III. Chi phí quản lý doanh
3.2.2.3Thiết kế hệ thống sổ kế toán để thu thập thông tin thực hiện về chi phí doanh thu kết quả phục vụ yêu cầu quản trị doanh nghiệp:
chi phí - doanh thu - kết quả phục vụ yêu cầu quản trị doanh nghiệp:
- Thiết kế sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh:
Để thiết kế mẫu sổ kế toán phản ánh chi tiết chi phí trong doanh nghiệp cần căn cứ vào:
+ Yêu cầu quản lý cụ thể của doanh nghiệp. + Đối tợng chi tiết mà doanh nghiệp đã xác định. Nhằm đảm bảo yêu cầu:
+ Theo dõi đợc chi tiết từng khoản mục chi phí, yếu tố chi phí kết hợp với việc nhận dạng chi phí biến đổi và chi phí cố định.
+ Phân tích chi phí theo từng đối tợng chi tiết đã xác định phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin chi tiết về chi phí để phục vụ yêu cầu quản lý chi phí đáp ứng yêu cầu xác định kết quả từng mặt hàng, nhóm hàng theo yêu cầu của nhà quản trị doanh nghiệp.
Nguyên tắc chung ghi sổ chi tiết chi phí là:
+ Nh…ng chi phí trực tiếp khi phát sinh sẽ đợc phản ánh trực tiếp vào sổ kế toán chi tiết tơng ứng.
+ Đối với những chi phí chung khi phát sinh đợc tập hợp chung. Định kỳ phân bổ chi phí này cho các đối tợng chịu chi phí liên quan.
Cụ thể:
* Lập báo cáo chi phí sản xuất cho từng loại sản phẩm theo phơng pháp bình quân: (Phụ lục3.1)
* Sổ chi tiết chi phí bán hàng ngoài việc theo dõi chi tiết theo từng khoản mục phí còn đợc theo dõi thi tiết chi phí vận chuyển, bốc dỡ,… theo từng mặt hàng, nhóm mặt hàng chính hoặc sổ chi tiết chi phí bán hàng đợc mở để theo dõi chi phí phát sinh theo khoản mục phí. Ngoài ra kế toán còn đợc mở thêm sổ chi tiết chi phí theo từng mặt hàng, nhóm hàng để phản ánh các chi phí giá vốn trực tiếp liên quan đến từng mặt hàng, nhóm hàng tiêu thụ. Sổ chi tiết chi phí bán hàng (Phụ lục 3.2).
Cuối kỳ, kế toán tính toán và phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ theo công thức:
• Phục vụ cho mục đích kế toán chi tiết kết quả kinh doanh cho từng mặt hàng, nhóm mặt hàng chính.
+ Đối với các chi phí liên quan đến nhóm hàng nào thì hạch toán trực tiếp cho nhóm hàng đó.
+ Đối với các chi phí chung, tiến hàng phân bổ theo 2 bớc: B
ớc1: Phân bổ chi phí bán hàng (hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp) cho hàng bán ra và hàng còn lại cuối kỳ. (Trong trờng hợp công ty có chu kỳ kinh doanh dài). Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng còn lại cuối kỳ Chi phí bán hàng Chi phí bán hàng phát Còn lại đầu kỳ sinh cần phân bổ trong kỳ
Trị giá hàng tồn Trị giá hàng nhập đầu kỳ trong kỳ
Trị giá hàng tồn cuối kỳ
B
ớc 2: Phân bổ chi phí bán hàng cho từng loại nhóm sản phẩm: Chi phí bán hàng phân bổ cho nhóm sản phẩm Chi phí bán hàng phân bổ cho sản phẩm bán ra = x Tổng giá thành của các sản phẩm bán ra Giá thành của nhóm sản phẩm đã xác định tiêu thụ
• Phục vụ cho mục đích xác định kết quả cho từng nhóm sản phẩm: B
ớc 1: Phân bổ chi phí bán hàng cho hàng bán ra và hàng còn lại cuối kỳ (nh trên).
B
ớc 2: Phân bổ chi phí bán hàng cho từng cửa hàng bộ phận kinh doanh phụ thuộc.
Chi phí bán hàng phân bổ cho từng đại lý, cửa hàng
Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng bán ra = ẽ Tổng doanh thu các bộ phận Doanh thu từng đại lý,cửa hàng - Để xác định chính xác giá vốn hàng bán (giá thành sản phẩm), bảng tính giá thành sản phẩm đợc mở để theo dõi chi phí sản xuất của từng mặt hàng, nhóm hàng. Bảng tính giá thành sản phẩm (Phụ lục 3.3).
• Thiết kế sổ chi tiết doanh thu, kết quả kinh doanh.
Việc thiết kế mẫu sổ chi tiết doanh thu, kết quả có thể thực hiện bằng một trong hai cách: + + = x Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng bán ra Chi phí bán hàng còn đầu kỳ - = Chi phí bán hàng phát sinh cần phần bổ + Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng còn lại cuối kỳ
- Mẫu sổ chi tiết doanh thu riêng.
- Mẫu sổ chi tiết doanh thu kết hợp sổ chi tiết kết quả kinh doanh. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Dù thiết kế mẫu sổ chi tiết doanh thu, kết quả theo cách nào thì cũng cần đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Phản ánh đợc các chi tiết, doanh thu, kết quả theo yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản trị doanh thu, kết quả.
+ Đảm bảo sự tơng thích về đối tợng cần theo dõi chi tiết giữa doanh thu với chi phí để xác định kết quả chi tiết theo yêu cầu quản trị. Thông thờng sổ chi tiết doanh thu, kết quả đợc mở cho từng phòng ban, mặt hàng, nhóm mặt hàng tiêu thụ.
Mẫu sổ chi tiết doanh thu kết hợp với chi tiết kết quả kinh doanh để ghi vào mẫu sổ này cần căn cứ vào:
- Chứng từ gốc là các hoá đơn bán hàng hoặc hoá đơn giá trị gia tăng và các chứng từ liên quan để ghi và cột “doanh thu” và cột “các khoản giảm trừ doanh thu”.
- Căn cứ vào sổ chi tiết hàng hoá phần xuất và phần chi phí mua để ghi vào cột giá vốn hàng bán.
- Căn cứ vào kết quả phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp thể hiện trên sổ chi tiết chi phí bán hàng và sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp để ghi vào các cột tơng ứng.
- Cột kết quả đợc xác định theo công thức: Kết quả = Doanh thu - Các khoảngiảm trừ
doanh thu Giá vốn - hàng bán Chi phí - bán hàng Chi phí - quản lý doanh nghiệp Trong trờng hợp bán hàng thu bằng ngoại tệ thì trên sổ chi tiết doanh thu cần có cột theo dõi nguyên tệ, tỷ giá quy đổi và số tiền theo đơn vị đồng Việt nam sau khi quy đổi.
Sổ kế toán chi tiết kết quả kinh doanh sẽ đợc mở chi tiết từ TK 911 theo từng đối tợng chi tiết mà doanh nghiệp đã xác định. Sổ chi tiết kết quả có thể đ- ợc mở để theo dõi cho từng bộ phận kinh doanh phụ thuộc hay từng mặt hàng, nhóm mặt hàng, hoặc sổ chi tiết kinh doanh đợc mở kết hợp với sổ chi tiết doanh thu (sổ chi tiết doanh thu-kết quả kinh doanh). Sổ chi tiết doanh thu-kết quả kinh doanh (Phụ lục 3.4).