nghiệp nh: tình hình tăng trởng kinh tế, chính sách kinh tế, tiền tệ, thuế khoá, thông tin về thị trờng, đối thủ cạnh tranh trong và ngoài ngành…
+ Theo nội dung, thông tin đợc chia thành: thông tin về thị trờng, thông tin về đối thủ cạnh tranh, thông tin về nguồn lực của doanh nghiệp…
Trong đó: Thông tin về thị trờng là những thông tin về diễn biến thị trờng hàng hoá dịch vụ, nh quan hệ cung cầu các yều tố đầu vào, thông tin về cung cầu các sản phẩm đầu ra, thông tin về các yều tố ảnh hởng đến quan hệ cung cầu trên thị trờng.
Thông tin về đối thủ cạnh tranh: đó là những thông tin liên quan đến đối thủ cạnh tranh nh: cơ cấu tổ chức quản lý, các nguồn lực của đối thủ cạnh tranh về vốn, công nghệ, sản phẩm, thị trờng…
+ Theo tính chất và vai trò cho quá trình ra quyết định. Thông tin tơng lai bao gồm: thông tin cơ bản (thông tin thích hợp) và thông tin không cơ bản (thông tin không thích hợp).
+ Theo quy trình thu thập, thông tin tơng lai đợc chia thành thông tin sơ cấp và thông tin thứ cấp…
Để có đợc những thông tin đáng tin cậy phục vụ cho việc ra quyết định của nhà quản trị, trớc hết nhà quản trị phải xác định rõ những vấn đề và mục tiêu thu thập thông tin. Sau đó nhà quản trị tiến hành lựa chọn các nguồn thông tin cần thu thập. Tuỳ theo nội dung thông tin cần thu thập kế toán quản trị sử dụng những phơng pháp thu thập và trình bày khác nhau để thu thập thông tin. Do các thông tin thu đợc rất đa dạng, phong phú và phức tạp có những thông tin gắn liền với các quyết định, có những thông tin chỉ có ý nghĩa tham khảo khi lựa chọn, có những thông tin đòi hỏi phải tập trung phân tích, có những thông tin làm giảm sự chú ý của các nhà quản trị vào những vấn đề chính cần tập trung giải quyết… Vì vậy, đòi hỏi KTQT phải tiến hành phân tích thông tin thu thập đợc để lựa chọn những thông tin cơ bản (thông tin thích hợp) và lập báo cáo kết quả để t vấn cho nhà quản trị ra quyết định.
Để có thể thu thập đợc các thông tin cần thiết, kế toán quản trị có thể sử dụng những phơng pháp thu thập sau:
- Phơng pháp quan sát: là một trong các phơng pháp thu thập thông tin, số liệu ban đầu đợc áp dụng khi ngời thu thập tiến hành quan sát trực tiếp hoàn cảnh và con ngời. Tuỳ thuộc vào nội dung thông tin mà kết quả đợc phản ánh thông qua mô tả hay số liệu cụ thể.
- Phơng pháp thực nghiệm: phơng pháp này đòi hỏi phải phân loại các nhóm thông tin có thể so sánh đợc với nhau, tạo ra cho nhóm đó hoàn cảnh, điều
kiện khác nhau, kiểm tra những thành phần biến động và xác định mức độ quan trọng các đặc điểm đợc quan sát từ đó tìm ra mối quan hệ nhân quả bằng cách sàng lọc những giải thích mâu thuẫn nhau về các kết quả quan sát đợc.
- Phơng pháp thăm dò d luận: Đây là phơng pháp nằm giữa thực nghiệm và quan sát. Quan sát thích hợp nhất đối với việc thu thập thông tin mang tính thăm dò, thực nghiệm thì phù hợp với việc tìm kiếm mối liên hệ nhân quả, còn thăm dò d luận lại đợc thực hiện phù hợp nhất đối với thông tin cần thiết phải mô tả. Thăm dò d luận để có những thông tin về tri thức, chính kiến, sở thích của ngời tiêu dùng và mức độ thoả mãn của họ. Trên cơ sở đó xác định cầu về một loại sản phẩm, hàng hoá và khả năng đáp ứng của bản thân doanh nghiệp…
Ngoài ra các nhà quản lý mong muốn nhận đợc các thông tin từ nhiều nguồn và phơng diện khác nhau, nh vậy đòi hỏi kế toán quản trị phải cung cấp những thông tin khác nh thông tin về công nghệ kết hợp các yếu tố đầu vào, thông tin về lựa chọn phơng án trong điều kiện năng lực sản xuất kinh doanh có giới hạn…